Support de formation Restitution Comptable V1.4 Date : 25/09/2007

1. Support de formationRestitution ComptableV1.4Date : 25/09/2007

2. Programme de la formation Planning de la journée : • 10h00-12h30 : Formation • 12h30-14h00 : Pause déjeuner • 14h00-17h00 : Formation

3. Contenu de la formation • Introduction • Prises en charge • Paiement • Trésorerie • Comptabilité générale • Conclusion

4. Introduction

5. Objectifs de cette formation Depuis fin juin est disponible sur BFC une série de restitution comptable réglementaire. Ce document présente ces restitutions et précise leurs modalités d’accès • De sortir les états journaliers et mensuels • D’analyser les états disponibles BFC • D’utiliser les états pour répondre à des cas pratiques d’utilisation A la fin de ce cours, vous serez en mesure de :

6. Période comptable • Clôture • Il existe 3 périodes de clôture : mensuelle, trimestrielle, annuelle aux quelles sont rattachées des arrêtés. • Dans SAP et pour le CNRS, deux versions d’exercice civil sont gérées : • Les périodes comptables sont ouvertes en début d’année. • L’exercice comptable en cours sur 12 périodes (mois civils) et une période spéciale pour les opérations de clôture. • Un exercice dédié aux retraitements analytiques sur 12 mois civils sans période spéciale, la période spéciale dédiée aux opérations de clôture se déversant dans la dernière période de cet exercice. • Journée comptable pour le CNRS, la date comptable est la date du jour. Certains types de pièces peuvent toutefois échapper à ce contrôle (compta. TVA et opé. de clôture).

7. Comptabilisation des droits et obligations 1. Une journée comptable est constitué des écritures constatant le rattachement des droits et obligations. Les écritures comptables sont enregistrées en « date du jour » (sauf exceptions). 2. Une période comptable comprend une à plusieurs journées comptables (journée, mois …). Elle est définie par une date de début et une date de fin. 3. Un exercice comptable est constitué de périodes. 4. L’arrêté des comptes est une validation qui fige dans une période donnée les écritures comptables (trimestre, exercice).

8. Prises en charge

9. La tenue de la comptabilité décaissement module achats Les droits constatés c/6ou2 à c/408 Les paiements aux tiers c/4 à c/5 Les factures c/408 à 401 ou 404 encaissement Module immobilisations Les règlements clients c/5 à c/41 La tenue du patrimoine c/2... à c/2 …. module ventes opérations diverses Les autres écritures c/4 ou 5 à c/4 ou 5 Les droits constatés c/41 à c/7 ou 2 opérations d ’inventaire

10. Prises en charge • Bordereau des prises en charge de dépenses • Bordereau des réductions annulations de dépenses • Bordereau des prises en charge de recette • Bordereau des réductions annulation de recettes Ces 4 bordereaux sont disponibles chaque matin dans la Business Workplace des utilisateurs destinataires des états comptables. Liste de diffusion : « ETATCPT_DRXX » ou XX est le numéro de délégation

11. Prises en charge Business Workplace est accessible dans BFC via le menu Environnement utilisateur ECC / SAP Business workplace :

12. Prises en charge 1. Bordereau des prises en charge de dépenses Il contient l’ensemble des pièces comptables de prise en charge de dépenses d’une journée comptable (type de pièce KR, RE, RH, RI, RM, et XF), que ces pièces comptables aient été créées par un flux d’Achat, un flux de Mission, l’Interface SIRHUS – BFC, ou par une saisie directe en comptabilité. Tri par types puis par numéro de pièces NB : Les pièces RH ne concernent que l’ACP. Le mail reçu dans la Business Workplace a l’intitulé suivant : Ici, « 0014 » représente la délégation Midi-Pyrénées. Le titre de l’état (en pièce jointe du mail) est le suivant :

13. Prises en charge BORD JOUR DEP

14. Prises en charge BORD JOUR DEP

15. Prises en charge 2. Bordereau des réductions annulations de dépenses Il contient l’ensemble des pièces comptables de réductions/annulations de dépenses d’une journée comptable (type de pièce KG, RA, RJ, XA et RM), que ces pièces comptables aient été créées par un flux d’Achat, un flux de Mission, ou par une saisie directe en comptabilité. Le mail reçu dans la Business Workplace a l’intitulé suivant : Ici, « 0014 » représente la délégation Midi-Pyrénées. Le titre de l’état (en pièce jointe du mail) est le suivant :

16. Prises en charge BORD JOUR REDDEP

17. Prises en charge BORD JOUR REDDEP

18. Prises en charge 3. Bordereau des prises en charge de recettes Il contient l’ensemble des pièces comptables de prise en charge de recettes d’une journée comptable (type de pièce DR), que ces pièces comptables aient été créées par un flux de Recettes SD ou par une saisie directe en comptabilité. Le mail reçu dans la Business Workplace a l’intitulé suivant : Ici « 0014 » représente la délégation Midi-Pyrénées. Le titre de l’état (en pièce jointe du mail) est le suivant :

