TALLER SOBRE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

1. TALLER SOBRE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Dirección General de Tecnologías de la Información Centro de Documentación Institucional Marzo 2004

2. TALLER SOBRE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS • Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (LFTAIPG) y los archivos • Contexto de la LFTAIPG • Lineamientos de Archivos y el Manual de Operación de Archivos • de la Secretaría de Salud • Breve Introducción a la archivística y administración de documentos • Procesos básicos en la organización de archivos e instrumentos técnicos • Manejo y disposición de otros materiales documentales • Compromisos de trabajo

3. COMITÉ DE INFORMACIÓN • Coordina y supervisa acciones tendentes a proporcionar información • Instituye procedimientos para acceso a información • Confirma, modifica o revoca la clasificación de información • Realiza gestiones a través de la U. de Enlace para localizar información • Establece criterios específicos para la conservación organización de archivos • Elabora Informe • UNIDAD DE ENLACE • Recibe y tramita solicitudes de información • Propone procedimientos al Comité de información • Lleva registros de solicitudes • Coordina las obligaciones de transparencia INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Órgano de l Administración Pública Federal, con autonomía operativa, presupuestaria y de decisión, encargado de promover y difundir el ejercicio del derecho de acceso a la información; resolver sobre la negativa a de solicitudes de acceso a la información y proteger los datos personales en poder de dependencias y entidades. LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL Órganos para su instrumentación y vigilancia

4. ACCESO A LA INFORMACIÓN Obligaciones de transparencia INFORMACIÓN RESERVADA Solicitudes de Información LFTAIPG CONTEXTO INFORMACIÓN CONFIDENCIAL ARCHIVOS Datos Personales La entregada Como tal por terceros

5. LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL ARTICULO 32. Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto, los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos de las dependencia y entidades. Dichos criterios tomarán en cuenta los estándares y mejores prácticas internacionales en la materia. Los titulares de las dependencia y entidades de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de la organización de sus archivos.

6. LINEAMIENTOS DE ARCHIVOS DISPOSICIONES GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS Control de gestión documental Archivos de trámite, de concentración e históricos Instrumentos de consulta y control archivístico Expedientes de archivo DE LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS TRANSITORIOS

7. MANUAL DE OPERACIÓN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DE LA SECRETARÍA DE SALUD LINEAMIENTOS DE ARCHIVOS Objetivos y alcance Políticas Generales Términos y definiciones Introducción a la administración de documentos y archivos De las disposiciones generales Organización y funciones básicas de los archivos de trámite Procesos para la operación de archivos Vigencias documentales Guía simple de archivos De la organización de archivos De los documentos electrónicos Transitorios Compromisos de trabajo

14. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS TP E TS TP, Transferencia primaria, E: Eliminación, TS: Transferencia Secundaria

15. SISTEMA DE ARCHIVOS

16. OPERACIÓN CENTRALIZADA En la unidad administrativa existe una sola área y un responsable de llevar a cabo los procesos archivísticos OPERACIÓN DESCENTRALIZADA En la unidad administrativa existe una sola área y un responsable de llevar a cabo la recepción y despacho de correspondencia, transferencias al archivo de concentración y coordinar la operación de los archivos que se establezcan, donde existirá un encargado por cada uno de los mismos CÓMO SE ORGANIZAN LOS ARCHIVOS DE TRAMITE

17. PROCESOS ARCHIVISTICOS INSTRUMENTOS TECNICOS Recepción y despacho de correspondencia Elementos de descripción Seguimiento de asuntos en trámite Elementos de descripción Elementos de descripción Cuadro de Clasificación Apertura y descripción del expediente de archivo Formatos de control de préstamos de expedientes Inventarios Control de archivos Transferencias documentales Vigencias documentales Elementos de descripción Guía simple

18. Número identificador Asunto Fecha y hora de recepción o salida Generador del documento Receptor del documento Folio consecutivo de ingreso o salida (puede ser el mismo o diferente, renovable anualmente) Breve descripción del contenido del documento Puede ser diferente al del propio oficio o documento, sobretodo en caso de comunicación electrónica Nombre, en su caso, cargo y puesto Nombre, en su caso, cargo y puesto RECEPCIÓN Y DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN OBLIGATORIOS

19. Carácter de la información Fecha de clasificación Descripción de partes o secciones reservadas o confidenciales Fundamento legal Período de reserva Ampliación del período de reserva Rúbrica del titular de la U. Admva. Fecha de desclasificación Rúbrica y puesto del responsable de la desclasificación Pública____ Reservada ___ Confidencial ____ Fecha en la que la unidad administrativa clasifica la información Describir partes o si es todo el documento Nombre de ordenamientos jurídicos, fracción y/o párrafos Número de años por el se reserva la información Número de años de ampliación Espacio para firma Día, mes y año Espacio para firma y nombre RECEPCIÓN Y DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN. INFORMACIÓN RESERVADA Y CONFIDENCIAL

20. LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVOS SE ABREN CUANDO… Cuando la acción corresponde a gestiones gubernamentales diferentes y se trate de programas o proyectos No existen antecedentes sobre el asunto o materia El asunto o materia son nuevos

21. CÓMO SE INTEGRAN LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVO Vacunas Por asunto o materia Actas del Consejo Nacional de Salud Por tipo de documentos Cruzada Nacional de Salud Por actividad sustantiva Viáticos al personal Por actividad administrativa interna o logística

22. ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN DEL EXPEDIENTE DE ARCHIVO OBLIGATORIOS NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Formato o soporte Valor documental Nombre y clasificación del expediente Clave y nombre de la sección Clave y nombre de la serie Clave y nombre de la subserie* Clave y nombre del expediente *opcional Plazos de conservación Vigencia completa ___ Número de años en archivos de trámite ___ Número de años en archivo de concentración ___ Resumen del contenido Número de fojas Fechas extremas

23. ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN DEL EXPEDIENTE DE ARCHIVO . INFORMACIÓN RESERVADA Y CONFIDENCIAL • Carácter de la información • Fecha de clasificación • Descripción de partes o secciones reservadas o confidenciales • Fundamento legal • Período de reserva • Ampliación del período de reserva • Rúbrica del titular de la U. Admva. • Fecha de desclasificación • Rúbrica y puesto del responsable de la desclasificación • Pública____ Reservada ___ Confidencial ____ • Fecha en la que la unidad administrativa clasifica la información • Describir partes o indicar si es todo el expediente • Nombre de ordenamientos jurídicos, fracción y/o párrafos • Número de años por el se reserva la información • Número de años de ampliación • Espacio para firma • Día, mes y año • Espacio para firma y nombre

24. CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS Proceso de identificar y organizar archivos en categorías de acuerdo con esquemas previamente establecidos, métodos y reglas determinados en un sistema o cuadro de clasificación

25. 1C. LEGISLACIÓN 2C ASUNTOS JURIDICOS 3.C PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN 4C. RECURSOS HUMANOS 5C. RECURSOS FINANCIEROS 6C. RECURSOS MATERIALES Y OBRA PUBLICA 7C. SERVICIOS GENERALES 8C. TECNOLOGIAS Y SERVICIOS DE INFORMACIÓN 9C. COMUNICACIÓN SOCIAL 10C. CONTROL Y AUDITORIA DE ACTIVIDADES PÚBLICAS 11C. PLANEACIÓN, INFORMACIÓN Y EVALUACIÓN 12.CTRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS DE LA SECRETARIA DE SALUD. Secciones que reflejan funciones comunes

26. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS DE LA SECRETARIA DE SALUDSecciones que reflejan funciones sustantivas de la Secretaría de Salud 1S. CALIDAD Y EDUCACIÓN EN SALUD 2S. DESARROLLO EN SALUD 3S. ECONOMIA DE LA SALUD 4S. PROMOCIÓN DE LA SALUD 5S. SALUD REPRODUCTIVA Y EQUIDAD DE GENERO 6S. VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA 7S. SALUD DE LA INFANCIA Y LA ADOLESCENCIA 8S. PREVENCIÓN Y CONTROL DEL VIH/SIDA 9S VINCULACIÓN, COORDINACIÓN Y PARTICIPACIÓN SOCIAL 10S. TRASPLANTES 11.S TRANSFUSIÓN SANGUÍNEA 12S. ADICCIONES 13S. BENEFICENCIA PÚBLICA 14S. PROTECCION CONTRA RIESGOS SANITARIOS 15S.ARBITRAJE MÉDICO 16S. ATENCIÓN MÉDICA Y HOSPITALARIA 17S.INVESTIGACIÓN EN SALUD 18S. SALUD MENTAL 19S. PROTECCIÓN SOCIAL EN SALUD 20S.TECNOLOGÍA EN SALUD 21S.BIOÉTICA

28. 5S.9 Atención del Recién Nacido 5S.12 Atención y Prevención de Cáncer Mamario CLASIFICACIÓN A NIVEL DE SERIE (dos niveles) 5S.19 Derechos Sexuales y Reproductivos

29. CLASIFICACIÓN A NIVEL DE SUBSERIE. (tres niveles) 3.10.3 Dirección General de Recursos Humanos 3.10.2 Dirección General de Planeación y Desarrollo 3.10.1 Subsecretaria de Innovación y Calidad. Dictamen técnico de estructuras.

