Project Management by Gantt Chart & PERT Diagram

1. Project Management by Gantt Chart & PERT Diagram Sanchai Yeewiyom School of Information & Communication Technology University of Phayao

2. การบริหารโครงการโดยใช้ Gantt Chart และ PERT Diagram วัตถุประสงค์ • เพื่อให้สามารถวางแผนงานและควบคุมโครงการ • เพื่อให้สามารถประมาณระยะเวลาการทำงาน • เพื่อให้สามารถเขียน Gantt Chart และ PERT Diagram ได้ • เพื่อให้รู้จักการบริหารโครงการโดยใช้ Gantt Chart และPERT Diagram

3. การบริหารโครงการ การบริหารโครงการ หมายถึง การรู้จักวางแผน และ ควบคุมโครงการให้โครงการนั้นเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของโครงการตามระยะเวลาที่กำหนดอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

4. การวางแผนโครงการและการควบคุมโครงการการวางแผนโครงการและการควบคุมโครงการ การวางแผนโครงการ หมายถึง การพิจารณางานทั้งหมดในโครงการที่นักวิเคราะห์ระบบเป็นผู้กำหนด โดยพิจารณาเพื่อประมาณเวลาทำงาน จำนวนบุคลากร อุปกรณ์ และค่าใช้จ่ายในแต่ละงานให้เหมาะสมกับโครงการนั้นรวมทั้งกำหนดว่างานใดเริ่มเมื่อไร เสร็จเมื่อไร งานใดต้องเสร็จก่อนงานใด

5. การวางแผนโครงการและการควบคุมโครงการการวางแผนโครงการและการควบคุมโครงการ การควบคุม หมายถึง การตรวจสอบ และ ติดตามการทำงานในทุกงานให้เป็นไปตามที่กำหนด วางแผนไว้ ในเรื่องเวลาทำงาน จำนวนบุคลากร และค่าใช้จ่ายในการควบคุมนั้น ใช้การสร้างแรงจูงใจให้บุคลากรทำงานให้สมบูรณ์ในทุกงาน

6. Exp. การบริหารโครงการ 1 การวางแผนและการควบคุม • การวิเคราะห์ • การรวบรวมข้อมูล • การวิเคราะห์ความต้องการ • การเตรียมการนำเสนอโครงการ • การออกแบบ • ออกแบบแบบฟอร์มเข้าข้อมูล • ออกแบบส่วนเข้าข้อมูล • ออกแบบส่วนแสดงผลลัพธ์ • ออกแบบส่วนโครงสร้างข้อมูล • การดำเนินงาน • ดำเนินงาน • ประเมินผล

7. Exp. การบริหารโครงการ 2 การวางแผนการทำงานโดยประมาณเวลาที่ใช้และกำหนดลำดับการทำงาน • การรวบรวมข้อมูล • การสัมภาษณ์ 5 สัปดาห์ • การออกแบบสอบถาม 3 สัปดาห์ • การอ่านรายงานขององค์กร 3 สัปดาห์ • การนำเสนอตัวต้นแบบ 2 สัปดาห์ • สังเกตปฏิกิริยาของตัวต้นแบบ 3 สัปดาห์ • วิเคราะห์ความต้องการ • วิเคราะห์ความต้องการ 10 สัปดาห์ • การเตรียมการเสนอโครงการ • แสดงค่าใช้จ่ายและผลลัพธ์ 2 สัปดาห์ • เตรียมการนำเสนอโครงการ 1 สัปดาห์ • นำเสนอโครงการ 1 สัปดาห์

8. การบริหารโครงการโดยใช้ Gantt Chart และ PERT Diagram • การใช้ผังแกนท์(Gantt Chart ) และแผนภาพเพิร์ธ (PERT Diagram)เพื่อ • คำนวณระยะเวลาในการดำเนินโครงการ • หาเส้นทางวิกฤต

9. Gantt Chart • คือผังที่ใช้เพื่อเขียนแทนงานต่างๆในโครงการ ในรูปของกราฟแท่ง โดยใช้แกน Yแทนงานต่างๆและแกน Xแทนเวลาที่ใช้ในการทำงานแต่ละงาน ความยาวของแท่งกราฟเป็นสัดส่วนโดยตรงกับระยะเวลาในการทำงาน

10. Exp. การวางแผนการดำเนินงาน Gantt Chart

11. Gantt Chart

12. PERT Diagram • Program Evaluation and Review Technique • แผนภาพแสดงงาน ของโครงการที่เชื่อมโยงกันในลักษณะของเครือข่ายงาน • เป็นแผนภาพที่เขียนแทนงาน โดยแต่ละงานเขียนกำกับด้วย Nodeเริ่มต้นงาน ตามด้วยเส้นที่แสดงชื่องาน คั่นด้วยเครื่องหมาย “,”ตามด้วยระยะเวลาที่ใช้ในการดำเนินงาน และสิ้นสุดที่ Node สิ้นสุดงาน แต่ละ Node เขียนด้วยวงกลมและมีตัวเลขกำกับเริ่มจากน้อยไปมาก

13. Exp. การวางแผนการดำเนินงาน PERT Diagram 1

14. E, 5 B, 3 C, 2 A, 5 D, 8 PERT Diagram 60 10 20 50 30 40

15. PERT Diagram 30 10 40 B, 3 E, 5 C, 2 A, 5 20 D, 8

16. PERT Diagram 30 10 40 B, 3 E, 5 C, 2 A, 5 20 D, 8 B-E ผลรวมของระยะเวลา คือ 3+5 = 8 B-D ผลรวมของระยะเวลา คือ 3+8 = 11 C-A-E ผลรวมของระยะเวลา คือ 2+5+5 = 12 C-A-D ผลรวมของระยะเวลา คือ 2+5+8 = 15 CPM : Critical Path Method

