Curso Relatores OTEC/Empresa Unidad I: Toma de Asistencia (Actualizado el 27-02-2013)

1. Libro de Clases Electrónico (LCE) Curso Relatores OTEC/Empresa Unidad I: Toma de Asistencia(Actualizado el 27-02-2013) Curso creado por :

2. Unidad I: Toma de Asistencia Actualizado 17-02-2014 En esta Unidad aprenderá realizar la toma de asistencia electrónica. Incluye: • Ingreso • Descargar de cursos • Descargar Personal Autorizado • Crear Hoja de Asistencia de Contingencia • Pasar Lista (en un equipo o más) • Agregar Asistente • Enrolar Asistente No Reconocido • Autorizar Asistente No reconocido • Ingresar Observaciones • Finalizar Toma de Asistencia • Registro de Actividades Fuera de Línea • Eliminar Curso • Informar Asistencia Curso creado por :

3. Unidad I: Toma de Asistencia Ingreso – Actualizado 17-02-2014 Esta acción la puede realizar a través del Menú de Inicio en su computador, escribiendo directamente el nombre del programa, o a través del Acceso directo ubicado en el Escritorio. A continuación se desplegará la siguiente ventana inicial: Para todas las funciones de esta aplicación ingrese el RUT o ID (en caso que no tenga RUT) de quién realizará dicha acción, ya sea un Administrativo OTEC/Empresa o el Relator de la Institución. A continuación presione el botón “Ingresar” Curso creado por :

4. Unidad I: Toma de Asistencia Ingreso - Actualizado 17-02-2014 Por defecto el sistema le solicitará demostrar su identidad utilizando su huella, se mostrara que dedo tiene enrolado. Se desplegará la siguiente imagen: Si se reconoce correctamente al Operador (usuario), se habilitan todos los botones de acción de la ventana, como se muestra a continuación: Curso creado por :

5. Unidad I: Toma de Asistencia Ingreso Si el equipo no se encuentra conectado a internet, solo se activan las opciones “Crear hoja de asistencia de contingencia”, “Pasar Lista” y “Fiscalizar”, como se aprecia en la siguiente imagen: Curso creado por :

6. Unidad I: Toma de Asistencia Ingreso – Sin Lector Biométrico Si el Operador (Usuario) no tiene Lector conectado al computador, se despliega la siguiente imagen: Solo será posible operar con clave si no hay conectado un lector. NOTA: Sin lector no será posible validar la asistencia de los alumnos ni relator usando sus huellas, tampoco enrolar alumnos o autorizarlos como ministro de fe. Curso creado por :

7. Unidad I: Toma de Asistencia Ingreso – Lector no reconoce Huella Si la huella del usuario no es reconocida, la cuarta vez solicitará ingresar mediante una clave de acceso única, como se muestra en la siguiente imagen: Al presionar “SI” se desplegará la siguiente pantalla: Curso creado por :

8. Unidad I: Toma de Asistencia Ingreso con Clave Cuando acepte el mensaje presionando “SI”, volverá a la pantalla principal y se desplegará la opción de ingresar con clave, como se muestra a continuación: Posteriormente, presione el botón “Ingresar” indique su clave (aquella que utiliza para ingresar al Libro de Clases Electrónico), si no la tiene , no recuerda o no funciona, puede solicitarla llamando a la “Mesa de Ayuda LCE”. Curso creado por :

9. Unidad I: Toma de Asistencia Ingreso con Clave Si la contraseña digitada o la huella es reconocida, se habilitan todos los botones de acción de la ventana, como se muestra a continuación: Curso creado por :

10. Unidad I: Toma de Asistencia Descargar Cursos Previo a iniciar la toma de asistencia de un Curso, es necesario preparar la aplicación de toma de asistencia cargando en su equipo los datos del curso en cuestión. Para esto, el Operador, una vez autenticado debe presionar el botón: A continuación se despliega una ventana que le permite efectuar la búsqueda de los Cursos que tiene asignados: Curso creado por : Aquí el Operador debe buscar el o los cursos a descargar, seleccionando y llenando los filtros de búsqueda de la zona superior de la ventana y presionar el botón “Buscar”, luego se desplegarán todos los Cursos que cumplen con la condición especificada, como se muestra en la siguiente imagen:

