บทที่ 4 Defining the Project การระบุของเขตงานโครงการ

1. บทที่ 4 Defining the Projectการระบุของเขตงานโครงการ

2. Defining the Project • การจัดทำโครงรางเพื่อเปนฐานขอมูลโครงการ เพื่อใชในการวางแผน ทำกำหนดการ และการควบคุมโครงการ เพื่อใชในทุก phase ของทุกชวงอายุของโครงการ และเพื่อสนองความตองการของผูที่เกี่ยวของทุกคน และเพื่อวัดผลการดำเนินงานใหเปนไปตามแผนกลยุทธของบริษัท- ขอบเขตโครงการ (Scope) – บอกวาอะไรคือสิ่งที่เราคาดหวังวาจะสงมอบใหกับลูกคาเมื่อจบโครงการ - โครงสรางจำแนกงาน (Work breakdown structure : WBS)

3. 5 ขั้นตอน 1) การระบุของเขตงานโครงการ (Defining the project scope) 2) การกำหนดความสำคัญของโครงการ (Priority Matrix) 3) การสรางโครงสรางจำแนกงาน (WBS) แผนภูมิตนไมระบุรายละเอียดกิจกรรมที่ทำใหโครงการสำเร็จ 4) การประสานโครงสรางจำแนกงานใหเขากับองคการ : มอบหมายผูรับผิดชอบ 5) การลงรหัสโครงสรางจำแนกงานเพื่อระบบสารสนเทศ : เพื่อใหงายในการติดตาม

4. 1. การระบุขอบเขตโครงการ (Defining the project scope) • ขอบเขตโครงการ หมายถึง ผลลัพธหรือภารกิจของโครงการในรูปของสินคา/บริการที่ตองสงมอบใหกับลูกคาโครงการ โดยขอบเขตโครงการที่มีความชัดเจนจะมีความสัมพันธกับความสำเร็จของโครงการ • ขอบเขตโครงการตองแสดงในรูปผลลัพธที่เฉพาะเจาะจง จับตองได สามารถวัดได • การระบุขอบเขตโครงการที่ชัดเจนเปนปจจัยหนึ่งแหงความสำเร็จในการบริหารโครงการ ใชวางแผน ติดตามความกาวหนาของโครงการ • ผูจัดการโครงการและลูกคารวมกันพิจารณาขอบเขตโครงการ • ผูจัดการโครงการมีหนาที่ในการตรวจสอบวามีขอตกลงอะไรบางที่ไดทำสัญญาไวกับเจาของโครงการ • ขอบเขตโครงการจะตองทำเปนลายลักษณอักษร เพื่อเขาใจตรงกัน เรียก statements of work (SOW)

5. ขอบเขตโครงการประกอบดวย (checklist) 1. วัตถุประสงคโครงการ (Project objectives)2. ผลลัพธจากโครงการที่ตองสงมอบ (Deliverables) เปนผลลัพธยอย หรือoutput อยางหนึ่งแตยังไมสุดทาย 3. กำหนดการที่สำคัญ (Milestones) 4. เทคนิคที่จำเปน (Technical requirements) 5. ขอจำกัดตางๆ (Limits & exclusions)6. การทบทวนขอบเขตโครงการกับลูกคา (Reviews with customer)

6. 2. การกำหนดความสำคัญของโครงการ (Establishing Project Priority) • เปนการกำหนดความสำคัญของ Parameter แตละตัวซึ่งมีผลตอคุณภาพของโครงการ ซึ่งอาจตองมีการ trade-offs กัน ไดแก 1) Performance (Scope) 2) Time (Schedule) 3) Cost (Budget)

7. การจัดลำดับความสำคัญแบงเปน 3 ระดับ คือ 1) Constrain : กำหนดแนนอน เปลี่ยนแปลงไมไดทั้งเวลา , spec. , scope , budget 2) Enhance : ลดได/สงเสริม ถาเปนการเพิ่ม Value ใหโครงการ (Value added) 3) Accept : ยอมใหคลาดเคลื่อนจากที่กำหนดไว Parameter ที่ใชในการจัดลำดับความสำคัญมีความสำคัญไมเทากัน จึงตอง trade-off ตัดสินใจเลือก

