CONSEJOS PARA EL AHORRO Y RECICLAJE DE PAPEL EN DEPENDENCIAS MUNICIPALES

2. CONSEJOS PARA EL AHORRO Y RECICLAJE DE PAPEL EN DEPENDENCIAS MUNICIPALES

3. Introducción • El papel y el cartón constituyen hasta el 90% de los residuos generados en las oficinas. • La oficina es uno de los lugares de mayor utilización de papel, ya que este material constituye el soporte de escritos, informes, memorias,...

4. Técnicas para el ahorro de papel • FOTOCOPIADO • Fotocopiado a doble cara. • Se estima que fotocopiando a doble cara se puede conseguir la reducción del consumo de papel de una oficina hasta un 20%. • Comprobar si las fotocopiadoras del Departamento pueden configurarse de forma que por defecto hagan copias a doble cara. • El papel reciclado no tiene por qué ocasionar problemas.

5. Técnicas para el ahorro de papel • Fotocopiar dos hojas por cara en borradores. • Utilizar esta opción de incluir dos o más copias en cada cara si la fotocopiadora dispone de ella • Reducir el tamaño de la imagen al fotocopiar. • Utilizar esta opción de incluir dos o más copias en cada cara si la fotocopiadora dispone de ella. • Reducir el tamaño de la imagen al fotocopiar. • Utilizar el zoom para reducir documentos grandes a tamaño A4, disponiendo la mayoría de las fotocopiadoras de la posibilidad de reducir de tamaño A3 a A4.

6. Técnicas para el ahorro de papel • IMPRESIÓN • Imprimir a doble cara. • Configurar la impresora para esta operación si está disponible. Si no dispone de esta opción debes asegurarte que la próxima impresora que se adquiera permita la impresión a dos caras. • Si la impresora no imprime directamente a doble cara puedes imprimir primero las páginas impares, colocar de nuevo las hojas impresas en la bandeja de papel asegurándote de que están en la posición correcta, e imprimir a continuación las hojas pares

7. Técnicas para el ahorro de papel • IMPRESIÓN • Elección del tamaño de letra y fuente. • Elige siempre el tipo de letra y tamaño más pequeño puedas. Puedes trabajar en la pantalla del ordenador con un tipo de letra grande y una vez realizadas las correcciones necesarias y esté listo para imprimir, cambiar todo el texto a un tamaño de texto más reducido. • Configuración de la página. • Configurar por defecto márgenes muy pequeños, para imprimir borradores o documentos internos, y cambiar los márgenes cuando haya que imprimir un documento definitivo, procurando dejar siempre el menor margen posible.

8. Técnicas para el ahorro de papel • IMPRESIÓN • Corrección en pantalla. • Corregir en la pantalla antes que en el papel, sin olvidar de pasar el corrector ortográfico antes de imprimir el documento. • Imprimir dos hojas por cara en borradores. • Si es necesario imprimir un borrador, se puede utilizar la opción de impresión de dos caras por hoja que tienen algunas impresoras.

9. Técnicas para el ahorro de papel • IMPRESIÓN • Evitar copias innecesarias. • Poner notas recordatorias en las pantallas de los ordenadores, como “¿Seguro que necesitas imprimir este documento?”, “¿Has comprobado cuantas copias necesitas?”, “¿Has corregido/revisado el documento antes de imprimirlo?”. • Guardar archivos no impresos en ordenador • Realizar esta operación en aquellos documentos cuyo almacenamiento no sea imprescindible en formato papel, guardándolos en el disco duro, disquetes, CD’s, etc. • No se deben imprimir los e-mails que se reciban, se pueden leer en pantalla y guardar los que sea necesarios en el propio ordenador como documento de texto para que ocupen menos espacio.

10. Técnicas para el ahorro de papel • IMPRESIÓN • Conocer el uso correcto de fotocopiadoras e impresoras. • Todos los usuarios deben conocer el funcionamiento correcto de impresoras y fotocopiadoras para evitar el despilfarro de papel. Se pueden organizar pequeños cursos sobre el funcionamiento de las máquinas para todos los trabajadores, a cargo de los técnicos de las empresas proveedoras. • Realizar un mantenimiento de fotocopiadoras e impresoras. Los defectos de tonner o pequeños problemas de fotocopiadoras e impresoras ocasionan despilfarros importantes de papel. Es importante que haya una persona encargada de avisar inmediatamente al servicio técnico.

11. Técnicas para el ahorro de papel • REDUCCIÓN DEL PESO DEL PAPEL UTILIZADO • Utilizar hojas de 70 g/m2 en lugar de 90 g/m2 supone una reducción de más de un 10% de la cantidad de papel utilizado. • REUTILIZACIÓN DEL PAPEL • Establecer un mismo sistema ordenado para la reutilización de papel. • Organizar en cada departamento un sistema para recoger los productos de papel que se pueden reutilizar, como su almacenamiento en bandejas, carpetas o subcarpetas. • Es importante que todo el personal conozca las posibilidades de reutilización del papel y cómo está organizado el sistema de reutilización, para evitar que se mezclen materiales no reutilizables o se tiren al contenedor de reciclado productos aún útiles.

12. Técnicas para el ahorro de papel • REUTILIZACIÓN DEL PAPEL • Reutilizar papel usado por una cara. • El papel usado por una cara puede tener múltiples aplicaciones, como para escribir e imprimir borradores, tomar notas, dibujos. • COMUNICACIONES INTERNAS • Circulares. • Imprimir una por departamento y hacer un listado para que una vez que una persona los haya leído la pase al siguiente de la lista.

