Abordagem Sistémica

1. Abordagem Sistémica Universidade Nova de Lisboa Faculdade de Ciências Sociais e Humanas Sociologia Sociologia das Organizações 2009/2010

2. Na década de 50, o biologo alemão Ludwing Bertalanffy, elaborou uma teoria interdisciplinar capaz de transcender aos problemas de cada ciência e proporcionar princípios e modelos gerais para todas as ciências envolvidas. Teoria Geral dos Sistemaspermite: • Uma maior aproximação entre as suas fronteiras; • Preenchimento dos espaços vazios entre as ciências. Na época da Abordagem Clássica, esta era muito influenciada por três princípios: • Reducionismo • Pensamento analitico • Mecanicismo

4. A aborgagem Sistémica será apresentada em três capítulos: • Cibernética e Administração; • Teoria Matematica da Administração; • Teoria dos Sistemas.

5. Cibernética e Administração • A cibernética foi criada por Norbert Wiener, entre os anos 1943 a 1947; • Significa “arte de governar navios”; • Destinada a preencher tanto os espaços vazios interdisciplinares não pesquisados por nenhuma ciência, como também permitir que cada ciência utilizasse para o seu desenvolvimento o conhecimento desenvolvido pelas outras ciências; • Começou como uma ciência interdisciplinar, isto é, uma ciência de conexão entre as outras ciências; • Principais aplicações: engenharia, biologia, medicina, psicologia, sociologia chegando rapidamente à Gestão.

6. Principais conceitos da cibernética • Conceito de cibernetica: ciencia da comunicação e do controlo; a comunicação é que torna os sistemas integrados e coerentes e o controlo é que regula o seu comportamento; • Campo de estudo da cibernetica:Sistemas, conjunto de elementos dinamicamente ligados entre si, formando uma actividade para atingir um objectivo;

7. Principais conceitos da cibernética (continuação)

8. Exemplos de cada sistema:

9. Propriedades dos sistemas cibernéticos: Excessivamente complexos; Probabilísticos; Auto-regulados. Hierarquia dos sistemas: Nível dos sistemas estáticos; Nível dos sistemas dinâmicos e simples; Nível dos sistemas cibernéticos; Nível dos sistemas abertos; Nível genético societário; Nível do sistema animal; Nível humano; Nível do sistema social; Nível dos sistemas transcendentais Principais conceitos da cibernética (continuação)

10. Principais conceitos da cibernética (continuação) • Representação dos sistemas: Os Modelos • Modelo é uma representação simplificada de alguma parte da realidade. • Existem três razões para a sua utilização: • A manipulação de entidades reais é socialmente inaceitável ou legalmente proibida; • O volume de incerteza com que a administração lida está a crescer rapidamente, aumentando as consequências dos erros; • A capacidade de construir modelos que constituem boas representações da realidade aumentou. • Os sistemas também podem ser: • Isomorfos • Homomórficos

11. Conceito de entrada (input) • O sistema recebe entradas ou insumos para poder operar, processando ou transformando essas entradas em saídas. • A entrada pode ser constituída pelos seguintes componentes: • Informação; • Energia; • Materiais. Conceito de saída (output) • É o resultado final da operação ou processamento de um sistema. • Todo o sistema produz uma ou varias saídas. Através da saída, o sistema exporta o resultado das suas operações para o meio ambiente.

12. Conceito de Caixa Negra O conceito de caixa negra refere-se a um sistema cujo interior não pode ser desvendado, cujos elementos internos são desconhecidos e que só podem ser conhecidos por fora, através de manipulação ou observação externa. Entradas Saídas Caixa Negra

13. Conceito de Retroacção (Feedback) A retroacção é um mecanismo segundo o qual uma parte da energia de saída de um sistema ou de uma máquina volta à entrada. Serve para comparar a maneira como um sistema funciona em relação ao padrão estabelecido para ele funcionar: quando ocorrem diferenças entre ambos, a retroacção incumbe-se de regular a entrada para que a saída se aproxime do padrão estabelecido. Entradas Saídas Sistema Retroacção

14. As principais funções da retroacção são: • Controlar a saída enviando mensagens geradas após a saída ao regulador de entrada; • Manter um estado relativamente estável da operação de um sistema quando se defronta com variáveis externas que podem ocasionar a sua flutuação; • Por causa disto, aumentar a probabilidade de que o sistema sobreviva em face das pressões externas. Podemos também identificar dois tipos de retroacção: • Retroacção positiva ; • Retroacção negativa

15. Conceito de Homeostasia “ Todos os mecanismos de vida têm por objectivo conservar constantes as condições de vida no ambiente interno.” Claude Bernrd Cada porção do corpo é cercada pelo seu meio, o qual é importante não só para o funcionamento, como para a sua integridade. Todos os seres vivos desde os mais simples unicelulares até às aves e mamíferos precisam de manter uma certa estabilidade interna. Sempre que uma das suas partes sai do equilíbrio, algum mecanismo é adicionado para restaurar a normalidade. Os seres vivos vivem através de um processo contínuo e incessante de desintegração e de reconstituição: a Homeostasia.