8. ตัวอยาง Project Priority Matrix : การพัฒนา new high-speed modem คงที่ เพิ่มมูลค่า ยอดได้

9. • การพัฒนา new high-speed modem ซึ่งเวลาในการนำสินคาออกสูตลาดเปนเรื่องที่สำคัญสำหรับการขาย จะไดเปรียบจากทุกๆ โอกาสที่สามารถลดเวลาเพื่อการแขงขัน และการที่จะยอมใหเปนแบบนี้ได cost หรือ budget ตองยอมใหเปนแบบ accept ได ในขณะที่ performance (specification) ตองเปนแบบ standard ที่เชื่อถือได ไมมีการเปลี่ยนแปลง หรืออีกตัวอยางหนึ่งคือ ถาบริษัทที่มีการดำเนินงานคลายๆ กับ Microsoft จะออก product หนึ่งเพื่อเปนผูแรกในตลาด ดังนั้น time สำคัญที่สุด (constrain) และถา budget ถูกกำหนดไวแลว ดังนั้นตัว scope ตองยอมมีการประนีประนอมเพื่อให project เสร็จทันเวลา

10. 3. การสรางโครงสรางจำแนกงาน (Creating the work breakdown structure) • การแตก project เปนงานยอยๆ ผลลัพธของแตละงานยอยเรียกวา work breakdown structure (WBS) • คือกลุมของ WP ที่ถูกรับผิดชอบโดยหนวยงานใดหนวยงานหนึ่ง • ได WP แลวนำไปสรางกำหนดการตอไป

11. คือกลุมของ WP ที่ถูกรับผิดชอบโดยหนวยงานใดหนวยงานหนึ่ง • จากรูป เริ่มจาก project (ซึ่งเปน final deliverable) จนสุดทายได work package หลายๆ อัน ซึ่งจะถูกจัดกลุมตามประเภทของงานเพื่อติดตามความคืบหนาของ project ในดานงาน cost และความรับผิดชอบ • Work package เปนงานในชวงเวลาสั้นๆ ที่บอกชวงเวลาเริ่มตนและสิ้นสุด ทรัพยากรที่ใช ตนทุน • แตละ work package คือ control point • Work package manager รับผิดชอบในการดูวา package นั้นจะเสร็จทันเวลาหรือไม อยูในงบประมาณหรือไม

12. ประโยชนของ WBS - แสดงรายละเอียดองคประกอบของโครงการตามลำดับชั้นของกรอบการทำงาน รวมทั้งแสดงความสัมพันธของแตละองคประกอบ - แสดงชองทางการสื่อสารและชวยในการสรางความเขาใจในงานและการประสานงานระหวางหนวยงานในโครงการ - ชวยในการประเมินคาใชจาย (cost) เวลา (time) และผลการทำงาน (technical performance) ในทุกระดับชั้นในองคกรตลอดอายุของโครงการนั้นๆ ทำใหสามารถวางแผน กำหนดตารางการทำงาน และงบประมาณได โดยสามารถใชเปนกรอบในการติดตามควบคุมคาใชจายและผลงาน รวมทั้งวัดผลการทำงานของแตละหนวยงานไดดวย เมื่อเกิดปญหาจะสามารถรับรูไดอยางรวดเร็ว

13. - ใหขอมูลแกผูบริหารในแตละระดับ เชน ผูบริหารระดับสูงจะใหความสนใจในผลลัพธสำคัญๆ ของโครงการ ในขณะที่หัวหนางาน (first-line) จะสนใจกับ work package หรือ sub-deliverables เล็กๆ ลงมา - ในการสราง WBS จะมีการมอบหมายความรับผิดชอบใหกับแตละหนวยงาน และคนแตละคน เพื่อให work package บรรลุความสำเร็จ ซึ่งเปนการประสานระหวางงานกับองคกร ใหสอดคลองกัน

