EXCHANGE “seçim sonrası yapılacaklar”

1. EXCHANGE“seçim sonrası yapılacaklar” ULUSLARARASI İLİŞKİLER OFİSİ 24 MAYIS 2012

2. 2 hafta içerisinde • Nominasyon işlemleriniz yapılarak sizler için resmi işlemler başlatılacaktır • Göndereceğimiz nominasyon e-mailinin cc’sinde sizler de olacaksınız; bu e-mail sonrası henüz iletişime geçmediyseniz partner kurumdaki ilgili kişilerle yazışma yapmaya başlayabilirsiniz..

3. Nomination e- mail template • Dear Partner,Greetings from the International Relations Office of Sabanci University/ Turkey !We are pleased to inform you that we have selected the below mentioned students who wish to study at your university in the 2012/2013 Spring Semesterunder the scope of the Exchange program.If our students need to fill in any application forms from your university, please have them sent directly to their e-mail addresses /(and also cc to me, please)/ as well as other necessary information on your university. Because of the visa requirements, all of our students need a formal acceptance letters to be sent from the host institutions. Therefore, we would be most pleased if you could confirm that you are able to accept our students by sending official acceptance letter to directly International Relations Office. • Name and Surname: MerveEvceGender: FemaleE-mail Address: mervevce@su.sabanciuniv.eduFaculty: FENSProgramme: Manufacturing Systems EngineeringScope of Agreement: Erasmus

4. Exchange Seçİm SonrasI Sürecİ: BİREYSEL TAKİP EDİLMESİ GEREKEN SÜREÇLER • Seçilen üniversite ile iletişim ve başvuru aşamaları • Üniversite & yurt/konaklama… • Vize Başvuru Süreci, Pasaport ve Seyahat-Sağlık Sigortası • Seyahatin Planlanması • Finansal Planlama SU İLE TAKİP EDİLMESİ GEREKEN SÜREÇLER • Öğrenci Öğrenim Hareketliliği Sözleşmesi • ECTS /SÜ ÖğrenimAnlaşması • Erasmus Hibeve SU Burs Ödemeleri • Erasmus ÖğrenciBeyannamesi

5. Seçİlen ünİversİte İle İletİşİm: • Karşı kurum ile ilk iletişimin kurulmuş olması: • İletişim henüz kurulmamışsa e-mail ile UİO’ya haber verilmesi (Başvuru prosedürlerini tamamladığınız halde e-mail almadıysanız veya makul sürede e-maillerinize dönüş alamadıysanız...) • Gideceğiniz okuldan gelen bilgilere göre YA DA gideceğiniz okulun web sitesinde bulmuş olduğunuz bilgiler doğrultusunda başvuru işlemlerinin başlatılması. Başvuru son tarihlerini mutlaka takip edin.. • Gerekli evrakların “son tarihler” dikkate alınarak karşı kuruma gönderilmesi (Başvuru formu, yurt başvuru formu, karşı kurum öğrenim anlaşması vs)

6. Seçİlenünİversİte başvuru formunu doldururken.. Başvuru formunda istenen iletişim bilgileri için aşağıdaki bilgileri kullanın: Departmental Coordinator: Değişim Danışmanınızın iletişim bilgileri yazılacak InstitutionalCoordinator/ International Relations Office: Name: E. Burak Arıkan Phone: 0090 216 483 9246 Fax: 0090 216 483 9715 E-mail: suoutgoing@sabanciuniv.edu Sabancı Üniversitesi ERASMUS KODU: TR ISTANBU 20

7. Vİze başvuru sürecİ: Pasaport: • UİO’dan alınan harç muafiyet dilekçesi ile ücretsiz olarak 1 yıl süreli olarak çıkartılabilir/uzatılabilir. Bunun için size göndereceğimizonline formu verilen Son Tarihe kadar doldurmanız gerekiyor. • Gerekli belgeler: Harç dilekçesi, nüfus cüzdanı ve fotokopisi, 3-4 adet fotoğraf ve başvuru formu (İlçe Emniyet Müd.’den temin edilecek) ile, en yakın İlçe Emniyet Müdürlüğüne yapacağınız başvuru sonucu 1-2 iş günü içerisinde pasaportunuzu çıkartabilir, uzatabilirsiniz.