30. 18.16.2 Encuesta Nacional de ….. 18.16.2/4 Levantamiento de encuestas 18.16.2/3 Formas de Captura 18.16.2./2 Concentrados de la encuesta 18.16.2/3 Productos de la encuesta CLASIFICACIÓN A NIVEL DE EXPEDIENTES. (cuatro niveles)

31. Elementos de descripción del expediente de archivo Nombre y clasificación del expediente Clave y nombre de la sección Clave y nombre de la serie Clave y nombre de la subserie* Clave y nombre del expediente *opcional

32. VIGENCIAS DOCUMENTALES Establecimiento de períodos de conservación de los archivos en las instituciones con base en sus valores documentales o conforme disposiciones específicas. • PARA QUE? • Establecer los tiempos máximos de conservación de archivos para lograr un manejo racional y óptimo de los mismos • Facilitar el flujo de archivos para evitar su acumulación innecesaria en oficinas • Facilitar el proceso de valoración y disposición de archivos

33. VIGENCIAS GENERALES. Conforme a valores documentales • Contable. • Original 6 años Copias 3 años • Administrativo • Original 6 años Copias 3 años • Jurídico o Legal • Original Durante su vigencia + 12 años después de su vigencia • Copia Durante su vigencia • *Original y copia = original • VIGENCIAS ESPECIFICAS • Expedientes de personal • Conservación indefinida • Expediente Clínico • Mínimo 5 años después del último contacto del paciente • Permisos de importaciones • Hasta un año después de la vigencia del permiso • Licencias sanitarias • Conservación indefinida

34. VIGENCIAS DOCUMENTALES E INFORMACIÓN RESERVADA Plazo de reserva 4 años Vigencia documental 3 años Se conserva por un período adicional de 4 años VIGENCIA COMPLETA 8 años Plazo de reserva 2 años Vigencia documental 6 años Se conserva por un período adicional de 6 años VIGENCIA COMPLETA 12 años VIGENCIAS DOCUMENTALE S Y SOLICITUDES DE INFORMACION Expedientes que contienen documentos que fueron objeto de una solicitud de información se conservan por dos años mas Vigencia documental 6 años Objeto de solicitud de información 2 años VIGENCIA COMPLETA 8 años

36. Elementos de descripción del expediente de archivo Plazos de conservación Vigencia completa ____ Número de años en archivos de trámite ____ Número de años en archivo de concentración ____

37. Identificación Unidad administrativa Nombre del responsable de archivos y puesto Domicilio Contexto Sección/Procedencia Serie/Área responsable de archivos Fechas Volumen Actualización a partir de 2006 Transferencias de la serie si ____ no____ Número de expedientes transferidos ___ Expedientes abiertos en el año ___ Total de expedientes de la serie ___ Cifra igual la reportada en Volumen GUIA SIMPLE DE ARCHIVOS Elementos de descripción

38. LO QUE NO ES UN EXPEDIENTE DE ARCHIVO • Los controles o formatos de registros • Las carpetas que contienen documentos sin interrelación alguna • Las carpetas con copias de faxes, de vales al almacén, tarjetas utilizadas para registro de asistencia • Las carpetas con fotocopias de diversos temas y sin interrelación • Publicaciones y revistas, que no forman parte de un expediente de archivo • Fotografías o cualquier material gráfico aislado que no fue integrado a un archivo o a un sistema de archivos

39. Transitorios del Lineamientos • Publicación de la Guía Simple en el Portal de Transparencia. 1o. de enero de 2005 • Inventario de archivos a nivel de series documentales, de archivos abiertos a partir de junio de 2003, 31 de diciembre de 2004 • Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Vigencias Documentales. Octubre de 2004. Se entrega al Archivo General de la Nación a en Febrero de 2005 • Inventario de archivos a nivel de expedientes se inicia a partir de enero de 2005 • Calendario institucional con fechas para la organización total de archivos así como informe sobre la situación para cumplir con los lineamientos. Noviembre de 2004

40. Compromisos de Unidades Administrativas • GUIA SIMPLE. A partir de agosto de 2004 se instala en internet aplicación para prueba y ejercicios • INVENTARIO POR SERIES • Se elaborará a partir de la aplicación para la Guía • CUADRO DE CLASIFICACION Y VIGENCIAS DOCUMENTALES • Cada unidad administrativa elabora su cuadro específico • INVENTARIO POR EXPEDIENTE • Se entrena a personal operativo • CALENDARIO DE ORGANIZACIÓN Y REPORTE DE CUMPLIMIENTO • Se entrega en la primera semana de octubre de 2004, conforme al formato que se determine • A fin de iniciar la capacitación a personal operativo, las unidades administrativas • Identifican el modelo de organización y en su caso a encargados de archivo • Elaboran su cuadro de clasificación especifico • Entregan en reunión de trabajo: Nombres y datos de encargados y cuadro de clasificación a más tardar 15 días hábiles posteriores al Taller.