590 likes | 1k Views
Pengurusan Pembayaran Penyelidikan. “Inspiring Creative and Innovative Minds”. Research Management Centre. NOR IZRA BINTI MOHAMAD ZUHAIDAH BINTI KASIM MUHAMMAD TARIQ ZAINAL ABIDIN MUHAMAD NAJIB BIN HASSAN. Penolong Akauntan Pembayaran. Bahagian Kewangan Pusat Pengurusan Penyelidikan
E N D
PengurusanPembayaranPenyelidikan “Inspiring Creative and Innovative Minds” Research Management Centre
NOR IZRA BINTI MOHAMAD ZUHAIDAH BINTI KASIM MUHAMMAD TARIQ ZAINAL ABIDIN MUHAMAD NAJIB BIN HASSAN PenolongAkauntanPembayaran • BahagianKewangan • PusatPengurusanPenyelidikan • 37929 & 37901 • norizra@utm.my • zuhaidah@utm.my • tariq-rmc@utm.my • mnajib@utm.my Research Management Centre
JENIS-JENIS ELAUN/tuntutan • Perjalanan: • 1.1 TugasRasmi (DalamNegeri) : PekelilingPerbendaharaanBil. 3 Tahun2003 • :PekelilingPerbendaharaanBil. 2 Tahun 2006 (Perbatuan) • : PekelilingPentadbiranBil. 7/2007 (Perbatuan) • : SuratPekelilingPerbendaharaan • Bil.8 Tahun 2010 • : PekelilingPejabatBendahariBil 1/2013 • : PekelilingPerkhidmatanBil 1/2012 (klausaElaun • perjalanankenderaan) • 1.2 TugasRasmi (LuarNegeri) : PekelilingPerbendaharaanBil. 3 Tahun 2003 • : PekelilingPejabatBendahariUTM Bil. 1 Tahun2009
JENIS-JENIS ELAUN/tuntutan • 2. Perjalanan: • 2.1 MenghadiriKursus/Seminar (DalamNegeri) :PekelilingPerbendaharaan • Bil. 3 Tahun 2005 • :PekelilingPejabatBendahariBil10/2010 • 2.2 MenghadiriKursus/Seminar (LuarNegeri) :PekelilingPerbendaharaan • Bil. 3 Tahun 2005 • 3. Saguhati/Honorarium :PekelilingPerbendaharaanBil. 5 Tahun 1995 • :SuratPekelilingPerbendaharaanBil. 1 Tahun 1996 • :PekelilingPerbendaharaanBil. 2 Tahun 2005 • :PekelilingPentadbiran UTM Bil. 5 Tahun 2008 • 4. PendahuluanPerjalanan :SuratPekelilingPerbendaharaanBil. 2 Tahun 1993 • :PekelilingPejabatBendahari UTM Bil.1 Tahun1998 • 5. PendahuluanPelbagai: PekelilingPerbendaharaan Bil.13 tahun 1990
JENIS-JENIS ELAUN/TUNTUTAN 6. BayaranBalikWang : PekelilingBendahariBil 7 tahun 2010 7. Upah/Saguhati : PekelilingPerbendaharaanBil. 2 Tahun 2005 : PekelilingPentadbiranBil. 31/2010 8. TuntutanKerjaLebihMasa 9. Skim PelajarBekerja 10. PembayaranInbois < RM5,000 : PekelilingBendahariBil. 7 Tahun 2010 11. PesananTempatan (LO) 12. TuntutanPembayaranLuar Negara 13. PemulanganResit Wang PendahuluanPelbagai 14. PemulanganResitPendahuluanPerjalanan
Elaun/tuntutanperjalanan • ElaunMakan • Sewa Hotel • Elaun Lodging • ElaunHarian • Perbatuan • Tambang Gantian • Tambang PengangkutanAwamcth. teksi • Pelbagaicth:dobi, parking
SYARAT KELULUSAN perjalanan Arahan/kelulusanperjalananrasmimerangkumikelulusanuntukstafmembuattuntutanperjalananmengikutkelayakan. • Surat/email kelulusanDEKAN RESEARCH ALLIANCE bagimenghadiriaktivitimesyuarat/kerjalapangan/seminar/bengkel (Luar UTM @ Dalam Negara sahaja). BagiDekan RA kelulusanperludiperolehidari Unit AktivitiRMC. • Surat/email arahanKETUA PROJEKbagimenghadiriaktivitimesyuarat/kerjalapangan/seminar/bengkel (dalam UTM) – bagiAhliProjekdanPelajarsahaja • SuratkelulusanUNIT AKTIVITI RMCbagipembentangankertaskerjadalamnegaradanpembayaranyurankertaskerjasahaja (Dalam & Luar Negara).