8. Vize başvuru süreci: • Turistik vizeler geçerli değildir, mutlaka öğrenci vizesine başvurulmalıdır!!! Genel Başvuru Koşulları • Ülkedenülkeyedeğişmektedir. • Vize verilmesi1 - 4 ayarası sürebilmektedir: Başvuru için acele edin! Vize başvurunuzu yapabilmeniz için başvuru işlemlerini tamamlamanız sonrasında partner kurumdan ‘Kabul Mektubu’ gönderilmesinin takibini yapın. • Öğrenci tarafından şahsen başvurulmalıdır. • Başvuruücreti: 25 ile100 Euro arasındadeğişmektedir. • SLOVENYA için Ankara’ya şahsen müracaat!!!

9. Vize başvuru süreci: • Genel olarak istenen belgeler: orjinal Kabul mektubu, Öğrenci Belgesi, SU’den konsolosluğa hitaben yazılmış Erasmus kabul/hibe dilekçesi, Vize başvuru formu, 1 adet fotoğraf, En az 1 yıllık geçerlilik süresi kalmış olan pasaport, seyahat sigortası. • Seyahat Sigortası:Yaptırılması zorunludur. Çoğu ülkenin vize başvurusu için de gerekmektedir. • SU’daki AkSigorta’nız yurtdışında geçerli değildir!  İstenebilen Diğer belgeler: Doğum Sertifikası (Formül A adıyla nüfus müdürlüklerinden alınabilir), uçak bilet rezervasyonu, kayıt konfirmasyonu, yurtdışında bulunulacak süreyi karşılayacak kadar hesabınız bulunduğunu gösteren banka hesap cüzdanı ya da Banka yazısı. *** Tam olarak istenen belgelerÖğrenci tarafından konsolosluklardan öğrenilmelidir.

10. Seyahatin Planlanması: Bilet: • Uygun seyahat yolları araştırılmalı (özellikle charter seferleri ve tren) ve akademik takvime göre dönemin başlamasından önce gidecek şekilde gerekli rezervasyonlar yaptırılmalıdır. Seyahat tarihi: • Bahar döneminde gidecek öğrenciler için – • Gideceğiniz okul, SU’daki finalleriniz bitmeden başlıyorsa: 1) SU’daki ders hocanızla görüşerek size özel erken tarihe çekilmiş final sınavı isteyebilirsiniz; ya da 2) Gideceğiniz üniversite ile görüşerek, geç gelmenizin mümkün olup olmadığını sorabilirsiniz

11. Finansal Planlama: • Gidilecek ülkedeki yaşam koşulları araştırılmalıdır (Daha önce değişime katılan SU öğrencileri ile görüşebilirsiniz-İletişim bilgileri için http://iro.sabanciuniv.edu/students/exchange/outgoing/useful-documents • Vize ve bilet masrafları • Hollanda’ya gidecekler için ort. 600€ oturma izni bedeli • Depozitolar, konaklama ücreti • Gidilen ülkede sağlık sigortası masrafları

12. ECTS ÖA (Erasmus Kapsamında Gidenler İçin) Bilateral ÖA (İkili Anlaşmalar Kapsamında Gidenler İçin) • Akademiktanınma, garantilikredive not transferini güvence altına alarak değişimi kolaylaştırması amacıyla uygulanır • 3 taraflı (öğrenci, gönderen kurum, partner kurum) bir taahhütname olan ÖA, Değişim Programı’nın temel aracı, ders kayıt belgesidir. • Her ikikurumdanyetkilikişilerinonaylarızorunludur. • Esnekyapılıdır, onaylanmakkoşuluyladeğişiklikmümkündür (add/drop zamanı) • OnaylananbirÖA’nınonaylandığıhaliyleuygulanmasızorunludur (notların sisteme geçmesi) • Öğrenim Anlaşması Kılavuzu’numutlaka inceleyin..

13. ECTS Nedir? (Erasmus kapsamında gidenler için) • European Credit Transfer System (Avrupa Kredi Transfer Sistemi) • Avrupa genelinde kullanılan ortak kredi sistemi • Programın amaçlarına göre belirlenmiş öğrenim çıktılarına ulaşmak için gerekli öğrenci iş yüküne dayalı bir sistem

