Memahami Proses yang Ada dan Contoh

1. Memahami Proses yang Ada dan Contoh

2. Memahami Proses yang Ada • Salah satu cara yang paling efektif untuk memahami proses yang ada adalah dengan membuat bagan proses pada sebuah peta. • Peta Proses ditujukan untuk menampilkan proses sedemikian rupa sehingga lebih mudah untuk dibaca dan dipahami. • Peta tersebut berupa dokumen yang “hidup dan bernafas” yang berarti harus digunakan.

3. Memahami Proses yang Ada (cont.) • Selama proses pemetaan, setiap tugas mungkin dipandang secara berbeda oleh orang dan metode yang digunakan mungkin berbeda pula. • Penting untuk dikonsentrasikan pada pemetaan adalah input dan output dari setiap tahap dan cara-cara bekerja yang baik. • Peta proses tersebut memberikan poin utama untuk diskusi tentang cara orang bekerja dan akan membantu pembentukan pemahaman umum terhadap pola kerja

4. Peta Proses - Keunggulan • Keunggulan dari Peta Proses : • Usability (kemampuan untuk digunakan) Peta-peta tersebut harus digunakan dan, memudahkan tim melihat secara jels proses tersebut dan mengidentifikasikan pemborosan serta bidang yang membutuhkan perbaikan. • Proses pemetaan itu sendiri Manfaat terdapat pada proses aktual yang menghasilkannya. Karena disitu individu bekerja bersama untuk menghasilkan peta lengkap dari proses dimana mereka bekerja, mereka akan memperoleh pemahaman akan tugas dan masalah dari yang lain dan bagaimana mereka memberikan kontribusi.

5. Peta Proses – Kelemahan dan Hambatan • Kelemahan dan Hambatan Peta Proses : • Gangguan Pemetaan proses yang tidak masuk akal dapat menjadi lebih penting daripada perbaikan yang hendak dicapainya. • Umurnya sendiri Proses pemetaan memiliki umurnya sendiri dan kehilangan kaitannya dengan pekerjaan pada proses tersebut. • Kekeliruan pemakaian untuk komunikasi Peta, berlawanan dengan harapan, bukanlah alat komunikasi yang baik, terutama antar lapisan manajemen.

6. Pemetaan • Peta proses yang pertama dibentuk oleh tim tersebut menggunakan teknik bagan alur sederhana. Menggunakan sejumlah simbol sederhana sbb : Mulai/selesai Tugas/aktivitas Titik Keputusan Aliran Jenis ANSI (American National Standards Institute)

7. Pemetaan (cont.) • Informasi yang kami pandang penting untuk dicatat pada setiap tahap proses : • Waktu tunggu • Ketergantungan harus jelas • Siapa yang melaksanakan setiap tugas? • Bidang masalah harusnya diperlihatkan • Penambahan nilai • Dengan memiliki data tentang level-level ini, siklus proses yang lengkap dapat diperlihatkan dalam cara yang terkelola.

8. Pemetaan (cont.) • Standar Pemetaan IDEF0, biasanya digunakan dalam inisiatif BPR. Dapat digunakan untuk menyusun diagram hubungan (relationship), jika diinginkan, dan beberapa dari paket komputer yang menyertainya dapat melakukan penerjemahan secara otomatis, yang mendukung pengembangan software. • Peta tingkat tinggi biasanya mengidentifikasi bagaimana proses utama dioperasikan oleh perusahaan, seperti penentuan arah, mendukung pelanggan/organisasi, dsb.

9. Pemetaan (cont.) • Peta level 2, pemetaan yang dapat dipecah sampai level rinici yang dapat diidentifikasikan. Perlu dilakukan untuk memahami yang sedang terjadi dalam perusahaan, terutama oleh staf dan pelanggan. • Untuk pemecahan level detail sebaiknya menggunakan ASME (American Society of Mechanical Engineers) yang memiliki keunggulan khusus yaitu penilaian apakah suatu tahap memberikan nilai tambah.

10. Alat-alat • Alat-alat mencakup alat gambar sederhana yang menggambar peta dengan standar tertentu, hingga sistem-sistem yang lebih rumit/teliti. • Dengan ketersediaan alat bantu organisasi, akan melalui tahap sbb: • Pena, post-it dan diagram kertas, • Paket software penggambar, • Paket software analisis dan simulasi.

11. Kebutuhan Alat Tulis – Sebuah Contoh • Proses pemesanan alat tulis, dengan analisis terhadap tugas pelayanan : • Dimensi layanan pelanggan orang menginginkan item alat tulis yang mudah diperoleh dengan waktu tunggu uang pendek jika pesanan diperlukan. • Pola permintaan permintaan cukup konstan dengan penggunakan formulir pesanan yang sering dicetak baru dan harus dikoordinasikan dengan toko. • Hambatan pembelian dilakukan secara terpusat, adanya kebijakan otorisasi yang cukup memperlambat kinerja. • Target efisiensi toko alat tulis berada dalam dibawah tekanan konstan untuk mengurangi jumlah persediaan mereka.

12. Kebutuhan Alat Tulis – Sebuah Contoh (cont.) • Setelah melakukan perincian menggunakan metode ASME, terdapat rincian banyak langkah hanya untuk memperoleh sebuah pensil. • Formulir harus melalui 4 tahap yaitu pemohon, manajer, petugas surat dan penjaga toko. • Memerlukan waktu setengah hari bagi alat tulis untuk sampai di tangan peminta.

13. Kebutuhan Alat Tulis – Sebuah Contoh (cont.) Bagaimana anda akan merancang ulang proses? • Melihat apa yang paling penting • Membuat proses tersebut menjadi lebih mudah • Memungkinkan pemesanan lewat telepon • Menggantikan tahap 1 sampai dengan 33 dengan susunan langkah yang lebih sederhana: • Membuka katalog untuk melihat angka referensi • Menelepon departemen alat tulis • Menyampaikan pesanan.

14. Kebutuhan Alat Tulis – Sebuah Contoh (cont.) • Diperlukan adanya mekanisme antrian penggunaan telepon • Semua waktu manajemen yang tak diperlukan dan hambatan dihilangkan, termasuk formulir pesanan • Pengendalian biaya dapat dipengaruhi dengan membuat ‘pengeluaran’ oleh setiap departemen tersedia dan dapat dilihat.