GESTÃO FINANCEIRA Como reduzir os Custos em até 30% e aumentar a Lucratividade em até 100%

1. RESULTADO É TUDO Um serviço da consultoria empresarial KHD Preparatório Nível 1: Coleta Nível 2: Controle Nível 3: Redução Nível 4: Redução em prática Reunião & Orientações GESTÃO FINANCEIRA Como reduzir os Custos em até 30% e aumentar a Lucratividade em até 100% Alguns depoimentos FERRAMENTAS RELACIONADAS HOW O consultor Publicações Entrevistas KNOW IMPORTED Kay H. Dahlmann www.khd.com.br consultoriakhd@gmail.com A navegação dentro destes slides funciona como dentro de um site. Dependendo do seu monitor a apresentação pode perder a sua formação original.

2. 2 CONSULTORIA KHD EDITORA TOOL Preparatório O conteúdo deste material foi elaborado na prática da consultoria empresarial KHD no exterior (em 45 países / Europa, USA e África do Sul) com Empresários e Executivos dos setores comércio, serviços e indústria. A adaptação brasileira aconteceu com clientes nacionais. Tudo que você vai ler e aprender é completamentebaseado na prática destes profissionais. A editora gerencial TOOL (em português FERRAMENTA) oferece gratuitamente (por tempo indeterminado) as ferramentas da consultoria. Uma empresa sem Gestão Financeira é como um barco sem leme em alto mar! • Caso você quer saber mais sobre o nosso trabalho entre no nosso site: www.khd.com.br • Caso você quer entrar em contato comigo: consultoriakhd@gmail.com • Orientação dentro do Slide Show: Esquina esquerda acima. Siga os números de slide.

3. 3 • Grandes empresas tem um próprio departamento ‘Finanças’ para controlar custos. Menores empresas avançadas tem um servidor terceirizado que ajuda nas Finanças. Empresas atrasadas acreditam que a contabilidade cuida das finanças. O departamento/servidor comparam os custos planejados com aqueles quais realmente foram gastos. Raramente eles analisam estes gastos para descobrir como conseguir uma redução. E ninguém nunca ajuda em prática para conseguir esta redução. • Este serviço faz isso. Ele está estruturado em quatro níveis: Preparatório 4 Redução em prática Tirar a redução ‘do papel’ Negociações Cortes 3 Redução Identificação dos custos estratégicos e não estratégicos Simulação de reduções e seus impactos para a lucratividade e outros indicadores financeiros 2 Controle Análise dos custos Controle do atingimento 1 Coleta Tipo de faturamento Tipo de custo (fixo / variável) Devedores & Credores

4. 4 • Alguns clientes nossos tem uma contabilidade interna. Esta ou outras fontes fornecem os chifres quais precisamos para definir tipos de faturamentos, custos fixos e variáveis, devedores (quem deve á empresa) e credores (á quem deve a empresa). Nível 1 : Coleta Faturamento Custos fixos Custos variáveis Devedores Credores

5. 5 Cada mês alimentamos o nosso Sistema com a Ficha Diária da sua Empresa. Treinamos a pessoa responsável na utilização do Sistema de Informação Gerencial SIG. Um sistema que melhora o controle de qualquer departamento. . Nível 1 : Coleta

6. 6 • A empresa controlará, por exemplo, o desenvolvimento do capital, a porcentagem do custo fixo, a lucratividade, o atingimento das metas financeiras incluindo o progresso da cobrança, a diminuição dos devedores e credores. Nível 2 : Controle Capital Porcentagem do Custo fixo Lucratividade Planejamento financeiro Resultado financeiro atingido Atingimento do Plano financeiro em % Diferença entre o Plano financeiro e seu Atingimento em R$

7. 7 Custos fixos estratégicos Custos fixos não estratégicos • 1 • Neste nível avançado identificamos os custos estratégicos (necessários para conseguir a lucratividade desejada) e não estratégicos (necessários para a empresa funciona). Nível 3 : Redução Custos variáveis estratégicos Custos variáveis não estratégicos • 2 • Depois da identificação simulamos a redução de cada custo individualmente e seu impacto na lucratividade e nos outros indicadores financeiros. • 3 • Finalmente avaliamos as necessidades / possibilidades para reduzir e como reduzir. O resultado desta avaliação é um plano de ação.