16. Conceito de Informação O conceito de informação envolve um processo de redução da incerteza. Para se compreender melhor o conceito de informação deve-se envolve-lo com outros conceitos:

17. Teoria da Informação • ” A informação é tanto maior quanto mais possibilidades forem excluídas. “ • Hartley • Para Shannon, o sistema de comunicação tratado pela teoria das informações, consiste em 6 componentes:

18. B) Conceito de Redundância Redundância é a repetição da mensagem para que a sua recepção correcta seja mais garantida. Introduz no sistema de comunicação uma certa capacidade de eliminar o ruído e prevenir distorções e enganos na recepção da mensagem. C) Conceito de Entropia e Sinergia Entropia é a segunda lei da termodinâmica e refere-se à perda de energia em sistemas isolados, levando-os à degradação, desintegração e ao desaparecimento. Sinergia significa trabalho em conjunto. Existe sinergia quando duas ou mais causas produzem, actuando em conjunto, um efeito maior do que a soma dos efeitos que produziriam actuando individualmente.

19. D) Conceito de Informática Informática é considerada a disciplina que lida com o tratamento racional e sistemático da informação por meios automáticos. Na realidade a informática é a parte da cibernética que trata das relações entre coisas e as suas características, de maneira a representa-las através de suportes de informação.

20. Principais consequências da Cibernética na Administração • Com a automação provocada pela cibernética, muitas tarefas que cabiam no cérebro humano passaram para a máquina. O computador tende a substituir o homem numa gama crescente de actividades e com grande vantagem. • Automação • Automação é uma síntese de ultra mecanização, super-racionalização, processamento contínuo e controle automático. • Informática • A informática está a transformar-se numa importante ferramenta tecnológica à disposição do homem, para promover o seu desenvolvimento económico e social.

21. 2. A Teoria dos Sistemas • Origem da Teoria dos Sistemas • A T.G.S não procura solucionar problemas ou tentar soluções praticas, mas sim produzir teorias e formulações conceptuais que possam criar condições de aplicações na realidade empírica. • Os pressupostos básicos da T.G.S são : • Existe uma nítida tendência para a integração nas várias ciências naturais e sociais; • Essa orientação parece orientar–se rumo a uma teoria dos sistemas; • Essa teoria dos sistemas pode ser uma maneira mais abrangente de estudar os campos não físicos do conhecimento científico, especialmente nas ciências sociais; • A teoria do sistema ao desenvolver princípios unificadores que atravessam verticalmente os universos particulares das diversas ciências envolvidas aproxima-nos do objectivo da unidade da ciência; • Isto pode levar–nos a uma integração da educação científica.

22. A T.G.S fundamenta–se em três premissas básicas : • Os sistemas existem dentro dos sistemas. As moléculas existem dentro de células, as células existem dentro de tecidos, os tecidos dentro de órgãos e assim sucessivamente ; • Os sistemas são abertos. Cada Sistema que se examine, excepto o maior ou o menor, recebe e descarrega algo em relação aos outros sistemas. Os sistemas abertos são caracterizados por um processo de intercâmbio infinito como o seu ambiente; • As funções de um sistema dependem da sua estrutura. Para os sistemas biológicos e mecânicos esta afirmação é intuitiva. Os tecidos musculares, por exemplo, contraem-se porque são constituídos por uma estrutura celular que permite contracções.

23. A teoria dos sistemas penetrou rapidamente na teoria administrativa por duas razões : • Por um lado, em face da necessidade de uma síntese e de uma investigação maior das teorias que a precederam; • Por outro lado, a Matemática, a Cibernética de um modo geral e a tecnologia da informação de um modo especial, vieram trazer imensas possibilidades de desenvolvimento e de operacionalização das ideias que convergiam para uma teoria de sistemas aplicada à administração .

24. Conceito de sistemas • A palavra Sistema têm muitas conotações mas na realidade, Sistema é um todo organizado ou complexo; um conjunto de combinações de coisas ou partes, formando um todo complexo ou unitário . • Características dos sistemas : ideia de um conjunto de elementos interligados para formar um todo. Esse todo apresenta propriedades e características próprias que não são encontradas em nenhum dos elementos isolados . É difícil dizer onde começa e onde termina determinado sistema ; os limites ou fronteiras entre o sistema e o seu ambiente admitem uma certa arbitrariedade.

