E-government in de Belgische sociale zekerheid: best practice in Europa

1. E-government in deBelgische sociale zekerheid:best practice in Europa

2. Structuur van de uiteenzetting • doelstellingen • overzicht van de bestaande en geplande dienstverlening • gehanteerde principes • demonstratie: • Dimona • attesten

3. KSZ-BCSS RSZ-ONSS Participerende instellingen FAT-FAO

4. Deel 1 Doelstellingen Dhr. Frank Vandenbroucke Minister van Sociale Zaken en Pensioenen

5. Doelstellingen • een effectieve, efficiënte en gebruikersgerichte dienst-verlening aan sociaal verzekerden en ondernemingen • met een minimum aan administratieve lasten • door de herziening van alle processen en relaties • binnen elke instelling van sociale zekerheid • tussen instellingen van sociale zekerheid onderling • tussen instellingen van sociale zekerheid enerzijds en sociaal verzekerden en ondernemingen anderzijds • met een maximale inzet van moderne technologieën • uitgaande van een duidelijke visie inzake strategisch informatiebeheer

6. Effectieve dienstverlening • een dienstverlening die de sociale zekerheid toelaat haar doelstelling, zijnde het waarborgen van bestaanszekerheid voor elkeen, zo goed mogelijk te bereiken • o.a. door • het aanbod van nieuwe soorten diensten, bvb. • maximale automatische toekenning van rechten • automatische informatie over mogelijke rechten, die niet automatisch kunnen worden toegekend • actief zoeken naar non-take-up via datawarehousingtechnieken • rechtstreekse controle over de eigen gegevens • gepersonaliseerde simulatie-omgevingen • de verhoging van de kwaliteit van de dienstverlening • juister • gepersonaliseerder • transparanter (motivatieplicht, begrijpbaar begrippenapparaat, ...) • veiliger en met een grotere bescherming van de persoonlijke levenssfeer • mogelijkheid tot kwaliteitscontrole op het dienstverleningsproces door de gebruiker, o.a. door de mogelijkheid tot elektronische raadpleging van de stand van zaken van het dienstverleningsproces

7. Efficiënte dienstverlening • de beschikbare middelen zo zuinig mogelijk inzetten voor een maximale dienstverlening • goedkoop: dezelfde diensten aan een lagere totale kost, bvb. • eenmalige inzameling van informatie aan de hand van gecoördineerde begrippen en instructies • zoveel mogelijk elektronische uitwisseling van gegevens van toepassing tot toepassing, zonder manuele herinvoer • minder onnodige contacten achteraf • zoveel mogelijk: meer diensten aan een zelfde totale kost, bvb. • de diensten zijn beschikbaar van overal en op elk ogenblik • de diensten (informatie, transacties, ...) zijn geïntegreerd op één portaal • snel: dezelfde diensten aan eenzelfde totale kost in minder tijd, bvb. • vermindering van de reisduur en de wachttijd voor de gebruiker • rechtstreekse interactie van de gebruiker met de bevoegde instelling van sociale zekerheid • real time feed back voor de gebruiker

8. Deel2 Overzicht van de bestaande en geplande dienstverlening

9. Overzicht dienstverlening:back office • aantallen: in 2002 • tussen zowat 2.000 instellingen van sociale zekerheid • werden 242,5 miljoenberichten elektronisch uitgewisseld • die evenveel papieren aangiften of attesten hebben uitgespaard • performantie:on line opvragingen van elektronische informatie geschiedde in 99,3% van de gevallen met een end-to-end responstijd van minder dan 4 seconden • voordelen:deze elektronische gegevensuitwisseling zorgt voor: • een aanzienlijke vermindering van de administratieve lasten en kosten • de mogelijkheid tot automatische toekenning van bepaalde rechten • een betere ondersteuning van het sociaal beleid • een efficiëntere fraudebestrijding