8. 8 • Por onde começar? Onde dói menos – com os fornecedores. Aqui podemos preparar o pessoal responsável ou entrar pessoalmente nas negociações. • Algumas reduções a empresa consegue simplesmente mudando alguns comportamentos, por exemplo, proibir vôos de primeira classe. Outras conseguimos com mudanças processuais, por exemplo, diminuir a distância física entre peças e maquinas. Uma outra alternativa é uma análise da ocupação (100% ou menos?) da mão de obra. • Cortes exemplares: Planejamos uma economia de 15% nas compras de produtos, por exemplo, material de escritório, e 30% na contratação de serviços, por exemplo, agências de propaganda. • Descobrimos qual o preço que os concorrentes pagam. • Mais itens comuns de despesa para analisar: Passagens de viagens desnecessárias, computadores, mobiliário, copiadores e equipamento de escritório, contratos de manutenção, assinaturas (jornais), telefones, etc. • Uma experiência do meu passado: SEGURO CONTRA INCENDIO. Meu cliente foi um grupo de supermercados. Nós pesquisávamos quantos incêndios o grupo sofreu durante os últimos 10 anos. O resultado mostrou que pagar os prejuízos seria muito mais vantajoso do que pagar o seguro. Todos os contratos foram cancelados. • Analisamos o local e a possibilidade de mudar-se á um local mais barato. • Mais exemplos: salários, benefícios, bonificações ‘periódicas’. Nível 4 : Redução em prática

9. 9 • TEMPO PERDIDO • O interesse dos clientes quais fecham este serviço é focado na recuperação de tempo qual é pago, mas não gera nenhum retorno para a empresa por várias razões (veja a apresentação ‘Tempo Perdido’ no nosso site). Alguns exemplos: Nível 4 : Redução em prática Indústrias Clientes Tarefa: Solução de problemas ROI Reduções (US$) • Várias • Aço * • Fornecedor de VW • Maquinas • Mala Direta • Várias • Beiersdorf • corus • Oetker-Kast • John Deere • Neckermann • Unilever • Comunicação • Operação • Comunicação • Gestão • Organização • Gestão • 1 : 8 • 1 : 10 • 1 : 10 • 1 : 2 • 1 : 5 • 1 : 6 • 250.000 • 3.750.000 • 300.000 • 250.000 • 1.500.000 • 750.000 * = Depoimento exemplar “Nós aprendemos o que significa 'tempo perdido', depois identificamos o tempo perdido, aprendemos um método para avaliar financeiramente este tempo. Finalmente começamos eliminar os razões do problema e o retorno de investimento foi 10 vezes mais alto do que a conta da consultoria. Obrigado!" James Dieg, Chefe de Produção Mannstaedtcorus, Alemanha (Indústria de Aço / 2.000 Funcionários)

10. 10 Este e um exemplo de um projeto qual gerou uma economia de 23% em custos de limpeza num grupo de hotéis. Nível 4 : Redução em prática • Análise • Exclusivamente no setor de limpeza. • Até agora a limpeza foi feita pelo • próprio pessoal e pelo pessoal das • empresas terceirizadas. Avaliação Falta de um calculo detalhado sobre o espaço. Cada quarto, sala, móvel etc. foi calculado através da DIN ISO 18299. Uma lista precisa foi elaborada de todos os trabalhos e tempos necessários. 5. Redução 23% por ano; US$ 120.000 4. Resultado Com ferramentas como a lista precisa de todos os trabalhos é possível agora controlar as empresas terceirizadas facilmente. 3. Recomendação Delegação de todos os trabalhos para uma empresa terceirizada.

11. 11 Este e um exemplo de um projeto industrial qual gerou uma economia de US$ 1.300.000 na área operacional. Nível 4 : Redução em prática • Análise • Todos os processos operacionais. • Coleta de 250 problemas junto com os • funcionários. Resultado Identificação das razões de cada problema. 5. Redução US$ 1.300.000 4. Solução Eliminação de cada razão e custo identificado. 3. Custos Identificação dos custos de cada problema.

