Departamento de Gestão de Documentos Públicos

1. Departamento de Gestão de Documentos Públicos Orientações sobre as novas telas de Tramitação, Protocolo de Processos Encaminhados e Recebimento de Processos.

2. 1 – Como acessar o SIMPROC Web 2 – O Menu de Opções 3 – Encaminhando Processos 4 – Emitindo o Protocolo de Processos Encaminhados 5 – Recebendo Processos

3. 1 - Acessando o Sistema Para começar, abra o navegador e digite o endereço http://simproc.pmsp

4. 1 - Acessando o Sistema Coloque os mesmos usuário e senha que utiliza no terminal.

5. 1 - Acessando o Sistema • Nesta tela, a mensagem de abertura trará informações úteis ou relevantes sobre o sistema.

6. 1 - Acessando o Sistema • Clique na descrição da tela que deseja. Neste caso a tela é Tramitação. • O menu mostrará as opções de acordo com o perfil de acesso que o usuário possui.

7. 2 – O Menu de Opções • Ao usar o SIMPROC Web você notará que as telas estão divididas em abas. Esta divisão facilita a operação na emissão do protocolo de processos encaminhados, apenas clicando na aba desejada. • Com isso, você não precisa mais sair de uma tela e entrar em outra, ou decorar códigos de telas usados como atalhos.

8. 3 – Encaminhando Processos • Para encaminhar o processo, clique na aba Encaminhamento. • Preencha o campo Unidade Administrativa de Destino com o código da unidade para onde o processo está sendo encaminhado.

9. 3 – Encaminhando Processos • Caso não saiba qual o código da unidade de destino, o SIMPROC passa a oferecer na mesma tela as opções de Pesquisa de Unidades e Filtro de Unidades.

10. 3 – Encaminhando Processos • Para Pesquisa de Unidades clique na lupa. • Para Filtro de Unidades clique no filtro.

11. 3 – Encaminhando Processos 3.1 – Pesquisa de Unidades • Esta função permite que se faça a pesquisa do código da unidade através de parte do Nome ou da Sigla da mesma. • Informe a sigla, ou o nome que deseja consultar no campo correspondente e clique na lupa.

12. 3 – Encaminhando Processos 3.1 – Pesquisa de Unidades • O SIMPROC trará todas as unidades que apresentarem a sigla ou o nome informado. • Clique em Usar, para retornar à tela anterior com o campo já preenchido.

13. 3 – Encaminhando Processos 3.2 – Filtro de Unidades • Através do Filtro de Unidades pode-se chegar à unidade desejada, partindo da Administração até o último setor. • Para isto basta clicar nas setas indicadoras e escolher a unidade. • Ao finalizar clique em Usar. • Para voltar a aba de Encaminhamento clique em Desistir. • Ao clicar em Limpar voltará automaticamente a tela inicial.

14. 3 – Encaminhando Processos • Após clicar em Usar, o preenchimento da unidade de destino será automático. • Com a Sigla da Unidade. • O Nome do Responsável. • E o Cargo.

15. 3 – Encaminhando Processos • O Encaminhamento não é item obrigatório, mas deve ser preenchido a fim de orientar a unidade de destino. • Clique na seta indicativa e escolha o encaminhamento.

16. 3 – Encaminhando Processos • Para complementar o encaminhamento, você poderá preencher o campo Motivo da Tramitação com até 60 caracteres. • Não utilize acentos ortográficos.

17. 3 – Encaminhando Processos • O próximo passo é preencher o(s) campo(s) Nro Processo. • A capacidade máxima de cadastro é de 48 processos e não há necessidade de mencionar o(s) acompanhante(s).

18. 3 – Encaminhando Processos • Para finalizar esta etapa, basta clicar no botão Encaminhar. • O sistema pedirá que aguarde e depois dará a mensagem de Encaminhamento Efetuado. Clicar em “OK”. • Lembre-se! O botão Limpar apaga todas as informações cadastradas.

19. 4 – Emitindo o Formulário S51-A - Protocolo de Processos Encaminhados • Finalizou o encaminhamento, agora é hora de emitir o protocolo. • Para emitir o Protocolo de Encaminhamento abra a próxima aba – Protocolos. • Aqui também, o sistema permitirá emitir a 1ª via uma única vez e a 2ª via, quantas vezes forem necessárias.

20. 4 – Emitindo o Formulário S51-A - Protocolo de Processos Encaminhados • Para emitir a 1ª via, digite o código da Unidade Origem e depois o da Unidade Destino. • Clique em Imprimir. • Não se esqueça! O botão Limpar apaga todas as informações cadastradas. • O sistema pedirá que aguarde e abrirá uma caixa de Download de Arquivos perguntando se deseja abrir ou salvar. Clicar em Salvar.

21. 4 – Emitindo o Formulário S51-A - Protocolo de Processos Encaminhados • Ao Salvar, você poderá recuperar o Protocolo de Processos e Documentos Encaminhados a qualquer momento. • Caso não queira salvar o protocolo, clique em Abrir e ele estará aberto para a impressão. • Para isto, clique em Arquivo – Imprimir ou no ícone de impressão. • Aparecerá a tela de impressão, onde você poderá indicar o nº de vias (cópias) necessárias para o Encaminhamento do(s) Processo(s).

22. 4 – Emitindo o Formulário S51-A - Protocolo de Processos Encaminhados • 2ª via – clique no campo indicativo e a tela abrirá os campos Unidade Origem e Número Relatório. • A 2ª via deverá ser usada quando não imprimir as vias necessárias. • Preencha os campos e clique em Imprimir. • O sistema pedirá que aguarde e abrirá uma caixa de Download de Arquivos perguntando se deseja abrir ou salvar.Clique em Abrir. O procedimento para imprimir é igualao da 1ª via.

23. 5 – Recebendo Processos • A próxima aba, ou 3ª aba, é a do Recebimento. Nela você poderá receber o(s) processo(s) de duas maneiras. • Individualmente, com 52 campos. • Ou através do Número de Protocolo.

24. 5 – Recebendo Processos • Individualmente, você digita a Unidade Recebedora e, automaticamente, o sistema vai para o campo Nro Processo. • Digite o Nro Processo e clique em Avançar. • O sistema pedirá que aguarde e depois aparecerá Receber Processo. Clique. Novamente o sistema pedirá que aguarde e trará a mensagem de Recebimento Efetuado. Clicar em OK.

25. 5 – Recebendo Processos • Se o processo a ser recebido possuir acompanhante(s), será aberta uma janela de Processos Acompanhantes. • Leia as orientações e clique no sinal “+”, para conferir o(s) nro(s) do(s) processos(s) acompanhante(s). • Após conferir, clique na caixa à direita do nro do processo principal e depois em Confirmar.

26. Departamento de Gestão de Documentos Públicos Para Dúvidas e/ou Orientações envie e-mail para simproc@prefeitura.sp.gov.br Obrigado!