ESTRUCTURA INSTITUCIONAL DEL MECI 1000:2005

1. ESTRUCTURA INSTITUCIONAL DEL MECI 1000:2005 FUNDAMENTACIÓN LEGAL

2. CONCEPTOS BÁSICOS • EL ESTADO Y EL CONTROL INTERNO. • CONCEPTO DE CONTROL INTERNO. • PRINCIPIOS. • FUNDAMENTOS. • OBJETIVOS. • ES EJECUTADO POR PERSONAS. • ES UN SISTEMA.

3. EL ESTADO Y EL CONTROL INTERNO Conceptúa que la base principal del Control Interno, es el Estado mismo, el cual hace imperativo conocer sus formas de organización y las competencias que dentro de él corresponde a cada Nivel, Sector o Entidad que lo conforman.

4. ANTECEDENTES

5. Art. 209 Dto. 1826 de 1994 Ley 87 de 1993 CONTROL INTERNO Art. 269 Dto. 1537 de 2001 Dto. 1599 de 2005 Art. 189 Ley 489 de 1998 Dto. 2145 de 1999 Conpes 3294 de 2004 (SINERGIA) CONTROL DE GESTIÓN Art. 343 Ley 152 de 1994 Art. 267 Resoluciones Orgánicas (5580 de 2004) CONTROL FISCAL Ley 42 de 1993 Art. 268 CONTROL CONTABLE Art. 354 Ley 298 de 1996 Res. 048 de 2004 Art. 34: Deberes del SP: Adoptar el SCI y la Función de Auditoría Interna Independiente CONTROL DISCIPLINARIO Art. 277 Ley 734 de 2002 CONSTITUCIÓN POLÍTICA

6. CONCEPTO DE CONTROL INTERNO Conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados entre sí y unidos a las personas que conforman una organización pública, se constituyen en un medio para lograr el cumplimiento de su función administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, generándole capacidad de respuesta ante los diferentes públicos o grupos de interés que debe atender.

7. Transparencia. Responsabilidad. Moralidad. Igualdad. Imparcialidad. Preservación del Medio Ambiente. MODELO DE CONTROL INTERNO PRINCIPIOS • Eficiencia. • Eficacia. • Economía. • Celeridad. • Publicidad.

8. AUTORREGULACIÓN: Capacidad institucional de la Entidad Pública para reglamentar los asuntos que le son propios a su función administrativa. Capacidad de cada Servidor Público de considerar el control como inherente e intrínseco a sus responsabilidades, acciones, decisiones, tareas y actuaciones. Capacidad de la Entidad Pública para interrelacionar la Autorregulación y el Autocontrol a fin de establecer la forma más efectiva de ejecutar su función administrativa. FUNDAMENTOS AUTOCONTROL: AUTOGESTIÓN:

9. OBJETIVO GENERAL Establecer las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, corrección, evaluación y de mejoramiento continuo de la Entidad Pública, que le permitanla autoprotección necesaria para garantizar una función administrativa que se ejerce en cumplimiento de la Constitución y la Ley en forma transparente, eficiente, cumpliendo sus objetivos y que genera una capacidad de respuesta adecuada a la Sociedad por sus actuaciones.

10. MODELO DE CONTROL INTERNO OBJETIVOS ESPECÍFICOS • De Control al Cumplimiento (Legalidad). • De Control Estratégico. • De Control de Ejecución. • De Control de Evaluación. • De Control de Información.

11. MODELO DE CONTROL INTERNO ES EJECUTADO POR PERSONAS Necesidades y Requerimientos de la Sociedad y Grupos de Interés ENTIDAD PÚBLICA Compromisos Evaluación Acciones

12. ES UN SISTEMA Integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

13. SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTROL ESTRATÉGICO CONTROL DE GESTIÓN Métodos, Procedimientos Actividades, Operaciones, Actuaciones, Administración de la Información y Administración de los Recursos Esquema de organización Planes, Principios, Normas, Políticas, Metas u Objetivos Mecanismos de Verificación Y Evaluación CONTROL DE EVALUACIÓN

14. ESTRUCTURA DEL SISTEMA SISTEMA DE CONTROL INTERNO SUBSISTEMAS DE CONTROL ESTRATÉGICO DE CONTROL DE GESTIÓN DE CONTROL DE EVALUACIÓN COMPONENTES ELEMENTOS

15. INSUMOS Y PRODUCTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

16. SUBSISTEMA CONTROL ESTRATEGICO

17. A. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO: • PRODUCTOS: • Entorno favorable de Control. • Parámetros estratégicos que direccionan la Entidad. • Políticas de protección frente a riesgos. OBJETIVO: Ejercer control sobre la creación de una cultura organizacional fundamentada en el control y los procesos de direccionamiento estratégico, administrativo y operativos de la Entidad.