10. 1 10 100 1000 10000 100000 1000000 10000000 100000000 Aantal uitgewisselde berichten LATG en werkgeversrepertorium RSZ 63.566.469 Rijksregister en KSZ-registers 59.242.296 DIMONA 45.947.874 Attesten bijdragebons 13.655.104 Attesten fiscale franchise 10.949.492 Toename verwijzingsrepertorium 8.183.178 Attesten bijzondere bijdrage sociale zekerheid 7.091.010 Attesten werklozen/loopbaanonderbrekers 6.059.158 Attesten belastingvermindering/vrijstelling 5.532.952 OASIS 5.441.466 Attesten sociale franchise 3.875.656 Nominatieve controlekaarten 3.396.698 Attesten arbeidsongeschikten 2.623.667 Inhoudingen op pensioenen 2.260.265 Preventieve mammografie 1.170.195 242.476.481 uitgewisselde berichten in 2002 Raadpleging personenrepertorium 1.063.683 SIS- en SAM-kaarten 880.357 Attesten jonge werkzoekenden 355.312 Automatische pensioenaanvraag 262.172 Attesten chronisch zieken 215.624 Attesten zorgverzekering 174.918 Attesten zelfstandigen 164.267 Attesten openbaar vervoer 113.494 Attesten bestaansminimum 77.049 Migrerende werknemers 55.739 Attesten VMM 45.072 Attesten gehandicapten 7.314 Attesten dioxinecrisis 5.048

11. Overzicht dienstverlening: front office • sociaal verzekerden • informatie over de hele sociale zekerheid is via een vraag-antwoordsysteem beschikbaar op een portaal • ondernemingen • over de hele sociale zekerheid geharmoniseerde instructies zijn beschikbaar op een portaal • elke werkgever heeft een persoonlijke pagina op het portaal • alle transacties kunnen geleidelijk elektronisch gebeuren • hetzij via de uitwisseling van gestructureerde elektronische berichten • hetzij via het portaal

12. Operationele transacties • Dimona-aangifte • raadpleging van het eigen personeelsbestand • geïntegreerde elektronische melding van een bouwwerf • raadpleging inningsplicht • aanvraag tot detachering van een werknemer naar het buitenland • voorafgaande mededeling van tijdelijke werkloosheid • aangifte van een arbeidsongeval en maandelijks rapport • aangifte van de aanvang van deeltijdse arbeid met behoud van rechten in de werkloosheidsverzekering • maandelijkse aangifte van deeltijdse arbeid voor de berekening van de inkomensgarantie-uitkering • maandelijkse aangifte van arbeid als werknemer tewerkgesteld in een beschermde werkplaats • maandelijkse aangifte van arbeid in het kader van een activeringsprogramma • gemachtigde aanvraag van verwijdering van een zwangere werkneemster (privé-sector)

13. Nieuwe transacties 2003 • 1 januari 2003 • veralgemening Dimona • 1 april 2003 • RSZ-kwartaalaangifte • aangifte voor het vaststellen van het recht op jeugdvakantie • maandelijkse aangifte van de uren jeugdvakantie • 1 juli 2003 • aangifte van een werkhervatting na een arbeidsongeval • 1 oktober 2003 • jaarlijkse aangifte tijdelijke werkloosheid • maandelijkse aangifte van de uren tijdelijke werkloosheid

14. Nieuwe transacties 2004 • 1 januari 2004 • aangifte van arbeidsongeschiktheid, moederschapsrust, volledige werkverwijdering als maatregel ter bescherming van het moederschap, gedeeltelijke werkverwijdering als maatregel ter bescherming van het moederschap, vaderschapsverlof en adoptieverlof • maandelijkse aangifte in geval van hervatting van aangepaste arbeid in de loop van een periode van arbeidsongeschiktheid • attest met het oog op de vergoeding van de borstvoedingspauzes • postnatale rust (verlenging) • aangifte van de vakantiedagen van een bediende • aangifte van werkhervatting na een arbeidsongeschiktheid

