Les facteurs de succès d’un outil d’aide à la décision

1. Les facteurs de succès d’un outil d’aide à la décision

2. Plan de la présentation • Les outils d’aide à la décision • La synergie (humain/ordinateur) • Les différents niveaux de décision • Les types de système d’aide à la décision • Le cycle de développement des systèmes • Les facteurs de succès (cycle de développement) • Les critères d’évaluation

3. Les outils d’aide à la décision • Le concept d’outils d’aide à la décision a été développé dans les années 60 • Les progrès technologiques en matière d’équipement informatique et de langage de programmation ont permis le développement de ses outils aujourd’hui indispensables au bon fonctionnement des organisations

4. La synergie (humain/ordinateur) Synergie Humain Ordinateur - Jugement - Précision - Crétivité - Vitesse - Intuition - Minutie - Émotion - Insensibilité Synergie Ce schéma illustre les forces respectives que possèdent les humains et les ordinateurs. Les bénéfices espérés de l’association de ces deux facteurs sont incontestables, mais encore faut-il qu’il y ait une bonne adéquation.

5. Les différents niveaux de décision Pyramide de gestion Rôle Type de décision Planification stratégique Stratégique Haute direction Contrôle de gestion Direction tactique Contrôle opérationnel Direction opération opérationnelle

6. Les différents niveaux de décision Type d’information utilisé Externe Diversifiée Agrégée Anticipée Ancienne peu précise Peu fréquente Interne Étroite Détaillée Historique Récente Précise Fréquente Planification stratégique Contrôle de gestion Contrôle opérationnel

7. Les différents niveaux de décision Haute direction (Top management) • La haute direction prend des décisions de type stratégique • Ces décisions sont à long terme et engagent souvent une grande quantité de ressources • Exemples • Expansion de l’entreprise • Augmentation de la part de marché • Nouveaux produits • Abandon d’un produit • La haute direction doit par la suite traduire ses décisions en actions spécifiques et les transmettent à la direction

8. Les différents niveaux de décision Direction (Middle management) • La direction prend des décisions de type tactique • Ces décisions sont plus structurées et ont un impact à moyen terme sur l’entreprise • Exemples • Préparation du calendrier de production • Évaluation du rendement • Préparation du budget de publicité de l’année • Amélioration de la qualité des produits • Ces décisions seront par la suite subdivisées en une série d’actions permettant d’atteindre les objectifs visés

9. Les différents niveaux de décision Direction opération (Operational management) • Décisions de type opérationnel • Ces décisions sont hautement structurées et routinières • Elles ont une portés restreinte et un impact à court terme • Exemples • Demande quotidienne de matières premières • Utilisation d’une machine pour la fabrication • Décision de faire des heures supplémentaires • Diminution du nombre de produits défectueux • Ces décisions peuvent donc être considérées comme plus concrète, bien qu’elles peuvent avoir un très haut niveau de complexité

10. Les différents niveaux de décision Les niveaux des systèmes (de traitement) Traitement du savoir Le savoir et l’intelligence (systèmes experts et réseaux neuraunaux) Traitement de l’information Information non routinière et moins structurée (Systèmes d’aide à la décision et aux opérations) Traitement des données Information très détaillées (données brutes) (Systèmes transactionnels et systèmes d’information)

11. Les différents niveaux de décision Pyramide de gestion Systèmes de traitement Traitement du savoir (systèmes experts et réseaux neuraunaux) Haute direction Traitement de l’information (Systèmes d’aide à la décision et aux opérations) Direction Traitement des données (Systèmes transactionnels et systèmes d’information) Direction opération

12. Les différents niveaux de décision Pyramide de gestion Systèmes de traitement Traitement du savoir (systèmes experts et réseaux neuraunaux) Haute direction Traitement de l’information (Systèmes d’aide à la décision et aux opérations) Direction Traitement des données (Systèmes transactionnels et systèmes d’information) Direction opération

13. Les types de système d’aide à la décision • Les systèmes d’information organisationnels • Les systèmes interactifs d’aide à la décision • Les systèmes experts • Les réseaux neuronaux

14. Les types de système d’aide à la décision Les systèmes d’information organisationnels (SI) • On peut définir un SI comme étant : • un sous-système de l’organisation • un ensemble de procédures, machines, personnes produisant des informations pour les acteurs (décideurs) de l’organisation • un système informatisé ou non, recueillant, mémorisant, transmettant et traitant des données