11. Unidad I: Toma de Asistencia Descargar Cursos El Operador puede seleccionar uno o un conjunto de Cursos del Listado desplegado, marcando el cuadro que se encuentra a la izquierda de cada Curso: Curso creado por :

12. Unidad I: Toma de Asistencia Descargar Cursos Si desea descargar la totalidad de los Cursos, debe presionar el botón “Todos”(esta operación puede tardar varios minutos). Si desea eliminar todas las marcas de los Cursos seleccionados, debe presionar el botón “Ninguno” Curso creado por :

13. Unidad I: Toma de Asistencia Descargar Cursos Actualizado 17-02-2014 Para revisar más información de un curso, selecciónelo pinchándolo dentro de la lista y se mostrará su detalle al pie de la ventana, si es un consolidado y se agrego en LCE una descripción a este, podrá ver aquí dicho detalle: Curso creado por :

14. Unidad I: Toma de Asistencia Descargar Cursos Una vez seleccionados los Cursos a descargar, debe presionar el botón “Descargar”. Cuando finaliza la descarga de los Cursos seleccionados, se despliega el siguiente mensaje: NOTA: En principio solo tendrá permisos para tomar asistencia de los cursos descargados el operador (usuario) que descargó el curso, los relatores registrados como tales en dicho curso y que tengan calidad de operador para ese OTEC/Empresa en LCE. Para dar acceso a otros funcionarios del OTEC/Empresa, debe descargar sus permisos usando “descargar personal autorizado”. Para finalizar, se debe presionar el botón “Aceptar” . Si desea salir de la ventana con el Resultado de Búsqueda de Cursos, debe presionar el botón “Cerrar”. Curso creado por :

15. Unidad I: Toma de Asistencia Descargar Personal Autorizado Los cursos descargados pueden ser usados solo por el personal autorizado (operadores). Por defecto la aplicación de toma de asistencia reconocerá como autorizados aquellos usuarios que se encontraban en la lista de relatores para un curso en LCE, en el momento de su descarga así como para el usuario que realizó la descarga de este. Si se desea que la aplicación permita tomar asistencia a más usuarios autorizados del OTEC/Empresa (Administrativo OTEC/Empresa) se debe descargar dicha información desde LCE. Para esto presione el botón: Se levantará la siguiente ventana: Curso creado por :

16. Unidad I: Toma de Asistencia Descargar Personal Autorizado Para revisar que usuarios de su OTEC, o empresa que dicta cursos SENCE, forman parte de la planilla de personal autorizado por la Institución, digite el RUT de la institución y presione “BUSCAR”, tras lo cual se listarán de la siguiente manera Nombre operador (Rut): En la zona superior derecha se informará cuantos Operadores (Usuarios) tienen permisos descargados, en relación al total autorizado en LCE. Por ejemplo, la ilustración indica 61 de 80, esto significa que 61 Operadores (Usuarios) autorizados en LCE para usar la aplicación ya pueden ser reconocidos como tal en “Asistencia SENCE 2.2” y que el total de operadores que están autorizados en LCE son 80. Curso creado por :

17. Unidad I: Toma de Asistencia Descargar Personal Autorizado Para descargar permisos de nuevos operadores, digite el Rut de un Operador específico (Usuario) en la casilla “Rut Operador” (o en su defecto el ID asignado) y presione el botón “descargar”, para obtener los permisos de ese Operador. Los permisos que se descarguen quedarán marcados en azul: Curso creado por :

18. Unidad I: Toma de Asistencia Crear hoja de Asistencia de Contingencia Previo a iniciar la toma de asistencia, si no puede descargar el curso o experimenta cualquier inconveniente que le impida hacer uso de un curso descargado (que no se pueda sortear con otra opción) puede “crear hoja de asistencia de contingencia”, que le permitirá igualmente pasar lista en una hoja electrónica. Diríjase a la ventana principal de la aplicación y presione el botón: A continuación se despliega una ventana que le permite crear una hoja de toma de asistencia de contingencia: Digite al menos los datos obligatorios (casilleros verdes). Curso creado por :