15. Nieuwe transacties 2005 • 1 januari 2005 • aangifte einde arbeidsovereenkomst of voltijds brugpensioen • aangifte halftijds brugpensioen • gemachtigde aanvraag van verwijdering van een zwangere werkneemster (PPO-sector)

16. ASR 2SC1 ASR 2SC2 ASR 1SC3 ASR 2SC3 DMFA ASR 4SC1 ASR 2SC4 RIP ASR 1SC3B ASR 2SC5 ASR 1SC9 WM ASR 1SC5 ASR 1SC6 ASR 2SC6 ASR 1SC10 ART.30BIS ASR 1SC2 GOTOT ASR 1SC7 ASR 1SC1 ASR 4SC3 ASR 1SC8 ASR 1SC4 ASR 3SC1 ASR 2SC2 Schematisch overzicht 1999 2001 Productie2003 DIMONA Voorzien 2003 Na 2003

17. Ondersteuning van de gebruiker • bijzondere aandacht aan begeleiding van de gebruikers van de portaalsite www.sociale-zekerheid.be door • instructies • help on line bij de toepassingen • FAQ • permanente supervisie op functioneren van de portaalsite • ContactCenter Eranova: • 24u op 24 uur bereikbaar • via telefoon, fax, e-mail, contactformulier • 7 dagen op 7

18. Plaats in globaal E-government • mogelijkheid tot integratie van alle informatie en transacties in andere portalen (federaal, gewesten, gemeenschappen, ziekenfondsen, vakbonden, …) • voor de identificatie, authentificatie en elektronische handtekening zijn met FEDICT, de gewesten, de gemeenschappen en de gemeenten afspraken gemaakt voor het gebruik van dezelfde middelen • aan de FOD Financiën is aangeboden op dit systeem verder te bouwen om te evolueren naar een vooringevulde belastingaangifte

19. Een gewaardeerd project • vermelding alsbest practice in recenste benchmark rapport inzake E-government van de Europese Commissie • model voor de ontwikkeling van E-government binnen de federale overheid • voorbeeld van een grondige business process re-engeneeringdoorgevoerd: • door alle openbare instellingen van sociale zekerheid, en • op eigen initiatief • in een perfecte onderlinge samenwerking • gedurende de voorbije 10 jaar

20. Deel3 Principes Dhr. Frank Robben Administrateur-generaal Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid

21. Gehanteerde principes • modellering van informatie • eenmalige inzameling en hergebruik van informatie • beheer van informatie • elektronische uitwisseling van informatie • beveiliging van informatie

22. Modellering van informatie • informatie wordt gemodelleerd op een wijze die zo nauw mogelijk aansluit bij de feitelijke realiteit • definitie van informatie-elementen • definitie van kenmerken van informatie-elementen • definitie van relaties tussen informatie-elementen • de modellering houdt rekening met zoveel mogelijk voorzienbaregebruiksbehoeften van de informatie • de modellering kan flexibel worden uitgebreid en aangepast indien de feitelijke realiteit of de gebruiksbehoeften wijzigen (verminderen of vermeerderen) • de fysische implementatie van het model wordt afgestemd op de bestaande gebruiksbehoeften van de informatie

23. Inzameling en hergebruik • informatie wordt enkel ingezameld • voor welbepaalde doeleinden en • in de mate dat ze proportioneel is met deze doeleinden • informatie wordt slechts één keer ingezameld, zo dicht mogelijk bij de authentieke bron • de inzameling geschiedt: • via een kanaal gekozen door degene waarbij de informatie wordt ingezameld, maar bij voorkeur elektronisch, • met uniforme basisdiensten zoals: • single sign on, • ontvangstmelding per bestand, • notificatie per bericht, …