13. Técnicas para el ahorro de papel • COMUNICACIONES INTERNAS • Intranet. • Permite circular y compartir información entre todo el personal sin necesidad de imprimir. @ Correo electrónico. • Apropiado si no se dispone de servidor de intranet. • Compartir documentos. • Se puede organizar un buen sistema de consulta de documentos impresos, donde una persona se responsabilice de guardar adecuadamente los documentos para que todas las personas de la oficina los puedan consultar.

14. Técnicas para el ahorro de papel • COMUNICACIONES EXTERNAS • Fax. • Enviar fax directamente desde los ordenadores, si se dispone de módem, sin necesidad de imprimir. Ello requiere la configuración del ordenador para enviar fax a través del módem. Si no se dispone de módem y es necesario imprimir, se debe configurar el fax para que se puedan enviar hojas impresas a doble cara o utilizar para ello papel sucio. • Correo electrónico. • Se debe informar a todo el personal de la oficina acerca de cómo enviar documentos largos e incluso fotos por correo electrónico. Hay que asegurarse de pedir la dirección de correo electrónico a clientes, proveedores, etc.

15. Técnicas para el ahorro de papel • COMUNICACIONES EXTERNAS • Revisión y actualización de listas de contactos. • Hay que revisar y mantener al día la lista de contactos para asegurar que no hay direcciones repetidas, anticuadas o no interesantes, con el objeto de no enviar material innecesariamente.

16. Utilización de papel reciclado • ¿POR QUÉ UTILIZAR PAPEL RECICLADO? • Revisión y actualización de listas de contactos. • El papel reciclado se fabrica a partir de los residuos de papel, por lo que supone un importante ahorro de recursos naturales (madera, agua y energía) y de contaminación, ya que su proceso de fabricación requiere el uso de menos sustancias químicas que el papel fabricado a partir de fibra virgen.

17. Utilización de papel reciclado • TIPOS DE PAPEL • Papel virgen:Es el fabricado a partir de fibras vegetales vírgenes (principalmente a partir de fibras de la madera). • Papel reciclado: es el fabricado a partir de fibras recuperadas de papel y/o cartón de post-consumo (residuos de papel y cartón). También se incluyen los papeles fabricados con recortes de imprentas y fábricas (denominado papel recuperado pre-consumo). Desde el punto de vista ambiental, el mejor papel es el fabricado totalmente con fibras recuperadas. • Papel ecológico: aquel papel en cuyo proceso de fabricación se han tomado las medidas concretas para evitar el impacto ambiental, contemplando un análisis del uso y consumo de los recursos naturales y de l a energía, de las emisiones al aire, agua y suelo, la eliminación de los residuos y la producción de ruidos y olores durante la extracción de las materias primas, entre otras.

18. TIPOS DE PAPEL • Papel ECF (Elementary Chlorine Free): papel en cuya fabricación no se utiliza cloro elemental para el blanqueado de la pasta, aunque sí dióxido de cloro, reduciendo con ello la formación de sustancias organocloradas tóxicas. • Papel reciclado: es el fabricado a partir de fibras recuperadas de papel y/o cartón de post-consumo (residuos de papel y cartón). También se incluyen los papeles fabricados con recortes de imprentas y fábricas (denominado papel recuperado pre-consumo). Desde el punto de vista ambiental, el mejor papel es el fabricado totalmente con fibras recuperadas. • Papel TCF (Totally Chlorine Free): en su fabricación no se utiliza ninguna sustancia clorada para el blanqueado de la pasta. Se utilizan alternativas como el oxígeno o el ozono, eliminándose por completo el uso de cloroproducción de ruidos y olores durante la extracción de las materias primas, entre otras.

19. Utilización de papel reciclado • PREFERENCIAS DE USO DE PAPEL • Utilizar papel 100% reciclado preferentemente o que contenga la mayor fracción posible de fibras recicladas; que esté fabricado con fibras procedentes de papel postconsumo y, si esto no es posible, entonces con fibras de papel preconsumo. El papel reciclado no debe haber sido blanqueado con cloro (papel TCF). Se puede asegurar con la adquisición de papel certificado con el Ángel Azul. • Cuando por motivos de presentación se precise un papel de alta calidad (fotografía de calidad, documentos originales) siempre se utilizarán papeles totalmente libres de cloro TCF. • Como norma general se consumirán papeles ECF, sólo cuando los proveedores no dispongan de papel de tamaños especiales reciclados ni TCF. En cualquier caso no se admitirán los certificados que no estén reconocidos por un organismo oficial.

20. Utilización de papel reciclado • DIFICULTADES Y SOLUCIONES EN EL FOTOCOPIADO CON PAPEL RECICLADO • Atascos del papel en las máquinas • Papel: Existen distintas calidades de papel reciclado, al igual que de papel virgen. Los papeles de baja calidad (reciclados o no) son los que presentan problemas de atascos. Un buen papel reciclado no tiene por que atascarse. Es importante adquirir papeles garantizados para su uso en copisterías y equipos de ofimática. • Máquinas: los rodillos de las fotocopiadoras deben ajustarse para cada tipo de papel que se utiliza. Cuando en una misma máquina se utilizan simultáneamente diversos tipos de papel, virgen y reciclado, de distinto gramajes, o de distintos tamaños, las máquinas se atascan con mayor facilidad. • Mantenimiento: los técnicos de mantenimiento suelen ser reticentes al uso de papel reciclado ya que requiere ajustes de las máquinas y limpiezas más frecuentes. Debemos asegurarnos al adquirir una nueva máquina que está garantizada para utilizar papel reciclado y que la contrata de mantenimiento se hace cargo de todos los ajustes necesarios.