Manajemen Waktu Proyek (lanj.)

1. Manajemen Waktu Proyek (lanj.)

2. Gantt Chart • Gant chart menyediakan format standar utk menampilkan informasi jadwal proyek dgn menampilkan aktivitas proyek beserta tanggal mulai dan selesainya dlm format kalender • Simbol-simbol yg digunakan: • Black diamond : milestone • Thick black bars : rangkuman tugas • Lighter horizontal bars : durasi tugas • Arrows : ketergantungan antar tugas

3. Contoh Gantt Chart

4. Contoh Gantt Chart

5. Menambahkan Milestone ke Gantt Chart • Jika diinginkan utk fokus pada tercapainya milestones terutama utk proyek-proyek besar • Milestones menekankan pd kejadian-kejadian penting atau pencapaian-pencapaian dlm proyek • Milestone dpt dibuat dgn memasukkan tugas yg mpy durasi nol, atau dgn cara menandai suatu tugas tertentu sbg sebuah milestone

6. Kriteria SMART • Sebuah milestone harus: • Specific (spesifik) • Measureable (terukur) • Assignable (dpt ditugaskan) • Realistic (realistis) • Time-framed

7. Contoh Gantt Chart

8. Critical Path Method (CPM) • CPM adl teknik membuat diagram jaringan yg digunakan utk memperkirakan durasi proyek total • Critical path utk sebuah proyek adl serangkaian aktivitas yg menentukan waktu tersingkat utk penyelesaian proyek • Critical path adl jalur terpanjang mll diagram jaringan dgn jumlah slack atau float plg sedikit • Slack atau float adl jumlah waktu sebuah aktivitas dpt ditunda tanpa menunda aktivitas berikutnya atau tanpa menunda tanggal penyelesaian proyek

9. Menghitung Critical Path • Buatlah diagram jaringan yg baik • Tambahkan estimasi durasi utk semua aktivitas pd setiap jalur mll diagram jaringan • Jalur terpanjang mrpk critical path • Jk satu atau lebih aktivitas pd critical path ternyata membutuhkan waktu yg lbh panjang drpd yg direncanakan, mk jadwal proyek akan mjd meleset kecuali manajer proyek mengambil tindakan koreksi

10. Lebih Lanjut Ttg Critical Path • Critical path tidak harus terdiri atas aktivitas yg paling penting, krn critical path hanya memperhitungkan waktu • Dimungkinkan ada lebih dari satu critical path jika ada dua atau lebih jalur dgn panjang waktu yg sama • Critical path dpt berubah sejalan dgn perkembangan proyek

11. Membuat Trade Off Jadwal • Free slack atau free float adl jumlah waktu sebuah aktivitas dpt ditunda tanpa mengakibatkan penundaan aktivitas berikutnya • Total slack atau total float adl jumlah waktu sebuah aktivitas dpt ditunda tanpa mengakibatkan penundaan tanggal penyelesaian proyek • Arah maju pd diagram proyek menentukan tanggal early start (ES) dan early finish (EF) • Arah mundur pd diagram proyek menentukan tanggal late start (LS) dan late finish (LF)

12. Menghitung Critical PathPerhitungan Maju • Kecuali kegiatan awal, maka suatu kegiatan baru dapat dimulai bila kegiatan yang mendahului telah selesai. Peristiwa 1 menandai dimulainya proyek. Disini berlaku pengertian bahwa waktu paling awal peristiwa terjadi adalah = 0 atau E(1) = 0.

13. Menghitung Critical PathPerhitungan Maju • Waktu selesai paling awal suatu kegiatan adalah sama dengan waktu mulai paling awal, ditambah kurun waktu kegiatan yang bersangkutan, EF = ES + D atau EF(i-j)= ES(i-j) + D(i-j).

14. Menghitung Critical PathPerhitungan Maju • Bila suatu kegiatan memiliki dua atau lebih kegiatan-kegiatan terdahulu yang menggabung, maka waktu mulai paling awal (ES) kegiatan tersebut adalah sama dengan waktu selesai paling awal (EF) yang terbesar dari kegiatan terdahulu.

15. Menghitung Critical PathPerhitungan Mundur Perhitungan mundur dimaksudkan untuk mengetahui waktu atau tanggal paling akhir kita “masih” dapat memulai dan mengakhiri masing-masing kegiatan, tanpa menunda kurun waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan, yang telah dihasilkan dari hitungan maju. Hitungan mundur dimulai dari ujung kanan (hari terakhir penyelesaian proyek) suatu jaringan kerja).

