Mise en œuvre des processus cibles

1. Mise en œuvre des processus cibles Proposition d'assistance A l ’attention de MM J.Déronzier & A.Fabry 25 septembre 2003 * DE L’EXPERIENCE. DES RESULTATS *

3. Objet du document • Le présent document est une proposition de CSC en réponse à la demande de BRAKE FRANCE pour accompagner la mise en œuvre de différentes actions d’amélioration identifiées par CSC lors du diagnostic de la fonction logistique • Cette prestation, qui s’inscrit dans la continuité de l’Audit Logistique mené par CSC de juillet à septembre 2003, vise à: • mettre en œuvre des actions Quick Wins • mener une réflexion sur l’organisation cible de la Supply Chain Amont Vos interlocuteurs : • François TILLOT : Partner en charge du Groupe Supply Chain • Serge Puisais : Partner en charge du marché Agroalimentaire

5. 1 - Le contexte et les objectifs 2 - Notre compréhension de vos attentes 3 - Nos convictions 4 - Démarche générale 5 - Approche détaillée par chantier 6 - Équipe, charge et budget 7 - Conditions de réussite 8 - Quelques exemples de nos réalisations

7. Une phase de diagnostic qui a permis d'identifier des réductions des coûts logistiques de l’ordre de 20 % • L’Audit Logistique mené par CSC a mis en évidence de réels axes d’amélioration concernant • La structure du réseau de distribution (réduire le nombre de sites, supprimer la fonction Satellite) • L’homogénéisation des processus physiques logistiques sur site (généraliser le modèle de préparation à la commande client) • L’application de nouvelles règles de gestion • Les enjeux identifiés sur le périmètre logistique de l’ordre de 12 à 15 M€ doivent permettre à Brake France d’atteindre l’objectif fixé : ramener le coût de sa logistique de 18 % à 14 % du CA. • Le plan d’actions associé, qui fait appel à…. • des actions court et moyen terme • des actions s ’inscrivant dans un scénario de continuité ou pouvant nécessiter des modifications structurelles … débute dès maintenant avec l ’annonce de la fermeture de 7 sites sur les régions Sud-Est, Ouest et Rhône-Alpes Brake France souhaite lancer les actions complémentaires nécessaires à l ’atteinte de ses objectifs, en prenant compte des contraintes liées à la gestion du plan social à venir

9. Brake France souhaite l’accompagnement de CSC pour la mise en œuvre d’actions ciblées sur les 3 domaines d'amélioration suivants Accompagnement CSC proposé Appro Mettre en place une structure et un pilotage centralisée par type de produits Harmoniser et déployer les bonnes pratiques d'approvisionnement Renégocier les transports contrôlés et réintégrer le transport non contrôlé Sous-traiter les plates-formes Réduire la taille des PL Assurer un pilotage économique de la tournée Livrer l ’après-midi Prendre en compte les contraintes logistiques lors de la prise de commande client Piloter le cycle de vie Achat PROCESS LOGIQUES Service Pilotage Généraliser le principe de préparation à la commande sur l ’ensemble des sites Optimisation des principes de préparation à la commande Généraliser les process de réception par traitement « au fil de l ’eau » Optimisation des principes de Réception Préparation PROCESS PHYSIQUES Réception Nbre de sites Réduire le nombre de sites Supprimer les fonctions Satellites RESEAU Fonction des sites

11. Un périmètre d ’intervention qui couvre la Supply Chain « Amont » et « Aval » • La Direction des Opérations souhaite intégrer la mise en œuvre des actions Processus Logiques dans une démarche plus globale actuellement en cours et qui vise à définir l’organisation cible de la Supply Chain Amont • CSC doit pouvoir accompagner Brake France dans la définition de cette organisation cible en cohérence avec les recommandations court et moyen terme effectuées lors de la phase de diagnostic • Le périmètre de notre intervention couvre donc • La Supply Chain Amont • Organisation : Définition des processus et règles de gestion • Approvisionnement : Application des nouvelles règles de gestion approvisionnement • Les processus physiques de Distribution (Supply Chain Aval) • Réception : Mise en œuvre de la réception au « fil de l ’eau » • Préparation : Mise en œuvre de la préparation à la commande client • Trafic : Mise en œuvre d ’un processus de pilotage économique des tournées

