Internkontroll i norske kommuner

1. Internkontroll i norske kommuner Morten Stenstadvold NKRF Kontrollutvalgskonferansen 05.02.2009

2. Hva er internkontroll? ”Systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med gjeldende krav.” Internkontroll i Kommuneloven, § 23.2: ” Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.”

3. KUs oppgaver ifm. internkontroll Kommuneloven § 77.4 ”Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger”

4. KUs verktøy for å kontrollere Gjennom bestillinger til kommunerevisjonene • Gjør kommunen tingene riktig? • Gjør man de riktige tingene? Revisjoner rettet mot kommunens internkontrollarbeid er en effektiv måte å kontrollere om kommunene har ”betryggende kontroll” og dermed gjør de riktige tingene riktig.

5. Oppbygning av et moderne IK-system • Overordnet IK • IK på sektor/tjeneste: • R4: risikoanalyse, rutiner, rapportering, revisjon.

6. Innhold: Styringsdel – mål for IK, ansvar og organisering av IK-arbeidet Sektorovergripende IK: HMS, Personal Sammenstilt rapportering – på viktige resultatområder Etiske retningslinjer Innkjøpsregelverk Ligge hos rådmannen/rådmannens stab Org.enheter: Internrevisjon (permanente /ad-hoc), Controller, Varslingsgrupper, Innkjøpsteam (IK/QA av større innkjøp) Overordnet IK - system

7. IK – på sektornivå • IK/Kvalitet – Helse og omsorg, Skole, Sosial • Kvalitetssystemer • Saksbehandlingssystemer – sjekklister/rutiner • Kvalitetsgrupper/kvalitetssirkler • Systemer for avviksrapportering

8. IK - risikoanalyse Kartlegge og analysere risikoområder Vurdere årsaker og sannsynligheter Vurdere konsekvenser Systematisere og prioritere risikoforhold Forebyggende og begrensende tiltak

9. Risikoanalyse forts. • Få kommuner gjennomfører grundige analyser • usystematisk og udokumentert • fare for ”hull” • Viktig grunnlag for betryggende kontroll • Kjenne risiko • Grunnlag for prioritering Pålagt ROS – hvorfor ikke drifts-ROS?

10. Rutiner • Beskrivelse av IK –systemet • Beskrive tjenestekrav – hva er standarden • Beskrivelse av konkrete arbeidsprosesser • Krav og opplegg for rapportering • Beskrivelser av hvordan IK skal gjennomføres

11. Rutiner i dag • Høyst varierende • Best i de sektorer som har kommet lengst med kvalitetsarbeid • IK – ikke særlig i fokus i sammenheng med utvikling av rutiner

12. Rapportering • Avviksrapportering • Økonomi • Kvalitet • (BMS) • Viktig at avvik sammenstilles og analyseres i forhold til risikobildet • Trender • Systematiske avvik

13. Rapportering i dag • Hovedvekten på økonomirapportering • Eksempler på bredere rapportering: • BMS • Kvalitetssystem • Få eksempler på rapportering knyttet opp mot risiko

14. Revisjon • Kommunerevisjonen • Internrevisjon • Internrevisjonsgrupper (team) • faste grupper • sammensatt etter tema/behov • Ledelsens gjennomgang • For eksempel enhetsleder og rådmenn Forbedringskultur, Forbedringskultur, Forbedringskultur

15. Hva gjør kommunen for å sikre bedre internkontroll? De fleste kommunene har iverksatt tiltak Eksempler på tiltak er • Utvikle IK i forhold til kvalitetskrav på sektornivå • HMS- arbeid • Fullmaktsstrukturer • Web-basertet prosjekter/IKT • Bedre IK på innkjøp og finans • Etikk

16. Hvordan jobbe videre? • Mer systemtenkning i kommunene • Binde sammen det som allerede eksisterer • Kvalitetssystemer kan ivareta mye IK • Initiativer fra staten? • Avmystifisere feltet • Praktisk veiledning i systemtenkning? • IKT-hjelp • Idébank/Eksempler • Regelverksforenkling