ZGŁOSZENIE DO PROGRAMU

1. EUROPEJSKI PROGRAM POMOCY ŻYWNOŚCIOWEJ DLA NAJUBOŻSZEJ LUDNOŚCI UEPEADAutor prezentacji: Anna Rudzińska

2. ZGŁOSZENIE DO PROGRAMU PLACÓWKI ZGŁASZAJĄCE SIĘ DO CARITAS Placówki chcące uczestniczyć w programie PEAD zgłaszają chęć udziału do Caritas diecezjalnych. Przystępując do programu Partner podaje szacunkowo liczbę osób wymagających pomocy, a także osobę kontaktową. Archi/Diecezje informują Partnera poprzez spotkanie/szkolenie informacyjne, na którym omawiane są zasady przystąpienia do kolejnej edycji PEAD.

3. W PROGRAMIE MOGĄ UCZESTNICZYĆ PARTNERZY, KTÓRZY: • są podmiotami niedziałającymi w celu osiągnięcia zysku, • działają na terenie danej Archi/Diecezji, • zgodnie ze statutem prowadzą działalność polegającą na bezpłatnym udzielaniu pomocy osobom potrzebującym, • posiadają odpowiednie warunki organizacyjne i lokalowe na przechowywanie art. spożywczych, • zobowiązują się do rzetelnego prowadzenia programu PEAD i terminowego przekazywania rozliczeń. • Fundacje, Stowarzyszenia. • MOPS - y, GOPS - y tylko za pośrednictwem Stowarzyszeń i Fundacji.

4. UMOWA NA PRZEKAZANIE GOTOWYCH ARTYKUŁÓW SPOŻYWCZYCH W RAMACH EUROPEJSKIEGO PROGRAMU PEAD – DOSTARCZANIE ŻYWNOŚCI DLA NAJUBOŻSZEJ LUDNOŚCI - JEST DOKUMENTEM ŚWIĘTYM, OBOWIĄZKOWYM I MUSI GO MIEĆ KAŻDA PLACÓWKA W SWOICH DOKUMENTACH.BARDZO WAŻNA JEST DATA ZAWARCIA UMOWY.

5. UMOWA Po podpisaniu przez Caritas diecezjalną umowy z Caritas Polska, Caritas diecezjalne podpisują umowy ze swoimi Partnerami/Placówkami. Umowy – porozumienia podpisywane są tylko i wyłącznie z proboszczem, rektorem parafii lub dyrektorem/kierownikiem reprezentującym daną placówkę.

7. Osoba podpisująca w/w umowę wystawia pisemne upoważnienie dla osoby odpowiedzialnej za odbieranie, wydawanie oraz prowadzenie wszelkiej dokumentacji związanej z dystrybucją żywności.

9. ILOŚCIOWE KRYTERIA PODZIAŁU Po podpisaniu Umowy – porozumienia z Partnerem/Placówką, Caritas diecezjalna przekazuje na piśmie kryterium podziału żywności, które powinno być do wglądu pracowników Agencji Rynku Rolnego w trakcie przeprowadzanej kontroli.

10. Na początku programu przekazywane są Partnerom/Placówkom roczne kryteria podziału artykułów spożywczych na jedną osobę. Kryteria te określane są w oparciu o ilość produktów przewidzianych dla diecezji oraz liczbę osób zgłoszonych do uczestnictwa. Wydane ilości mogą jednocześnie nieznacznie odbiegać od kryteriów ze względu na organizację wydawania żywności w poszczególnych placówkach, jak też sprawność organizacyjną placówek. Ilość artykułów spożywczych poszczególnego rodzaju przekazywana placówkom w danej dostawie uwzględnia liczbę osób oraz kryteria podziału żywności na osobę. Jednakże w ramach jednej dostawy może być przekazywana żywność w ilości przeznaczonej do zużycia na kilka miesięcy.