13. Les objectifs de l ’intervention • Compte tenu du plan social à venir et du manque de visibilité de Brake France concernant l ’évolution de son activité, la mise en œuvre des actions doit s’effectuer en tenant compte des contraintes suivantes : • l'entreprise n'est pas en mesure de supporter un nouveau plan social • une modification structurelle profonde représente un risque d'engagement dans une activité encore incertaine • la situation financière n'autorise pas d’investissements lourds • Pour le scénario logistique cible, ces contraintes se traduisent par : • la conservation des fonctions Satellites • la nécessité de mesurer les actions de productivité sur sites par une réduction « contrôlée » des effectifs logistiques (prise en compte des effectifs en fin de contrat, du taux de turn over, du reclassement potentiel…) • L’objectif de notre intervention est donc d ’amener Brake France dans une configuration optimale compte tenu de ces contraintes. Il s’agit d’une étape intermédiaire avant la mise en œuvre du réseau de distribution cible

15. 1 - Le contexte et les objectifs 2 - Notre compréhension de vos attentes 3 - Nos convictions 4 - Démarche générale 5 - Approche détaillée par chantier 6 - Équipe, charge et budget 7 - Conditions de réussite 8 - Quelques exemples de nos réalisations

17. Les attentes de Brake France sur ce projet court terme ... • Prouver l’efficacité des principales recommandations validées lors de la phase de diagnostic • Par l ’obtention de gains court terme • Par l ’adhésion des opérationnels • Lancer une démarche de normalisation et d’homogénéisation des processus physiques et logiques sur l’ensemble du réseau • Mettre en place une structure stabilisée capable de supporter les modifications potentielles d ’activité liées • Au rachat éventuel d ’activité • Aux augmentations prévisionnelles des parts de marché (fidélisation clients, prospection des nouveaux clients) • A l’élargissement de la gamme de produits (Frais et BOF, produits secs, boissons)

19. 1 - Le contexte et les objectifs 2 - Notre compréhension de vos attentes 3 - Nos convictions 4 - Démarche générale 5 - Approche détaillée par chantier 6 - Équipe, charge et budget 7 - Conditions de réussite 8 - Quelques exemples de nos réalisations

21. Nos convictions • La réussite d’un projet de mise en œuvre nécessite une implication régulière et forte des équipes de Brake France, en premier lieu • les responsables opérationnels sur sites • les différents interlocuteurs en central impliqués dans les processus de Supply Chain Amont • La sécurisation de la démarche sera assurée par un déploiement progressif de la cible • par région Pilote et par site pour les actions « Préparation » et « Réception » • par région Pilote et par famille de produit pour les actions « Approvisionnement » • par site pour les actions « Trafic » • Les interactions entre les chantiers Supply Chain Amont et Distribution conduisent à favoriser le choix d’un Pilote identique pour ces 2 chantiers • La réussite du Pilote facilitera l’adhésion de l’ensemble des sites et le déploiement du modèle cible

23. 1 - Le contexte et les objectifs 2 - Notre compréhension de vos attentes 3 - Nos convictions 4 - Démarche générale 5 - Approche détaillée par chantier 6 - Équipe, charge et budget 7 - Conditions de réussite 8 - Quelques exemples de nos réalisations

25. Les principes de la démarche Préparer et valider la pertinence des processus cibles sur une région pilote représentative, sans modification structurelle (ni du réseau, ni du système d ’information), afin de construire une « norme » Brake France et d ’homogénéiser les principes de fonctionnement • Étape 1 - Une phase de "Lancement" de Projet pour • Communiquer autour du projet de mise en œuvre des recommandations • Valider la démarche détaillée et les objectifs avec l’ensemble des interlocuteurs clés de Brake France • Préparer la mission (prises de rendez-vous, constitution de groupes de travail… ) • Étape 2 - Une phase "conception détaillée de la solution" pour • Définir les modes de fonctionnement, les règles de gestion détaillées sur le pilote • S’assurer de l’adéquation des moyens et ressources nécessaires pour supporter ces processus • Étape 3 - Une phase de "Mise en œuvre " du pilote afin de concrétiser les gains et de préparer le déploiement des processus cibles • Valider les nouvelles règles de gestion • Mesurer les résultats (financiers et qualitatifs) et bénéficier des retours d'expériences • Réaliser le transfert de compétence (documentation, guide de formation, procédures…)