19. Unidad I: Toma de Asistencia Crear hoja de Asistencia de Contingencia Al digitar el Rut de la Institución que imparte el curso (si el programa cuenta con información para identificarla) mostrará el nombre de dicha Institución, de otro modo podrá digitar un nombre referencial. El campo “nombre libro” servirá más tarde para identificar a que libro cargar esta hoja suelta de asistencia. Presione el botón “Crear” para grabar la hoja de contingencia: Presione “Aceptar” para continuar. Curso creado por :

20. Unidad I: Toma de Asistencia Pasar Lista con Hoja de Contingencia Una vez creada la hoja de asistencia de contingencia, esta quedará disponible en el módulo “Pasar Lista”, sin embargo antes, complete el listado de relatores y alumnos del curso. Para esto ingrese al módulo “Pasar Lista” presionando el botón “Pasar Lista”. Se desplegará la siguiente imagen: Complete Rut Institución, Tipo Programa y presione el botón “Buscar”, visualizará los Cursos disponibles para toma de asistencia. Aquellos que provienen de la creación de una hoja de asistencia de contingencia quedan marcados con una (c) al final y al revisar sus datos seleccionándolo de la lista se despliega en el recuadro inferior como “Contingencia”. Curso creado por :

21. Unidad I: Toma de Asistencia Pasar Lista con Hoja de Contingencia Seleccione el curso y “Nuevo bloque”, opción disponible en el costado derecho de la pantalla. Luego presione el botón “Seleccionar”. Curso creado por :

22. Unidad I: Toma de Asistencia Pasar Lista con Hoja de Contingencia Agregar Asistentes a una hoja de contingencia. A continuación se desplegará la siguiente ventana: El siguiente paso es agregar alumno(s) y relator(es) al curso. Para ello, utilice el botón “Agregar Asistente” Curso creado por :

23. Unidad I: Toma de Asistencia Pasar Lista con Hoja de Contingencia Agregar Asistentes a una hoja de contingencia. Escoja el tipo de asistente (relator / alumno) y digite su RUT en el cuadro “Rut Asistente”. El Id Acción aparece como (no definida) si al crear la hoja de asistencia de contingencia no se digito un ID de acción, de otro modo aparecerá el que haya digitado previamente. Luego presione “Agregar” . Curso creado por :

24. Unidad I: Toma de Asistencia Pasar Lista con Hoja de Contingencia Agregar Asistentes a una hoja de contingencia, Enrolar. La aplicación le solicitará las huellas del participante. Son 4 muestras: Al concluir la toma de muestras de huellas (siempre debe colocar en el lector el mismo dedo), presione el botón “Aceptar” en la verificación de asistentes: Curso creado por :

25. Unidad I: Toma de Asistencia Pasar Lista con Hoja de Contingencia Agregar Asistentes a una hoja de contingencia, Cancelar el enrolamiento: Si desea cancelar el Pseudo-enrolamiento Presione “Cerrar” para terminar el proceso, deberá considerar un detalle muy importante Si cancela, este alumno deberá ser autorizado para cada vez que se realice la capacitación, lo que puede demorar el proceso de toma de asistencia, de todas formas aparecerá el siguiente Mensaje: En la próxima diapositiva este alumno se muestra sin dedos enrolados: Curso creado por :

26. Unidad I: Toma de Asistencia Pasar Lista con Hoja de Contingencia Agregar Asistentes a una hoja de contingencia, Cancelar el enrolamiento: Como se muestra en la lista los alumnos se irán listando a medida que se vallan agregando uno a uno, si completan el proceso de enrolamiento cada uno tendrá su dedo enrolado y en la lista se mostraran en el recuadro rojo con el siguiente icono: Si cancelo el procedimiento de enrolamiento y posiciono el mouse sobre este alumno marcando el nombre en azul, podemos ver a su derecha que en el marco rojo no existen dedos enrolados y la única opción será autorizar la entrada de manera especial, pero para cada uno de los bloques. Nota : Una vez listado todos los alumnos, se toma la asistencia como de costumbre. Curso creado por :

