Projektu ieviešana partnerībā organizētām apmācībām 15.03.2012.

1. Projektu ieviešana partnerībā organizētām apmācībām15.03.2012.

2. Saturs • Par mācību plāniem • Par apmācību apmeklējuma reģistrācijas sarakstiem • Par iepirkumu nolikumiem un tehniskajām specifikācijām • Par apmācību kursu izmaksu ekonomisko pamatojumu • Par jaunu partneru iekļaušanu projektā • Par MVK deklarāciju • Par pasniedzēju pievienošanu • Par ceturkšņa plānu • Par Progresa pārskatu • Par publicitāti • Par apmācībām ārzemēs • Par Maksājuma pieprasījumu

3. Jāiesniedz vismaz 10 dienas pirms apmācību norises sākuma! Izmaiņas – jāiesniedz vismaz to apmācību sākuma datumā, attiecībā uz kurām ir notikušas izmaiņas. Princips – LIAA jābūt informētai par apmācību faktisko norisi; Kļūdas: projekta partnera vietā tiek norādīts apmācību sniedzējs – ja pēc apmācību apmeklējuma reģistrācijas saraksta var konstatēt, ka pie konkrēta apmācību sniedzēja konkrētajā datumā mācījās konkrēta komersanta darbinieki, tad kļūda netiek uzskatīta par būtisku; tiek nekorekti norādīti projekta partneru nosaukumi (īpaši līdzīgo nosaukumu gadījumā) – neietekmē izmaksas, ja LIAA tika nodrošināta iespēja konkrētajā datumā, laikā un vietā veikt pārbaudi un ja informācija ir korekti norādīta apmācību apmeklējuma reģistrācijas sarakstā; Mācību plāns (1/2)

4. Kļūdas: apmācību datumi un to norises vietas nav norādītas korekti – ja rezultātā LIAA netika nodrošināta iespēja veikt pārbaudi faktiskajā apmācību norises vietā un laikā, tad kļūda tiek vērtēta kā būtiska un tas ir pamats korekcijas piemērošanai. SVARĪGI! Par kļūdām MP tiks piemērota korekcija projekta administratīvajām izmaksām, jo savlaicīga MP iesniegšana ar tajos korekti norādīto informāciju ir projekta vadītāja atbildība. Mācību plāns (2/2)

5. RS ir apliecinājums apmācību faktiskai norisei; Ja RS informācija atšķiras no MP norādītās, tad, izvērtējot izmaksu attiecināmību, par pamatu tiek ņemts RS (MP apliecina nodomu organizēt apmācības, savukārt RS ir apliecinājums apmācību faktiskai norisei); Labojumu pieļaujamība: gadījumā, ja trūkst apmācāmā darbinieka paraksts, tad tiek uzskatīts, ka tā dalība apmācībās nav apliecināta un izmaksas par to nav attiecināmas. Apmācību apmeklējuma apliecināšana ar atpakaļejošu datumu nav pieļaujama; Apmācību apmeklējuma reģistrācijas saraksts (RS) (1/2)

6. Labojumu pieļaujamība: ir iespējams labot kursa nosaukumu, kursa norises datumu un laiku, projekta partnera nosaukumu, apmācāmā darbinieka un pasniedzēja datus, tomēr tikai ar nosacījumu, ka labojumi ir atrunāti atbilstoši normatīvo aktu prasībām (Ministru Kabineta 2010.gada 28.septembra noteikumu Nr.916 „Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība” 7.punkts) un par izmaiņām ir savlaicīgi paziņots MP. SVARĪGI! Izvērtējot jebkādas atkāpes MP un RS, tiks ņemts vērā kļūdu sistemātiskums projekta ieviešanas ietvaros! Apmācību apmeklējuma reģistrācijas saraksts (RS) (2/2)

7. Kļūdas iepirkuma nolikumos un tehniskajās specifikācijās (1/5) Iekļautas nesamērīgas prasības pretendentiem vai pasniedzējiem (ierobežo konkurenci): • Prasīta 5 vai 10 gadu pieredze konkrētā nozarē vai uzņēmumā • Pasniedzēji būtu beiguši konkrētu skolu vai izglītības iestādi • Tiek pieprasīti dažādi sertifikāti • Pretendents ir izglītības iestāde • Pretendenta pieredze struktūrfondu projektos sadarbībā ar asociācijām SVARĪGI! Tehniskā specifikācija nevar būt sagatavota konkrētam apmācību sniedzējam!