15. Les types de système d’aide à la décision Les systèmes d’information organisationnels Gingras (1986) “ C'est un système intégré humain-machine qui observe et récupère des données de l'environnement, qui cueille des données provenant des transactions et des opérations de l'organisation, qui filtre, organise et choisit les données et les présente comme de l'information aux gestionnaires. ”

16. Les types de système d’aide à la décision Les systèmes d’information organisationnels • Données brutes -> décisions de type opérationnel • Exemples • Système de traitement des transactions (achat/vente) • Système programmé (point de commande) • Système de reportage de l’information (rapport d’inventaire, liste d’employés)

17. Les types de système d’aide à la décision Les Systèmes Interactifs d'Aide à la Décision (SIAD) • On peut les considérer comme un SI amélioré ou adapté en fonction des besoins précis de ses utilisateurs • Fournir de l’informations pour la prise de décision • Aide l’utilisateur dans toutes les phases de son processus de décision (Interactif) • Le SIAD ne prend pas de décision. Il procure plutôt une quantité d’informations facilitant la prise de décision • L’utilisateur doit donc user de son expérience, de son intuition et de son jugement

18. Les types de système d’aide à la décision Les Systèmes Interactifs d'Aide à la Décision Peaucelle (1982) “ L’expression “ Système interactifs d’aide à la décision ” désigne les systèmes qui servent dans le processus de la prise de décision. Ces systèmes aident, mais ne remplacent pas le décideur. Dans cette perspective, l’aide généralement “ automatisée ” permet au décideur d’avoir accès aux données et de tester différents choix possibles pour la résolution du problème à traiter. ”

19. Les types de système d’aide à la décision Les Systèmes Interactifs d'Aide à la Décision Le SIAD permet un accès facile à une base de données et à des modèles pour tester les diverses solutions possibles. Il vise donc à supporter le processus de prise de décisions en tentant de répondre aux questions suivantes : • Qu’est-ce qui s’est passé ? • Pourquoi est-ce arrivé ainsi ? • Que se passerait-il si ? Le jeu d’entreprise… What if ?

20. Les types de système d’aide à la décision Les Systèmes Interactifs d'Aide à la Décision La définition des SIAD proposée par Peaucelle présente certains aspects de ces systèmes sans toutefois faire allusion à deux aspects très importants présentés par Probst soit : • “ Une décision motivée ” • Sur quelles bases avons-nous pris notre décision ? • “ le cadre normatif ” • Quelles sont les étapes à suivre ou les moyens à utiliser ?

21. Les types de système d’aide à la décision Les Systèmes Interactifs d'Aide à la Décision Probst (1984) DMR “ Un logiciel conçu pour faciliter la préparation d’informations pertinentes sur la base desquelles une décision motivée peut être prise… donc un ensemble de moyens informatiques organisés pour améliorer le processus décisionnel. Ces systèmes fourniraient un cadre normatif à la démarche devant aboutir à une prise de décision. ”

22. Les types de système d’aide à la décision Les Systèmes Interactifs d'Aide à la Décision « Devant un même problème, les décideurs demandent de l’information différente, ne se comportent pas de la même façon et surtout n’utilisent pas la même démarche pour le résoudre. » • Les SIAD interviennent donc dans un contexte de décision non structuré ou semi-structuré. C’est là un point majeur qui les différencie des SI.

23. Les types de système d’aide à la décision Les Systèmes Interactifs d'Aide à la Décision • Données d ’information -> décisions de niveaux tactiques • Exemples • Système d’évaluation de la gestion des crédits dans une institution financière • Système d’octroi de budgets • Système de sélection de projets, de matériels, etc. • Système d’évaluation de produits

24. Les types de système d’aide à la décision Les Systèmes experts (SE) • On peut définir un SE comme étant : un système d’intelligence artificielle utilisant des faits, des connaissances et des techniques de raisonnement pour résoudre des problèmes qui nécessitent certaines habiletés de type humaines

25. Les types de système d’aide à la décision Les Systèmes experts Rich E. et Knight K. (1991) “ Des programmes résolvant des problèmes qui sont habituellement résolus par des experts humains. Pour cela, ils requièrent un accès à une base de connaissances conséquente qui doit être construite de façon efficiente. Ils doivent être à même de fournir divers modes de raisonnement et de justifier les conclusions auxquelles ils aboutissent. ”