27. Unidad I: Toma de Asistencia Pasar Lista con Hoja de Contingencia Informar una asistencia de contingencia: Utilice y reutilice la hoja de contingencia mientras se encuentre en dicha situación. Descargue el curso en cuanto le sea posible, para tomar asistencia de manera regular. Las hojas sueltas de contingencia deben ser asociadas al curso que pertenecen una vez informadas a LCE, antes de eso no se contabilizarán. Para esto utilice el botón: NOTA: Ver apartado que explica como cargar las asistencias al curso en LCE. Curso creado por :

28. Unidad I: Toma de Asistencia Pasar Lista Pasar Lista Electrónica, con un curso descargado o con una hoja de contingencia: Una vez descargada toda la información necesaria: cursos y permisos, esto último si corresponde, será posible iniciar la toma de asistencia. Para esto, debe presionar dentro de la ventana principal de la aplicación el botón: NOTA: El proceso de Pasar Lista correspondiente al Inicio y Término de la sesión es el mismo. Curso creado por :

29. Unidad I: Toma de Asistencia Pasar Lista A continuación se despliega la ventana que permite seleccionar el Curso para el cual se pasará lista, como se muestra en la siguiente ilustración: Se debe ingresar el “Rut Institución” que dicta el curso y el Tipo de Programa al que pertenece, para buscar cursos disponibles. También puede buscar por Código (Id de acción, código SAP o código curso dependiendo del tipo de programa) y Nombre del Curso. Presione el botón “Buscar”, para listar los Cursos que cumplen con las condiciones definidas, como se muestra en la siguiente ilustración: Curso creado por :

30. Unidad I: Toma de Asistencia Pasar Lista Para iniciar un nuevo bloque horario de capacitación marque el curso en la lista, quedará en azul como muestra la imagen. En la zona inferior de la pantalla se mostrará el detalle del curso. Si no desea efectuar en este momento la toma de Asistencia, debe presionar el botón “Cancelar”. Curso creado por :

31. Unidad I: Toma de Asistencia Pasar Lista Para tomar la asistencia a un Curso, el Operador debe seleccionarlo del listado que se despliega en la Ilustración, marcar “nuevo bloque” (cuando corresponde a una nueva clase) y a continuación presionar el botón desplegándose la siguiente ventana: Curso creado por :

32. Unidad I: Toma de Asistencia Pasar Lista – En más de un Equipo Si necesita tomar asistencia en más de un equipo en paralelo (por ejemplo, Seminarios), seleccione por favor Curso creado por :

33. Unidad I: Toma de Asistencia Pasar Lista – En más de un Equipo A continuación se desplegará la siguiente imagen: IMPORTANTE: Para el correcto funcionamiento de esta opción, por favor, “No cambie la letra designada” y asegúrese de que la hora de todos los equipos que utilizará para este efecto, sea la misma. Igualmente la duración de la clase que ha digitado y la letra que muestra el equipo deben ser la misma en todos los computadores en los que tomará asistencia en paralelo. Curso creado por :

34. Unidad I: Toma de Asistencia Pasar Lista La aplicación permite registrar bloques entre 10 minutos y un máximo de 10 horas. Indique la duración que tendrá el bloque de capacitación: Curso creado por :

35. Unidad I: Toma de Asistencia Pasar Lista – Iniciar Bloque El “Inicio de bloque” aparecerá como: “NO INICIADO” y el botón “Iniciar Bloque” estará desactivado, este último se activará con el ingreso a clases del relator (con su huella digital). Si aun no ha iniciado bloque , aparece en pantalla un mensaje que le recordara iniciarlo. NOTA: Mientras no presione “Iniciar Bloque” no se contabiliza el tiempo del bloque de capacitación aunque haya marcado entradas. Esta acción fija la hora de inicio de la clase, momento en el cual empiezan a correr los minutos de gracia. Curso creado por :