18. INSUMOS Y PRODUCTOS DEL SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO

19. A. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO AMBIENTE DE CONTROL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS • Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos. • Desarrollo del Talento Humano. • Estilo de Dirección. • Planes y Programas. • Modelo de Operación. • Estructura Organizacional. • Contexto Estratégico. • Identificación de Riesgos. • Análisis de Riesgos. • Valoración del Riesgo. • Políticas de Administración del Riesgo.

20. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO • Tiene como objetivo ejercer Control sobre la creación de una cultura organizacional fundamentada en el Control y los procesos de direccionamiento estratégico, administrativos y operativos de la entidad pública. • Deriva en tres (3) Componentes denominados Ambiente de Control, Direccionamiento Estratégico y Administración de Riesgos, orientados a generar los elementos o estándares que autocontrolan la entidad en cuanto a la cultura de control, direccionamiento estratégico y organizacional se refiere

21. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO • La función constitucional y legal de la entidad • El entendimiento de la misión para la cual fue creada, • La contribución al cumplimiento de los fines del Estado y con la claridad de las necesidades y/o expectativas de las comunidades o grupos de interés a los que debe servir, • Debe establecer en forma consensuada y participativa con sus servidores públicos, el estándar de control a la conducta de la organización para garantizar la transparencia, la ética institucional y el buen servicio público que se espera de las entidades del Estado.

22. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO • Diseña conjuntamente los lineamientos estratégicos que le permitan crear un ambiente favorable al Control, que se refleje tanto interna como externamente; • Define un instrumento que le permita orientar la gestión hacia fines claros y compartidos con los grupos de interés, ya que están directamente relacionados con su función constitucional y legal; la forma de operación con base en una gestión orientada a procesos, administrando el riesgo del no cumplimiento de sus objetivos y fines constitucionales y/o legales.

23. AMBIENTE DE CONTROL

24. INSUMOS Y PRODUCTOS AMBIENTE DE CONTROL

25. ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ETICOS. • Busca una formulación explícita • Es un medio eficaz para garantizar el cumplimiento de los objetivos misionales de la entidad y de las funciones de cada uno de los servidores públicos. • Se definen estándares de comportamiento frente a los grupos de interés. • Orientan la toma de decisiones • Generan un clima de confianza propicio para el logro de los objetivos de la entidad y de los fines esenciales del Estado.

26. ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ETICOS. • ¿Qué entidad tenemos? lo cual implica efectuar una evaluación • ¿Qué entidad queremos? para lo cual se define un referente ético, • ¿Cómo podemos lograr esa entidad?, para lo cual la dirección define una estrategia para la gestión ética • ¿Cómo sabemos que lo estamos logrando?, para lo cual se diseña un Sistema de seguimiento mediante indicadores.

27. LOS ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ETICOS SON EL FUNDAMENTO DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL

28. DESARROLLO DEL TALENTOHUMANO • Compromiso institucional encabezado por el Nivel directivo • Desarrollo de las competencias y habilidades del servidor público, • Reconocimiento a las aptitudes e idoneidad en el desempeño de las funciones • Aplicación de políticas justas, equitativas y transparentes en los procesos relacionados con el Desarrollo del Talento humano (selección, inducción, formación y capacitación).

29. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO El Desarrollo del Talento Humano, constituye una de las bases fundamentales del Sistema de Control Interno, teniendo en cuenta la premisa de que su ejecución es realizada por personas.

30. ESTILO DE DIRECCION • La forma en que conduce la entidad el nivel directivo, define un estilo de administración y gestión propio. • Obliga a asumir los requisitos de tipo moral, ético, de responsabilidad, compromiso con el servicio público, conocimiento, suficiencia, capacidad gerencial necesarios para conducir la entidad pública y de transparencia en el actuar que exigen la comunidades a las cuales se debe atender.

31. ESTILO DE DIRECCION Constituye la forma en que el nivel directivo: • Guía y orienta las acciones de la entidad pública • Genera autoridad y confianza • Se compromete con el control y cumplimiento de la misión, visión, planes y programas; • Utiliza adecuadamente los recursos, con transparencia y eficiencia.

32. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

33. A. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO: COMPONENTE: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. • PRODUCTOS: • Diagnóstico estratégico de la gestión de la Entidad. • Planes y programas que regulen y orienten el desarrollo de la función institucional. • Modelo de operación que garantice una gestión efectiva. • Estructura organizacional flexible y eficiente. OBJETIVO: Definir los instrumentos que permitan el control y que contribuirán al logro de los objetivos estratégicos. Se desarrolla a través de planes y programas modelo de operación y gestión de la Entidad.

34. INSUMOS Y PRODUCTOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

35. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO • Se formula el Direccionamiento Estratégico para lograr la realización de sus objetivos de manera transparente, eficiente y eficaz. • El Direccionamiento Estratégico parte del Ambiente de Control, para definir los controles para el logro de sus objetivos misionales.

36. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO • Encauza a la entidad a una operación de calidad, eficiente y eficaz que satisfaga los requerimientos de sus clientes y/o grupos de interés. • Se desarrolla a través de los Planes y Programas, el Modelo de Operación y Gestión de la entidad, orientado a procesos, y la adecuada Estructura Organizacional.