26. Les types de système d’aide à la décision Les Systèmes experts Avantages : • applique les règles de façon systématique • possibilité d’ajouter, de modifier ou d’effacer certaines règles • peut regrouper les connaissances de plusieurs experts • peut être utilisé comme outil de formation • peuvent être utilisé par des personnes qualifiées de “ non expertes ” dans le domaine

27. Les types de système d’aide à la décision Les Systèmes experts Inconvénients : • Quel est le niveau de responsabilité des concepteurs ? • moins fiable qu’un expert quand les résultats ne sont pas validés • les coûts de développement et de maintien sont souvent élevés • difficulté d’obtenir un consensus entre les experts

28. Les types de système d’aide à la décision Les Systèmes experts • Données de type connaissance -> décision de niveau stratégique • Exemples • Aide à la fabrication assistée par ordinateur • Planification et ordonnancement • Maintenance (diagnostic de pannes et d’anomalies) • Choix de produit dans une ligne de production • Contrôle de qualité • Conseil en placements financiers • Octroi de crédit

29. Les types de système d’aide à la décision Les réseaux neuronaux (RN) un bref aperçu • Le fonctionnement de ces systèmes ressemble beaucoup aux méthodes de statistique de prévision. • Ces RN ne sont pas pourvus d’une base de connaissances comme les SE, mais uniquement d’une base de faits qui augmente en volume et apprend lors de chaque utilisation. • Donc les RN utilisent des “ patterns ” (expériences similaires passées dont les résultats sont connus) afin de faire des prévisions.

30. Les types de système d’aide à la décision Les réseaux neuronaux (RN) un bref aperçu • Données d ’information -> décision de niveau tactique et opérationnelle • Exemples • Détection de fraudes par cartes de crédit • Prévision de fluctuation de marché • Évaluation de demandes d’emprunt

31. Le cycle de développement des systèmes Les phases Temps Plan directeur 5% Systématisation Évaluation 10% Analyse 15% Conception 20% Informatisation Réalisation 35% Implantation 15% Source : grille d’analyse méthode DMR

32. Le cycle de développement des systèmes Selon différents auteurs Auteurs Kendall et Kendall (1992) Pressman (1987) Rivard et Talbot (1993) Senn (1987) Phases Identification des problèmes, opportunités et objectifs Analyse du système général Évaluation de la demande Analyse préliminaire Évaluation Identification des besoins Analyse fonctionnelle Analyse détaillée Conception logique Analyse des besoins Analyse Analyse détaillée Proposition de scénarios et conception Conception du système Conception du système Conception du système Conception Production du logiciel Test et entretien Cadrage Test du système Réalisation technique Développement Test du système Réalisation Mise en place et entretien Mise en place et exploitation maintenance Mise en oeuvre

33. Le cycle de développement des systèmes L’évaluation (1) • Évaluation des différents problèmes et des solutions envisageables • Évaluation de la situation actuelle • Les éléments du contexte organisationnel • L’état des systèmes • L’identification des personnes potentiellement affectées par le projet • L’étude de faisabilité • Est-ce que l’organisation possède les ressources humaines nécessaires ? • Est-ce que l’organisation possède des ressources financières nécessaires pour mener le projet ? • Analyse coûts/bénéfices

34. Le cycle de développement des systèmes L’analyse (2) • Définir les besoins en information • Pour définir ces besoins en information on peut : • Examiner les documents et les procédures existantes • Interviewer les utilisateurs • Leur demander de répondre à un questionnaire • Observer leur travail • Construire un prototype • Ces méthodes possèdent des avantages et des inconvénients Le choix des méthodes à utiliser se fera en fonction du niveau d’incertitude

35. Le cycle de développement des systèmes L’analyse • Les sources d’incertitude : • La complexité de l’application à développer • Les utilisateurs • La compétence et les connaissances du domaine d’application des analystes

36. Le cycle de développement des systèmes L’analyse • L’étape suivante de la phase d’analyse est l’analyse fonctionnelle ou conception logique • Cette étape permet de formaliser les besoins spécifiés lors de la première partie de l’analyse • Différents diagrammes tels les DFD, MRD, etc. • La phase d’analyse se concentre sur le “ quoi ” du système.

37. Le cycle de développement des systèmes La conception (3) • Définition de l’architecture du système • Les procédures et les structures de données • Cette phase continue l’effort de formalisation entreprise lors de l’analyse • C’est également lors de cette étape que l’on effectue la conception des interfaces • La conception présente les choix, les arbres de décision, les vérifications et les validations “ le comment ”. • C’est donc une représentation très structurée qui se rapproche d’un langage de programmation.