36. Unidad I: Toma de Asistencia Pasar Lista Si se verifica correctamente la huella del Asistente, su nombre desaparece del listado de la izquierda y se despliega en el listado de la derecha, mostrando la huella verificada en la sección c) Validación, como se muestra en la imagen. NOTA: Los participantes iniciados con (*) no han ingresado al bloque o salieron en un intervalo inferior a 10 minutos. Curso creado por :

37. Unidad I: Toma de Asistencia Pasar Lista Cuando el Relator ingresa su huella digital, automáticamente se habilita la opción “Iniciar Bloque”. Podrá iniciar el bloque de capacitación en ese momento presionando “SI” o más tarde presionando “NO” y a la hora correspondiente “Iniciar Bloque”. Curso creado por :

38. Unidad I: Toma de Asistencia Pasar Lista Cuando presione ”Iniciar bloque” se fijará la hora de inicio del bloque de capacitación, y se habilitará un cronómetro con la cuenta regresiva del tiempo del bloque, acorde a la duración que haya informado. Curso creado por :

39. Unidad I: Toma de Asistencia Pasar Lista Cuando termine el bloque de capacitación, los participantes y el Relator deben colocar su huella en el lector para salir de clase. Su nombre desaparecerá de la columna “B” y se desplegará en la columna “A”. IMPORTANTE: Cuando el Relator marca su salida (ingresando su huella digital) automáticamente se da por finalizado el curso, aunque la duración del bloque informado no haya expirado y falten alumnos por marcar salida. Curso creado por :

40. Unidad I: Toma de Asistencia Pasar Lista Si el Asistente al momento de colocar su dedo en el Lector no se encuentra enrolado, o presenta problemas con su huella, la ventana de asistencia indica que la huella no es reconocida, como se muestra en la siguiente ilustración: • Existen 2 alternativas: • Enrolar al alumno, esto solo cuando aparece en la lista como (sin enrolar). • Autorizar su ingreso actuando como ministro de fe, con el número de serie de la cédula de identidad del participante. • **Ambos procedimientos se describen más adelante.** Curso creado por :

41. Unidad I: Toma de Asistencia Agregar Asistente En caso que sea necesario incorporar un participante (relator/alumno) al curso, en el momento de la clase, presione en la ventana principal de toma de asistencia. NOTA: Esta opción se utiliza en caso de contingencia, por ejemplo cuando no logra agregar a los participantes en LCE o no logra descargar el curso actualizado. Debe tener en cuenta que este cambio se permite solo para no trabar la toma de asistencia y que debe regirse por la normativa vigente respecto al trámite en SENCE para notificar cambios en un curso. Hay tipos de programas como (FOTRAB y Mujer Trabajadora Jefa de Hogar, MTJH que no autorizan el uso de esta funcionalidad). Curso creado por :

42. Unidad I: Toma de Asistencia Agregar Asistente Visualizará la siguiente ventana: Seleccione el tipo de asistente (relator o alumno) y luego seleccione el ID de acción al que pertenece el asistente. Esta lista crecerá si el curso está conformado por varias órdenes de compra o id de acción (curso consolidado). Digite el Rut del participante y presione: . El nuevo asistente aparecerá como (creado fuera de línea). Una vez que informe la asistencia que contiene a un nuevo asistente, LCE registrará su asistencia en el libro. También cargará en la lista del curso al nuevo alumno o relator según corresponda, incluyendo sus datos personales y estado de enrolamiento. Estos datos se refrescarán en la aplicación de toma de asistencia una vez que descargue el curso nuevamente. Curso creado por :