14. Öğrenİm Anlaşması doldurulması ve onaylanmasıSorumluluk: Öğrencİ 1. Adım: Öğrenci karşı kurumda alacağı dersleri belirlerKurumun web sitesine bakın • Websitesinde yoksa mutlaka kurumun uluslararası ofisinden açılacak dersler listesini isteyin • Daha önce değişime katılmış öğrencilerin aldıkları dersler örnek teşkil edebilir. Websitemizden veritabanına erişebilirsiniz.. ( Bknz: Useful Documents..) • Problem yaşarsanız UİO’ya haber verin • Erasmus’la gidenler için:Ulusal Ajans tarafından her değişim öğrencisinin ortalama 30 ECTS (en az 24 ECTS) alınması zorunludur. • İkili Anlaşma ile gidenler için: 15 SÜ kredisine denk gelen ders alınması zorunludur (En az 12 SU kredisi) • En fazla alınabilecek kredi: Alınan derslerin SU türünden kredi karşılıkları SU'da bir dönemde alınabilen kredi yükünden fazla olamaz- 20 SU kredisi (Mezuniyet durumumdaki öğrenciler için 21) 2. Adım: Öğrenci almak istediği derslerin listesini içerikleri (syllabus) ile birlikte Değişim Programı Danışmanı’na sunar

15. Öğrenim Anlaşması doldurulması ve onaylanmasıSorumluluk: Öğrenci (devam..) 3. Adım: Onay alınan dersleri, bilgisayar üzerindeSU’ya ait Öğrenim Anlaşması (ÖA) (Erasmus: ECTS ÖA yada İkili:SU ÖA) üzerinde doldurup, önce kendi imzalayıp sonra Değişim Programı Danışmanı’na imzalatır. ÖA kesinlikle BİLGİSAYAR ortamında doldurulmalı: Elle doldurulan belgeler kabul edilmeyecektir!SU’ya ait ÖA e-maille sizlere gönderilecektir. Tüm belgeler gibi bu belgeye de web sayfamızdan (Useful documents..) erişilebilir. • Hem öğrenci hem de değişim danışmanı tarafından imzalanan orjinal ÖA , Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne teslim edilir. (Öğrenci bir kopyasını mutlaka saklamalıdır)

16. Değişim Danışmanının Temel Sorumlulukları: • Öğrencinin değişim programı için gideceği kurumun seçiminde gerektiğinde öğrenciye destek olmak, açılan dersleri incelemek • Öğrenci yerleştirildikten sonra alacağı derslerin belirlenmesinde öğrenciye yardımcı olmak, derslerin SU kredi karşılıklarını ve SU’da sayılacak ders cinsini belirlemek (Öğrencinin mezuniyet kriterleri ve derslerin ECTS kredileri dikkate alınarak)İkili Kapsamında gidenler için: SÜ Kredisi, SÜ ECTS Kredisi ve SÜ’de sayılacak ders cinsi) • ÖA’yı onaylamak- imzalamak • Öğrenci değişime gittikten sonra ÖA’da yapılacak değişiklikleri onaylamak-imzalamak • Öğrenci değişimdeyken yaşayabileceği akademik sorunlarda öğrenciye destek olmak

17. Değİşİm Programı Danışmanları: FASS CULT: Annedith Schneider ECON: İnci Gümüş SPS: Ateş Altınordu VACD: Erdağ Aksel IS: Halit Mustafa Tağma FMAN MAN: Ronan de Kervenoael FENS COMPUTER SCIENCE: Hüsnü Yenigün, Yücel Saygın ELECTRIC ENGINEERING: Cem Öztürk MECHATRONIC: Kürşat Şendur MANUFACTURING SYSTEMS ENG: Kemal Kılıç & Barış Balcıoğlu MATERIAL SCIENCE: Mehmet Yıldız BIOLOGY: Hikmet Budak DİKKAT! SU’da hangi bölümde kayıtlı iseniz ya da hangi bölümü deklare edeceksiniz o bölümün Değişim Danışmanı’na gitmeniz gerekiyor. (örn. Mekatronik bölümünde olan bir öğrenci İşletme anlaşması ile gidecek olsa dahi, ÖA’sını kendi programındaki danışmanı Kürşat Şendur’a onaylatmalıdır)

18. Öğrenİm AnlaşmasıUİO ve fakülte Sorumlulukları • Tüm ÖA'ları, UİO tarafından, Fakültelere sunulur • ÖA’lar Fakülte Yönetim Kurulları (FYK) tarafından onaylanır • Onaylanan ÖA’ların elektronik kopyası, UİO tarafından karşı kuruma imzalanması için gönderilir • İmzalanıp UİO’ya gönderilen ÖA’larının soft kopyası e-mail ile öğrenciye gönderilir - Karşı kurum tarafından imzalanıp UIO’ya geri gönderilmeyen ÖA sahiplerine haber verilir - Öğrenci bu ÖA’ların karşı kurum ile imza takibini üniversiteye gittiği zaman yaparak, ÖA’sını imzalatıp, e-mail yoluyla UİO’ya e-maille geri gönderir.