8. Kļūdas iepirkuma nolikumos un tehniskajās specifikācijās (2/5) Iepirkuma nepamatota sadalīšana vai apvienošana Vienā iepirkumā: “Audumu, mežģīņu, izšuvumu izvēle”, „Digitālās satelīttelevīzijas pamatprincipi”, „Ražošanas efektivitāte”, „Datorprasmju pamati” SVARĪGI! Jāskatās, vai apmācībām ir viens pakalpojumu sniedzēju loks! IETEIKUMS! Šādu iepirkumu vēlams dalīt daļās (lotēs) un ļaut iesniegt piedāvājumus pa daļām!

9. Kļūdas iepirkuma nolikumos un tehniskajās specifikācijās (3/5) Tiek pieprasītas dažādas izziņas • Pretendentam jāiesniedz Valsts ieņēmumu dienesta izziņa vai līdzvērtīga attiecīgā valsts iestādes izziņa; • Pretendents ir izglītības iestāde (pretendents iesniedz atbilstošu dokumentu). SVARĪGI! Prasīt iesniegt apliecinājumu nevis izziņu!

10. Kļūdas iepirkuma nolikumos un tehniskajās specifikācijās (4/5) Pārāk īss termiņš pretendentiem piedāvājumu iesniegšanai • Ja paredzētā iepirkuma priekšmeta (apmācību kursu) apjoms ir liels, tad lūdzam rūpīgi izvērtēt nosakāmā piedāvājumu iesniegšanas termiņa samērīgumu t.i., piedāvājuma iesniegšanas termiņam ir jābūt garākam nekā minimālās 5 dienas!

11. Kļūdas iepirkuma nolikumos un tehniskajās specifikācijās (5/5) • Netiek norādīta mācību kursu norises vieta, vai telpas nodrošina apmācību sniedzējs vai iepirkuma procedūras veicējs; • Norādot tehniskajā specifikācijā minimālo un maksimālo apmācāmo skaitu, tiek norādīts pārāk liels diapazons (vēlams ievērot +/- 20% no apjoma); • Noslēgtā iepirkuma līguma summa atšķiras no finanšu piedāvājuma summas.

12. Apmācību kursu izmaksu ekonomiskais pamatojums • Iepirkuma veikšana nevar būt mācību kursu ekonomiskais pamatojums (kā tas bieži tiek norādīts ceturkšņa plānā); • Tirgus cenas pirms iepirkuma veikšanas jāapzina pasūtītājam; • Visbiežāk Iepirkumā tiek iesniegts tikai viens piedāvājums. Ja pasūtītājs nav apzinājis tirgus cenas, tad iepirkumā piedāvātā cena var būt sadārdzināta. SVARĪGI! Skaidrojumu par apmācību kursu ekonomisko pamatotību nevar iesniegt iepirkuma uzvarētājs, jo viņš ir ieinteresēta persona!

13. Jaunu partneru iekļaušana (1/5) Finansējuma saņēmējs projekta īstenošanas laikā var iesaistīt jaunus partnerus vai aizstāt esošos ar jauniem partneriem (MK noteikumu Nr.328 76.p.) Svarīgi: • Partneris jāiekļauj projektā pirms piedalīšanās apmācībās; • Iesniegtos dokumentus LIAA izskata 20 darba dienu laikā;

14. Jaunu partneru iekļaušana (2/5) Kādi dokumenti jāiesniedz? partnera piekrišanas vēstule; aizpildīta PIV 1B sadaļa; VID izziņa (nav obligāta). (LIAA izziņu pieprasa VID, taču jārēķinās, ka iespējams būs nodokļu parāds, dažkārt izziņa jāgaida divas nedēļas) SVARĪGI! Lielajiem komersantiem aizpildīt sadaļu par finansējuma stimulējošo ietekmi!

15. Biežāk pieļautās kļūdas un ieteikumi partneru pievienošanai (3/5) 1. Partnera piekrišanas vēstule neatbilst dokumentu juridiskā spēka prasībām! Jāpievērš uzmanība: Vai vēstuli ir parakstījusi paraksttiesīga/ pilnvarota amatpersona: • Pilnvarotas amatpersonas gadījumā jāpievieno pilnvaras oriģināls vai apliecināta kopija; • Ja parakstiesības ir vairākām amatpersonām kopā: jābūt visu amatpersonu parakstiem. Piekrišanas vēstulei ir noteikta forma (MK noteikumu Nr.328 5.pielikums), kas jāievēro!

