L'agenda digitale del Trentino tra accesso e conservazione del digitale

1. L'agenda digitale del Trentino tra accesso e conservazione del digitale Sergio Bettotti Provincia autonoma di Trento L’archivio digitale tra accesso e conservazione Trento, 12 marzo 2014

2. Qual è il problema • Le tecnologie digitali sembrava avessero “risolto” il problema della conservazione documentale • In realtà hanno ridotto alcuni problemi (l’occupazione fisica degli archivi) ma hanno “introdotto” una nuova dimensione del problema: la durata/accessibilità nel tempo dei documenti digitalizzati • Inoltre, la maggior parte dei documenti sono oggi digitali “nativi”

3. La velocità del cambiamento 50 miliardi Stima del numero di dispositivi connessi al 2020 (erano 10 miliardi al 2010)(1) (1) Fonte: ITU based on Ericsson

4. Le dimensioni del cambiamento 3 x 2 x 0,2 cm più di 100 milioni di pagine (circa 150 Euro) 1.400 libri - ePub (circa 60 Euro)

5. La rete digitale che abilita il cambiamento Oltre 1.000 km di dorsale (da TN a Bruxelles …) Circa 300.000 km di fibra ottica (quasi 8 volte l’equatore)

6. Siamo produttori di dati “pesanti”

7. I nostri dati, ovunque • Condividiamo i nostri documenti, le foto, i video • Non li teniamo più in casa • Il cloud non ci “spaventa”

8. Il cloud • Mantenere le informazioni “altrove” è ormai una consuetudine • Ci permette di condividerle • Ci permette di lavorare in mobilità • Ci fa ragionare sul servizio e non sugli strumenti tecnologici che lo supportano

9. Un “cloud” documentale pubblico? • Esigenza legata al forte orientamento alla dematerializzazione dei documenti e contenuti (e alle tendenze viste prima) • Il problema fondamentale: • Mantenere nel tempo l’accessibilità dei documenti • E’ una esigenza strategica, anche se non ne viene percepita l’importanza ora (non ci poniamo il problema per i nostri contenuti “sociali) • Necessità di un forte mandato politico

10. Un “cloud” documentale pubblico? (2) • Una soluzione ICT non basta! • Le esigenze • Progettare il polo archivistico territoriale come una struttura permanente tecnica e organizzativa • Collegare insieme tutte le iniziative in corso sulla dematerializzazione (creare la massa critica) • Adottare soluzioni di breve periodo (per i bisogni più urgenti) senza perdere di vista gli obiettivi di lungo termine

11. Le possibili direzioni d’intervento • Conservazione digitale e conservazione cartacea (C.Ar.Te – Centro Archivistico Territoriale) • Ragionare in ottica multi-ente: mantenere l’autonomia del controllo e delle politiche di accesso ai propri (di ogni ente) documenti • Mettere a fattor comune le risorse umane e strumentali di alto livello che sono già operanti • Modularità per far fronte agevolmente all’aumento dei volumi da conservare • Individuazione di un luogo adeguato dal punto di vista fisico e connesso in banda ultralarga (in Trentino non è difficile …)

12. Data Center Unico Territoriale • Far convergere i sistemi informatici dei vari Enti Provinciali in un data center unico consente di: 1 2 Aumentare l’affidabilità dei servizi informatici della P.A. della Provincia di Trento Ridurre i costi e gli impatti ambientali legati alla gestione dei Data Center esistenti DCUT 3 Creare un centro di eccellenza tecnologica, i cui servizi siano disponibili anche alle aziende private • Il progetto vede la partecipazione di: • Enti che oggi gestiscono Data Center dipartimentali, come propulsori in grado di dare un imprescindibile contributo in termini di esperienza diretta di gestione e di conoscenza specifica delle esigenze • Aziendeprivate in grado di coniugare tecnologie innovative alla specificità del territorio, realizzando un Data Center con un forte valore distintivo e competitivo 12

13. Polo Archivistico Digitale vs. DCUT • Il DCUT sta favorendo sinergie del sistema pubblico sull’infrastruttura tecnologica, avvalendosi di una rete di telecomunicazioni sempre più capillare che garantisce la possibilità di centralizzare i servizi • Il DCUT è agnostico alle applicazioni ed agli ambiti verticali che si appoggiano sulle infrastrutture per erogare servizi pubblici • Andando a realizzare una struttura organizzativa e tecnologica per erogare servizi alla P.A. (e non solo) il DCUT può essere la base per realizzare il Polo Archivistico Digitale della Provincia autonoma di Trento • Il DCUT può offrire dei servizi di Community Cloud Infrastrutturali (in modalità Cloud IaaS) con risorse di computing e storage su cui appoggiare il sistema di archiviazione digitale

14. La conservazione a lungo termine è una esigenza di sistema • Il Polo Archivistico Digitale è la risposta di sistema del Trentino a questa sfida

15. Il problema della conservazione • Richiede un’assunzione di responsabilità e un sistema organizzativo forte e permanente • Soluzione strategica, anche se di utilità non immediatamente percepibile dall’opinione pubblica • Non si risolve solo con un sistema informativo 15 Contrastare gli effetti del trascorrere del tempo sulla catena di intermediazione tra documento e fruitore Necessita di una decisa volontà politica

16. Modelli di riferimento 16

17. I punti a favore del Trentino 17 Autonomia statutaria Relativa semplicità organizzativa del quadro amministrativo Dimensioni contenute della realtà territoriale Infrastrutture omogenee Sistema federato di gestione documentale

18. Azioni Supportare con dati tecnici ed economici la decisione strategicasulla conservazione Progettareil Polo archivistico provinciale come struttura tecnica e organizzativa permanente Raccordare il progetto con le iniziative di semplificazione amministrativa e gestione documentale Adottare una soluzione tattica a breve termine per rispondere alle necessità urgenti degli enti 18

19. Road-map 18-24 mesi 12-15 mesi 6-9 mesi 3-6 mesi 1 2 3 4 • Soluzione tattica (conservazione anticipata per specifiche tipologie documentali) • Polo archivistico: prima fase di studio di fattibilità • Polo archivistico: completamento studio di fattibilità • Polo archivistico: • analisi funzionale, • progettazione, • prototipazione e validazione del sistema di conservazione • Costituzione Polo Archivistico Trentino • Realizzazione del Sistema di conservazione • Avvio servizio di conservazione • Import dei dati da soluzione tattica Obiettivi del periodo 19

20. GRAZIE