25. Segundo Bertalanffy, sistema é um conjunto de unidades reciprocamente relacionadas. Decorre aqui dois conceitos: • Propósito ou objectivo: todos os sistemas têm um ou alguns propósitos ou objectivos. As unidades ou elementos, bem como os relacionamentos, definem um arranjo que visa sempre um objectivo a alcançar. • Globalismo: Todos os sistemas têm uma natureza orgânica, pela qual uma acção que produza mudança numa unidade do sistema, com muita probabilidade poderá produzir mudanças em todas as unidades deste. Qualquer estimulação numa unidade afectará todas as demais unidades , devido ao relacionamento entre elas.

27. Parâmetros dos sistemas • Sistema é um conjunto de elementos que possui uma série de relações com os seus atributos. O sistema caracteriza se pelas relações entre elementos e por determinados parâmetros. • Os parâmetros são : • Entrada; • Processamento; • Saída; • Retroacção; • Ambiente.

28. Sistema aberto • O sistema aberto mantém um intercâmbio de transacções com o ambiente e conserva-se constantemente no mesmo estado, apesar da matéria e energia, que o integram, se renovar constantemente. • O sistema aberto é influenciado pelo meio ambiente e influi sobre ele, alcançando um estado de equilíbrio dinâmico nesse meio. • Existem diferenças entre sistemas abertos e sistemas fechados: • O sistema aberto está em constante interacção com o ambiente, enquanto que o sistema fechado não interage com o ambiente; • O sistema aberto tem a capacidade de crescimento, mudança e adaptação ao ambiente. O sistema fechado não tem essa capacidade; • É natural o sistema aberto competir com outros sistemas, o que não acontece com o sistema fechado.

29. As empresas têm seis funções principais, que mantêm estreita a relação entresi: • Ingestão; • Processamento; • Reacção ao ambiente; • Suprimento das partes; • Regeneração das partes; • Organização.

30. A organização como um sistema aberto • A descrição de sistema aberto é exactamente aplicável a uma organização empresarial. • Uma empresa é um sistema criado pelo homem e mantém uma dinâmica interacção com o seu meio ambiente, sejam os clientes, fornecedores, os concorrentes,… • Logo influi sobre o meio ambiente e recebe influência dele. • Já dizia Herbert Spencer: • “Um organismo social assemelha-se a um organismo individual nos seguintes traços essenciais: • No crescimento; • No facto de se tornar mais complexo à medida que cresce; • Tornando-se mais complexo, as suas partes exigem uma crescente interdependência; • Porque a sua vida tem imensas extensões comparada com a vida das suas unidades componentes…; • E porque em ambos os casos há crescente integração acompanhada por crescente heterogeneidade.”

31. Características das organizações como sistemas abertos • Comportamentos probabilísticos e não-deterministicos das organizações: o comportamento humano nunca é totalmente previsível. As pessoas são complexas, respondendo a muitas variáveis, que não são totalmente compreensíveis. Por estas razoes, a administração não pode esperar que os consumidores, fornecedores, agências reguladoras e outros tenham um comportamento previsível; • 2) As organizações como partes de uma sociedade maior e constituída de partes menores: • A organização deve ser abordada como um sistema caracterizado por todas as propriedades essenciais a qualquer sistema social; • A organização deve ser abordada como um subsistema funcionalmente diferenciado de um sistema social maior. • A organização deve ser analisada como um tipo essencial de sistema social, organizado em torno da primazia de interesses pela execução de determinados tipo de metas sistémica;

32. Características das organizações como sistemas abertos (cont.) • 3) Interdependência das partes: a organização é um sistema social com partes independentes e inter-relacionadas. Assim, uma mudança numa das partes provoca um impacto sobre as outras. Uma organização não é um sistema mecânico. • 4) Homeostase ou “estado firme”:uma organização pode alcançar um estado firme somente quando ocorrem dois requisitos: • Unidirecionalidade ou constância de direcção: apesar das mudanças do ambiente ou da empresa, os mesmos resultados ou condições focais são atingidos. Através de outros meios, o sistema continua orientado para o mesmo fim. • Progresso com respeito ao fim: isto é, o sistema mantém, em relação ao fim desejado um grau de progresso que está dentro dos limites definidos como toleráveis. O grau de progresso pode ser melhorado quando a empresa alcança a condição focal com menor esforço.

