Intro

1. Intro Memantapkan Kualiti PENGURUSAN MESYUARAT RASMI OlehMohd. Isa Abd. RazakMaktab Perguruan Keningau

2. Kandungan KANDUNGAN Jenis-jenis Mesyuarat Peranan dan Tanggungjawab AJK Agenda Mesyuarat Senarai Semak Tatacara dan Pengendalian* Minit Mesyuarat Bonus: Tindakan Susulan *Dua tajuk dalam sukatan pelajaran digabungkan.

3. 1 Jenis JENIS-JENIS MESYUARAT • Mesyuarat Jawatankuasa • Mesyuarat Agung • Mesyuarat Agung Khas • Mesyuarat Khas • Mesyuarat Tergempar

4. 1 MESYUARAT JAWATANKUASA • Ahlidipilih dalam mesyuarat agung. • Subjenisnya: mesyuarat jawatankuasa induk dan jawatankuasa kerja. • Kekerapan: bergantung pada kehendak perlembagaan, peraturan tetap, keperluan organisasi itu. • Kuorum: lazimnya dua pertiga.

5. 2 MESYUARAT AGUNG • Lazimnya sekali setahun, sebelum 31 Mac. • Tujuan (bergantung pada perlembagaan): • membentangkan laporan tahunan • meluluskan penyata kira-kira • merancang aktiviti tahun berikutnya • memilih ahli-ahli jawatankuasa baharu • meluluskan sesuatu usul • Kuorum: 1/3, 1/2 atau dua kali ganda ajk … bergantung pada jumlah ahli. Jika kuorum tidak cukup, mesyuarat boleh ditangguhkan 30 minit

6. 3 MESYUARAT AGUNG KHAS • Jarang berlaku dan dinamakan juga mesyuarat agung luar biasa • Diadakan untuk • membubarkan ajk yang ada dan memilih ajk baharu atas kehendak 1/5 daripada jumlah ahli • mengubah perlembagaan atas keperluan yang mendesak • menyelesaikan masalah kewangan yang kritikal

7. 3 MESYUARAT AGUNG KHAS • Diadakan dalam tempoh sebulan dari tarikh permintaan. • Kuorum mesyuarat agung diterima pakai. • Jika kuorum tidak mencukupi, mesyuarat hendaklah dibatalkan dan mesyuarat untuk tujuan yang sama tidak boleh diadakan dalam tempoh enam bulan.

8. 4 MESYUARAT KHAS • Kekerapan: berdasarkan keperluan. • Tujuan: membincangkan isu penting seperti mempercepat/menunda tarikh pelaksanaan sesuatu program. • Minit khas: disediakan dan diluluskan dalam mesyuarat jawatankuasa yang berikutnya.

9. 5 MESYUARAT TERGEMPAR • Subjenis mesyuarat jawatankuasa; lebih kurang mesyuarat khas. • Tujuan: membincangkan isu yang memerlukan kata putus segera. Contoh: hendak memecat ahli yang melanggar disiplin.

10. 2 Peranan PERANAN & TANGGUNGJAWAB Ahli Jawatankuasa • Tercatat dalam perlembagaan • Peranan utama dimainkan oleh pengerusi • Peranan urus setia/setiausaha terdapat dalam senarai semak dan pengurusan minit • Akses kendiri & e-pembelajaran: rujuk contoh perlembagaan di http://www.geocities.com/jpmmpks/

11. KUALITI PENGERUSI Pengerusi perlu memiliki kualiti peribadi yang • tenang, peramah, mesra • boleh berfikir secara objektif dan jelas • berpengetahuan cukup tentang tatacara mesyuarat • berkeupayaan mengawal diri dan sentiasa berhubung rapat dan bekerjasama dengan setiausaha.