19. Öğrenim Anlaşması-ADD-DROP sayfasıÖğrenci sorumlulukları Öğrenci partner kuruma gittiği zaman ÖA ilk sayfada belirtmiş olduğu derslerde değişiklikler yapmak isteyebilir. Bu durumda aşağıdaki işlemler takip edilmelidir: • Öğrenci yapacağı değişikliklerden SU’daki Değişim Danışmanı’nı e-mail ile haberdar eder, yeni alacağı derslerin syllabuslarını e-mail yoluyla danışmanına gönderir • Almak istediği yeni dersler için SU kredi denkliklerini Değişim Danışmanı’ndan öğrenir • Dersleri tam olarak belirledikten sonra bilgisayarda ÖA’nın 2. sayfası olan add/drop sayfasını doldurur Doldururken Dikkate edilmesi gereken hususlar: • Bıraktığınız ve yeni aldığınız derslerin her birini ayrı ayrı add-drop sayfasında belirtmeniz gerekir • İlk sayfada alınan ve bırakılmayacak olan derslerin add/drop sayfasına yeniden yazılmaması gerekir

20. Öğrenim Anlaşması-ADD-DROP sayfasıÖğrenci sorumlulukları • Öğrenci, doldurmuş olduğu ÖA’sını kendisi imzaladıktan sonra gitmiş olduğu üniversitedeki bölüm ve kurum koordinatörlerine imzalatır ve mühürletir. • Onaylanan ve scan edilen ÖA’yı verilen son tarihe kadar e-mail yoluyla UİO’ya gönderir. (Faks kabul edilmiyor !) • ÖNEMLİ HATIRLATMA: Değişim süresince alınan dersler için geriye dönük herhangi bir işlem yapılamamaktadır (Başka bir dersin yerine saydırma işlemi gibi ancak değişim dönemine ait not girişleri tamamlandıktan sonra yapılabilir..)

21. Öğrenim Anlaşması-ADD-DROP sayfası/UİO/Fakülte • UİO, ÖA’larını SU’daki Değişim Danışmanları’na göndererek imzalanmalarını sağlar • İmzalanan ÖA’lar UİO tarafından fakülte onayına sunulur • FYK tarafından onaylanan anlaşmalar taranarak tek tek öğrencilere gönderilir (saklanmalıdır) • Bu şekilde add/drop sayfası ile beraber onaylanan ÖA’lar bir daha değiştirilmemektedir! Ders notlarınız SU sisteme bu ÖA üzerinden girileceğinden add/drop sayfası son derece dikkatli doldurulmalıdır.

22. Öğrenİm Anlaşması ÖNEMLİnoktalar!!!! • Değişim Danışmanları, alınan dersleri SU kredisine çevirirken, tam sayı, ya da buçuklu olarak çevirmelidir (örn, 2.5, 3, 4, 5.5, vs). 3.2, 2.7 gibi kredi denklikleri olamaz! • ÖA’da dersleri mutlaka kodları ile yazın, aksi taktirde not girişlerinde sorunlar yaşanmaktadır • ÖA’da imzalanması gerekli hiçbir alan boş kalmamalıdır (öğrenci- SU-partner kurum) • Mezuniyet kriterlerinize dikkat! Sorumluluk öğrenciye ait. Örn: Üniversite derslerini tamamlamadıysanız mezun olamazsınız. Dolayısıyla döndüğünüzde bu dersleri tamamlamaya yetecek kadar zamanınız olduğundan emin olmalısınız. CIP 101 dersi Güz ve Bahar dönemlerinde kayıtlı olmanız gereken bir senelik bir derstir. Bu dersi tamamlamak için tam bir akademik yıla ihtiyaç duyacağınızı da hatırlatmak isteriz. • 4. Sınıfta değişime giden MDBF Öğrencileri: ENS 491, ENS 492 gibi bitirme derslerini değişim döneminde alacak öğrencilerin bu bilgiyi mutlaka Öğrenim Anlaşmaları üzerinde belirtmeleri gerekiyor. Belirtilmediği takdirde mezuniyet şartları tamamlanmamış sayılacağından bu bilginin ÖA’nızda olduğundan mutlaka emin olun ! • Karşı kurumda proje muadili ders almak mümkün değilse; fakültenizle görüşerek durumunuzun fakülteniz tarafından değerlendirilmesini sağlayınFakülte, öğrencinin mezuniyet durumuna, projenin uzaktan takip için uygunluğuna, danışman öğretim üyesinin görüşüne ve diğer koşullara bakarak, öğrencinin proje dersine SÜ'de kayıt olmasına karar verebilir.