33. Características das organizações como sistemas abertos (cont.) • Para a sobrevivência da organização, também é necessário conciliar dois processos opostos: • Homeostasia, que é a tendência do sistema em permanecer estático ou em equilíbrio; • Adaptabilidade, que é a mudança na organização do sistema, na sua interacção ou nos padrões requeridos para conseguir um novo e diferente estado de equilíbrio com o ambiente externo. • 5) Fronteiras ou limites: é a linha que serve para demarcar o que está dentro e o que está fora do sistema. A fronteira de um sistema nem sempre existe fisicamente. São linhas de demarcação que podem deixar passar maior ou menor intercâmbio com o ambiente. • 6) Morfogênese: o sistema organizacional tem a capacidade de se modificar a si próprio de maneiras estruturais básicas: propriedade morfogênica das organizações.

34. Modelos de organização • 1) Modelo de Katz e Kahn • Katz e Kahn desenvolveram um modelo de organização através da aplicação da teoria dos sistemas à teoria das organizações. • Segundo o modelo proposto, a organização apresenta as seguintes características: • A) Organização como sistema aberto: • Importação; • Transformação; • Exportação; • Sistemas como ciclos de eventos que se repetem; • Entropia negativa; • Informação como insumos, retroacção negativa e processo de codificação; • Estado firme; • Diferenciação; • Equifinalidade; • Limites ou fronteira.

35. B)As organizações como classes de sistemas sociais: • As organizações constituem uma classe de sistemas sociais, os quais, por sua vez constituem uma classe de sistemas abertos. Como tal as organizações têm propriedades que lhes são peculiares, mas compartilham outras propriedades em comum com todos os sistemas abertos. • Todos os sistemas sociais, inclusive as organizações, consistem em actividades padronizadas de uma quantidade de indivíduos. Essas actividades são repetidas, duradouras e ligadas em espaço e tempo. • A estabilidade existe: • em relação à entrada de energia no sistema, • em relação à transformação de energias dentro do sistema e • em relação ao produto resultante ou saída de energia. • Manter esta actividade padronizada requer renovação contínua do influxo de energia, o que, nos sistemas sociais é garantido pelo retorno de energias do produto. • O sistema aberto não se esgota porque pode importar energia do mundo que o rodeia.

36. C) Características de Primeira Ordem: • As características principais das organizações como sistemas sociais são as seguintes: • Os sistemas sociais não têm limitação de amplitude; • O sistema social é independente de qualquer parte física determinada; • Os sistemas sociais precisam de entradas de produção e de manutenção; • Os sistemas sociais têm a sua natureza planejada; • Os sistemas sociais apresentam maior variabilidade que os sistemas biológicos; • As funções, normas e valores são os principais componentes do sistema social; • As organizações sociais representam o desenvolvimento mais claro de um padrão de funções interligadas que delineiam formas de actividade prescritas ou padronizadas; • A organização utiliza apenas os conhecimentos e habilidades das pessoas que lhes são importantes; • O funcionamento organizacional deve ser estudado em relação às transacções contínuas com o meio ambiente.

37. D) Cultura e clima organizacionais Toda a organização cria a sua própria cultura ou clima, com os seus próprios tabus, costumes e usos. O clima ou cultura do sistema reflecte as normas e valores do sistema formal. E) Dinâmica dos sistemas As organizações sociais, para se manterem, recorrem à multiplicação de mecanismos. Assim, as organizações sociais criam estruturas de recompensas, a fim de vincularem os seus membros ao sistema. Estabelecem normas e valores para justificarem e estimularem as actividades requeridas e dispositivos de autoridade para controlarem e dirigirem o comportamento organizacional. F) Conceito de eficácia organizacional A eficiência relaciona-se com a necessidade de sobrevivência da organização, a eficácia organizacional relaciona-se com a extensão em que todas as formas de rendimento para a organização são maximizadas.

38. G)Organização como um sistema de papeis • Papel é o conjunto de actividades solicitadas de um indivíduo que ocupa uma determinada posição numa organização. Os requisitos podem ser óbvios ao indivíduo ou podem ser comunicados pelos outros membros da organização que solicitem ou dependam do seu comportamento para que possam atender às expectativas dos seus próprios cargos. • 2) Modelo sociotécnico de Tavistock • Neste modelo a organização é vista como um sistema sociotécnico, estruturados sobre dois subsistemas: • O subsistema técnico; • O subsistema social. • Os subsistemas tecnológico e social apresentam um íntimo inter-relacionamento, são interdependentes e cada um influencia o outro. Omodelo de sistema aberto proposto pela abordagem sociotécnica parte do pressuposto de que toda a organização importa várias coisas a partir do meio ambiente e utiliza estas importações em certos tipos de processos de conversão.