16. Biežāk pieļautās kļūdas un ieteikumi partneru pievienošanai(4/5) 2. Partneris atbilst grūtībās nonākuša komersanta statusam Ja zināms, ka uzņēmums pēdējo pārskata gadu ir noslēdzis ar zaudējumiem, kas pārsniedz pusi pamatkapitāla, pie iesniedzamajiem dokumentiem par partnera iekļaušanu projektā, jāpievieno operatīvais gada pārskats. Tam jābūt par pēdējiem 12mēnešiem (neder 9 vai 11 mēnešu pārskats) 3. Norādīta neatbalstāmā nozare ! Pārbaudīt partnera norādīto nozari saskaņā ar MK noteikumu Nr.328 7.pielikumu “Nozares, kurām nav paredzēts atbalsts”

17. Biežāk pieļautās kļūdas un ieteikumi partneru pievienošanai (5/5) 4. Pievienota VID izziņas kopija Ja tiek pievienota VID izziņa, tai obligāti ir jābūt oriģinālam. Ja sniedz kopiju, oriģinālu var uzrādīt Klientu apkalpošanas nodaļā. 5. Sniedzot papildus informāciju par iepriekš noraidītu partneri, nav atsauces uz LIAA vēstuli Ja tiek iesniegta pieprasītā papildus informācija par noraidītu partneri, tad vēstulē ir jāatsaucas uz kuras LIAA vēstules pamata tiek iekļauta šī papildus informācija.

18. Biežāk pieļautās kļūdas un ieteikumi par MVK deklarāciju(1/2) 1. Saistība caur fizisku personu grupu (ja kopā grupai pieder vairāk kā 50%); 2. Paraksttiesīgās amatpersonas (pamatprincipi kā partnera piekrišanas vēstules parakstīšanas gadījumā); 3. Norādīt arī datus par mātes kompānijām, neskatoties uz to, ka tās ir ofšoru kompānijas;

19. Biežāk pieļautās kļūdas un ieteikumi par MVK deklarāciju (2/2) 4. Neaizmirst, ka MVK deklarācijās ir 4.sadaļa “Par deklarācijas aizpildīšanas īpašajiem gadījumiem” , kur jāiekļauj skaidrojums, ja kāda caur fizisku personu/personu grupu saistīta uzņēmuma nozare atšķiras, un tādēļ šo uzņēmumu neuzskata par saistītu un tā datus neiekļauj MVK deklarācijā; 5. LIAA ieteikumi netiek ņemti vērā. Iesniedzot nākamās MVK deklarācijas, atkārtojas vienas un tās pašas kļūdas; 6. Ja projekta partnera statuss viena starpposma ietvaros jau ir izvērtēts, atkārtoti iesniegt šī partnera MVK deklarāciju nav nepieciešams.

20. Pasniedzēju pievienošanas kārtība (1/2) • Finansējuma saņēmējs, neizdarot grozījumus līgumā, var veikt jaunu pasniedzēju piesaistīšanu vai maiņu, taču viņam par to savlaicīgi jāinformē LIAA; • Pasniedzēja CV projektā var tikt iesniegts tikai vienu reizi nevis pie katra kursa atsevišķi, taču pasniedzējs jānorāda pie katra kursa;

21. Pasniedzēju pievienošanas kārtība (2/2) Atgādinām, ka Ministru kabineta noteikumi Nr.328 nosaka prasības pasniedzējiem: • Apmācību sniedzējs ir juridiska vai fiziska persona. Apmācību sniedzēja (pasniedzēja) kvalifikācija atbilst vismaz vienai no šādām prasībām: • pasniedzējam ir vismaz triju gadu darba pieredze nozarē, kurā tiks apmācīti nodarbinātie, vai vismaz triju gadu pieredze apmācību sniegšanā nozarē, kurā tiks apmācīti nodarbinātie; • pasniedzēja izglītība apmācību nozarē nav zemāka par kvalifikāciju, ko iegūs nodarbinātie, apgūstot apmācību programmu.

22. Ceturkšņa plāns • Kas tas ir? • MK noteikumu pielikums, kurš atbilstoši noteikumiem ir jāiesniedz par ceturksni, jau kopš projekta īstenošanas sākuma. • Kam tas ir vajadzīgs? • Projekta administrēšanas vajadzībām, lai projekta īstenošana tiktu sadalīta plānošanai ērtākos nogriežņos, kam pakārtota ir iepirkumu plānošana un apmācību organizēšana. • Kā to aizpildīt? • iesniedzot Ceturkšņa plānu, tas ir jāaizpilda par visiem ceturkšņa ietvaros paredzētajiem apmācību kursiem; • apmācības jāveic atbilstoši plānā paredzētajam; • ceturkšņa beigās plāns var tikt koriģēts, izslēdzot kursus, kuri nav notikuši.