SYARAT KELULUSAN perjalanan • SuratkelulusanPerjalananKeLuar Negara yang diluluskanolehpejabat TNCPIbagiperjalanankeluarnegara. • SuratkelulusanPenganjuranBengkel/ Kursus/ Seminar/ PersidanganDalam UTM danmelibatkanpihakluarperlumendapatkelulusandaripadaDekan RA. • SuratkelulusanPenganjuranBengkel/ Kursus/ Seminar/ PersidanganLuar UTM perlumendapatkelulusandaripada TNC (P&I).
1. Elaun/tuntutanperjalanan • 1.Perjalanan: • 1.1 TugasRasmi(DalamNegeri)
1. Elaun/tuntutanperjalanan • 1.Perjalanan: • 1.1 TugasRasmi(LuarNegeri)
Elaun/tuntutanperjalanan • 1.1.1 ElaunMakan • Kelayakan: • TugasRasmi > 24 jam dikiramulaidaritarikhbertolak • Tidakbolehdibayaruntukmasabertugasmelebihi 3 bulanberturut-turuttermasukharikelepasan am danhujungminggu. • Tidaklayakjikamakandisediakanolehpenganjur; layakmenuntutuntukbahagian yang tidakdisediakansepertiberikut:- • - Sarapan 20% daripadaElaunMakan • - MakanTengahari 40% daripadaElaunMakan • - MakanMalam 40% daripadaElaunMakan • Sekiranyapihakpenganjurmenyediakankemudahandalambentukwangbagimenampungperbelanjaanmakantersebut, makapegawailayakmenuntutperbezaannya. • KelayakanElaunbagipelajar yang sedangmengikutiPengajian Master & PhD adalahsamasepertikadargred41 (RO) • Manakalabagipengajiansiswazah pula mengikutkadargredsamada 27 atau 17 (ARO / RA) – yang manaberkenaan
Elaun/tuntutanperjalanan • 1.1.2 Hotel/Lodging • Kelayakan: • Tugasrasmi yang mengkehendakipegawaibermalam (Program bermulasebelum jam 10 pg padakeesokanhari) • Tidakbolehdibayar 3 bulanberturut-turuttermasukharikelepasan am dancutihujungminggu. • Layakuntuk claim cajtambahancth. CajPerkhidmatan(10%),cukai(6%) • Tidaklayakuntuk claim jikapihakpenganjurmenyediakanpenginapan. • *Maksimumkadar hotel = RM350 / malam (gred 53 keatas) + 16% cukai • (PekelilingPejabatBendahariBil. 1/2013) 1.1.3 ElaunHarian Kelayakan: a) SeorangPegawai yang menjalankantugasrasmidiluaribupejabatnyabagitempohmelebihi 8 jam tetapikurang 24 jam - kadar ½ daripadaElaunMakan (mengikutgred)
Elaun/tuntutanperjalanan 1.1.4 Perbatuan: Kadar/KM Jadual kelas:-
ELAUN/TUNTUTAN PERJALANAN • 1.1.5 Perbatuan: • Kelayakan: • Jarakmelebihi 25KM & kurang240 KM (dariibupejabat) • Pegawaidikehendakimenjalankantugasdibeberapatempat yang berasingan • Apabiladidapatimustahakdanmengkehendakipegawaimembawakenderaansendiri • Dikehendakimembawapegawai lain yang jugamenjalankantugasrasmi • Para (b), (c ), (d) dibenarkandengankelulusanKetuaJabatan. • 1.1.6 Tambang Gantian • Kelayakan: • Jarakperjalananmelebihi 240 KM; layakmendapattambanggantianmengikuti.e Tambang kapalterbang / Keretapi(mengikutgred) • Hanyaberkelayakanjikabandar yang ditugaskanmempunyai Airport sendiri • Pegawai yang menuntuttambanggantiantidaklayakuntukmenuntutcastambahanberkaitanperjalananberkenaani.etambangteksi airport kepejabat/cukailapanganterbang. • *semuatuntutanmestidisertakanresittol/Touch N Go original yang disahkan
2. Elaun/tuntutanperjalanan 2.1 MenghadiriKursus/Seminar (DalamNegeri) -Kursus
2. Elaun/tuntutanperjalanan 2.1 MenghadiriKursus/Seminar (LuarNegeri) -Kursus
