Outsourcing IS/IT

1. Outsourcing IS/IT • TO BE OR NOT TO BE OUTsourcing • Radomír Adámek • Executive Project Manager • 23. listopad 2000 CACIO 23-11-2000

2. Jak se správně rozhodnout ? • Hlavní témata : • Otázky/odpovědi na počátku rozhodovacího procesu • Hlavní překážky a rizika • Možné očekávané přínosy a motivace pro rozhodnutí • Jaký lze očekávat postup • Specifika smluvního vztahu ze strany dodavatele • Připravena na základě poznatků z praxe na českém trhu • Poznámka : v textu použitá zkratka OIT značí - outsourcing IT CACIO 23-11-2000

3. První krok : Rozhodnutí o outsourcingu je rozhodnutím o strategii firmy • OIT = strategické rozhodnutí vedení či vlastníků firmy • Upřesněte vazbu na podnikatelskou strategii firmy. • Vyjasněte si motivace a důvody pro/proti na různých stupních (majitelé, vrcholové orgány firmy, vedení firmy, klíčové osoby). • Na úrovni nejvyššího vedení společnosti určete zodpovědného manažéra za proces vyčlenění. • Vytvořte kompetentní tým, vyjasněte pravomoci, delegujte. • Identifikujte oblasti (např. dle stanovených kritérií). • Stanovte si „reálné“ cíle, kterých chcete dosáhnou. • Komunikujte se zúčastněnými stranami (IT, pracovníci, odborová organizace, ostatní). • Otevřeně informujte o svých záměrech včas. • Váš budoucí dodavatel je váš budoucí dlouhodobý partner, chovejte se k němu tak a hledejte právě takového. CACIO 23-11-2000

4. Záruky a garance Jaké jsou záruky z vaší strany? Budete chtít záruky po nás ? Je možné abyste přestali poskytovat sjednané služby ? Co náhrada škody ? Bezpečnost Co bezpečnost a ochrana dat ? Existuje cesta zpátky ? Způsob postupu a rizika Co proto musíme udělat ? Čeho se máme vyvarovat a co rizika ? Jak nám to bude dlouho trvat ? Jaké informace budete po nás vyžadovat ? Přínosy Jakým způsobem ze zvýší kvalita služeb? Co nám to přinese ? Kolik obdržíme za prodej majetku ? Sníží se nám náklady ? Pochybnosti a neporozumění Proč tuto část vlastně chcete koupit ? Jsme před změnou vlastnické struktury, to přece není zrovna vhodný okamžik ? Dobrá smlouvu podepíšeme příští týden ? Oblast IT je velmi dynamická, přece nevíme co bude za 5 let ? Rozhodnutí padlo, ale … ?: FAQ – Manažeři společnosti Otázky, kteréslýcháváme, které bychom nejraději neslyšeli a které bychom naopak jako zákazníci pokládali CACIO 23-11-2000 Závěr : Bez zainteresování managementu firmy to skutečně nejde.

5. Rozhodnutí padlo, ale … ?: FAQ – organizační útvary IT • Pochybnosti, očekávání, budoucí příležitosti/ohrožení • Co s námi bude? • Znamená to, že IT přestane existovat ? • Jak se bude IT vyvíjet a co náš IS ? • Jak to bude s převodem lidí ? • Jak můžete uspořit náklady, když nám se to nedaří ? • Jaký bude vztah na úrovni IT ? • Jaké budou parametry služeb ? • V čem budete lepší ? • Znáte vůbec naši oblast podnikání ? • Vždyť nemůžete znát naše procesy a prostředí firmy ? • Závěr : Účelem OIT není likvidace IT. CACIO 23-11-2000

6. Rozhodnutí padlo, ale … ?: FAQ – zaměstnanci • Očekávání vs. obava, příležitosti vs. nejistota • Jak to bude s převodem lidí ? • Budete redukovat stavy převzatých zaměstnanců ? • Co s našimi zaměstnaneckými výhodami ? • Jaký je styl vaší práce, jaká jsou pravidla hry? • Jaký je způsob personální práce a personálního růstu ? • Jaká je naše perspektiva ? • Jaké jsou naše jistoty ? • Závěr : Zaměstnanec se nesmí cítit jako oběť cizí dohody. CACIO 23-11-2000

