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Procedimiento para reservar las salas del primer y quinto piso:

Procedimiento para reservar las salas del primer y quinto piso:. 1. En su computador, debe ingresar a la herramienta Outlook, opción: Calendario.

roland
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Procedimiento para reservar las salas del primer y quinto piso:

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Presentation Transcript

  1. Procedimiento para reservar las salas del primer y quinto piso: 1. En su computador, debe ingresar a la herramienta Outlook, opción: Calendario

  2. 2. Luego ir en la barra de herramientas elija la opción ACCIONES, allí haga clic y al desplegar el menú diríjase ir a la opción Nueva Cita y haga clic ahí.

  3. 3. Seleccionela opción Invitar a los Asistentes

  4. 4. Al momento de activarse la opción PARA, seleccionela sala que desee solicitar 1-1, 1-2, 1-3, 1-4, 1-5 y 1-6 para salas del primer piso ó 5-1, 5-2, 5-3, 5-4, 5-5, 5-6, 5-7 para las del quinto piso, luego agregue la lista de los asistentes. No olvide que las salas del quinto piso solo serán prestadas a los servidores del Quinto (Despacho, Oficina Asesora de Cooperación Internacional, Oficina Asesora de Comunicaciones, Oficina Asesora de Planeación y Finanzas, Oficina Asesora Jurídica, Plan Decenal y Oficina de Control Interno)

  5. 5. En el ítem Asunto ubique el nombre de la reunión, y luego seleccione la Fecha del evento y su respectiva Hora de Inicio y finalización.

  6. 6. En la pestaña Programación usted podrá consultar las salas que se encuentras disponibles, luego haga clic en enviar.

  7. 10. Esperar un correo de aceptación o rechazo, con este correo queda cerrado el proceso de solicitud de salas. Si tiene alguna inquietud comuníquese con Ángela María Plazas Ext. 4110. Las salas del primer piso del Ministerio están organizadas en forma de U y cuentan con 15 sillas y las salas del quinto piso cuentan con espacio para 4 y 8 personas. Si en la reunión programada asisten más de 15 personas se sugiere informar con el fin de realizar los ajustes pertinentes. • Recuerde: las salas1-1, 1-2, 1-3, 1-4 y 1-5 ubicadas en el primer nivel cuentan video beam y las salas 1 al 6 del quinto piso no cuentan con este servicio. • La subdirección de Contratación y Gestión Administrativano se hace responsable del prestamos de equipos de computo

  8. TEMAS DE INTERÉS • Para un mejor manejo y alistamiento de las salas para las reuniones es necesario tener en cuenta varios aspectos como por ejemplo: • En ítem PARA esnecesario colocar el nombre de la persona Líder del evento, dependencia a la que pertenece, número de extensión. Así mismo, es necesario informar el numero de personas que asisten y demás necesidades extras que se han programado, como por ejemplo si se ha contratado alimentos en las salas. • Cuando vienen a reuniones personas de otras instituciones es necesario enviar por la MESA DE AYUDA, el nombre de la reunión, el nombre y cedula de los asistentes a la reunión, fecha y hora y el lugar: Salas quinto piso, sala primer piso, dependencia, nombre del líder de la reunión,

  9. ALIMENTOS • En las salas se suministran alimentos cuya preparación y empacado debe estar en utensilios desechables. Se le recomienda a todos los servidores del MEN avisar a la persona encargada de la logística informar que solicitaron alimentos. • Así mismo, deben tenerse en cuenta que para el ingreso de este personal se debe enviar una mesa de ayuda con los nombres de los proveedores y las cédulas para el ingreso a las instalaciones del MEN. • La puntualidad es necesaria para poder atender a todo el MEN de la mejor manera, por favor cancelen los eventos que una vez programados no se vayan a realizar.

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