23. Öğrenim anlaşması hatırlatmalar • Değişim döneminizde hem SU hem de partner kurum öğrenim anlaşmalarının takibini yapmalısınız. • SU ÖĞRENİM ANLAŞMASI = DEĞİŞİM DÖNEMİ DERS KAYIT BELGESİ • SU Öğrenim Anlaşması ders kayıt belgesi niteliğinde olduğundan yapılan yönlendirmelere uyun ve verilen son tarihlere kadar belge işlemlerinizi tamamlayın. • Derslerinde değişiklik yapmayan öğrenciler için öğrenim anlaşması ilk sayfanın onayının tamamlanması, değişiklik yapan öğrenciler için ise ÖA’nın her iki sayfasının (ilk sayfa ve add/drop sayfası) doldurulup onaylanması gerekmektedir. • ÖNEMLİ NOT: Son tarihlerden sonra iletilen Öğrenim Anlaşmaları hiçbir şekilde kabul edilmeyecektir ! Lütfen süreç detayları için dağıtılan Öğrenim Anlaşması Kılavuzu’nu dikkatle okuyun..

24. Güz Dönemi Değişim Öğrencileri için Son Tarihler • 15 Haziran 2012 • Sizin imzaladığınız ve danışmanınıza onaylattığınız ÖA ilk sayfasının UIO’ya elden teslim edilmesi • 14 Temmuz 2012 • Tüm taraflarca onaylanan ÖA ilk sayfasının partner kurum tarafından suoutgoing@sabanciuniv.edu adresine e-mail ile gönderilmesi* • 26 Ekim 2012 • Onaylanan ÖA ilk sayfasına göre hazırladığınız ve imzaladığınız ÖA add-drop sayfasının partner kuruma imzalatılması & mühürletilmesi sonrası suoutgoing@sabanciuniv.edu adresine e-mail ile gönderilmesi

25. BAHAR Dönemi Değişim Öğrencileri için Son Tarihler • 15 Kasım 2012 • Sizin imzaladığınız ve danışmanınıza onaylattığınız ÖA ilk sayfasının UIO’ya elden teslim edilmesi • 14 Aralık 2012 • Tüm taraflarca onaylanan ÖA ilk sayfasının partner kurum tarafından suoutgoing@sabanciuniv.edu adresine e-mail ile gönderilmesi* • 15 Nisan 2013 • Onaylanan ÖA ilk sayfasına göre hazırladığınız ve imzaladığınız ÖA add-drop sayfasının partner kuruma imzalatılması & mühürletilmesi sonrası suoutgoing@sabanciuniv.edu adresine e-mail ile gönderilmesi

26. Almanya’ya Giden Güz Dönemi Değişim Öğrencileri için Son Tarihler • 15 Haziran 2012 • Sizin imzaladığınız ve danışmanınıza onaylattığınız ÖA ilk sayfasının UIO’ya elden teslim edilmesi • 14 Temmuz 2012 • Tüm taraflarca onaylanan ÖA ilk sayfasının partner kurum tarafından suoutgoing@sabanciuniv.edu adresine e-mail ile gönderilmesi* • 30 Kasım 2012 • Onaylanan ÖA ilk sayfasına göre hazırladığınız ve imzaladığınız ÖA add-drop sayfasının partner kuruma imzalatılması & mühürletilmesi sonrası suoutgoing@sabanciuniv.edu adresine e-mail ile gönderilmesi

