Estudio de Clima Organizacional

1. Estudio de ClimaOrganizacional http://www.monroyasesores.com.mx/

2. OBJETIVO DEL ESTUDIO DE CLIMA ORGANIZACIONAL. • DEFINICION DE ESTUDIO DE CLIMA ORGANIZACIONAL. • IMPORTANCIA DEL ESTUDIO DE CLIMA ORGANIZACIONAL. • CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS. • CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS ( explicación ). • COMO SE MODIFICA EL CLIMA ORGANIZACIONAL. • ESTUDIO DE CLIMA ORG. COMO ELEMENTO GENERADOR DE CAMBIOS. • ESTUDIO DE CLIMA ORG. COMO DESAROLLADOR DE EFECTIVIDAD GERENCIAL. • CONDICIONES NECESARIAS PARA LOGRAR ÉXITO. • ETAPAS PRINCIPALES DEL PROCESO. • FACTORES O ASPECTOS QUE SE MIDEN EN UNA ENCUESTA DE DIAGNOSTICO. • COMENTARIOS SOBRE LOS FACTORES QUE SE MIDEN EN UNA ENCUESTA. • ASPECTOS A CONSIDERAR EN UNA ENCUESTA DE DIAGNOSTICO ORG. • LAS ENTREVISTAS PARA RECOLECCION DE INFORMACION. • EJEMPLO DE GUION PARA ENTREVISTA. • COMO PRESENTAR LOS RESULTADOS. • FORMATO DE SEGUIMIENTO. • IMPORTANCIA DEL SEGUIMIENTO. CONTENIDO TEMATICO

3.  OBJETIVO DEL ESTUDIO DE CLIMA ORGANIZACIONAL El Objetivo fundamental de un Estudio de Clima Organizacional, es el de conocer por medio de diversas técnicas y medios de recopilación de información, la opinión y/o apreciación que la gente tiene de su organización, basados en su experiencia en la empresa y a su visión muy particular de las diversas situaciones que ahí se suceden. Es muy importante comprender que no es una evaluación de la organización como tal, ya que se basa tan solo en el punto de vista de los colaboradores, y no se consideran aspectos que permitan concluir con una opinión certera, objetiva de la efectividad de la administración u operación de la misma.

4.  DEFINICION DE ESTUDIO DE CLIMA ORGANIZACIONAL Recopilación de la opinión de las personas que colaboran en una organización ( o parte de ), sobre la percepción y/o punto de vista que tienen de ella, basados en el tiempo que ahí tienen trabajando y de la forma en que se presentan las diversas situaciones profesionales y personales. Normalmente se hace por medio de cuestionarios y entrevistas directas, buscando también ampliar la información a traves de otros medios de recopilación como pueden ser la observación directa, análisis estadísticos varios, etc. Las encuestas, dependiendo de la cantidad de colaboradores, se puede aplicar a todos, o bien a una muestra, que generalmente es de un 70 u 80%, y las entrevistas un 10 o 15% del total encuestados.

5.  IMPORTANCIA DEL ESTUDIO DE CLIMA ORGANIZACIONAL En la actualidad esta comprobado que la satisfacción que encuentra una persona al desempeñar su trabajo, esta directamente relacionada con el nivel de cumplimiento en los resultados, como por ejemplo el Nivel de Servicio al Cliente, Estándares de Calidad y Productividad, Reducción de Costos y Gastos, Retención de Personal, etc. Por ello, y pensando que la organización es precisamente eso, un conjunto de personas que buscan un objetivo en común, se vuelve de vital importancia evaluar la opinión que la gente tiene de la empresa, en sus diferentes aspectos, buscando en todo momento tener ambiente y clima organizacionales que favorezcan los buenos resultados.

6. Un clima laboral favorable permitirá un compromiso estable del personal con su organización y éste es un requisito indispensable para la sobrevivencia y desarrollo de cualquier empresa o institución. Igualmente, para que usted pueda obtener un mejor beneficio del Capital Intelectual existente, se vuelve necesario que exista un ambiente de trabajo sano, lo más libre de antagonismo posible y sobre todo un Clima Organizacional que dé confianza a la gente para poder hacer un uso más efectivo y constante de sus recursos: Creatividad. Entusiasmo. Servicio. Colaboración. Iniciativa. Experiencia. 