12. Przed pierwszym odbiorem unijnych artykułów spożywczych w danym roku trwania programu PEAD Partnerzy/Placówki (Parafie) są zobowiązane do uaktualnienia danych osobowych ich podopiecznych. W tym celu są zakładane kartoteki, które zawierają wszystkie dokumenty poświadczające o statusie materialnym danej rodziny. Aby otrzymać pomoc i zakwalifikować się do odbioru darów i żywności unijnej należy dostarczyć odpowiednie dokumenty takie jak:

13. zaświadczenie o miesięcznych dochodach wszystkich członków rodziny, a w przypadku osoby bezrobotnej – zaświadczenie z Urzędu Pracy, • odcinek renty lub emerytury, • decyzję o zasiłku rodzinnym, pielęgnacyjnym, • decyzję o wysokości alimentów, • potwierdzenie liczby osób na utrzymaniu (kserokopia dowodu lub odpisy skróconych aktów urodzenia), • w przypadku dzieci uczących się – zaświadczenie o pobieranej nauce, • zaświadczenie z Miejskiego lub Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej (o korzystaniu z pomocy unijnej lub innego wsparcia materialnego, finansowego) lub, że się nie korzysta, • zaświadczenie lekarskie (epikryzy) o chorobach w danej rodzinie. W przypadku nie dostarczenia w/w dokumentów, rodzina nie otrzyma pomocy w postaci unijnych artykułów żywnościowych.

15. LISTA OSÓB ZAKWALIFIKOWANYCH DO POMOCY POWINNA ZAWIERAĆ: • imię i nazwisko przedstawiciela rodziny, • PESEL lub adres osoby/rodziny uprawnionej do pomocy, • liczbę członków rodziny, • pieczęć, podpis osoby, która sporządziła listę, • lista musi być potwierdzona przez proboszcza/kierownika/pracowników MOPS, GOPS (które weryfikują rodziny pobierające, w celu wyeliminowania podwójnego pobierania żywności w różnych instytucjach).

17. DOKUMENTY WYDAWANIA ARTYKUŁÓW SPOŻYWCZYCH BENEFICJENTOM OSTATECZNYM Podstawowym dokumentem wydawania artykułów spożywczych jest Dziennik. Znajdują się w nim dane osób zakwalifikowanych do otrzymywania pomocy. Określona jest w nim także ilość osób, na które pomoc jest odbierana. Można stosować Dzienniki w systemie wydań miesięcznych, dwumiesięcznych, kwartalnych. Przy każdej osobie wpisuje się datę i ilość odebranej żywności. Beneficjent ostateczny, otrzymujący produkty spożywcze/unijne, zobowiązany jest do poświadczenia odbioru własnoręcznym podpisem. Na podstawie tych dokumentów prowadzi się rozliczenia, z wydań beneficjentom indywidualnym i przedkłada się ksero do Centrali Caritas w danej Archi/Diecezji.

22. WYMAGANIA ZE STRONY AGENCJI RYNKU ROLNEGO PODCZAS PRZEPROWADZANIA KONTROLI • przechowywanie w odpowiednich warunkach artykułów żywnościowych w magazynach spełniających wymagania określone w obowiązujących przepisach prawa, • zakaz przekazywania gotowych artykułów spożywczych nieuprawnionym osobom, • prowadzenie odrębnej ewidencji magazynowej oraz dokumentacji związanej z dystrybucją gotowych artykułów spożywczych, • niezwłoczne informowanie organizacji charytatywnej o wszelkich przypadkach nieprawidłowości pojawiających się w trakcie realizacji programu, • nieodpłatne przekazanie artykułów spożywczych osobom najuboższym spełniającym kryteria określone w art. 5 oraz art. 7 ustawy z dnia 12 marca 2004 o pomocy społecznej, • udostępnianie pracownikom Agencji pomieszczeń i dokumentów związanych z realizacją programu, • prowadzenie rzetelnej dokumentacji potwierdzającej kwalifikowalność osób odbierających gotowe artykuły spożywcze, • przestrzeganie wytycznych Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej.