16. Menghitung Critical PathPerhitungan Mundur • waktu mulai paling akhir suatu kegiatan adalah sama dengan waktu selesai paling akhir, dikurangi kurun waktu berlangsungnya kegiatan yang bersangkutan atau LS = LF - D

17. Menghitung Critical PathPerhitungan Mundur • Bila suatu kegiatan memiliki atau memecah menjadi 2 atau lebih kegiatan berikutnya, maka waktu selesai paling akhir (LF) kegiatan tersebut adalah sama dengan waktu mulai paling akhir (LS) kegiatan berikutnya yang terkecil.

18. Identifikasi Float Float total(TF) adalah suatu kegiatan sama dengan waktu selesai paling akhir, dikurangi waktu selesai paling awal atau waktu mulai paling akhir, dikurangi waktu mulai paling awal dari kegiatan berikut atau dengan rumus TF = LF – EF = LS – ES.

19. Identifikasi Float Pada perencanaan dan penyusunan jadwal proyek, arti penting dari float total adalah menunjukkan jumlah waktu yang diperkenankan suatu kegiatan boleh ditunda, tanpa mempengaruhi jadwal penyelesaian proyek secara keseluruhan.

20. Identifikasi Float Float total ini dimiliki bersama oleh semua kegiatan yang pada jalur yang bersangkutan. Hal ini berarti bila satu kegiatan telah memakainya, maka float total yang tersedia untuk kegiatan-kegiatan lain yang berada pada jalur tersebut adalah sama dengan float total semula, dikurangi bagian yang telah dipakai.

21. Identifikasi Float Float bebas(FF), adalah bilamana semua kegiatan pada jalur yang bersangkutan mulai seawal mungkin. Besarnya FF suatu kegiatan adalah sama dengan dengan sejumlah waktu dimana penyelesaian kegiatan tersebut dapat ditunda tanpa mempengaruhi waktu mulai paling awal dari kegiatan berikutnya ataupun semua peristiwa yang lain pada jaringan kerja.

22. Identifikasi Float Float bebas dari suatu kegiatan adalah sama dengan waktu mulai paling awal (ES) dari kegiatan berikutnya dikurangi waktu selesai paling awal (EF) kegiatan yang dimaksud. FF(1-2) = ES(2-3) – EF(1-2) Float interferen sama dengan float total dikurangi float bebas atau IF = FT – FF.

23. Menentukan Critical Path Proyek X

24. Menghitung ES, EF, LS, LF

25. Pebuatan Diagram Jaringan PDM(Perhitungan Maju) Berlaku dan ditujukan untuk hal-hal berikut : • Menghasilkan ES, EF dan kurun waktu penyelesaian proyek. • Diambil angka ES terbesar bila lebih satu kegiatan bergabung. • Notasi (i) bagi kegiatan terdahulu dan (j) kegiatan yang sedang ditinjau.

26. Pebuatan Diagram Jaringan PDM(Perhitungan Maju) • Waktu mulai paling awal dari kegiatan yang sedang ditinjau ES(j), adalah sama dengan angka terbesar dari jumlah angka kegiatan terdahulu ES(i) atau EF(i) ditambah konstrain yang bersangkutan. Karena terdapat empat konstrain, maka bila ditulis dengan rumus menjadi :

27. Pebuatan Diagram Jaringan PDM(Perhitungan Maju) Es(i) + SS(i-j) atau ES(i) + SF(i-j) – D(j) atau EF(i) + FS(i-j) atau EF(i) + FF(i-j) – D(j) Pilih angka terbesar dari ES(j) =

28. Pebuatan Diagram Jaringan PDM(Perhitungan Maju) • Angka waktu selesai paling awal kegiatan yang sedang ditinjau EF(j), adalah sama dengan angka waktu mulai paling awal kegiatan tersebut ES(j), ditambah kurun waktu kegiatan yang bersangkutan D(j). Atau ditulis dengan rumus : EF(j) = ES(j) + D(j)

29. Pebuatan Diagram Jaringan PDM(Perhitungan Mundur) Berlaku dan ditujukan untuk hal-hal berikut : • Menentukan LS, LF dan kurun waktu float. • Bila lebih dari satu kegiatan bergabung diambil angka LS terkecil. • Notasi (i) bagi kegiatan yang sedang ditinjau sedangkan (j) adalah kegiatan berikutnya.

30. Pebuatan Diagram Jaringan PDM(Perhitungan Mundur) • Hitung LF(i), waktu selesai paling akhir kegiatan (i) yang sedang ditinjau, yang merupakan angka terkecil dari jumlah kegiatan LS dan LF plus konstrain yang bersangkutan.