7. QUE COMO CON QUIEN SEPA INSTITUCION JEFE PUESTO QUIERA RESULTADOS AMBIENTE TENGA CON QUE REMUNERACION TECNOLOGIA INFORMACION  CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS

8.  CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS( explicación ). • A) que SEPA QUE va a hacer y PARA QUE. • Que va a hacer: descripción de puesto, objetivos de trabajo, etc. • Como lo va a hacer: procedimientos, políticas, instrucciones, formatos, etc. • Con quien lo va a hacer: miembros del equipo de trabajo, relaciones internas y externas comunesy razones de las mismas, departamentos de apoyo en la empresa, etc.

9.  CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS( explicación ). • B) QUE QUIERA hacer las cosas. • Que se identifique con la empresa: que la conozca; su historia, dueños, directivos, productos y servicios, mercado, visión, misión, valores, etc. • Que sienta apoyo y confianza de parte de su jefe inmediato: que haya buena comunicación, que de apoyo y asesoría, que desarrolle, etc. • Que le guste su puesto: que desempeñe funciones que vayan de acuerdo con sus expectativas, que se le de confianza, que haya oportunidad de capacitarse y desarrollarse. • Que el ambiente sea favorable: que no exista mucho antagonismo, ni politiquería, que exista respeto. • Que la remuneración sea justa: que se gane realmente por lo que se hace, que se premie el esfuerzo y se castigue la falta de profesionalismo, que haya congruencia entre los sueldos y puestos/funciones.

10.  CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS( explicación ). • C) que tenga CON QUE hacer las cosas. • Que se le proporcione la tecnología para poder hacer su trabajo: que cuente con el equipo y herramientas de trabajo necesarias, no quiere decir que se le den los mas caros o novedosos, sino los que se ocupan realmente. • Que se le proporcione la información para tomar decisiones: que existan los sistemas de información adecuados para poder trabajar y tomar decisiones efectivas tanto en forma como en tiempo.

11. El clima organizacional puede modificarse a partir de: • El reconocimiento de su impacto en la salud de la organización y en sus resultados. • La aceptación de que es algo creado por la organización y que la misma organización puede cambiar. • El compromiso de los dirigentes para realizar cambios enfocados en la mejora del clima organizacional. • La determinación y evaluación de los componentes del clima organizacional que resulten más relevantes en cada situación en particular y su actualización en el tiempo. • El monitoreo permanente del clima organizacional.  COMO SE MODIFICA EL CLIMA ORGANIZACIONAL

12. El Estudio de Clima Organizacional es un proceso que proporciona retroalimentación sobre su situación actual y permite fundamentar acciones de mejora, basada en las Competencias Organizacionales Estratégicas; es decir, en aspectos críticos para la empresa ( supervivencia, expansión, crecimiento, reducción, integración, consolidación, etc. ).  ESTUDIO DE CLIMA ORGANIZACIONAL COMO ELEMENTO GENERADOR DE CAMBIOS El Estudio del Clima Organizacional es una intervención que genera modificaciones en el sistema de la empresa, desde que se inicia el proceso. Por lo tanto, si no hay una decisión efectiva de introducir cambios para mejorar no debe realizarse, sobre todo, si ya ha habido experiencias fallidas en éste sentido.

13. Un Estudio de ClimaOrganizacionalimplantadoinstitucionalmente con ciertaperiodicidad, proporcionaretroalimentaciónimportantesobre la Calidad de la Gerenciaque se tiene, yaquesibienescierto no evalúa la operación de lasdiversasáreas, reflejaaspectosmuyvaliosossobre la calidad, madurez y efectividad de los Gerentes. Es decir, cuando un áreaobtieneunapuntuaciónbaja, no implicaqueesaáreaesta mal, con resultadosdeficientes, lo querepresentaesquepara el grupo de personas en ésta, hay una mala imagen de la empresa en general, derivada de qué, entre otros: • Deficientecomunicación. • Estilo de Liderazgoinadecuado. • Falta de trabajo en equipo. • Falta de delegación.  ESTUDIO DE CLIMA ORGANIZACIONAL COMO DESAROLLADOR DE EFECTIVIDAD GERENCIAL