37. PLANES Y PROGRAMAS • Através de éstos se establecen los objetivos institucionales necesarios a direccionar la gestión de la entidad pública. • Constituye el resultado de los procesos de Planeación Estratégica y • Generan el primer instrumento de Control al cumplimiento de los objetivos de la organización.

38. MODELO DE OPERACION • Es el estándar organizacional que soporta la operación de la entidad pública • Integra las competencias constitucionales y legales de la entidad con el conjunto de Planes y Programas necesarios al cumplimiento de su función y misión. • Trabaja bajo una gestión orientada a procesos, es decir como una secuencia de actividades que lógicamente relacionadas y que tomadas en su conjunto generan un resultado orientado al cumplimiento de la función de la entidad y de los fines del Estado.

39. MODELO DE OPERACION • Pretende determinar la forma más eficiente de ejecutar las operaciones de la entidad, coordinando la asignación de recursos, el diseño de flujos de información y relaciones de trabajo bajo un enfoque sistémico que permita el logro de los objetivos de la entidad pública. • El modelo de operación responde al mapa de procesos que requiere la entidad para cumplir con su objeto social, funciones, productos y servicios que le ha determinado la norma de creación.

40. ADMINISTRACION DEL RIESGO

41. A. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO: COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO. OBJETIVO: Controlar aquellos eventos que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos dela Entidad. • PRODUCTOS: • Análisis de los aspectos externos. • Reconocimiento de situaciones de riesgo. • Medidas ante riesgos identificados. • Políticas de Administración del Riesgo.

43. ADMINISTRACION DE RIESGOS • Permite a la entidad pública autocontrolar aquellos eventos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos. • Es necesario establecer métodos y diseñar herramientas que apoyen la identificación, análisis, valoración y medición de los riesgos y su impacto como base a la definición de políticas necesarias a su administración. • Facilita las acciones que le permitan el manejo de los eventos que puedan afectar negativamente el logro de los objetivos institucionales.

44. ADMINISTRACION DE RIESGOS La integran cinco elementos o estándares de Control: • el Contexto Estratégico que permite establecer las condiciones internas y externas que generan posibles situaciones de riesgo; • la Identificación de riesgos que define los agentes generadores, causas y efectos de las situaciones de riesgo; • el Análisis de Riesgos que aporta probabilidad de ocurrencia; • la Valoración de Riesgos para medir la exposición de la entidad a los impactos del riesgo.

45. ADMINISTRACION DE RIESGOS Todos estos elementos conducen a la definición de criterios base a la formulación del estándar de control que se consolida en las políticas de Administración de Riesgos.

46. ADMINISTRACION DE RIESGOS La Administración de Riesgos se consolida en un Ambiente de Control adecuado a la entidad y en un Direccionamiento Estratégico que fije la orientación clara y planeada de la gestión, aportando las bases para el desarrollo adecuado de las Actividades de Control, necesarias a la ejecución de operaciones de la entidad pública

47. CONTEXTO ESTRATEGICO • Permite identificar situaciones que afecten la operación de la entidad o el cumplimiento de sus objetivos. • Establece el lineamiento estratégico que oriente las decisiones de la entidad pública frente a los riesgos que puedan la afectar. • Es producto de la observación, distinción y análisis del conjunto de factores internos y externos que pueden generar situaciones de riesgo. • Requiere tener en cuenta la función de la entidad, su misión y visión, la estructura organizacional, los aspectos operativos, financieros y legales y la percepción de los diferentes grupos de interés.

48. IDENTIFICACION DE LOS RIESGOS • Posibilita conocer los eventos particulares que presentan algún grado de amenaza al logro de la función de la entidad pública, con efectos desfavorables para sus grupos de interés a partir de los cuales se analizan los agentes generadores, las causas y los efectos que se pueden presentar con su ocurrencia. • Constituye la base para el análisis de Riesgos que permite avanzar hacia una adecuada implementación de políticas que conduzcan a su control, así como a la aplicación a medidas previamente evaluadas en su alcance y efectividad. • .

49. ANALISIS DE RIESGOS • Permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los Riesgos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la Entidad Pública para su aceptación o manejo. • Toma como base el Análisis del Contexto Estratégico que reconoce las situaciones de riesgo de origen interno y externo para la entidad, y • La identificación de los riesgos a partir de sus características, agentes generadores, causas y efectos y proceder a calificar los riesgos, • Conduce a una evaluación que permite establecer la probabilidad de su ocurrencia, el impacto de las consecuencias de su realización, definición de políticas adecuadas a su manejo.

50. VALORACION DE RIESGOS • Toma como base la calificación y evaluación de los riesgos, procediendo a la ponderación de riesgos de los macroprocesos, con los cuales se relaciona con el objetivo de establecer las prioridades para su manejo y fijación de políticas. • Se requiere la ponderación de riesgos y macroprocesos para focalizar la gestión de la administración de Riesgos hacia aquellos de mayor o impacto o que afecten los macroprocesos más importantes de la entidad.