12. KUASA PENGERUSI • Kuasanya mengatasi semua yang hadir dalam mesyuarat. • Keputusannya tentang tatacara mesyuarat muktamad. • Dia mempunyai undi pemutus; digunakan apabila berlaku persamaan undi antara pencadang dengan pembangkang. • Dia sahaja yang boleh memula dan menangguhkan mesyuarat ... mesti dilakukan tepat pada waktunya.

13. PERLAKUAN PENGERUSI • Pengerusi Duduk … Ketika ahli mesyuarat sedang berucap, pengerusi perlu duduk kerana tiada sesiapa pun dibenarkan bercakap ketika pengerusi sedang berdiri. • Pengerusi Berdiri … Ketika berucap pengerusi perlu berdiri kecuali dalam mesyuarat jawatankuasa. • Ahli Berdiri … Ahli juga hendaklah berdiri semasa berucap kecuali dalam mesyuarat jawatankuasa.

14. SASARAN PEMBICARAAN • Sasaran pembicaraan ialah pengerusi. Soalan, komen atau pandangan mestilah ditujukan kepadanya pengerusi, bukan kepada orang tertentu dalam mesyuarat. • Gunakan pembuka bicara yang sopan apabila memulakan ucapan seperti “Tuan Pengerusi, izinkan saya mengemukakan pertanyaan kepada ….” dan “Tuan Pengerusi, bolehkah pembicara menyatakan kepada kami …."

15. JIKA PENGERUSI BERTANDING • Jika pengerusi bertanding untuk mempertahankan kedudukannya sebagai pengerusi, dia tidak boleh mempengerusikan mesyuarat itu semasa pengundian dijalankan. Naib pengerusi atau seorang pengerusi sementara mesti mengambil alih tempatnya. Sekiranya dia dilantik semula, dia bolehlah mempengerusikan mesyuarat seterusnya jika dipersetujui oleh ahli-ahli mesyuarat.

16. PENYINGKIRAN PENGERUSI • Pengerusi boleh disingkirkan. Seorang ahli mengemukakan usul undi tidak percaya kepada pengerusi. Usul itu perlu disokong dan dikemukakan kepada mesyuarat oleh setiausaha. Jika usul itu mendapat sokongan ramai, pengerusi mesti mengosongkan kerusinya. Seterusnya, mesyuarat perlu memutuskan sama ada ditangguhkan atau dilantik pengerusi baharu. • Undi tidak percaya seperti ini hanya berkuat kuasa untuk satu-satu mesyuarat. Jika hal ini berlaku, lazimnya pengerusi akan meletakkan jawatan.

17. 3 Agenda AGENDA MESYUARAT • Maksud: kertas yang menyenaraikan perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat. • Panduan 1: pengerusi berbincang dengan setiausaha tentang isi kandungan agenda. • Panduan 2: Tidak perlu dijadikan agenda jika perkara itu boleh diputuskan oleh pihak pengurusan; dapat dilaksanakan secara bersurat atau melalui telefon.

18. BENTUK AGENDA • Rangka … Tajuk sahaja; paling lazim. • Lengkap …Tujuan setiap agenda dan rangka ketetapan yang perlu diputuskan dicatatkan. • Salinan Pengerusi … Lengkap dan ada ruangan kosong di bahagian tepi kertas agenda untuk catatannya. • Salinan Setiausaha … Sama dengan yang dimiliki oleh pengerusi atau lebih lengkap demi memudahkannya mencatat minit mesyuarat.

19. PENDAPAT KARUT • Pendapat yang mengatakan agenda boleh dipinda atau ditambah sebelum mesyuarat adalah karut. Perlakuan ini menyusahkan orang yang serius melakukan persediaan sebelum mesyuarat. (Pegawai INTAN Kawasan Utara, 22 November 2000.)

20. 4 Semak SENARAI SEMAK (Tatacara dan Pengendalian Mesyuarat)  Penting diikuti demi kelancaran mesyuarat.  Contoh yang disediakan berasaskan PKPA 2/1991, standard kualiti yang pernah diamalkan dan pengalaman personal.  Dapat disusun semula berdasarkan tanggungjawab individu dalam urus setia.  Perlu disesuaikan dengan keperluan sebenar dan perkembangan semasa.