27. Almanya’ya/Japonya’ya Giden bahar Dönemi Değişim Öğrencileri için Son Tarihler • 15 Kasım 2012 • Sizin imzaladığınız ve danışmanınıza onaylattığınız ÖA ilk sayfası UIO’ya elden teslim edilmesi • 14 Aralık 2012 • Tüm taraflarca onaylanan ÖA ilk sayfasının partner kurum tarafından suoutgoing@sabanciuniv.edu adresine e-mail ile gönderilmesi* • 14 Haziran 2013 • Onaylanan ÖA ilk sayfasına göre hazırladığınız ve imzaladığınız ÖA add-drop sayfasının partner kuruma imzalatılması & mühürletilmesi sonrası suoutgoing@sabanciuniv.edu adresine e-mail ile gönderilmesi

28. Partner Kurumda Alınacak Dersler- Notlandırma • Dikkat Edilecek Hususlar: • Dersleri veren öğretim üyelerinden (mümkünse) ECTS notu verilmesinin istenmesi • SU’da sayılamayan Pass/Failnotu verilen derslerin kesinlikle alınmaması veya bu dersleri veren öğretim üyelerinden pass/fail yerine ECTS notu verilmesinin istenmesi • Aldığınız Notlar SU’ya Nasıl Çevrilecek? Eğer değişim üniversiteniz ECTS not sistemini kullanıyorsa..

29. Partner Kurumda Alınacak Dersler- Notlandırma • Dikkat.. • *** Yakın zamanda ECTS kullanmayan üniversite ve ülkelerin dönüşüm tabloları http://iro.sabanciuniv.edu/students/exchange/outgoing/credit-and-grade-transfer adresinde yayınlanacaktır. • İkili anlaşma kapsamında değişim programına katılıyorsanız ve okulunuz /ülkenize ait dönüşüm tablosunu yukarıdaki linkte göremezseniz değişim dönemi notlarınız fakülteniz tarafından çevrilir ve dönüşüm için fakülte yönetim kararı gerekir • Erasmuskapsamında değişim programına katılsanız da değişim okulunuz ECTS notu kullanmıyor ve yerel notunun ECTS dönüşüm bilgisini paylaşmıyor ve okulunuz /ülkenize ait dönüşüm tablosunu yukarıdaki linkte göremezseniz değişimde alacağınız derslerin not çevrimi yine fakülteniz tarafından yapılır ve not dönüşümünüz için fakülte yönetim kararı gerekir.

30. Partner kurumdan gelen Transkript: • Transkriptin not girişininyapılabilmesiiçinÖğrenciKaynakları’ndanGülinKarahüseyinoğlu’na (gulink@sabanciuniv.edu)teslimedilmesigereklidir • Notlar mutlaka zamanında SU’ya ulaşmalıdır. Partner önden e-maille transkriptinizin kopyasını gönderebilir. Ancak orijinalleri olmadan not girişi yapılamadığından orijinal transkriptinizin SU’ya ulaştığından emin olun. (Belge ofisimize iletilirse ÖK’ya yönlendirirken sizleri e-maille bilgilendiriyoruz) • Değişim dönemine ait transkript takibinden tamamen öğrenci sorumludur. • Transkriptinizin mümkünse İngilizce olarak gönderilmesini isteyin: Mümkün değilse ders isimlerini İngilizce’ye çeviren bilgi notunu ÖK’ya iletin.

31. Partner kurumdan gelen Transcript: • ÖNEMLİ NOT!!ÖA’daki ve transkriptteki dersler (kodlar) birbiriyle birebir eşleşmelidir: • ÖA’daoluptranskripttegörünmeyenderslersisteme F olarakişlenir • Transkripttegörünüp ÖA ilk yada add/drop sayfasındabulunmayanderslersistemeişlenemez • Notlar SU sisteme girildikten sonra ÖA üzerinde geriye dönük işlem yapılamaz (Kredi ya da ders havuzu değişimi) • Öğrenciler Değişim Dönemi tamamlandıktan sonra hiçbir şekilde ne partner kurumda ne de SU’damake-up sınavı alamazlar !!! • Tüm make-up sınavları öğrenci partner kurumdayken/ dönem bitmeden ve notları/transkripti SU’ya gönderilmeden alınmalıdır.

