La sfida informatica evoluzione e problematiche della gestione telematica delle istanze

1. Novara, Hotel La Bussola 5 settembre 2013 La sfida informatica evoluzione e problematichedella gestione telematica delle istanze Viviana Colombo Sistemi Informativi - Federazione Sovrazonale Piemonte 4 – Piemonte Nord Est 1

2. DPR N. 160/2010 Le domande, le dichiarazioni, le segnalazioni e le comunicazioni concernenti le attivita‘ ed i relativi elaborati tecnici e allegati sono presentati esclusivamente in modalita’ telematica al SUAP competente per il territorio in cui si svolge l'attivita' o e' situato l'impianto. Il SUAP provvede all'inoltro telematico della documentazione alle altre amministrazioni che intervengono nel procedimento, le quali adottano modalita' telematiche di ricevimento e di trasmissione.

3. Modalita di comunicazione L’ invio della pratica telematica tra pubbliche amministrazioni avviene tramite PEC. la trasmissione della domanda o richiesta all'Ente e' inoltrata alla casella PEC definita dall'Amministrazione, mediante la casella PEC del SUAP mittente; l'esito della richiesta e' inoltrato tramite PEC dall'Amministrazione destinataria alla casella PEC del SUAP mittente;

4. PEC L’utilizzo della corrispondenza elettronica certificata nelle comunicazioni con la Pubblica Amministrazione rappresenta oggi uno dei tasselli fondamentali nel processo di dematerializzazione del rapporto con cittadini, professionisti ed imprese.

5. PEC Il servizio di posta elettronica certificata fornisce al mittente la prova legale dell’invio e della consegna dei documenti informatici Al mittente viene fornita la documentazione elettronica con valore legale attestante l’invio di documenti elettronici e la ricezione da parte del destinatario

6. PEC dati di certificazione • La data e l’ora di invio • Il mittente • Il/i destinatario/i • L’oggetto • L’identificativo messaggio

7. PEC

8. Validità • La PEC conferisce validità legale alla notifica ma non conferisce al messaggio trasmesso validità giuridica. • E’ necessario apporre Firma digitale perché abbia validità legale anche il contenuto del messaggio ed in particolare l’allegato.

9. Normative di riferimento D.L. 7, marzo 2005 n. 82 Codice dell’amministrazione digitale D.P.C.M. 22, febbraio 2013 Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, e digitali

10. Firma elettronica avanzata • La firma elettronica avanzata: • consiste nell'«insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l'identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati».

11. Firma digitale • La Firma Digitale è definita come "un particolare tipo di Firma Elettronica Avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici“. • a norma richiede una particolare modalità tecnologica, quella della crittografia a chiavi asimmetriche. • Il mezzo più usato è il token o la smart card

12. Consultazione PEC • Una consultazione poco frequente della propria casella PEC può ridurre o vanificare la possibilità di ricorsi , opposizioni ed impugnazioni. • A livello legale fa fede il momento in cui è stato consegnato il messaggio e non quello in cui è avvenuta realmente la lettura.

13. Conservazione dei messaggi • Per garantire la conservazione nel tempo e nello spazio di PEC opponibili a terzi è necessario realizzare la Conservazione sostitutiva. • I gestori di PEC sono tenuti per legge a conservare i log dei messaggi e delle relative modifiche per 30 mesi, trascorsi i quali la conservazione sarà unicamente responsabilità del mittente e del destinatario • .

14. Archivio informatico • Per un utilizzo efficiente della PEC occorre integrarla con strumenti di archiviazione e gestione documentale. • La PEC e la sua corretta conservazione genera in capo all’utente la necessità di gestire una quantità rilevante di documenti (messaggi, allegati, notifiche) che devono essere archiviati. • .

15. PEC e Firma ASL NO ASL Novara ha attivato la casella PEC protocollogenerale@pec.asl.novara.it Dim. Casella 1 G – msg – 30M e ha dotato di firma digitale i funzionari che devono visionare e dare pareri sugli endoprocedimenti trasmessi dai SUAP

16. Consultazione PEC ASL NO • La consultazione della casella PEC in ASL è una funzione demandata al Servizio protocollo che deve giornalmente leggere e protocollare tutti i documenti in arrivo. • .

17. Gestione PEC ASL NO • ASL di Novara ha esteso le funzionalità del gestionale di protocollo introducendo il modulo PEC-Manager che consente la ricezione, protocollazione, trasmissione ai servizi interessati, ed archiviazione delle PEC. • Al momento le utenze sono minime per problemi di budget e l’archivio è residente su Server gestito dal Sistema Informativo • .

18. Attività DP ASL NO I servizi del dipartimento di prevenzione: SIAV – SIAN – SISP – SPRESAL Consultano giornalmente attraverso il modulo PEC Manager le PEC che il protocollo generale gli ha attribuito, scaricano gli allegati e li salvano su uno storage condiviso agli utenti dei diversi servizi in modo che ciascuno ha la visibilità delle pratiche da analizzare.

19. Attività DP ASL NO Quando il funzionario avrà analizzato la pratica preparerà il parere in formato testo che andrà a firmare utilizzando il software di firma digitale “Firma OK Gold” e l’apposita smar card In questo modo viene creato il file con estensione p7m che verrà inviato al protocollo generale che a sua volta lo trasmetterà al SUAP competente

20. Progetti futuri ASL NO ASL di Novara in previsione di un maggior utilizzo di PEC sta svolgendo un indagine di mercato mirata alla ricerca di un prodotto in grado di garantire la corretta gestione ricezione protocollazione trasmissione e conservazione delle PEC e di tutta la documentazione per la quale le normative vigenti prevedono la conservazione sostitutiva su supporto magnetico.

21. SUAPiemonte La Regione Piemonte con il supporto di CSI Piemonte ha realizzato il portale Sportello Unico Regione Piemonte Nel territorio della ASL NO hanno aderito al portale i comuni di Novara e Borgomanero.

22. Certificati digitali ASL NO CSI Piemonte ha richiesto alla ASL l’elenco nominativo dei dipendenti del D.P. che devono accedere al portale per la visione dei procedimenti e ha predisposto dei certificati digitali personali profilandoli a seconda del servizio di appartenenza in modo che ciascun utente abbia visibilità solo sulle pratiche di competenza del servizio .

23. Certificati digitali Il Certificato digitale è un file che deve essere importato in un browser es:Mozilla-Firefox e identifica univocamente il suo possessore. Tale certificato deve essere memorizzato a cura del suo detentore e può essere utilizzato da qualunque postazione collegata alla rete RUPAR.

24. Altre realtà sul territorio Altre Amministrazioni, come Arona e Oleggio, hanno invece aderito ad un diverso portale, che al momento collabora con ASL attraverso la PEC; gli operatori ASL non hanno accesso diretto al portale, ma si verificherà la possibilità di svilupparlo. Allo stesso modo il portale “impresainungiorno”,sviluppato dalla Camera di Commercio, colloquia con ASL attraverso PEC, e gli operatori ASL non hanno accesso diretto al portale.

25. per la Vostra attenzione