2. Elaun/tuntutanperjalanan • 2.1.1 ElaunMakan • Kelayakan: • TugasRasmi > 24 jam dikiramulaidaritarikhbertolak • Tidakbolehdibayaruntukmasabertugasmelebihi 3 bulanberturut-turuttermasukharikelepasan am danhujungminggu. • Tidaklayakjikamakandisediakanolehpenganjur; layakmenuntutuntukbahagian yang tidakdisediakansptberikut:- • - Sarapan 20% daripadaElaunMakan • - MakanTengahari 40% daripadaElaunMakan • - MakanMalam 40% daripadaElaunMakan • Sekiranyapihakpenganjurmenyediakankemudahandalambentukwangbagimenampungperbelanjaanmakantersebut, makapegawailayakmenuntutperbezaannya. • KelayakanElaunbagipelajar yang sedangmengikutiPengajian Master & PhD adalahsamasepertikadargred41 • Manakalabagipengajiansiswazah pula mengikutkadargredsamada 27 atau 17 (ARO / RA) – yang manaberkenaan
2. Elaun/tuntutanperjalanan • 2.1.2 Hotel/Lodging • Kelayakan: • Tugasrasmi yang mengkehendakipegawaibermalam(Program bermulasebelum jam 10 pg padakeesokanhari) • Tidakbolehdibayar 3 bulanberturut-turuttermasukharikelepasan am dancutihujungminggu. • Layakuntuk claim castambahancontoh : • CajPerkhidmatan(10%), cukai(6%) • Tidaklayakuntuk claim jikapihakpenganjurmenyediakanpenginapan. • 2.1.3 ElaunPakaianPanas(Luar Negara) • Kelayakan: • RM 1500.00 sekaliuntuksetiap 3 tahun • (permohonanhanyamelaluifakultimenggunakanperuntukankhasdariUniversitisahaja)
2. Elaun/tuntutanperjalanan 2.1.4 Tambang Gantian KapalTerbang:-
2. Elaun/tuntutanperjalanan • 2.1.5 PengangkutanAwam • Kelayakan:- • TugasRasmi : Teksi, Bas- Disokongdenganresit yang sah • Bagiteksi yang tidakbermeter, resitmanual (tulisantanganpemandu) bolehditerimadengansyaratiamengandungimaklumatsyarikatteksi, nomborpendaftaranteksi, tarikhperjalanan, darimanakemana, jumlahtambang, dantandatanganpemandu. Bagiteksipersendirian, pemanduhendaklahjugamencatatkannomborkadpengenalannya. (PekelilingBendahariBil 8/ 2010) • KapalTerbang – mestidisertakanBoarding Pas original yang disahkan KP • c) Keretapi/KapalAir: • GredKelas • 27 keatas1 • 1-26 2 • d) Tambang GantianKeretapi : • bagigred 1-26 yang tidaklayakmenuntut Tambang GantianKapalTerbang & jugaperbatuanuntukbawakenderaanpersendirian.
2. Elaun/tuntutanperjalanan 2.1.6 Pelbagai Kelayakan:- a) TugasRasmi: Telefon, Telegram, pos, kurier, dobi(> 3 malam), parking- Disokongdenganresit yang sah b) Broadband : penggunaansemasadi hotel adalahatastanggungansendiridantidakbolehdituntutbersama claim perjalanan.
3. Saguhati / honorarium • Khasbagipembayarankepada Professor Pelawat@ PenceramahJemputan @ FasilitatorProfesional di B29000. • Bagikhidmatprofesionaldanindividudengankepakarandibenarkanuntuktempohmaksima 2 bulansahaja • JeniskepakarandankadarsaguhatibolehdirujukpadaGarisPanduanUpah di portal RMC • CV danBuktiKepakaranmestidilampirdandiiktiraf. • Staf UTM - kadar & peraturanditentukanberdasarkanbajet & kertaskerja yang dibuatolehfakulti/PTJ masing-masingdandiluluskanolehKetuaJabatan. • SuratkelulusanPejabatPendaftaruntukProfesorPelawatLuar Negara sahaja.