31. Pebuatan Diagram Jaringan PDM(Perhitungan Mundur) Pilih angka terkecil dari LF(j) – FF(i-j) atau LS(j) – FS(i-j) atau LF(j) – SF(i-j) + D(i) atau LS(j) – SS(i-j) + D(j) LF (i) =

32. Pebuatan Diagram Jaringan PDM(Perhitungan Mundur) • Waktu mulai paling akhir kegiatan yang sedang ditinjau LS(i), adalah sama dengan waktu selesai paling akhir kegiatan tertentu LF(i), dikurangi kurun waktu yang bersangkutan. Atau Ls(i) = LF(i) – D(i)

33. Memperpendek Jadwal Proyek • Ada tiga cara: • Memperpendek durasi aktivitas yang paling penting dgn menambah sumberdaya atau mengubah lingkup • Melakukan kompresi jadwal • Fast tracking aktivitas dgn melaksanakan aktivitas-aktivitas scr paralel atau overlapping

34. Penjadwalan Critical Chain • Penjadwalan critical Chain adl metode penjadwalan yg terkait dgn sumberdaya yg terbatas dlm membuat jadwal dan mencakup buffer utk menjamin tanggal penyelesaian proyek  teori TOC (Theory of Contrains) • Mengusahakan utk meminimalisasi multitasking dimana satu sumberdaya digunakan pada lebih dari satu tugas pada waktu yg sama

35. Buffer dan Critical Chain • Buffer adl waktu tambahan utk menyelesaikan proyek • Orang seringkali menambah buffer pd tiap tugas dan menggunakannya baik itu dibutuhkan atau tidak • Murphy’s Law : if something can go wrong, it will • Parkinson’s Law: work will expands to fill the time allowed • Penjadwalan critical chain menghilangkan buffer dr tugas individual dan membuat: • Buffer proyek atau waktu tambahan yg ditambahkan sblm waktu penyelesaian proyek • Feeding buffer atau waktu tambahan yg ditambahkan sblm aktivitas pada critical path

36. PERT (Program Evaluation and Review Technique) • PERT adl teknik analisis jaringan utk estimasi durasi proyek dimana terdapat ketidakpastian yg tinggi pada estimasi durasi aktivitas individual • PERT menggunakan estimasi waktu probabilistik • Estimasi durasi berdasar estimasi durasi aktivitas optimistik, kebiasaan (rata-rata), dan pesimistik, atau estimasi tiga-titik

37. Bila CPM memperkirakan waktu komponen kegiatan proyek dengan pendekatan deterministik satu angka yang mencerminkan adanya kepastian, maka PERT direkayasa untuk menghadapi situasi dengan kadar ketidakpastian yang tinggi pada aspek kurun waktu kegiatan.

38. PERT memakai pendekatan yang menganggap bahwa kurun waktu kegiatan tergantung pada banyak faktor dan variasi, sehingga lebih baik perkiraan diberi rentang, yaitu dengan memakai tiga angka estimasi, yaitu a, m, dan b yang mempuyai arti sebagai berikut: a = kurun waktu optimistik m = kurun waktu paling mungkin b = kurun waktu pisimistik Tujuan menggunakan tiga angka estimasi adalah untuk memberikan rentang yang lebih lebar dalam melakukan estimasi kurun waktu kegiatan.

39. Kurun Waktu yang Diharapkan (te) Setelah menentukan estimasi angka-angka a, m, dan b, maka tindak selanjutnya adalah merumuskan hubungan ketiga angka tersebut menjadi satu angka, yang disebut te atau kurun waktu yang diharapkan. Kurun waktu kegiatan yang diharapkan : te = (a + 4m + b) (1/6)

40. Identifikasi Jalur Kritis dan Slack Dengan menggunakan konsep te dan angka-angka waktu paling awal peristiwa terjadi (TE), dan waktu paling akhir peristiwa terjadi (L) maka identifikasi kegiatan kritis, jalur kritis dan slack dapat dikerjakan seperti halnya pada CMP, seperti: (TE)-j = (TE)-i + te(i-j) (TL)-i = (TL)-j – te(i-j) Pada jalur kritis berlaku : Slack = 0 atau (TL) – (TE) = 0

41. Untuk rangkaian kegiatan-kegiatan lurus(tanpa cabang), milsalnya terdiri dari tiga kegiatan dengan masing-masing te(1-2), te(2-3), te(3-4) dan (TE)-1 sebagai peristiwa awal, maka total kurun waktu sampai (TE)-4 adalah : (TE)-4 = (TE)-1 + te(1-2) + te(2-3) + te(3-4).

42. Sedangkan untuk rangkaian yang memiliki kegiatan-kegiatan yang bergabungatau memencar, juga berlaku rumus-rumus pada metode CPM yang bersangkutan.

43. Deviasi Standar dan Varians Kegiatan Deviasi Standar Kegiatan (S) ; S = (1/6)(b-a) Varians Kegiatan : V(te) = S2 = [(1/6)(b-a)]2