27. Lancement Conception détaillée de la solution Mise en œuvre 7 Semaines 4 Semaines 2 Sem 1 Sem Lancement du Projet Déclinaison des objectifs de la Supply Chain Amont en processus Définition des règles de gestion et de l ’organisation fonctionnelle ORGA Supply Chain Amont Application des nouvelles règles de gestion approvisionnement Mise en œuvre d ’un outil d ’aide aux appro APPRO Dimensionnement de l ’organisation cible, formalisation des processus Aménagement des postes, formation Déploiement 1 Satellite RECP PREPA Distribution Mise en œuvre d ’un outil d ’analyse de rentabilité tournées Définition des actions d ’optimisation de la rentabilité tournées TRAFIC Réunion de lancement Vue d’ensemble de la démarche • Organisation projet • Planning détaillé • Communication interne • Récupération d ’un historique quotidien d ’activité • Modalité de calcul des objectifs de la variabilisation • Formalisation des processus cibles • Construction des outils d'aide aux appros et de rentabilité de tournées • Formation des key users sur les outils « Appro » et « Trafic » • Mise à jour des processus et des outils associés • Bilan des gains réalisés et prévisionnels • Description de l ’organisation fonctionnelle SCA et formalisation des guides métiers • Formation des resp. Réception et Préparation • Test validé des outils « Appro » et « Trafic »

29. Lancement du Projet Démarche Objectifs • Réunion de lancement du Projet Validation du périmètre et de la démarche avec l ’ensemble des interlocuteurs clés de Brake • Dir. Opération • Dir Supply Chain • Chef de Projet Supply Chain • Dir. Régional • Lancement de la communication interne • Revue du planning détaillé • Planification des Revues Hebdomadaires • Planification des Comités de Pilotage • Lancement du recueil des données détaillées sur les sites de la Région Pilote • Revue du format et des informations à récupérer auprès de la DSI • Extraction SAP • Réunion de qualification des données d ’activité avec la DSI • Identification des informations manquantes et à récupérer en local (ex: heures travaillées) • Réunion de travail avec le Dir. SC Amont • Validation des objectifs et des processus principaux • Validation du format des livrables • Constitution des ateliers de travail • Valider la structure et l ’organisation du Projet avec l ’ensemble des interlocuteurs • Anticiper le recueil de données complémentaires • Détermination des modalités de calcul de la variabilisation Livrables • Animation de la réunion de lancement • Planning détaillé d ’intervention • Supports de recueil des données • Formats standards de processus et règles de gestion • Assiette et modalité de calcul des objectifs et de la variabilisation (sous réserve de disponibilité des données) Délai 1 semaine

31. 1 - Le contexte et les objectifs 2 - Notre compréhension de vos attentes 3 - Nos convictions 4 - Démarche générale 5 - Approche détaillée par chantier • Organisation Supply Chain Amont • Optimisation Flux Physiques 6 - Équipe, charge et budget 7 - Conditions de réussite 8 - Quelques exemples de nos réalisations

32. Zoom sur la démarche de construction des processus cibles Exemple

33. Déclinaison des objectifs de la Supply Chain Amont en processus cibles Démarche Objectifs • Ateliers de travail par processus métier et processus transversaux : • Décliner les processus principaux en processus élémentaires et activités • la localisation des processus (en central/ local) • les éléments déclencheurs • le séquencement des processus • la fréquence et période de chaque processus • les données / livrables en sortie • Évaluer le niveau de rupture par rapport à l’existant en terme d’impact (processus existants, activités revues dans les processus existants, processus révisés, nouveaux processus) • Représentation graphique des processus sous forme de logigrames • Formalisation détaillée des processus cibles • Description des activités • Indicateurs de performance associés à chaque processus • Compétences impliquées • Outils utilisés / les outils à développer • Construire les processus principaux et élémentaires répondant aux objectifs de la Supply Chain Amont • Identifier les interfaces avec les entités connexes à la SCA Livrables • Par processus principal : • Logigrames du processus cible • Description détaillée des processus élémentaires, des activités et des indicateurs de performance associés Délai 4 semaines

34. Modélisation d’une organisation fonctionnelle Exemple de réalisation

35. Définir les règles de gestion et l’organisation fonctionnelle Démarche Objectifs • Définition des règles de gestion • Sur la base des processus principaux et élémentaires, rédiger les règles de gestion par activité • Seuils d ’alertes • … • Définition de l’organisation fonctionnelle • Construire une cartographie des activités fonctionnelles • Définir les localisations (central/ local) des fonctions • Détailler les flux d’information entre les différentes fonctions (format, fréquence de diffusion, moyen de diffusion) • Rédiger les fiches de fonction • Estimer le dimensionnement des ressources nécessaires par profil cible • Rédaction des guides métiers • Définir les rôles et responsabilités des acteurs • Planifier les activités • Définir les règles de priorisation des activités • Rédiger les règles de gestion associées à chaque activité • Élaborer les guides métiers • Définir l’organisation fonctionnelle cible Livrables • Les guides métiers, reprenant : • les compétences métier nécessaires • l’enchaînement des activités • les règles de gestion associées par typologie (article, fournisseur, événement…) • l’organisation du travail • les flux d’information • les outils support nécessaires (outil d’aide à la décision et d’alerte) • les indicateurs de performance et objectifs • L’organigramme de la cible fonctionnelle • Les fiches de fonction Délai 7 semaines