38. Le cycle de développement des systèmes La réalisation (4) • Cette phase consiste à produire le logiciel. • Les analystes travaillent de concert avec les programmeurs pour traduire les spécifications de la conception dans un langage interprétable par l’ordinateur. • On effectue plusieurs tests afin de s’assurer que le produit final respect les spécifications et qu’il soit exempt d’erreur.

39. Le cycle de développement des systèmes L’implantation (5) • Mise en place du logiciel dans l’organisation • Les stratégies d’implantation • Implantation directe (sans transition) • Risquée mais moins coûteux • Implantation en parallèle (les deux systèmes simultanément) • plus sécuritaire mais nettement plus coûteuse • Implantation en site pilote (isolé) • transition progressive donc « sécuritaire », mais plus longue

40. Le cycle de développement des systèmes Une autre méthode de développement Le prototypage • On réaliser une première version sommaire du système… • L’utilisateur l’essaie afin d’évaluer la capacité du système à répondre à ses besoins. • Cycle « d’amélioration - évaluation » jusqu’à satisfaction • Le prototypage permet donc de développer un systèmes dans un contexte moins structuré.

41. Succès • Petit Larousse : “ Résultat heureux, réussite ”

42. Le succès selon certains auteurs • La performance dans la prise de décision (Benbasat et Schroeder) • Amélioration de la prise de décision (Cheney et Dickson) • La capacité d’utiliser le système (Zmud) • L’utilisation du système (Baroudi) • Satisfaction de l’utilisateur (Ives et Olson) • L’appréciation du système (Swanson) • Le retour sur investissement (Keen) • Une plus grande performance générale (Srinivasan et Kaiser) • L’utilisation efficace de modèles (Fuerst et Martin) La définition du succès varie beaucoup d’un auteur à l’autre...

43. Les facteurs de succès et le cycle de développement L’évaluation • L’existence d’un problème; « Bien le définir » • La volonté de changement et motivation (gestionnaires et futurs utilisateurs) • Bonne définition des attentes envers l’outil • Création d’un groupe de travail composé de futurs intervenants (utilisateurs, gestionnaires, responsables de l’informatique) • Études de faisabilité organisationnelle et financière • L’attitude des gens face aux nouvelles technologies • Bien gérer le développement du système

44. Les facteurs de succès et le cycle de développement L ’analyse • Bonne définition des besoins des futurs utilisateurs et de l’organisation • Faire un plan détaillé présentant l’ensemble de ces besoins • Analyses de faisabilité (technique et opérationnelle) • Participation des futurs utilisateurs • L’expérience des analystes • Bonne définition de l’impact du système sur le travail des personnes

45. Les facteurs de succès et le cycle de développement Conception • Plan flexible (flexible Desing) • Un plan permettant d’apporter des modifications et d’ajouter de nouvelles fonctionnalités rapidement • Bonne description fonctionnelle • Absence de redondance des données et des procédures • Participation des futurs utilisateurs

46. Les facteurs de succès et le cycle de développement Réalisation • Bonne analyse organique (flux de données, fichiers, réseau, sécurité, etc.) • Compatibilité des technologies utilisées avec celles déjà en place • L’expérience des informaticiens (codage) • Application sans erreur (tests)

47. Les facteurs de succès et le cycle de développement Mise en place et entretien • Bonne stratégie d’implantation (en parallèle, site pilote, direct) • La formation des utilisateurs • Participation des futurs utilisateurs • Bonne documentation

48. Les critères d’évaluation du succès Au niveau de l’organisation • L’amélioration de la performance organisationnelle • L’avantage concurrentiel • L’atteinte des objectifs organisationnels • L’amélioration du processus de prise de décision (plus structurée) • L’amélioration de la qualité de la prise de décision • L’amélioration de l’efficacité organisationnelle interne • La qualité des applications

49. Les critères d’évaluation du succès Au niveau de l’organisation • Performance des applications • Rentabilité des applications (avantage coûts/bénéfices) • Augmentation de la productivité des employés et des actifs • L’absence de problèmes au niveau du système • Le niveau de qualité de l’information (augmentation)

50. Les critères d’évaluation du succès Au niveau des utilisateurs • Épargne de temps • Diminution de l’effort des utilisateurs dans leur travail • Augmentation de la capacité de traitement des données • Augmentation de la performance individuelle • Satisfaction des usagers • Diminution des craintes • Taux d’utilisation des systèmes