14. Como todo proyecto que implica cambios significativo, y que involucran a personas de todos los niveles en la organizacion, es necesario asegurarse de que se dan algunas condiciones para que éste tenga buen resultado, entre ellas: 1.- Total y absoluto apoyo de la alta direccion. 2.- Comprension absoluta del proceso / objetivos, por parte de las gerencias. 3.- Compromiso total por hacer cambios derivados de los resultados. 4.- Definir y aceptar un RESPONSABLE de coordinar el proceso.  CONDICIONES NECESARIAS PARA LOGRAR ÉXITO EN UN ESTUDIO DE CLIMA ORGANIZACIONAL

15. Acuerdos iniciales y planeación ( definición de alcance y objetivos ). Diseño o selección de instrumentos para la recopilación de información. Comunicación del proyecto. Recopilación de la información ( aplicación de encuestas y entrevistas ). Procesamiento y análisis de la información recopilada. Elaboración del informe con resultados y conclusiones (incluyendo plan de seguimiento). Revisión del informe y elaboración de planes de acción. Comunicación de resultados. Seguimiento a las acciones de mejora.  ETAPAS PRINCIPALES DEL PROCESO PARA EL ESTUDIO DE CLIMA ORGANIZACIONAL

16. En las encuestas de este tipo, se busca obtener información de todos los aspectos que conforman el ambiente y estructura de la organización, entre los topicos más comunes estan: • Estructura. • Conocimiento del trabajo. • Calidad / Servicio. • Capacitación. • Sistemas de Estimulos. • Trabajo en Equipo. • Comunicación Organizacional. • Liderazgo. • Relaciones Interpersonales. • Mecanismos de Apoyo. • Actitud al Cambio. • Compromiso Social.  FACTORES O ASPECTOS QUE SE MIDEN EN UNA ENCUESTA DE DIAGNOSTICO DE CLIMA ORGANIZACIONAL

17. Cada factor deberá ser claramente definido por medio de una descripción así como una lista de los aspectos (o variables) que nos permitirán su investigación. Esta definición habrá de conservarse por escrito para guiarnos en las diferentes etapas del proceso de diagnóstico. Aquellos factores que no tengan relación con los componentes a investigar o sobre los cuales no se tenga la intención de mejorar no deben incluirse en el diseño de la investigación.  COMENTARIOS SOBRE LOS FACTORES O ASPECTOS QUE SE MIDEN EN UNA ENCUESTA DE DIAGNOSTICO DE CLIMA ORGANIZACIONAL La selección de componentes a investigar y la definición de los factores correspondientes es una fase que requiere toda la atención y formalidad de quienes son responsables de la realización del diagnóstico y sus resultados deberán ser aprobados por la Dirección General en la primera etapa del proceso de diagnóstico.

18.  ASPECTOS A CONSIDERAR PARA INICIAR CON UNA ENCUESTA DE DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL 1.- Determinar el tipo de encuesta. 2.- Definir el alcance de la aplicación ( a todos o a un porcentaje ). 3.- Sensibilizar con anticipación a los encuestados sobre los objetivos y beneficios. 4.- Asegurar la confidencialidad de los resultados. 5.- Mostrar el plan de seguimiento que habrá y los responsables. 6.- De preferencia que sea aplicada por alguien ajeno a la empresa, o bien al departamento. 7.- Procurar ofrecer instalaciones comodas y herramientas completas para su aplicación.