36. Outils de calcul de stocks de sécurité Analyse qualité de prévision Calcul du stock securité Exemple de réalisation • Analyse de la qualité de prévision • Définition des fréquences d ’approvisionnement • Analyse qualité du taux de service fournisseur • Calcul du stock de sécurité • Dimensionnement des cibles de stock par site • Simulations de validité de l ’outil • Test de l ’outil sur une famille de produit • Correction de l ’outil • Déploiement Les données à analyser • Historique de : • la demande • des prévisions de demande • du taux de service client, fournisseur • Niveaux de stocks par site • Prévisions de demande • Lead-time d ‘ approvisionnement par unité de stockage et fournisseur Par unité de stockage, par semaine

37. Construire l’outil d’aide aux approvisionneurs Démarche Objectifs • Applications des nouvelles règles de gestion par classe homogène logistique sur une région pilote : • Regrouper les Articles par classe de rotation de stock • Déterminer les objectifs par classe homogène en terme de niveau de stock, de stock de sécurité • Déterminer les fréquences de mise à jour des classes homogènes au cours du cycle de vie du produit • Constitution de groupes de Fournisseurs aux caractéristiques similaires (lead time et qualité de service) • Construire un outil d’aide aux approvisionneurs répondant aux objectifs de réduction de stock : • Sélectionner les modèles ou les algorithmes • Élaborer les propositions de commande en tenant compte des contraintes (niveau de sécurité, conditionnement article) • Mettre en place les modalités d’alimentation de l’outil (extraction des historiques de vente, flags promotions…) • Tester l’outil sur un portefeuille de références • Former un approvisionneur pilote • Accompagner l ’approvisionneur à l ’utilisation de l ’outil • Mise en place d’alertes et de tableaux de bord permettant d’ordonnancer et piloter l’activité appro • Niveau opérationnel: prioriser les références à traiter (promotion, produit en rupture, allant tomber en rupture, sur-stock, produit arrivant à expiration), qualité des prévisions… • Niveau pilotage: taux de service Fournisseur, variation des stocks, taux de couverture • Mettre en œuvre les bonnes règles de gestion approvisionnement, supportées par un outil d’aide aux approvisionnement rapidement opérationnel et déployable progressivement Livrables • L’identification des classe homogènes de gestion par référence de site et les règles de gestion associées • Les indicateurs de performance par classe homogène • Les tableaux de bord de pilotage de l’activité et les alertes opérationnelles • L’outil d’aide à la décision de gestion des approvisionnements • Formation d’un key-user sur une région pilote Enjeux sur Région Pilote Délai 12 semaines Diminuer le stock 10-15% sur la valeur du stock : 300 K€ Meaux 500 K€ Souillac

39. 1 - Le contexte et les objectifs 2 - Notre compréhension de vos attentes 3 - Nos convictions 4 - Démarche générale 5 - Approche détaillée par chantier • Organisation Supply Chain Amont • Optimisation Flux Physiques 6 - Équipe, charge et budget 7 - Conditions de réussite 8 - Quelques exemples de nos réalisations

40. Exemple de réalisation Définition et déploiement des Processus cibles Migration Définition des process cibles Analyse des données de flux Benchmark Bonnes Pratiques Optimisation des process Plan de migration Formation

41. Process Physiques - Réception/Préparation Démarche Objectifs Préparation à la mise en œuvre sur la région pilote • Dimensionnement détaillé des process cibles • Complément d ’analyses des flux et décomposition en UO • Définition d'un référentiel d'activité et des ressources/moyens actuels (HUB + Satellites) • Définition des règles de gestion cibles et des moyens associés • Choix des règles de gestion (HUB et Satellites) • Analyse des impacts (moyens, SI, organisation, Trafic …) • Formalisation des processus cibles • Définition des zones de travail et moyens (postes, écrans déportés en réception …) • Définition du plan de migration sur la région • Définition du séquencement de déploiement (analyse des gains, risques, rapidité de mise en œuvre ...) • Planning de mise en œuvre • Aménagement des postes de réception et de préparation • Planning d'aménagement • Mise en œuvre des moyens • Formation des responsables de Réception/Préparation • Mettre en place des process cibles de réception/préparation en tenant compte des contraintes d'exploitation et de la structure des flux • Standardiser les procédures par type de site Livrables • Référentiel d'activité détaillé • Description détaillée des process cibles : • règles de gestion et modes d'organisation • implantation des zones et postes de travail • Indicateurs de performance • Plan de migration (actions, délais, moyens) sur la région • Supports de formation et formation des responsables de service • Mise en situation cible d'un HUB et d'un Satellite Acteurs Clés Brake • Responsables Exploitation, Réception et Préparation Mise en œuvre des process cibles (sur HUB+ 1 Satellite) • Accompagnement à la mise en œuvre sur le HUB et un Satellite • Mesure de la performance • Ajustement des procédures Délai Enjeux sur Région Pilote 3,5 mois 200 K€ pour Meaux 700 K€ pour Souillac