12. 12 • Tudo isso e muito mais pode ser alvo de uma redução. • A nossa oferta é a preparação disso e a participação na execução. • O último passo de tudo isso é: repetir tudo. Nível 4 : Redução em prática

13. 13 Reunião & Orientações Disposição permanente do consultor Você vai saber precisamente o que financeiramente deveria fazer ou deixar a cada mês. E tudo isso meses antes! Por exemplo, cada custo está questionado individualmente até você consegue controle total sobre todos os custos. Resultado 1 + 2 Controle de Custos Comparação entre filiais Atingimento Tendências Previsão Formação de Capital Desenvolvimentos Simulações Indicadores financeiros Separação de Custos Análise Financeira

14. 14 “Para quem gosta de organização não tem um sistema melhor!” Gilmar Brito da Silva Gerente Geral Bradesco Valença BA “Este trabalho é excelente e superou muito a minha expectativa! ” André Luis Proprietário Lojas Santo André Ituberá BA Táperoá BA Camamú BA UruçucaBA Alguns depoimentos

15. 15 “Gosto muito deste trabalho!” Eliseu Passos Proprietário Sunset Comércio de Confecções Valença BA Santo Antônio BA "Um excelente trabalho! ... ... diminuímos os RH em 64% e vendemos mais. Um problema se tornou solução!” Hermes Lacerda Proprietário Casa Lacerda Valença BA Revenda BRASILGÁS Valença BA Alguns depoimentos

16. 16 “Consegui o que queria e economizei dinheiro!” Mario Mancini Antigo Sócio Pousada Chez Max Morro de São Paulo BA “A estruturação da empresa, o plano de negócio, o orçamento eram os serviços quais fechei com a KHD. O próximo passo vai ser o controle financeiro. Este serviço é completo! Recomendo esta consultoria também por causa da boa relação entre preço e benefício.” Hugh Duncan Wilson Proprietário KIT QUIOSQUE Taquary-ValençaBA Alguns depoimentos

17. 17 “O melhor trabalho que já vi!“ Friedrich A.P. Einberger Investidor Investimento Tinharé Morro de São Paulo BA Investimento Boa Vista Morro de São Paulo BA Investimento Santo Antônio Salvador BA Alguns depoimentos

18. 18 Inventário Análises de Finanças Outsourcing / Terceirização Orçamentos QM I TQM I DIN ISO Controle de Custos Recuperação de Tempo Perdido Alteração de Sistemas Salariais Facility Management Administração de Custos indiretos Gestão de Finanças Pessoais Financiamentos Formação de Preços FERRAMENTAS RELACIONADAS

19. 19 • Experiência Profissional • Sou alemão de nascimento, trabalhei como Analista, Consultor, Assessor e Treinador Empresarial; Diretor de Operações; Vice Presidente (VP) Business Development, VP Treinamento Executivo e VP RH numa das 10 maiores consultorias mundiais, fundei a minha própria Consultoria e trabalhei como Professor universitário / Membro da Banca Examinadora (Marketing Internacional e Vendas) na Europa. Hoje vivo no Brasil e além de ser consultor, sou empresário e sócio de outras empresas. Credibilidade 500 Análises, 250 Projetos e 600 Treinamentos realizados em 45 países na Europa, EUA, África e América Latina com 100 Empresas de 16 nações e pessoas de 70 nações em 33 tipos de departamentos dos setores Indústria, Comércio e Serviços. Foco na utilidade de recursos; Redução de Custos; Produtividade, Eficiência e Eficácia nas várias estruturas, processos e sistemas de trabalho; Aumenta de Vendas. Retorno de investimento (projetos) em média 3:1, casos de 10:1. A Consultoria KHD Desde 2001 situada no Brasil, realizando projetos, serviços terceirizados e treinamentos que ajudam meus clientes aumentar a lucratividade deles. Estes trabalhos estão formados como módulos em partes desenvolvidos com os próprios clientes para vários fins. Tudo o que o cliente da KHD recebe é aprovado por empresários, gerentes e funcionários da Região, do Brasil e do Exterior (veja as entrevistas e depoimentos internacionais e nacionais no site: www.khd.com.br). O consultor Minhas experiências profissionais são estruturadas em mais ou menos 300 Módulos & 15 Métodos. Aqueles você pode baixar na Editora TOOL (www.khd.com.br).