7. Rozhodnutí padlo, ale … ?: FAQ – nezúčastněné okolí • Nejasnosti, nedostatek informací • Proč to vlastně dělají ? • Jak to poznají uživatelé IS/IT ? • Jakým způsobem nás to ovlivní ? • Doposud nám splnili všechny naše požadavky, jak to bude dál ? • Závěr : Jedině dostatek informací zamezí špatným výkladům. • Poznámka : Jakýkoliv dotaz je legitimní, jakákoliv nevyjasněná pochybnost je problémem. CACIO 23-11-2000

8. RIZIKO vs. Ztráta důležité oblasti činnosti podniku Závislost na dodavateli ve všech směrech (činnosti, data, cena a náklady) Odliv „mozků“ Nevratný proces Další subjekt navíc, komplikovaná koordinace Jak to může být ? Eliminace. Udržení kroku v dynamickém prostředí. Zaměření na klíčové oblasti. Smluvně pokrytá oblast s jasnými pravidly a garancemi. Činnosti jasně specifikované včetně zodpovědností. Garantovaná bezpečnost. Jasná cenová pravidla, možnost lepšího řízení nákladů. Zamezení migračních vlivů v personální oblasti. Lepší perspektiva personálního rozvoje v IT firmě. Smluvně definovaná pravidla zpětného odkupu. Naopak obvykle jde koncentrovat složité smluvní vztahy přes jednoho dodavatele. Je však nutné počítat s nutnou definicí vazeb mezi Zákazníkem a Outsourcerem. Otázka velmi častá : Jaká jsou hlavní rizika CACIO 23-11-2000

9. RIZIKO vs. Ztráta konkurenční výhody (náš IS), firemní obraz na trhu. Zvýšení nákladů. Jak to může být ? Eliminace. Konkurenční výhodu lze posílit, koncentrací se na „třešínky na dortu“ vyčleněním rutinních oblastí (správa a administrace). Cizí firma může být mnohem průhlednější pro investora, vlastníka, management atp., než vlastní IT. Náklady lze obvykle snížit. Jedná se navíc o partnerský vztah, na kterém mohou profitovat obě strany. Otázka velmi častá : Jaká jsou hlavní rizika CACIO 23-11-2000

10. Konkurenční výhoda Finanční efekty Kvalita služeb Organizační aspekty Udržet krok s rozvojem Zprůhlednění a transparentnost IT Zaměření se na klíčové oblasti podnikání Úspora nákladů Rozložení investičních výdajů v čase Přesun investičních prostředků do provozních výdajů Přísun prostředků pro investice Garance kvality – dostupnosti Oblast je klíčovou pro dodavatele Změna způsobu řízení této oblasti Uvolnění manažerských kapacit Otázka nejčastější : Co nám to přinese ? CACIO 23-11-2000 Poznámka : Nečekejte přínosy ve všech oblastech, hledejte reálné možnosti.

11. Krok sun krok : Co nás čeká co nás nemine ? • Rozvaha - nalezněte ty správné důvody • Rozhodnutí - rozhodujte rychle • Výběr dodavatele - vyberte si uvážlivě • Due Diligence - umožněte dodavateli, aby Vás poznal • Kontraktace - nespěchejte • Transition - stabilizujte, monitorujte, integrujte, přijímejte opatření • Rutinní provoz - řiďte se jasnými pravidly CACIO 23-11-2000

12. Specifika smluvního vztahu ze strany dodavatele • Kupní smlouva – převod majetku • Servisní smlouva • Definice pokrytých činností, zodpovědnosti • Kvantitativní a kvalitativní ukazatele - SLA (Service Level Agreement) • Monitorování a vykazování poskytnuté služby • Obecné charakteristiky • Povaha dlouhodobého smluvního vztahu (roky) • Garance kvality služeb • Ochrana dat a informací • Vazba na problematiku lidských zdrojů • Specifika různých modelů outsourcingu • Vztah zákazník vs. outsourcer CACIO 23-11-2000

13. Závěr • Být či nebýt OUT ? CACIO 23-11-2000 ….. toť otázka.