43. Unidad I: Toma de Asistencia Enrolar Asistente no Reconocido Esta acción se realiza seleccionado de la lista al participante y presionando el botón “Enrolar”: Registrará por única vez los datos personales del alumno y sus muestras de huellas, llamados patrones, que se utilizarán para verificación de identidad desde ese momento en adelante. Posteriormente visualizará la siguiente ventana, donde el Operador (usuario) que realiza el enrolamiento debe verificar su identidad a través de su huella dactilar ya que él se hace responsable del correcto ingreso de los datos y huellas del participante. Por seguridad solo un operador autenticado o validado usando su huella está habilitado para realizar enrolamientos. Curso creado por :

44. Unidad I: Toma de Asistencia Enrolar Asistente no Reconocido Si se verifica la identidad del operador con su huella, se despliega la ventana que permite enrolar al Alumno: Una vez que se ingresan los datos personales del participante (validar contra la cédula de identidad del alumno), se debe presionar el botón “Enrolar” que despliega la ventana para registrar las muestras de huellas del Alumno, como se muestra en la siguiente ilustración: Por defecto se enrola el dedo índice derecho de la persona, pero puede seleccionar uno diferente utilizando los botones . A continuación el Alumno debe colocar el dedo seleccionado en el Lector cuatro veces (el mismo dedo). Curso creado por :

45. Unidad I: Toma de Asistencia Enrolar Asistente no Reconocido Al finalizar el proceso de enrolamiento aparecen los mensajes de las ilustraciones que se muestran a continuación: Para continuar con el registro de la Asistencia y marcar la entrada/salida a la clase, del Alumno recién enrolado, este debe colocar su huella en el lector una vez más, como se muestra en la siguiente ilustración: Al salir de la toma de asistencia recibirá la siguiente confirmación: Curso creado por :

46. Unidad I: Toma de Asistencia Autorizar Asistente no Reconocido Si el Asistente está enrolado pero su huella no es reconocida o el alumno se niega a colocar el dedo en el lector, el Operador puede autorizarlo actuando como ministro de fe. Esta acción se realiza seleccionando el Nombre del Asistente en la Lista de la izquierda e ingresando el Número de Serie del Cédula de Identidad en el cuadro habilitado a la derecha del botón, como se muestra en la siguiente ilustración: A continuación se debe presionar el botón “Autorizar”: Curso creado por :

47. Unidad I: Toma de Asistencia Autorizar Asistente no Reconocido Se desplegará un mensaje que debe aceptar presionando el botón “SI”: El nombre del Asistente se trasladará desde el listado de la izquierda a la derecha, como se muestra en la siguiente imagen: Curso creado por :

48. Unidad I: Toma de Asistencia Ingresar Observaciones Para ingresar observaciones, debe presionar el botón , se desplegará una ventana para digitar la información, como se muestra en la siguiente imagen: Una vez ingresada la observación, debe presionar el botón “Aceptar”. Curso creado por :

49. Unidad I: Toma de Asistencia Pasar Lista - Finalizar Para finalizar la toma de asistencia, se debe presionar el botón cerrar. Se desplegará el siguiente mensaje: NOTA: Tenga en cuenta que la asistencia se empieza a grabar automáticamente una vez que ha presionado “Iniciar bloque”. Cada 2 minutos de inactividad, no se han marcado entradas o salidas, se vuelve a grabar. Si cierra la ventana se graba nuevamente la asistencia. Presione el botón para grabar el ingreso de los participantes y se desplegará lo siguiente: Curso creado por :

50. Unidad I: Toma de Asistencia Pasar Lista – Excepciones Crear nuevo bloque sobre-escribiendo uno anterior Si ya tiene un bloque iniciado y por error selecciona uno nuevo tendrá la opción de mantenerse en el mismo bloque y volver a marcar las entradas o puede regresar al bloque anterior ya iniciado recuperando su asistencia, este tendrá aun los registros de entrada/salida guardados, se muestra ejemplo en imagen: Una vez que entra a la lista no habrán registros de asistencia y si marca la entrada del relator e inicia el bloque se le preguntara que acción realizar. Si selecciona que No, se mantendrá dentro de la toma de asistencia y nuevamente se le volverá a preguntar en cuanto desee grabar. Ver siguiente imagen. Curso creado por :