42. Optimisation des tournées • L'analyse de la rentabilité des livraisons clients influence directement les conditions de livraison (fréquences, volumes) et la définition des tournées Exemple de réalisation Identification des fréquences de livraisons et isochrones Identification des zones de tournées en fonction des fréquences de livraisons et volumes livrées

43. Process Physiques - Trafic Démarche Objectifs Préparation à la mise en place sur le HUB Pilote • Construction d'une base détaillée des ratios d'activité • Quantités livrées par client • Taux de remplissage des camions • Calcul de la marge nette par livraison client • Rentabilité des livraisons, des clients, des tournées • Définition du plan d'actions CC-TV-Trafic (en groupe de travail) sur les chantiers : • Augmentation de la rentabilité des livraisons (modification des conditions de livraison…) • Optimisation des tournées • Maîtrise des temps de route et de livraison • Création et standardisation des outils Trafic • Indicateurs de performance • Outil de calcul de la rentabilité des livraisons • Formation du personnel • Connaître la rentabilité réelle des livraisons clients et des tournées actuelles • Lancer les actions d'augmentation de la marge nette (diminution des coûts de distribution) Livrables • Niveaux de rentabilité des clients, tournées sur le HUB Pilote • Plan d'Actions CC-TV-Trafic • Outils Trafic : • Indicateurs de performance • Outil d'analyse de la rentabilité clients/tournées Acteurs Clés Brake Mise en place des actions correctives sur le HUB Pilote • Accompagnement des chantiers : • Rentabilité des livraisons • Optimisation des tournées • Maîtrise des temps de route et de livraison • Mesure de la performance • Ajustement des outils Trafic • Responsables CC, TV et Trafic Délai Enjeux sur HUB Pilote 2,5 mois 60 K€

45. 1 - Le contexte et les objectifs 2 - Notre compréhension de vos attentes 3 - Nos convictions 4 - Démarche générale 5 - Approche détaillée par chantier 6 - Équipe, charge et budget 7 - Conditions de réussite 8 - Quelques exemples de nos réalisations

47. L’équipe CSC / Brake S. Puisais F. Tillot J. Déronzier X. Calamy A. Fabry Dir. Opé. Régional Sébastien Réveillaud • Définition de l ’organisation cible Supply Chain Amont C. Simpson Antony Rigneau B. Ragot • Mise en place d ’un outil d ’aide aux appro sur le pilote • Normalisation des processus physiques sur sites • Mise en œuvre des modèles de préparation et de réception sur sites pilotes Pierre Cichowlas R. E. Resp. Réception Resp. Préparation Tatjo Zubka Virginie Delattre Resp. Trafic Resp. Télévente Resp Com- ial • Optimisation de la rentabilité des tournées

49. Estimation des charges CSC Appliquer les nouvelles règles de gestion appro Conception de l'organisation SC Amont • 1 Consultant sur 3 mois • Soit : • une charge de 59 jours • un budget de 47 200 € • Hors développement des interfaces et extraction datawarehouse Enjeux -10 à -15 % sur les valeurs de stock : Souillac (SO) 500 K€ ou Meaux (NIDF) 300 K€ • 1 Consultant sur 3 mois • Soit : • une charge de 59 jours • un budget de 47 200 € Enjeux Non chiffrable Améliorer la rentabilité tournées Réception au « fil de l ’eau » Préparation à la commande client • 1 Consultant sur 2,5 mois • Soit : • une charge de 49 jours • un budget de 39 200 € • Hors développement des interfaces et extraction datawarehouse Enjeux Souillac (SO) 60 K€ ou Meaux (NIDF) 60 K€ • 2 Consultants sur 3,5 mois • Soit : • une charge de 128 jours • un budget de 102 400 € Enjeux Souillac (SO) 700 K€ ou Meaux (NIDF) 200 K€ Pilotage et encadrement • X Calamy / S Puisais-F Tillot • Soit : • une charge de 76 jours • un budget de 60 800 €