4. Pendahuluan PERJALANAN • Layakuntukmendapatkankemudahanpendahuluanjikamembuatperjalanan: • DalamNegeri : 90% daripadajumlahkosperjalanan* • Luar Negara: 100% daripadajumlahkosperjalanan* *Kos perjalanan: Anggarankoshanyauntukmakan & sewa hotel sahaja, tidakmeliputiminyak & tol. • Permohonanhendaklahdibuatselewat-lewatnya 14 harisebelumtarikhperjalananrasmibermulamenggunakanSODO B21601.
4. Pendahuluan PERJALANAN Anggaran Minima kosperjalanan: • Gred 41 & Keatas : Tidakkurang RM500.00 • Gred 27 ke 40 : Tidakkurang RM300.00 • Gred 17 ke 26 : Tidakkurang RM100.00 • Resitperjalananmestidikemukakandalamtempoh2 mingguselesaitugasanbagimengelakkanpemotongangajitanpanotis. • Jikaaktivitidibatalkanselepaspendahuluandiambil, wanghendaklahdiserahkansepenuhnyakekaunterpenerimaan RMC dalamtempohtujuh (7) haridaritarikhpembatalan.
5. Pendahuluan PELBAGAI • Amaunpendahuluan: minima = RM 500.00 • maksima = RM5,000.00 • Perlusenaraikanbahan yang hendakdibelibesertaanggaranharga • Aset/inventori/upah/kateringTIDAKdibenarkan • Tidakdibenarkanmembuat 2 pendahuluandalamsatu-satumasa • Resitpembelian original mestidipulangkandalamtempoh2 minggudaritarikhcekdikeluarkanbagimengelakkanpemotongangajitanpanotis • Tarikhresitpembelianmestilahselepastarikhcek
5. Pendahuluan PELBAGAI • PendahuluanhanyabolehdiberikankepadaPenyelidik/stafUTM yang berjawatantetapataustafkontrakyang mempunyaibakitempohkontraktidakkurangdaripadaenam (6) bulan. • PermohonandalamUTMFinmenggunakan SODO B29601sahaja. • PendahuluanTIDAK BOLEH dikeluarkanatasnamapelajaratausyarikat/agensiluaratauindividudarisyarikat/agensiluar. • Permohonanhendaklahdikemukakanselewat-lewatnya14 harisebelumtarikhaktivitibermulaatauberakhir.
6. BAYARAN BALIK WANG • Amaun : minima = RM 20.00 maksima = RM5,000.00 • Sekiranyatuntutanbayaranbalikwangmelibatkanpembayaranluarnegara, dokumentambahan yang diperlukanadalahsepertiberikut: - Bayaranmenggunakankadkredit - Silasertakansalinan penyatakadkredit yang disahkanolehKetuaProjek. Jika tiada, pihak RMC akanmenentukankadarbayaran berdasarkankadarsemasaJabatanAkauntanNegara. - BayaransecaraPindahanTelegrafik (TT) – Silasertakan salinanasal slip bank (Carbonised copy yang disahkanKetua Projek)Salinanbrosuratauarahanbayarandaripadapenaja bagipembayaranyuranluarnegara.