32. ErasmusHİbelerİ: • Avrupa Komisyonu tarafından Ulusal Ajans ve Üniversite kanalıyla değişime katılan öğrencilere, bu değişimden kaynaklanan ek maliyetlerin karşılanması maksadıyla verilen destektir. Miktarlar ülkelerin pahalılık endeksine göre hesaplanmıştır. • 2012-2013 Akademik Yılı için hibe dağılımı yandaki gibidir:

33. Erasmus Hİbe Ödemeleri: • Hibe ödemesi yapılması için, Erasmus Öğrenci Sözleşmesi’nin gerektiği gibi doldururup UİO’ya teslim edilmesi gerekir • Öğrenci hibe almaya hak kazanmışsa ve sözleşmesinde banka bilgilerini iletmemişse kendine ait Akbank Euro hesabıaçtırarak UİO’ya bu bilgileri e-mail ile gönderir (suoutgoing@sabanciuniv.edu – Konu: Hesap Bilgileri) IBAN numarasının verilmesi çok önemli !!! • ÖNEMLİ: Havale ücreti kesintisini önlemek için AKBANK dışındaki bir bankaya hibe ödemesi yapılamamaktadır.. • SU’da yurt bursu olan öğrenciler ayrıca Akbank TL hesabı açtırarak UİO’yu ödemelerinin yapılması için bilgilendirmelidir

34. ErasmusHİbe Ödemeleri: • Hibeler sözleşmelerde belirtilen süre üzerinden, %80’i peşin; geri kalan %20’si öğrenci döndükten (Katılım Belgesini ve değişim raporunu teslim ettikten) sonra öğrencilerin başarı durumlarına bakılarak verilecektir. • %20’lik tam ödemenin yapılması için Katılım Belgesinin en az 5 ayı kapsaması ve öğrencilerin aldığı ECTS kredilerinin en az 2/3’ünden F dışında geçer not alması gereklidir. • 5aydan fazla kalacak öğrenciler -en fazla sözleşmelerinde belirtilen süre için • olmak üzere- kalış tarihine denk gelen ödeme yapılacaktır. • 4 aydan az kalan öğrencilerin eksik kalınan süre için hibe iadesi yapmaları gerekmektedir. • Tam ayı geçen süreler için, tam aya tamamlanamayan sürenin aşağıdaki tabloda gösterilen karşılığına denk gelen miktarda hibe verilir. • 1-3 gün- 0 € • 4-10 gün arası- ¼ aylık hibe • 11-17 gün arası- ½ aylık hibe • 18-24 gün arası- ¾ aylık hibe • 25 gün ve fazlası- Tam aylık hibe

35. SU Burs Ödemeleri: • Lisans öğrencisinin SÜ'den aylık veya dönemlik olarak aldığı nakit bursu varsa bu ödeme kesilmez SÜ' deki burs ödemeleri ile ilgili yönerge ve prosedürler çerçevesinde devam eder • SÜ'den yurt bursu alan lisans öğrencilerinin bir dönemlik yurt bursu tutarları öğrenci yurt dışına gitmeden önce nakden öğrenciye ödenir. • ÖNEMLİ: Yüksek Lisans ve doktora öğrencilerinin çalışma karşılığı aldıkları burslar değişim döneminde çalışmayacakları için devam etmez; dondurulur.

36. ErasmusStudent Charter: • Neler Beklemelisiniz? • Gitmeden önce elinizde 3 tarafça imzalanmış bir ÖA olması hakkı • ÖA'da belirtilen dersleri (onaylandıkları ve açıldıkları takdirde) alma hakkı • Öğrenim, kayıt ücreti ödememe hakkı • SU'den aldığınız bursun devam ettirilmesi hakkı • Aldığınız ders, kredi ve notların SÜ'ye olduğu gibi transfer edilmesi hakkı • Diğer öğrencilerin faydalandığı gibi kütüphane, bilgisayar labaratuarı ve diğer imkanlardan eşit şartlarda faydalanma hakkı) • Dönem sonunda size aldığınız dersleri, ECTS kredi ve notlarını gösteren bir transkript verilmesi hakkı • Neler Yapmalısınız? • ÖA'da belirtilen çalışma programına uyma sorumluluğu, • Gittiğiniz üniversitenin kural ve prosedürlerine uyum sorumluluğu, • Belirtilen sürenin (1 dönem) tamamını, sınav ve ders ile ilgili diğer zorunluluklarını yerine getirerek gittiğiniz üniversitede geçirme sorumluluğu, • Döndükten sonra Erasmus Raporu doldurma sorumluluğunuzu unutmayın!