23. Progresa pārskats (PP) • Kad tas ir jāiesniedz? Progresa pārskats ir iesniedzams ne vairāk kā par katriem 6 projekta īstenošanas mēnešiem. Piemēram: Ja projekts ir uzsākts 22.07.2010. tad pirmais PP periods ir 22.07.2010 + 6 mēneši, līdz 22.01.2011. Ja perioda ietvaros ir iesniegts starpposma pārskats, piemēram, 22.10.2010., tad pirmais periods ir no 22.07.2010 līdz 22.10.2010, nākamais periods sākas no 23.10.2010 + 6 mēneši vai SP iesniegšanas laiks, par īsāku periodu

24. Progresa pārskats (PP) (1/2) Kā jāaizpilda? • 2.1. un 2.2. tabulas ir jāizpilda, norādot visus perioda ietvaros apmācītos kursus; • 5. tabulā jāaizpilda informācija par aktuālo PP periodu; • Asociācijai pie katra PP ir jāpievieno izdruka no Asociācijas mājas lapas ar aktualizētu informāciju; • Izdrukas no partneru mājas lapām ir jāiesniedz vienreiz (ar noteikumu, ka ir bijusi korekta vizuālā identitāte), bet informācija par to, ka SP iekļautā partnera mājas lapas izdruka ir pievienota pie iepriekšējiem SP, ir jānorāda sadaļā „piezīmes”; • Ja kaut kas tiek labots/precizēts izmaksu apliecinošajos dokumentos, attiecīgi ir jālabo arī PP, ja tas skar izmaiņas šajā pārskatā.

25. Kļūdas Progresa pārskata sagatavošanā (2/2) • Kļūdas pārskata aizpildīšanā, nekorekti periodi, līgumu numuri, kursu nosaukumi, pasniedzēju izmaiņas, nepilnīgi norādīti veiktie publicitātes pasākumi; • Pārskata ietvaros iesniegtos dokumentos atspoguļotās informācijas pretrunas; • Nepilnīgi iesniegti dokumenti, gan saturiski, gan fiziski netiek pievienoti visi dokumenti; • Neatrunāti labojumi dokumentos; • Pretrunīgs apmācīto darbinieku skaits; • Netiek iesniegti apliecinājumi vai netiek nodrošināti publicitātes pasākumi.

26. Publicitāte (1/5) • Kā ir jānodrošina publicitāte

27. Publicitāte (2/5) • Līgums ar LIAA

28. Publicitāte (3/5) ES fonda projekta informatīvajos un publicitātes pasākumos (t.sk. uz mācību materiāliem, sertifikātiem vai apliecībām) jānodrošina šādu elementu lietošana: • ES logo (karogs) ar norādi „Eiropas Savienība” • ESF fonda logo ar norādi “Eiropas Sociālais fonds” • Sauklis „Ieguldījums tavā nākotnē!” Logo ir pieejami www.esfondi.lv sadaļā Logo

29. Publicitāte (4/5) Publicitātes pasākumu īstenošana: • Jāievieto informācija mājas lapā internetā (ja tāda ir): <Biedrības nosaukums> ir noslēdzis <datums> līgumu Nr. <numurs> ar v/a „Latvijas Investīciju un attīstības aģentūra” par projekta <Nosaukums> īstenošanu, ko līdzfinansē Eiropas Sociālais fonds Jābūt izvietotam ES logo ar norādi „Eiropas Savienība”, ESF logo un  sauklim „Ieguldījums tavā nākotnē”” • Informācija mājas lapā internetā ir jāatjauno ne retāk kā reizi 3 mēnešos.

30. Kļūdas publicitātes ievērošanā (5/5) • Fotogrāfijā plāksne tiek turēta rokās; • Publicitātes prasības fotogrāfijā tiek iestrādātas ar digitāliem līdzekļiem pēc fotogrāfijas tapšanas brīža; • Attēls ir iesniegts nekvalitatīvs, nav iespējams identificēt veiktos publicitātes pasākumus; • Nav norādes par apmācību kursu, līdz ar to nevar identificēt attēla piederību pārskatā norādītajiem pasākumiem.

31. Apmācības ārzemēs • MK noteikumi neparedz ierobežojumu apmācībām ārvalstīs; • Taču šādā gadījumā ir jāievēro visas programmā noteiktās prasības, piemēram, jābūt līgumam ar apmācību sniedzēju, jāiesūta LIAA mācību plāns, jābūt reģistrācijas lapām, vizuālajai identitātei utt.  