23. ŻYWIENIE ZBIOROWE

24. Ilościowe kryteria podziału żywności dla żywienia w placówce ustala się na podstawie liczby osób korzystających z posiłków, ilości wydawanych posiłków dziennie (żywienie pełne, tylko śniadania, obiady, itp.) a także okresu funkcjonowania placówki (przez cały rok kalendarzowy, tylko rok szkolny, tylko określony czas – np. ferie, wakacje). Ilościowe kryteria podziału żywności odbiegają od kryteriów stosowanych w pomocy indywidualnej. Każda osoba najuboższa (indywidualna), która otrzymuje posiłek musi znaleźć się wcześniej na liście osób zakwalifikowanych do Programu PEAD.

25. W zależności od formy działania placówki w określonym czasie sporządzane jest zestawienie produktów wykorzystywanych w żywieniu zbiorowym, do którego dołącza się jadłospis oraz listę osób dożywianych.

27. ZESTAWIENIE W zestawieniu podaje się: • ilość posiłków do których wykorzystana została żywność w ramach Programu PEAD Ilość posiłków w danym dniu oblicza się sumując liczbę osób korzystających z tych posiłków np. 6 listopada w świetlicy przygotowano śniadanie, obiad i kolację. Ze śniadania i obiadu skorzystało 12 dzieci, a z kolacji 10 dzieci. Ilość posiłków w tym dniu wynosi 34, czyli 2 posiłki x 12 osób + 1 posiłek x 10 osób.

28. Ilość produktów w szt./kg/l zużytych do przygotowania posiłków. Np. 6 listopada na przygotowanie śniadania dla 12 dzieci zużyto: 6 kartonów mleka (6l), 5 op. musli (2,5kg), 3 op. płatków kukurydzianych (3kg), 3 op. kawy zbożowej (0,6kg), 3 słoiki dżemu (1,17kg) do obiadu zużyto: 5 op. makaronu krajanki (2,5kg), do kolacji zużyto: 3 butelki syropu owocowego (1,5l), cukier (0,2kg)

29. ZGŁOSZENIA REKLAMACYJNE

30. W PRZYPADKU, GDY W DOSTARCZONEJ PARTII ARTYKUŁÓW SPOŻYWCZYCH ZOSTAŁY ZAUWAŻONE WADY, POWSTAŁE Z WINY PRODUCENTA, PLACÓWKA ZOBOWIĄZANA JEST DO NATYCHMIASTOWEGO POINFORMOWANIA CARITAS O ZAISTNIAŁEJ SYTUACJI. OKREŚLAJĄC DOKŁADNIE RODZAJ PRODUKTU, NR PARTII, DATĘ ODBIORU WADLIWEJ ŻYWNOŚCI ORAZ OKOLICZNOŚCI ZDARZENIA, W KTÓRYCH ZAUWAŻONO WADY. CARITAS W POROZUMIENIU Z PARTNEREM/PLACÓWKĄ WYSTĘPUJE DO PRODUCENTA Z ŻĄDANIEM WYMIANY WADLIWYCH ARTYKUŁÓW, PO WCZEŚNIEJSZYM POINFORMOWANIU O ZAISTNIAŁEJ SYTUACJI CARITAS POLSKA W WARSZAWIE.

31. UWAGA! Każda placówka prowadzi ewidencję otrzymanej i wydanej żywności. Dokumentacja dotycząca Programu – umowa w-z, p-z, listy podopiecznych, rozliczenia, dzienniki, karty żywienia zbiorowego, czyli rozliczenia - (w danym roku) musi być przechowywana w placówkach przez okres 5 lat.

32. NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANE PYTANIA PRZEZ PLACÓWKI 1. Czy stypendium naukowe, socjalne dziecka doliczamy do dochodu rodziny? - Nie. 2. Czy zapomogę okresową z MOPS – u, GOPS – u doliczamy do dochodu rodziny? - Doliczamy, ale musimy zanotować na jaki okres została przyznana dana zapomoga. 3. Jeżeli jeden z rodziców jest za granicą i pozostawił rodzinę bez środków do życia i nie utrzymuje żadnych kontaktów to czy pomoc takiej rodzinie należy się? - Tak, należy się, ale z wykluczeniem osoby przebywającej za granicą. Najważniejsze jest dobro dziecka.