6. BAYARAN BALIK WANG • BorangDaftarHartaTetap/ Inventori/ Penyelenggaraan yang lengkap (mestidicetakataskertas pink) - manaygberkaitan *jikaperlubagipembelianaset, mestidisertakan proposal Penajaatausuratjustifikasidandiluluskanataskesesuaianpenyelidikan. *resit original mestidisahkandengantandatanganasal & di gam di atas A4 • BagituntutanyuranKeahlianProfesional, perludilampirkanbuktisertatahunkeahlianmenggunakanSODO B15000 sahaja • BagiSewaan Broadband, perludinyatakandalam proposal asaldenganmenggunakanSODO B23000 sahaja. • BagiYuranPenerbitan (IF Journal), perlukemukakan“Frontpage Publisher”(adaIF terkini & ISSN) & “Full Paper Publication”
7. UPAH KERJA • Pelajar bukan lantikan RMC dan individu luar (warganegara) dibenarkan dibayar Upah untuk tempoh maksima 2 bulan sahaja di B11000 dalam sesuatu vot tertakluk kepada amaun yang diluluskan oleh Penaja (MOSTI, MOHE, Agensi Luar dll). • Penerima TIDAK DIBENARKAN menerima 2 bayaran (SPB dan Upah) BERTINDIH bagi vot dan tempoh yang sama. • Cekakandikeluarkanmengikutnamapemohonsahaja • Bagipenerimabukanstafhendaklahmembuatpendaftaran di dalam UTMFIN
Kadar Upah(mengikutgarispanduanpenyelidikan) *Kadar upah tidak boleh melebihi 2 bulan. Sekiranya melebihi 2 bulan, KP perlu buat perlantikan secara rasmi melalui Unit Lantikan
8. TUNTUTAN KERJA LEBIH MASA • BorangTuntutanKerjaLebihMasaUniversitidandisahkanKetuaProjek • Slaidkedatanganharianstaf yang disahkan • SuratArahanKerjaolehKetuaProjek • SuratpengesahandariKetuaMakmal/KetuaJabatan* *bagimengelakkanpertindihankerjaantaratugashakikijabatandantugaspenyelidikan • PemohonperlumengisiTuntutanKerjaLebihMasa di modulGajiUTMFin, walaubagaimanapunbuatsementarawaktupemohondikehendakimengisi e-form LamparanKerjaUTMFin.
9. TUNTUTAN SKIM PELAJAR BEKERJA • Salinansuratlantikan SPB yang sah • BorangTuntutan SPB (Sila download dari portal RMC)- silanyatakanperincian jam bagisetiapharibekerja(tidaklebihdaripada 8 jam sehari)
10. INBOIS < RM5000.00 • KetuaProjekperlumembuatsemakanhargapasaransebelumpembelianmelaluiinboisdilaksanakankhususnya yang melibatkanpembelianasetdaninventori. • PembekalmestilahberdaftardenganBendahari UTM dantersenaraidalam UTMFIN (vendor) • Inbois& Nota Serahan (DO)* ASAL - disahkanolehPembekal & KetuaProjek (t/tangan ASAL & cop) di setiaphelaian. *DO dikecualikanbagibayaranperkhidmatansepertianalisissampel, sewaan, kateringdanpenterjemahan. • BorangDaftarHartaTetap/ Inventori/ Penyelenggaraan yang lengkap (mestidicetakataskertas pink)- manaygberkaitan
10. INBOIS < RM5000.00 • Salinankelulusanpenajajikapembelianmelibatkanperalatan. Cth: Escience – Website MOSTI (V35000) FRGS (RMK9) – Proposal yang diluluskan (V35000) Others & Contract Research – Suratkelulusanpenaja. GUP/FRGS (RMK10) – RADIS 3 (Bajet) • SuratJustifikasikeperluanpembelianperalatankepadaPengarah RMC (Jikapembelianperalatantidakterkandungdalam proposal yang diluluskan) • SuratJustifikasikeperluanpembelianbaranganITkepadaPengarah RMC bagiperalatanberhargaRM3,000 hingga RM5000ataugajetsepertiIPad, Galaxy Tab, Smartphone • SuratJustifikasikeperluanpembeliankepadaPengarah RMC bagipembelianbarangdariluarnegara.
11. PESANAN TEMPATAN (LO) • E-form UTMFin yang telahdidaftardandisahkanolehKetuaProjekmelaluisistemUTMFin : - BayaranInvoisPesananTempatanbagiLOdikeluarkanpada tahun2012 - BayaranInvoisBilbagi LO dikeluarkansebelumtahun2012 • PesananTempatanHrFin (LO kuning) • Inbois & Nota Serahan (DO) di sahkanoleh KP dengan t/tanganasal • BorangDaftarHartaTetap/ Inventori/ Penyelenggaraan yang lengkap (mestidicetakataskertas pink) - manaygberkaitan • BorangPenilaianPembekal (di kertashijaubagipembelianAset) • SODO B-siriadalahseperti yang tertera di setiap LO danpertukaransemasapembayaranTIDAKdibenarkan.