39. O fundamento desta abordagem, é que qualquer sistema de produção requer tanto uma organização tecnológica como uma organização de trabalho. Assim, as organizações têm dupla função técnica e social. O subsistema técnico é determinado pelos requisitos típicos das tarefas que são executadas pela organização. É moldada pela especialização dos conhecimentos e das habilidades exigidas, pelos tipos de máquinas, equipamentos e matérias-primas utilizadas e pelo arranjo físico das instalações. O subsistema técnico e o social têm que ser encarados no contexto da organização total. Qualquer alteração num deles provoca repercussões no outro. O modelo básico adoptado pela abordagem sociotécnica é o modelo de importação-conversão-expotação derivado da teoria de sistemas abertos.

40. Apreciação critica da teoria de sistemas • De todas as teorias apresentadas até agora, a teoria de sistema é a menos criticada, talvez pelo facto de que ainda não houve tempo para uma análise mais aprofundada. E também pelo facto de que a teoria de sistemas evitou tratar dos temas negligenciados pela teoria behaviorista e estruturalista, procurando apenas desenvolver algumas das suas ideias através de um método. • No entanto uma apreciação critica de teoria de sistemas conduz-nos aos seguintes aspectos: • Confronto entre teorias de sistemas aberto e de sistema fechado: • Entre as implicações da distinção entre sistema aberto e fechado, destacam-se as seguintes: • A natureza essencialmente dinâmica do ambiente conflitua com a tendência essencialmente estática da organização; • Um sistema organizacional rígido não poderá sobreviver à medida que não conseguir responder eficazmente às mudanças contínuas e rápidas do ambiente;

41. Um sistema aberto, como um clube ou um hospital precisa de garantir a absorção dos seus produtos pelo ambiente; • O sistema precisa, portanto, de constante e apurada informação do ambiente. • Contrariando esta abordagem de sistemas abertos, a perspectiva de sistemas fechados tem levado às seguintes distorções: • A perspectiva da organização como sistema fechado é responsável pela insensibilidade da administração tradicional às diferenças entre ambientes organizacionais e pela desatenção à dependência entre organização e o seu ambiente; • A perspectiva da organização como um sistema fechado resulta na insensibilidade para a necessidade de mudanças à adaptação contínua e urgente das respostas da organização ao ambiente.

42. 2) Características básicas da analise sistémica: • As principais características da teoria da administração baseada na análise sistémica são as seguintes: • A teoria visualiza a organização como um sistema constituído por cinco partes básicas: entrada, processo, saída, retroacção e ambiente; • A ênfase da teoria é sobre o dinâmico processo de interacção que ocorre dentro da estrutura de uma organização; • A teoria considera uma organização do ponto de vista micro e macroscópico; • A teoria reconhece que um acto pode ser motivador por muitos desejos ou motivos; • A teoria tende a ser probabilística. As suas frases estão saturadas de expressões como “em geral”, “pode ser”; • A teoria procura conceitos e técnicas de muitos campos de estudos, como a sociologia, psicologia, economia e a ecologia; • A teoria procura descrever as características das organizações e da administração; • A teoria tende a assumir que um evento pode ser causado por numerosos factores que são inter-relacionados e interdependentes; • Se uma organização pretende permanecer viável no seu ambiente, ela deve-se adaptar continuamente aos requisitos do ambiente.

43. 3) O efeito sinérgico das organizações como sistemas abertos • O resultado de uma organização pode diferir em quantidade ou em qualidade. • A aritmética organizacional pode dar um resultado como: 2+2=5, ou então, 2 mais 2 unidades de insumo podem dar 3,4,7,13 unidades de saída. • A saída 3 representa uma organização mal sucedida. • A saída 4 é uma organização em ponto de equilíbrio. • As saídas 7 e 13 representam uma organização bem sucedida, pois a saída é maior do que o seu custo. • 4) O homem funcional • A teoria de sistemas baseia-se no conceito do homem funcional. O individuo comporta-se num papel dentro das organizações, inter-relacionando-se com os demais indivíduos como um sistema aberto. Nas suas acções mantém expectativas quanto ao papel dos outros participantes e procura enviar aos outros as suas expectativas. Essa interacção altera ou reforça o seu papel.

44. 6)Uma nova abordagem organizacional A perspectiva sistémica trouxe uma nova maneira de ver as coisas. Não somente em termos de abrangência mas principalmente quanto ao enfoque. Em suma, nesta nova abordagem organizacional, o importante é ver o todo e não cada parte isoladamente, para se observar o emergente sistémico.