37. Muhtemel Problemler & Çözümler: Akademik Problemler: • Akademik sorunlarınızda önce mutlaka oradaki akademik danışmanınıza, olmazsa ikili anlaşmada ismi bulunan öğretim üyesine, sonra da SÜ'deki değişim danışmanınıza bilgi verin. • ÖA'da belirtilen dersin açılmaması, ya da bir sebeple o dersi alamamanız durumunda panik olmayın! O ders yerine açılan dersleri ve diğer bölümlerde açılan derslerini inceleyin, DeğişimDanışmanınızdan ve UİO’dan destek isteyin. • Daha önce değişime katılmış arkadaşlarınızla temasa geçin. • Contact Details of Former Exchange Students (Değişim Öğrencileri- İletişim Bilgileri) • ***Ülkelere göre daha önce değişime katılan öğrencilerden destek alabileceğiniz bir organizasyon UIO tarafından düzenlenecektir.

38. Önemlİ Belgeler • Öğrenci Öğrenim Hareketliliği Sözleşmesi * • Öğrenim Anlaşması * • Katılım Sertifikası * • Final Raporu (IRO tarafından email adreslerinize online form gönderilir) • Websitemizden yüklenebilirler:* • http://iro.sabanciuniv.edu/students/exchange/outgoing/useful-documents

39. Muhtemel Problemler & Çözümler: Akademik Olmayan Problemler: • Olası problemler: Yurt ile ilgili problemler, maddi sorunlar, önyargı & ayırımcılık • İlk yapmanız gereken ailenizi aramak olmamalı. Sorunu doğru bir şekilde değerlendirin ve öncelikle kendi başınıza çözmeye çalışın. • Çözemezseniz gittiğiniz üniversitedeki Uluslararası ilişkiler Ofisi'nden yardım isteyin. • Yine de çözülmezse bize bilgi verin (Ancak bizim müdahale gücümüz sınırlı olacaktır, unutmayın!) • Herhangi bir kaza, yada polisiye durumda derhal şehrinizde (ya da yakın şehirlerdeki) Türk Konsolosluğu'nu ve bizi bilgilendirin.

40. Diğer Hususlar: • Giden öğrenciler değişim süresi için dizüstü bilgisayarlarını sınırlı destek ve sigorta olanağı ile yurtdışına götürürler. • Öğrenim ücreti muafiyeti olmayan öğrenciler değişim dönemlerinde de öğrenim ücretini SU'ya ödemeye devam ederler. • Değişim dönemine kadar not ortalaması 2.2’nin altına düşürülmemelidir: Ortalamanın düşmesi durumunda öğrenci değişime katılamaz! • YBF dekanı Nakiye Boyacıgiller tarafından verilecek oryantasyon amaçlı seminere katılım zorunludur.

41. Lütfen… • E-maillerinizi düzenli olarak takip edin, sizinle tüm iletişimimiz e-mail üzerinden olacaktır • UİO tarafından verilen “son tarih”lere uymaya özen gösterin • İçwebdeki duyuruları düzenli olarak takip edin, mezuniyet başvuruları, ders kayıtları (Proje 302..gibi), burs başvuruları, yurt başvuruları gibi konularda değişim öğrencilerine özel bir bilgilendirme yapılmamaktadır!!! • Burs başvurularını kaçırmamanız ve önkoşullu dersleri alabilmeniz için transkriptinizin partner kurum tarafından zamanında gönderilmesini sağlayın

42. İletİşİm: • DeğişimProgramları web sitesi: • http://iro.sabanciuniv.edu/ • Uluslararası İlişkiler Ofisi (YBF 1162) E-mail:Mesajlarınızı sadece suoutgoing@sabanciuniv.eduadresine gönderin. Kişisel adreslere gelen mesajlar yanıtlanmamaktadır. Giden değişim öğrencileri sorumlusu: Seda Sözügeçer Tel: +90 216 483 9644 Fax:+90 216 483 9715

43. Ofis Saatlerimiz • Pazartesi- Salı :10.00-12.00 • Çarşamba-Perşembe :14.30-16.30 • Ofis görüşmesi yapmak isterseniz saati belirlemek için lütfen suoutgoing@sabanciuniv.eduadresine email atın!

44. Tavsiyeler... • Gideceğiniz ülkelerde öğrencilere özel avantajlardan yararlanmak için Uluslararası Öğrenci Kimlik  kartı (ISIC) edinebilirsiniz. • Thirdyear abroad.comhttp://www.thirdyearabroad.com/ ‘Gitmeden önce bilmek iste- yeceğiniz HERŞEY’…

45. SORULARINIZ?

46. Değişim döneminizin en güzel şekilde geçmesi dileğiyle..