17. CPM : Critical Path Method • เป็นแผนภาพแสดงงานของโครงการที่เชื่อมโยงกัน เช่นเดียวกับ PERT ถูกนำมาใช้ร่วมกันเพื่อบอกถึงระยะเวลาที่คาดว่าโครงการจะแล้วเสร็จ ซึ่งก็คือระยะเวลาของเส้นทางที่ยาวที่สุดในแผนภาพ เรียกว่า เส้นทางวิกฤต (Critical Path) • ต้องควบคุมงานที่อยู่บน Critical Pathให้ดี หากงานใดเสร็จล่าช้าจะส่งผลให้โครงการเสร็จล่าช้าตามไปด้วย

18. เส้นทางวิกฤต (Critical Path) 30 10 B, 3 E, 5 40 C, 2 A, 5 20 D, 8 เส้นทางวิกฤต คือ เส้นทางที่ระยะเวลาของเส้นมากที่สุด ดังนั้น จึงเป็น MAX (2+5+8) = 15

19. Exp. การวางแผนการดำเนินงาน PERT Diagram 2

20. Gantt Chart

21. Exp. การวางแผนการดำเนินงาน PERT Diagram 2 • ขั้นตอนที่ 1 A, 2 10 20

22. Exp. การวางแผนการดำเนินงาน PERT Diagram 2 • ขั้นตอนที่ 2 30 B, 3 A, 2 F, 5 40 10 20 I, 7 50

23. Exp. การวางแผนการดำเนินงาน PERT Diagram 2 • ขั้นตอนที่ 3 C, 5 60 30 B, 3 A, 2 F, 5 40 10 20 I, 7 50

24. Exp. การวางแผนการดำเนินงาน PERT Diagram 2 • ขั้นตอนที่ 4 G, 4 C, 5 60 70 30 B, 3 A, 2 F, 5 40 10 20 I, 7 50

25. Exp. การวางแผนการดำเนินงาน PERT Diagram 2 • ขั้นตอนที่ 5 D, 1 G, 4 80 C, 5 60 70 30 B, 3 A, 2 F, 5 40 10 20 I, 7 50

26. Exp. การวางแผนการดำเนินงาน PERT Diagram 2 90 • ขั้นตอนที่ 6 E, 2 H,5 100 D, 1 G, 4 80 C, 5 60 70 30 B, 3 J, 6 A, 2 F, 5 40 10 110 20 I, 7 50

27. Exp. การวางแผนการดำเนินงาน PERT Diagram 2 • ขั้นตอนที่ 7 E, 2 H,5 100 A, 2 B, 3 D, 1 G, 4 80 C, 5 60 10 70 20 30 F, 5 J, 6 I, 7

28. Exp. การวางแผนการดำเนินงาน PERT Diagram 2 • ขั้นตอนที่ 8 E, 2 H,5 70 A, 2 B, 3 D, 1 G, 4 60 C, 5 40 10 50 20 30 F, 5 J, 6 I, 7

29. Exp. การวางแผนการดำเนินงาน PERT Diagram 2(การหาเส้นทางวิกฤติ) • A-B-C-G-D-E = 2+3+5+4+1+2 = 17 • A-B-C-G-D-H = 2+3+5+4+1+5 = 20 • A-B-C-G-D-J = 2+3+5+4+1+6 = 21 • A-F-G-D-E = 2+5+4+1+2 = 14 • A-F-G-D-H = 2+5+4+1+5 = 17 • A-F-G-D-J = 2+5+4+1+6 = 16 • A-I-D-E = 2+7+1+2 = 12 • A-I-D-H = 2+7+1+5 = 15 • A-I-D-J = 2+7+1+6 = 16

30. การใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการบริหาร การใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการบริหาร ปัจจุบันมีการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการบริหารโครงการ โดยในที่นี้ จะยกตัวอย่างการใช้โปรแกรม Microsoft Project ที่ใช้ในการสร้าง • แผนภาพแกนท์ • แผนภาพเพิร์ธ

31. โปรแกรมที่ช่วยในการสร้าง Gantt Chart

32. โปรแกรมที่ช่วยในการสร้าง PERT Diagram

33. Project Management Software • The Top 10 Free and Open Source Project Management Software for Your Small Business • http://blog.capterra.com/free-open-source-project-management-software/

34. สรุป การเริ่มต้นในการวางแผนโครงการ คือ เริ่มที่การกำหนดงานต่าง ๆ ที่ต้องทำในโครงการนั้นแล้วประมาณเวลาของงานต่าง ๆ ให้เหมาะสมเพื่อใช้ในการควบคุมโครงการนั้นให้เป็นไปตามการวางแผน สิ่งที่สามารถช่วยบริหารโครงการ คือ Gantt Chart และPERT Diagram ซึ่งมีข้อดีและข้อเสียต่างกัน คือ Gantt Chart เป็นผังที่เขียนและสื่อให้เข้าใจได้ง่าย แต่ไม่สามารถแสดงให้เห็นถึงเส้นทางวิกฤติ ซึ่งเป็นเส้นทาง ที่แสดงให้เห็นงานที่เส้นทางนี้ผ่าน โดยงานเหล่านั้นต้องมีการควบคุมเป็นพิเศษให้เป็นไปตามกำหนดเวลาเนื่องจากถ้าหากมีความล่าช้าของการทำงานของงานที่อยู่บนเส้นทางวิกฤติจะส่งผลให้โครงการนั้นไม่สามารถส่งมอบได้ตามเวลาที่กำหนด

35. Homework จากตารางจงเขียน Gantt Chart และ PERT Diagram พร้อมหา Critical Path