20. 20 Foi criado, educado e formado na época quando a qualidade total QT, a sua Gestão TQM (Total Quality Management) e o DIN ISO foram inventadas, ‘Zero Erro’ e tudo mais e nunca acreditou totalmente em tudo isso. Acredito no ser humano com suas forças e fraquezas. Sei que nada perfeito existe na verdade. Mas sei também que sem o desejo de chegar mais perto possível do aperfeiçoamento não temos progresso. Sem progresso conseguimos nada melhor. As finanças signifiquem o sangue da sua empresa e garantem a circulação de tudo. Do meu ponto de vista finanças, ou melhor, o controle delas é o primeiro assunto de qualquer empreendimento. O consultor

21. 21 Administração dos Custos Indiretos Descrição (Editora SUMA ECONOMICA) Método, sugestões e idéias para administrar, reduzir ou ter mais retorno com a gestão dos custos indiretos. MÉTODO ALEMÃO.Com este filme, a sua empresa terá os seguintes benefícios: ›› Custos indiretos reduzidos›› Despesas rapidamente controladas›› Oportunidades para redução de custos de energia›› Gerenciamento de custos de propaganda›› Reduções nos custos de telecomunicações›› Novos métodos para controlar e reduzir custos de transporte e logística›› Expressivas reduções nos custos dos serviços de informática Acompanha Manual para revisão e fixação da matéria estudada. Nas Vendas desde 2002 Kay DahlmannÉ consultor empresarial e proprietário da D&P, consultoria alemã. Entre os seus principais clientes na Europa e nos EUA estão: Bayer AG, Basf AG, American Express, Motorola, Siemens AG, Shell International, Visa International, Wella AG, entre inúmeras outras grandes empresas. Publicações

22. 22 7. APLICANDO O PROJETO›› Vantagens do projeto›› Como fazer o projeto›› Documentação, contratos, checklists›› Respondendo as perguntas mais típicas›› Referências de sucesso›› Exemplos práticos 8. ATIVIDADES EM VÁRIOS SETORES›› Cash-and-Treasury Management›› Facility Management›› Sistema de saúde pública›› Municípios›› Custos de viagens 9. MODELO: CUSTOS DE VIAGENS›› Aspectos delicados›› Causas transparentes e invisíveis›› Passos para a redução 10. MODELO: FACILITY MANAGEMENT›› Gastos técnicos›› Gastos infra-estruturais›› Gastos administrativos 11. MODELO: MUNICÍPIOS›› A falta de verba›› A necessidade de economizar›› Passos para a redução 12. MODELO: SISTEMA DE SAÚDE PÚBLICA›› Gastos hospitalares›› Limpeza, energia, comunicações, lixo›› Passos para a redução 1. OS SETORES DE ATUAÇÃO DOS CUSTOS›› Os setores indiretos›› Os setores-margens›› Os setores que não fazem parte do processo-chave 2. OS TRÊS BLOCOS DOS CUSTOS›› Fornecimento e mercado›› Gastos administrativos›› Custos técnicos 3. FORNECIMENTO E MERCADO›› Management de custos de viagens›› Transporte e Logística›› Custos de expedição›› Custos de propaganda e representação 4. A ADMINISTRAÇÃO›› Telecomunicações›› Material de escritório›› Sistemas de impressão›› Acessórios para computadores e serviços›› Seguros da empresa 5. A TÉCNICA›› Management de custos de energia›› Ajuda e combustível›› Uniforme e roupas de aluguel 6. OS 5 PASSOS PARA COMBATER O GASTO INÚTIL›› Análise›› Conceito›› Apresentação›› Resultado›› implantação Publicações