19. Prises en charge BORD JOUR REC

20. Prises en charge BORD JOUR REC

21. Prises en charge 4. Bordereau des réductions/annulations de recettes Il contient l’ensemble des pièces comptables de réductions/annulations de recettes d’une journée comptable (type de pièce DG), que ces pièces comptables aient été créées par un flux de Recettes SD ou par une saisie directe en comptabilité. Le mail reçu dans la Business Workplace a l’intitulé suivant : BORD REDREC Ici, « 0014 » représente la délégation Midi-Pyrénées. Le titre de l’état (en pièce jointe du mail) est le suivant :

22. Prises en charge BORD JOUR REDREC

23. Prises en charge BORD REDREC

24. Paiement

25. Le cycle de paiement (pour les tiers en mode de paiement V et H) Dépenses prise en charge Dépenses « postes échus » Modification: - RIB du tiers - changer MP - blocage poste ou tiers Contrôle Contrôle PROPOSITION PIECE DE DEPENSE date comptable et conditions de paiement Fichier de télétransmission TIERS avec conditions de paiement et mode de paiement Écriture de décaissement et création du support Liquidation Écriture de prise en charge J+1 De x à J proposition paiement Cycle de paiement

26. Liste de paiement • La liste est générée au moment du règlement et envoyée dans la business workplace (ZRFALI20). Liste de diffusion « DA_00XX » où XX est le numéro de la délégation • Cette liste permettra également de voir les propositions de paiement ainsi que les exceptions sous forme de tableau ( programme en cours de livraison ). • Liste des postes individuels fournisseurs

27. Liste de paiement Numéro du fournisseur Etablisst payeur Numéro de compte comptable Montant

28. Liste de paiement Totaux par : Domaine d’activité Pays Devise

29. Liste de paiement • Pour consulter les postes individuels, directement sur le portail CNRS en procédant de la manière suivante dans l’écran de critères de sélection : • Détermination du choix d’interrogation : • Les postes non soldés (non lettrés) : indiquer le jour de référence pour les PNS • Les postes rapprochés (lettrés) : indiquer une date de rapprochement ou une plage de dates (date du jour du règlement on aura les paiements du jour) • Tous les postes : indiquer une date de comptabilisation ou une plage de dates de comptabilisation • Les postes pré enregistrés (pas encore enregistrés dans le grand livre) : cocher la zone Postes préenregistrés • avec opérations sur Compte Général Spécial (uniquement valable pour les comptes de tiers) : cette sélection permet de visualiser toutes les opérations avec code CGS (effets, acomptes …)

30. Liste de paiement • Liste des postes individuels fournisseurs (FBL1N)

31. Trésorerie

32. Comptes de disponibilités

33. Comptes de disponibilités

34. Comptes de disponibilités

35. Comptes de disponibilités

36. Trésorerie • Comptes généraux – postes individuels (via FBL3N) sur les comptes 51 et le 51510000 par exemple. • Soldes mensuels – sur le compte 51510000 ci après :

37. Comptabilité Générale

38. Comptabilité générale • Fournisseurs • Clients • Balances • Grand Livre • Bilan et compte de résultat

39. Comptabilité générale • Solde Fournisseurs • Cet état a pour objectif de lister tous les postes d’un tiers (ou d’un groupe de tiers) fournisseur, qu’ils soient soldés et/ou non soldés. • Activez la transaction <Postes indiv. Fournisseurs> à partir du chemin : Comptabilité > Comptabilité générale > Reporting compta. géné. > Etat de développement des soldes.

40. Comptabilité générale 1. Fournisseurs Numéro du fournisseur Choix de sélection

41. Comptabilité générale 1. Fournisseurs Affichage des postes non soldés Affichage des postes soldés

42. Comptabilité générale • Fournisseur • Ex : Air Liquide

43. Comptabilité générale 1. Fournisseurs a. Comment retrouver un montant ?

44. Comptabilité générale 1. Fournisseurs a. Comment retrouver un montant ?

45. Comptabilité générale 1. Fournisseurs b. Comment sauvegarder ou exporter un état ?

46. Comptabilité générale 1. Fournisseurs b. Comment sauvegarder ou exporter un état ?

47. Comptabilité générale 1. Fournisseurs b. Comment sauvegarder ou exporter un état ?

48. Comptabilité générale 1. Fournisseurs c. Comment retrouver les pièces rattachées ?

49. Comptabilité générale 1. Fournisseurs c. Comment retrouver les pièces rattachées ?

50. Comptabilité générale 1. Fournisseurs c. Comment retrouver les pièces rattachées ?