14. การสราง WSB 1) What : กำหนดวามีงานอะไรบาง 2) How long : กำหนดเวลาที่ใชเพื่อใหงาน (work package) แลวเสร็จ 3) Cost : กำหนดงบประมาณตามชวงเวลาตางๆ เพื่อให work package แลวเสร็จ 4) How much : กำหนดทรัพยากรตางๆ ที่จำเปนในการทำให work package แลวเสร็จ 5) Who : กำหนดผูรับผิดชอบแตละหนวยของงาน 6) กำหนดจุดติดตามวัดความกาวหนาของงาน

15. 4. การประสานโครงสรางจำแนกงานใหเขากับองคกร (Integrating the WBS with the organization) • WBS คือการประสานความรับผิดชอบของแตละหนวยงานขององคกรในการทำงาน ผลงานของ process นี้เรียกวา organizational breakdown structure (OBS) ซึ่งจะเปนตัวบอกวาองคกรไดมอบหมายความรับผิดชอบของงานออกไปอยางไร • วัตถุประสงคของ OBS - เพื่อจัดหากรอบงานเพื่อสรุปงานของแตละหนวยงานในองคกร - ระบุหนวยงานในองคกรที่รับผิดชอบ work package - ยึดหนวยงานในองคกรกับ cost control accounts

17. • จากรูป จุดตัดของ work package และ organizational unit ทำใหเกิด project control point (cost account) ซึ่งรวบรวมงานและความรับผิดชอบ • จุดตัดของ WBS และ OBS เปน set ของ work package ที่จำเปนเพื่อที่จะทำใหเกิด subdeliverable ที่อยูดานบน และหนวยงานที่รับผิดชอบดานซายมือบรรลุผลอยางสมบูรณ เชน circuit board จะมี work package ของแผนก design , production , test , software การควบคุมอาจตรวจสอบไดจาก 2 ทางคือ ผลงาน และความรับผิดชอบ • ใน execution phase ของ project ความคืบหนาถูกติดตามแบบแนวตั้งที่ deliverable (client’s interest) และแนวนอนโดยความรับผิดชอบขององคกร (management’s interest)

18. Project Rollup • จุดตัดระหวาง WBS กับ OBS แสดงถึงจุดควบคุม (control point) ที่เรียกวา “Cost account” ใชในการติดตามควบคุมงานของแตละ work package โดยในแตละ work package จะมีเวลา งบประมาณ ทรัพยากร ความรับผิดชอบ และ จุดควบคุม

19. • จุดตัดของ circuit board และ production แสดง 2 work packages ใน cost account มีมูลคา $140 และ $260 มูลคารวม $400 , rollup to circuit board element (ผลรวมของ cost accounts ใต element) เปน $1,000 ใน hard disk element ซึ่งเปน first-level element มี budget $1,660 • ตัวอยาง แผนก design รับผิดชอบ work package ที่เปน circuit board และ read / write head โดยมี cost account อยางละ $300 รวมเปน $600 , manufacturing section มี budget $1,250 ดังนั้น total for the organization delivering ของ hard disk element = total budget ของ all elements rolled up to the hard disk element • หนวยอาจไมตองเปนตัวเงินก็ได อาจเปน resources , labor hours , materials , time หรืออื่นๆ โดย cost account level ตองมีหนวยเดียวกันทั้งโครงสราง

20. Direct labor budget rollup (000)

21. ตัวอยาง PBS

22. Responsibility Matrix (RM) หรือ Linear responsibility chart • ใชมอบหมายงาน เหมาะกับโครงการเล็กๆ ที่ไมซับซอนมาก (ไมจำเปนตองใช WBS หรือ OBS) • เปนการสรุปงาน (task) ตางๆ ที่ตองทำใหสำเร็จ และผูรับผิดชอบในแตละงานนั้น

23. ตัวอยาง RM