23. 23 “Um problema se tornou solução” PBR: Qual foi a motivação da revendedora BRASILGAS de fechar este serviço? HL: O consumidor acha que uma revendedora de gás deve movimentar muito dinheiro. Estes tempos acabaram. Uma parte da concorrência faz dumping porque não sabe vender e ganhar clientes na forma certa. Isso está irritando o mercado. Temos funcionários todos legalizados, mas estes concorrentes não. Hoje em dia, a revenda de gás para quem trabalha honestamente não é mais um bom negócio. Quando a venda de um vendedor não pagou mais os custos dele chamei a KHD e fechei o serviço. PBR: Qual é o impacto deste serviço para sua empresa? HL: Resumindo, ‘resultado é tudo’! Quer dizer, hoje temos um resultado financeiro muito melhor mesmo se vendemos menos. Reorganizamos as vendas e diminuímos os recursos humanos em 64% e vendemos mais. Isso economizou uma grande parte do custo fixo. PBR: O que você recomenda para alguém que quer fechar este serviço pela primeira vez? HL: Este trabalho é perfeitamente elaborado. Quem fecha este serviço pela primeira vez deveria implantá-lo em etapas e corrigir cada elemento financeiro passo a passo. Primeiro o resultado operacional, depois planejamento financeiro e finalmente as contas a receber, contas a pagar, devedores etc. Não existe a possibilidade de fazer tudo de uma vez. È comparável com informática, por exemplo, se você vai informatizar sua empresa pela primeira vez você não faz tudo num passo. Entrevista com Hermes Lacerda do 17/12/08 Ele é proprietário da Revendedora BRASILGAS e Sócio da CASA LACERDA Material de Construção em Valença. Ele tem 53 anos, é casado e tem dois filhos. Ele é cliente da KHD desde 2007. Entrevistas A PERFORMANCE BUSINESS REVIEW (PBR) é uma revista exclusivamente para os clientes da KHD informando sobre vários assuntos econômicos.

24. 24 A PERFORMANCE BUSINESS REVIEW (PBR) é uma revista exclusivamente para os clientes da KHD informando sobre vários assuntos econômicos. “Precisei transparência no Grupo” PBR: Qual foi a motivação de fechar este serviço? AL: Na verdade não tive uma motivação específica, já negociei com uma consultoria de Salvador, mas ela estava cara demais. Além disso, não senti a confiança para falar sobre finanças. Quando conheci Kay (consultor da KHD) senti esta confiança. Na realidade estava incomodado com a falta de organização na área financeira que sem ninguém para ajudar persistia. No início chamei de ‘gasto’ o que paguei pelo serviço, hoje chamo isso ‘investimento’ e recibo o retorno. PBR: Qual é o impacto deste serviço para sua empresa? AL: Aproveito o fato de ter um relatório mensal bem detalhado que me permite analisar os custos na companhia do consultor. O serviço oferece muito mais do que estamos utilizando, mas não tive tempo até agora para aproveitar de tudo. Para 2009 vamos elaborar um planejamento financeiro e vamos tratar todas as empresas do grupo separadamente para ter uma gestão transparente. Isso vai nos equipar para controlar, ou seja, gerenciar as nossas finanças. PBR: O que você recomenda para alguém que quer fechar este serviço pela primeira vez? AL: Um novo cliente sempre terá dúvidas por isso, recomendo falar com o consultor para conhecê-lo melhor. Mas uma ajuda poderia ser conversar com outro cliente sobre o bom impacto deste serviço. Eu, por exemplo, estarei sempre disponível por isso. Entrevista com André Luis Ferreira Nunes do 24/11/08 André é proprietário do Grupo Lojas Santo André (Comércio de moveis e eletrodomésticos) com lojas em Ituberá, Taperoá, Camamú e Uruçuca. André tem 46 anos, é casado e tem três filhos. Ele é cliente da KHD desde 2007. Entrevistas

25. 25 / 25 GESTÃO FINANCEIRA CONSULTORIA KHD EDITORA TOOL Preparatório Nível 1: Coleta Nível 2: Controle Nível 3: Redução Nível 4: Redução em prática Reunião & Orientações SEJA BEM VINDO NO SITE www.khd.com.br A editora Tool tem um próprio espaço no site da consultoria KHD. Você pode baixar sua ferramenta gratuitamente por tempo indeterminado. Alguns depoimentos FERRAMENTAS RELACIONADAS O consultor Publicações Entrevistas www.khd.com.br consultoriakhd@gmail.com