新進行政人員教育訓練 簽及函稿之撰寫與簽核 主講者：黃國賢 日期： 99 年 8 月 16 日 崑山科技大學秘書室

1. 新進行政人員教育訓練 簽及函稿之撰寫與簽核 主講者：黃國賢 日期：99年8月16日 崑山科技大學秘書室

2. 一、校內常用數位信封種類 (一)簽：校內使用。 (二)函稿：對外發文。 (三)公文：外來。 (四)開會通知單：校內、對外及外來 皆有可能。

3. 二、撰寫與簽核原則 (一)撰寫 1.格式要對：含稱謂語 2.段落分明：主旨、說明、擬辦(辦法) 3.內容簡單扼要：尤其主旨部份 4.確實抓住重點：說明部份

4. 5.撰寫時注意事項 (1)稱謂語： ●教育部：鈞部 ●其他中央機關：大院、大部 ●其他機關：貴 ●校長或副校長：鈞長 (2)數字： ●百分比、金額、人數：80%、3.59%、 6億3,944萬2,789元、639,442,789人 ●代號、日期：M123456789、 本(96)年11月30日

5. (3)引述語 • ●起首引述 • 對上級：奉 • 對平行：准 • 對下行：據 • ●引述結語 • 對上級：奉悉 • 對平行：敬悉、悉 • 對下行：已悉 • ●表明依據 • 對直屬上級機關：遵照 • 其他各級機關：依照 、 根據

6. (4)期望（目的）語 • ●一般公文 • ◆對上級機關或首長： • 請　鑒核（函報部、會） • 請　核示（校內簽稿）。 • ◆對平行機關： • 請　查照、請查核辦理、 • 請　惠予辦理。 • ◆對下行機關： • 希　查照、希　照辦。 • 「呈請」、 「謹請」、 「敬請」、 「飭」一律改為「請」

7. ●要求函復 • ◆對平行機關： • 請　查照見復、請　惠復 • ◆對下行機關： • 希　辦理見復 • ●要求備查 • ◆對上級機關或首長： • 請　鑒核備查、請　核備 • ◆對平行機關： • 請　查照備案

8. (二)簽核 1.資料齊全再簽出。 2.類別要註明：公文或一般表單? 校內簽核或校外發文? 3.主檔格式：校內以Pdf或Word為主 發文以ods (捷成)為主 4.佐證資料作為附件 5.重要會簽節點要設置 (1)請假、聘任或敘獎：人事室 (2)錢：會計室 (3)調課：課務組 (4)請購：總務處

9. 6.除請假及須歸檔外，餘儘量設至「秘書室 辦公桌」節點。 7.及早簽出：除非特殊急件，否則至少五天 前(不含週六、日)應簽出。 8.會簽單位很多者： (1)先設「簽核」節點，再設「會簽」節 點。 (2)同時進行(1)之電子簽核與e-mail的 通知。 9.簽出後隨時掌握與追蹤。 10.依分層負責明細表設節點。

10. 範 例

12. 範 例