12. TUNTUTAN PEMBAYARAN LUAR NEGARA • Surat Kelulusan daripada Unit Aktivti atau TNCPI bagi pembayaran yuran kertas kerja/seminar. • SuratAkujanjiPembelianPeralatan Dari Luar Negara (Aset/Inventorisahaja) perludisertakandaripadaPenyelidik. • Salinanbrosuratauarahanbayarandaripadapenajabagipembayaranyuranluarnegara. • SuratJustifikasikeperluanpembeliankepadaPengarah RMC bagipembelianbarangdariluarnegara. • Inbois @ Sebutharga @ Registration Form yang disahkanolehKetuaProjek (t/tanganasal& cop)
12. TUNTUTAN PEMBAYARAN LUAR NEGARA • Maklumat Bank Penerima : • Nama Bank • AlamatBank • NamaPenerima • No. AkaunPenerima/IBAN Code • SWIFT Code • Sort Code (UK Bank)/ABA Code (USA Bank) • Cara bayaran Telegrafik Transfer (TT) atau Demand Draft (DD)
13. PEMULANGAN RESIT WANG PENDAHULUAN PELBAGAI • Pendahuluanhendaklahdiselaraskanmelaluiresit-resit ASAL pemulanganwangdalamtempohdua (2) minggudaritarikhcekbayaranpendahuluandikeluarkan. • Bakiwangpendahuluan (jikaada) hendaklahdiserahkankekaunterpenerimaan RMC dalamtempoh 7 haridaritarikhsuratpemulanganbakipendahuluandikeluarkan • Jikaresitmelebihiamaunpendahuluan,KetuaProjekperlumemohontuntutanBayaranBalik Wang • Resit-resit ASAL perbelanjaandisahkanolehKetuaProjekdengan t/tanganasaldan di gam di atas A4. • Resitperbelanjaanmestilahsamaseperti yang disenaraikandalamLampiransemasapermohonanpendahuluan.
13. PEMULANGAN RESIT WANG PENDAHULUAN PELBAGAI • Resitperbelanjaanhendaklahbertarikhkemudiandaripadatarikhcekpendahuluan. • Contoh: Tarikhcekpendahuluan – 1.10.2012. Semuaresit • perbelanjaanhendaklahbertarikhpadaatauselepas 1.10.2012.
14. PEMULANGAN RESIT PENDAHULUAN PERJALANAN • Pendahuluanperjalananhendaklahdiselaraskanmelaluituntutanperjalanan, yang perludibuatolehstaf yang telahmengambilpendahuluanperjalanan, sekembalinyadaribertugas, dandikemukakankepadaPejabatPembayartidaklewatdari 10hb bulanberikutnya. • TuntutanperjalananrasmimenggunakanBorangTuntutanPerjalananDalamNegeri.
14. PEMULANGAN RESIT PENDAHULUAN PERJALANAN • Resit-resitperbelanjaanyang berkaitandenganperjalananrasmiberkenaansepertiresitpembayaransewa hotel, tol, tempatletakkeretadanseumpamanyahendaklahmemenuhikriteriaberikut:- - Tarikhresitadalahdalamtempohperjalananrasmi(bukantarikhsebelumatauselepas). - Resitatasnamastaf yang mengambilpendahuluan. - Resitoriginal disahkanolehKetuaProjekdengan t/tanganASAL dan di gam atas A4. • Bakiwangpendahuluan (jikaada) hendaklahdiserahkankekaunterpenerimaan RMC dalamtempoh 7 haridaritarikhsuratpemulanganbakipendahuluandikeluarkan
ISU-ISU PEMBAYARAN • DokumenpembayarandikemukakankeRMC tidaklengkap. 2. PendaftaransyarikatdenganPej. Bendahari tidakdibuat (invois < RM 5k) 3. Peruntukan SODO tidakmencukupi 4. Tiadakelulusanpenaja (aset/inventori) • Tiadalampiranborangaset, inventoridan penyelenggaraan (borang pink) 6. Tuntutanbil/invoismelangkauitahun (> 3 bulan)
ISU-ISU PEMBAYARAN 7. Perbelanjaanmelebihiperuntukan • Kurangmahirdengansistem • Terlalulewatkemukakanpermohonan pendahuluan 10. Tidakbuatpelarasanpendahuluansedia ada (pemulanganresit) 11. Penyelidikmembuatpembelianperibadi