32. Citi jautājumi • Lai optimizētu kļūdu skaita samazināšanos, lūdzam gadījumos, kad LIAA vēstulēs norāda „turpmāk darīt ___________” ņemt vērā aizrādījumus; • Asociācijām vairāk jāseko līdzi iesniegto dokumentu kvalitātei un faktiskajai apmācību norisei un iesūtītajai informācijai LIAA; • Sniegtajiem skaidrojumiem ir jābūt pamatotiem, nevis formāliem; • Atgādinām- LIAA nav projekta vadītājs, bet gan veic projekta īstenošanas uzraudzību. Projekta vadīšana, t.sk. kvalitatīva dokumentu kārtošana un pārskatu aizpildīšana ir ASOCIĀCIJAS funkcija, lūdzam to turpmāk ņemt vērā; • Lūdzam Projektu vadītājus, kuru pārziņā ir vairāku projektu administrēšana, ņemt vērā pieredzi un nepieļaut tās pašas kļūdas visos projektos, ja vienā par to jau ir saņemts aizrādījums par konstatēto atkāpi; • Sūtot labojumus par konstatētajām atkāpēm, lūdzam izlabot visu to, kas ir norādīts LIAA vēstulē.

33. Būtiskās kļūdas Maksājumu pieprasījumu pārbaudēs (1/4) • Iepirkumu līgumos veikti grozījumi (piemēram, mainītas līguma summas), kas nav saskaņoti ar LIAA; • Darījumus apliecinošajos dokumentos nav norādīta atsauce uz konkrētuiepirkuma līgumu, apmācību kursu; • Attiecināmajās izmaksās iekļautas izmaksas par apmācību kursiem, kuri vēl nav pabeigti; • Attiecināmajās izmaksās iekļauta starpniecības maksa; • Dokumentos tiek jauktas akadēmiskās un astronomiskās stundas (atšķiras rēķinos, līgumā, apmācību sniedzēja atskaitēs);

34. Būtiskās kļūdas Maksājumu pieprasījumu pārbaudēs (2/4) • Nav iesniegti visi nepieciešamie līgumu pielikumi (tāmes, akti u.c.) vai pielikumi noformēti nekorekti (numuri, saturs neatbilst līgumam); • Par apmācību izmaksām nav iesniegti korekti pieņemšanas – nodošanas akti (piemēram, pasniedzēju nostrādāto stundu skaits, pasniedzēju darba atlīdzība un mācību materiālu skaits); • Nav iesniegti apmācību kursu apmeklējuma reģistrācijas saraksti; • Nav iesniegtas visas nepieciešamās atskaites saistībā ar apmācību kursu (piemēram, apmācību sniedzēja atskaite, apmācāmo darbinieku zināšanu līmeņa testēšanas atskaite); • Nav iesniegti rīkojumi par darbinieku norīkošanu apmācībām (ja attiecināmajās izmaksās ir iekļautas darba algas);

35. Būtiskās kļūdas Maksājumu pieprasījumu pārbaudēs (3/4) • Projekta dokumentācijā nekorekti ir norādīts apmācīto darbinieku skaits, kā arī dokumentos ir norādīti atšķirīgi darbinieku vārdi, uzvārdi; • Par projekta administratīvajām izmaksām nav iesniegti visi noslēgtie līgumi (piemēram, sakaru pakalpojumi, telpu noma u.c.); • Nav iesniegti korekti rīkojumi, kuros noteikta proporcija attiecināmo izmaksu aprēķināšanai projektam; • Partneru grāmatvedības uzskaite nav nodalīta atbilstoši Līguma ar finansējuma saņēmēju nosacījumiem vai ir daļēji nodalīta (nav nodalīts ieņēmumu konts), dokumentos nav norādīti grāmatojumi; • Nav norādīts Līguma ar LIAA numurs uz Projekta dokumentiem; • Maksājumu pieprasījumi netiek aizpildīti pareizi;

36. Būtiskās kļūdas Maksājumu pieprasījumu pārbaudēs (4/4) • Atkārtoti tiek iekļautas izmaksas, kas jau ir apstiprinātas iepriekšējā maksājuma pieprasījumā; • Aritmētiskas kļūdas; • Nekorekta informācija par iepriekšējos periodos apstiprinātajām izmaksām (jāņem vērā LIAA vēstulē „Par atbalsta summas izmaksu” norādītie samazinājumi) !!! Maksājumu pieprasījumā iekļautajām izmaksām nav nodrošināta izsekojamība t.i. viens rēķins tiek apmaksāts ar vairākiem maksājumiem, kuru mērķī nav norādīts, par kuru kursu, partneri maksājums tiek veikts. • Nav iesniegtas visas MVK deklarācijas vai informācija ir norādīta nekorekti; • Nodokļu parādi partneriem.