21. TINDAKAN PRAMESYUARAT       

22. TINDAKAN PRAMESYUARAT     

23. TINDAKAN PRAMESYUARAT     *Sejam sebelum mesyuarat.

24. TINDAKAN PRAMESYUARAT       *Sejam sebelum mesyuarat.

25. TINDAKAN PRAMESYUARAT     

26. TINDAKAN SEMASA MESYUARAT       

27. TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT      

28. TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT     

29. TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT      

30. 5 Minit PENGURUSAN MINIT 10 fakta berasaskan PKPA 2/1991, standard kualiti yang pernah diamalkan dan pengalaman personal perlu dijadikan panduan.

31. Format PKPA 2/1991 … Format minit mesyuarat yang diperakukan oleh Kerajaan Malaysia terdapat dalam Lampiran A Pekeliling Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991 (PKPA 2/1991). 1 • Sediakan Secepat Mungkin … Draf minit untuk kelulusan pengerusi hendaklah dikemukakan kepada pengerusi untuk mendapat persetujuan tidak lewat daripada tiga hari selepas tarikh mesyuarat diadakan. 2

32. Pengedaran Minit …Minit mesyuarat yang telah disemak oleh Pengerusi hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat daripada satu minggu selepas mesyuarat diadakan itu. Edarkan minit sekali lagi sejurus sebelum mesyuarat berikutnya bermula*. 3 • Minit Padat … Minit direkodkan secara padat, tepat dan jelas. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan nota yang menunjukkan sama ada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja. PKPA 2/1991, Peraturan 5 (c) (iv). 4 * Ada kontroversi.

33. Tiada Kolum … PKPA 2/1991 tidak mencatatkan keperluan kolum untuk minit. INTAN dan agensi kerajaan yang utama mematuhi pekeliling itu."Kami mematuhi PKPA dan Manual Latihan Pengurusan Mesyuarat dan Jawatankuasa Kerajaan yang dikeluarkan oleh MAMPU, " kata Encik Shahril Annuar Ahmad, Pegawai INTAN Kawasan Utara. 5 • Tindakan …Perkataan "Tindakan" dihitamtebalkan dandikanankan. 6

34. Jangan Ada-adakan yang Tak Perlu … Tidak perlu nama dan tandatangan setiausaha di akhir minit. Kenyataan disemak oleh pengerusi, ruangan tandatangan dan namanya juga tidak perlu. Rasional: nama setiausaha sudah ada dalam senarai; minit disahkan dalam mesyuarat bukan oleh pengerusi. Tidak perlu dicatat "disemak oleh pengerusi" kerana itu tugas rutinnya. 7 Penomboran … Baik ikut sistem perpuluhan atau gabungan perpuluhan, huruf kecil dalam kurungan dan angka Roman kecil dalam kurungan. 8

35. Ada Sistem Pengesanan … Urus setia bertanggungjawab mengesan pelaksanaan keputusan mesyuarat dengan menggunakan borang khas (Lampiran B). PKPA 2/1991, Peraturan 5 (c) (vi). 9 • Penutup … Tidak perlu ditulis tajuk bagi bahagian penutup. 10

36. 6 Susulan TINDAKAN SUSULAN  Dapat memendekkan masa perkara berbangkit.  Gunakan borang yang sesuai untuk mendapat maklum balas.  Catatkan petikan minit dan hantar kepada semua ahli dua minggu sebelum mesyuarat yang berikutnya.  Dapatkan respons melalui telefon atau secara bersemuka.

37. TINDAKAN SUSULAN JAWATANKUASA INDUK KEUTUHANKEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA 4/200X

38. TINDAKAN SUSULANMINIT MESYUARAT JK. KURIKULUM NEGERI 2/200X

39. TK SEKIAN TERIMA KASIH