24. Inzameling en hergebruik • de inzameling geschiedt op basis van het informatiemodel en op basis van zo eenvormig en eenvoudig mogelijke instructies • met de mogelijkheid tot kwaliteitscontrole door degene waarbij de informatie wordt ingezameld vóór de informatie-overdracht • de ingezamelde informatie wordt één keer gevalideerd overeenkomstig een vastgelegde taakverdeling, door de instelling die daartoe over de meeste competenties beschikt en daarbij het meest belang heeft • en dan gedeeld met en hergebruikt door gemachtigde gebruikers

25. Beheer van informatie • een functionele taakverdeling is afgesproken omtrent welke instelling welke informatie in authentieke vorm opslaat en beheert en toegankelijk stelt voor alle gemachtigde gebruikers • informatie wordt bewaard overeenkomstig het informatiemodel • de informatie kan flexibel worden geaggregeerd in functie van de wijzigende wettelijke begrippen • afspraken worden gemaakt inzake de toepassing van de nodige maatregelen voor het behoud van de integriteit en de consistentie van de informatie

26. Beheer van informatie • elke instelling is verplicht om vermoede onjuistheden van de informatie te melden aan de instelling die ze dient te valideren overeenkomstig de vastgelegde taakverdeling • elke instelling die informatie overeenkomstig de vastgelegde taakverdeling moet valideren, is verplicht om de gemelde vermoede onjuistheden te onderzoeken, zo nodig te verbeteren en de verbeterde informatie ter beschikking te stellen van de gekende belanghebbende instellingen • informatie wordt enkel beheerd zolang dat nodig is in functie van de bedrijfsbehoeften, het beleid of de regelgeving, of nog, bij voorkeur geanonimiseerd of gecodeerd, zolang ze relevante historische of archiefwaarde heeft

27. Uitwisseling van informatie • eenmaal ingezameld en gevalideerd, wordt de informatie zoveel mogelijk elektronisch opgeslagen, beheerd en uitgewisseld, om manuele heringave te vermijden • informatie wordt enkel uitgewisseld wanneer dat nodig is in functie van de bedrijfsbehoeften, het beleid of de regelgeving • de elektronische uitwisseling van informatie geschiedt op initiatief van • de instantie die over de informatie beschikt of • de instantie die de informatie nodig heeft of • de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid

28. Uitwisseling van informatie • de elektronische uitwisseling van informatie geschiedt • aan de hand van een functioneel en technisch interoperabiliteitsframework, • dat geleidelijk, maar permanent mee-evolueert met open marktstandaarden • en onafhankelijk is van de gebruikte techniek van informatie-uitwisseling • de beschikbare informatie wordt proactief gebruikt voor • de automatische toekenning van rechten • de voorinvulling bij informatie-inzameling • de informatieverstrekking aan de betrokkenen

29. Beveiliging van informatie • persoonsgegevens worden enkel gebruikt voor doeleinden die verenigbaar zijn met doeleinden waarvoor ze zijn ingezameld • persoonsgegevens zijn slechts toegankelijk voor daartoe gemachtigde instellingen en gebruikers in functie van de bedrijfsbehoeften, de regelgeving of de toepassing van het beleid • de machtiging voor de toegang tot persoonsgegevens wordt verleend door het door het Parlement benoemd Toezichtscomité van de Sociale Zekerheid, nadat is vastgesteld dat aan de hogervermelde voorwaarden is voldaan • de toegangsmachtigingen zijn publiek

30. Beveiliging van informatie • elke concrete elektronische uitwisseling van persoonsgegevens wordt preventief getoetst op conformiteit met de geldende toegangsmachtigingen door een andere instantie dan degene die de informatie ter beschikking stelt of de informatie nodig heeft, in casu door de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid en/of de beheersinstelling van een sectoraal netwerk • elke elektronische uitwisseling van persoonsgegevens wordt gelogd, in casu door de KSZ en/of de beheersinstelling van een sectoraal netwerk, om eventueel oneigenlijk gebruik ex post te kunnen traceren