19.  LAS ENTREVISTAS PARA RECOLECCION DE INFORMACION, ASPECTOS ESENCIALES La entrevista directa es un medio de recoleccion de informacion importantisimo en un Estudio de Clima Organizacional. Por ello es importante considerar lo siguiente antes de iniciarlas: 1.- Definir el alcance de las entrevistas, ¿ cuantas personas entrevistar ? 2.- Definir de que nivel organizacional ¿ a gerentes, directores, jefes, supervisores, operativos ? 3.- Quién/es será/n el responsable de entrevistar y sobre qué. Lo más común y que da buen resultado, es hacer entrevistas a personas que representan un 10% del total de la gente encuestada, no quiere decir que se apliquen a gente de la misma que haya sido encuestada, sino como una referencia para obtener el porcentaje. Igualmente, lo usual es iniciar con entrevistas a Gerentes y/o Directores, y personal que de alguna forma tiene cierto peso “informal” dentro de la organización. Es recomendable hacer una especie de guión para la entrevista, pero enfocarse en aspectos que sean de interés o bien que ya al ir tabulando los resultados de las encuestas obtengan puntuaciones bajas.

20.  EJEMPLO DE GUION PARA ENTREVISTA Una forma sencilla para llevar a cabo la entrevista es basarse en una descripción de la empresa, desde el punto de vista de que Fuerzas y Debilidades se le ven a la misma. Posteriormente pedir comentarios en general, sobre que factores o situaciones se dan, que facilitan el desempeño del trabajo y el logro de objetivos tanto en su área como en general. También las entrevistas son muy valiosas para validar resultados que se vayan viendo en las encuestas, buscando conocer más objetivamente algún resultado que se va por debajo de la media. Fuerzas Debilidades Trabajo en equipo. Experiencia del personal. Solidez en el mercado. Prestigio. Apoyo de la Dirección. Sistemas de Comunicación. Actitud al cambio. Calidad de servicio. Tecnología. ¿ por qué considera estos aspectos fuerza o debilidad c/u ? ¿ qué situaciones facilitan su trabajo y el de sus compañeros ? ¿ qué condiciones o aspectos han dificultado su trabajo y afectado el clima laboral ?

21. La presentación de los resultados es muy importante, ya que debe ser impactante y clara, logrando motivar al cambio. Normalmente se presentan de forma grafica ( resultados de las encuestas ) y en forma de comentario ( resultados de las entrevistas ) al grupo Gerencial. Igualmente, en la reunion de presentación de los resultados, se debe mostrar un ejemplo ( formato ) del seguimiento que se debe dar y si se van a publicar.  COMO PRESENTAR LOS RESULTADOS

22.  FORMATO DE SEGUIMIENTO En el presente ejemplo, se ha elaborado un formato de seguimiento para el concepto “comunicación”, y se esta atacando las preguntas que obtuvieron la puntuación más baja, de ese grupo. Se debe hacer un formato por cada concepto que haya obtenido resultados deficientes.

23.  FORMATO DE SEGUIMIENTO CON ISO 9000 Si su organización esta certificada o en proceso de, y sus encuestas de clima organizacional las determinó dentro del Sistema de Calidad, será necesario generar acciones correctivas y/o preventivas en aquellos conceptos o aspectos que obtengan resultados inferiores a los que se hayan definido en su procedimiento. Recuerde que en un sistema de calidad, cuando definimos en un procedimiento que hay que generar cambios necesarios ante un determinado resultado, hay que dejar registros de ello, o será motivo de una NO SATISFACCION. La recomendación es que el estudio de clima organizacional y su seguimiento se dejen FUERA del sistema de calidad, y se podrá darle el mismo seguimiento, por medio de acciones correctivas y/o preventivas y de solución de problemas, para que haya más efectividad, pero sin ser motivo de una revisión por parte de auditoría externa.

24. El proceso de Estudio de Clima Organizacional, es normalmento conducido y coordinado por el departamento de Recursos Humanos, y esto el lo más común y de alguna forma conveniente. Sin embargo, la etapa más importante que es el seguimiento y la mejora continua a partir de los resultados obtenidos, es una RESPONSABILIDAD de toda la organización, encabezada por la alta dirección y absolutamente TODAS las GERENCIAS.  IMPORTANCIA DEL SEGUIMIENTO Y LA MEJORA CONTINUA La competitividad de la organización y la lucha por ofrecer a todos sus colaboradores un lugar en el cual desarrollarse, crecer y vivir armoniosamente, es un compromiso permanente y que deja siempre beneficios extraordinarios a todos.

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