31. Beveiliging van informatie • telkens de informatie wordt gebruikt voor een beslissing wordt aan de betrokkene de gebruikte informatie meegedeeld bij de mededeling van de beslissing • elke persoon heeft recht op toegang en, in geval de gegevens onjuist zijn, op verbetering van zijn eigen persoonsgegevens

32. Deel 4 Cases Dhr. K. Snyders Adjunct-administrateur-generaal RSZ

33. E-governmentin de sociale zekerheid:Case Dimona

34. DIMONA : wat • Aangifte van het begin en einde van de arbeidsrelatie • ontstaan koppel werkgever - werknemer • identificatie werkgever - werknemer • Identificatiecontrole ten behoeve van netwerk sociale zekerheid • Toegangssleutel tot interactief gegevensverkeer met betrekking relatie werkgever - werknemer

35. Dimona : hoe • Eerste uitsluitend elektronische administratieve verplichting: • vocal server (telefonisch: 02/511.51.51) • elektronische gegevensoverdracht • FTP • Isabel • portaalsite www.sociale-zekerheid.be • GEEN PAPIER GEEN FAX • Start : 1/1/1999 met sectoren bouw, interim, transport • Veralgemening : 1/1/2003 (alle werkgevers en werknemers, inclusief RSZPPO)

36. Werkgever Werkgever Instellingen sociale zekerheid RSZ Interactief gegevensverkeer ipv.éénrichting Verwerken Aangifte Feedback Verbeteren

37. Cirkel is rond in E-government • Interactieve stappen in E-Government • werkgever verricht aangifte • overheid ontvangt, en bevestigt ontvangst (ontvangstbewijs) • overheid verricht identificatiecontrole • overheid verrijkt de gegevens (INSZ, naam, voornaam, …) • werkgever krijgt het resultaat via dimonabericht (push) • werkgever kan status van de aangifte en de verrijkte gegevens consulteren (call) • werkgever kan elementen van zijn aangifte verbeteren • gegevens worden ter beschikking gesteld van andere actoren in het netwerk van de sociale zekerheid (push en call)

38. Administratieve vereenvoudigingSituatie voor dimona Arbeidscontract Personeels-register Speciaal Personeels-register Individueel document Studenten contract Inspectie

39. KSZ Administratieve vereenvoudigingMet dimona Arbeidscontract Online consultatie Inspectie RSZ Personeels- bestand

40. KSZ Dimona als hefboom voor vereenvoudiging Arbeidscontract 8 8 Studenten contract Indivudueel document Speciaal Personeels-register Personeels-register 8 RSZ Inspectie Online consultatie Personeels- bestand

41. Aantal dimona’s

42. Evolutie herneming Dimona • Aantal werkgevers • Wat ontbreekt • 10% werkgevers die minder dan 1% van het totaal aantal werknemers vertegenwoordigen

43. Aantal consultaties personeelsbestand • Meest recente cijfers

44. Demo Dimona Op portaalsite www.sociale-zekerheid.be

45. E-governmentin de sociale zekerheid:Case Inhoudingsplicht

46. Problematiek van de inhoudingsplichtin bouwsector • Sociale fraude  zeer strikte wetgeving • Case • hoofdaannemer betaalt factuur aan onderaannemer indien onderaannemer : - niet geregistreerd is bij FOD Financiën - schulden heeft bij RSZ dan doet hoofdaannemer een verplichte inhouding t.b.v. RSZ • Probleemstelling • gebrekkige info voor hoofdaannemer • veel betwistingen en onzekerheid • ontoepasbare reglementering

47. Oplossing • Toepassing via portaalsite • inbrengen van RSZ of BTW-nummer van onderaannemer • onmiddellijk antwoord i.v.m. inhoudingsplicht • Administratief eenvoudige oplossing • Juridische zekerheid (info komt van overheid) • Grote transparantie

48. Resultaten • Aantal keer dat rubriek art30bis geconsulteerd wordt:

49. demo Consultatie van attesten art.30bis

50. E-governmentin de sociale zekerheid:Case DMFA