Microsoft Office System Migraties

1. Microsoft Office System Migraties De impact van migraties op uw Office Business Applicaties

2. EVEN VOORSTELLEN! • Maurice Ausum • mausum@jsr.nl • Erik van der Heijden • evanderheijden@jsr.nl

3. EVEN VOORSTELLEN! • Office Solutions • SharePoint Solutions • Project Solutions • Learning Solutions • Professional Services • AdvancedInfrastructure Solutions • Business Intelligence Solutions • Data Management Solutions • InformationWorker Solutions • Learning Solutions • Licensing Solutions • Service-OriëntedArchitecture & Business Process

4. AGENDA • Waarom juist nu migreren? • Scenario van een typische migratie • Scan, Analyse en Migratieplan • Infrastructuur, Kennisopbouw en Conversie • Ondersteuning, Optimalisatie en Onderhoud • Migratie scenario’s • Bekende valkuilen, issues, ervaringen

5. WAAROM JUIST NU MIGREREN? • Migratie Office vóór de migratie • Tijdspad • Belasting gebruikers • Verweving van functionaliteiten voorkomen • Beter beeld van gebruik OBA’s • Meer mogelijkheden integratie Office met nieuwe LOB applicaties • QuickWins op korte termijn te realiseren • Uitbreiding functionaliteiten met name Outlook en Excel • Mogelijkheden InfoPath/SharePoint combinatie (lijstwerk, 1 tabel Access appls, Word formulieren) • ‘Opschonen’ en actualiteitsbepaling documenten en OBA’s

6. SCENARIO TYPISCHE MIGRATIE

7. IMPACT ANALYSE • Geeft inzicht in mogelijke compatibiliteitsproblemen • Stappen • Intake en vorming projectorganisatie • Scan van infrastructuur op mogelijke OBA’s • Analyse van gescande objecten • Samenstellen Impact Analyse Rapport • Bepalen optimale migratie scenario • Bepalen opleidingsbehoefte • Samenstellen Migratieplan

8. Demo OMPM

9. Demo OMPM

10. Demo OMPM

11. Demo OMPM

12. MIGRATIE • Realisatie/aanpassing infrastructuur • Installatie en testen software • Uitvoeren opleidingsplan • Uitvoering conversie volgens migratie scenario • A. Gefaseerd, 1-op-1 • B. Big-Bang, 1-op-1 • C. Big-Bang met optimalisatie • D. Gefaseerd met optimalisatie

13. MIGRATIE SCENARIO’S

14. NAZORG • Ondersteuning na conversie • Inloopdagen / Werkplekondersteuning / Helpdesk • Uitgestelde optimalisaties • Afhankelijk van migratie scenario / Borgen kennis • Onderhoud • Kennis / Techniek • Change Management volgens ITIL

15. Migratie scenario’s en de impact hiervan op uw organisatie

16. SCENARIO A – TIJD =  - BUDGET =  • Conversie zoveel mogelijk door eigen medewerkers • Conversie zoveel mogelijk 1-op-1 • Zeer beperkte optimalisatie (later?) • Gefaseerde opleiding met behulp van leerondersteunende middelen • Gefaseerde overgang • Tijdelijk gemengde omgeving • Beperkt gebruik van nieuwe functionaliteiten

17. SCENARIO B - TIJD =  - BUDGET =  • Conversie niet óf 1-op-1 door eigen medewerkers • Niet werkende OBA’s tijdelijk aanbieden dmv virtuele desktops • Optimalisatie in later stadium door applicatie eigenaren • Opleidingen uitsluitend d.m.v leerondersteunende middelen • Conversie volgens Big-Bang, snel aan de slag • Geen gebruik van nieuwe functionaliteiten

18. SCENARIO C – TIJD =  - BUDGET =  • Conversie door externe medewerkers • Conversie zoveel mogelijk 1-op-1 • Beperkte optimalisatie vóór conversie, geplande optimalisatie na conversie • Beperkte opleiding vóór conversie voornamelijk met behulp van leerondersteunende middelen • Big-Bang overgang, dus snel aan de slag • Gedurende een overzichtelijke periode beperkt gebruik van nieuwe functionaliteiten

19. SCENARIO D - TIJD =  - BUDGET =  • Conversie door combinatie van eigen en externe medewerkers • Conversie OBA’s met optimalisatie • Gefaseerde opleiding met behulp van presentaties, kennisoverdracht en leerondersteunende middelen • Gefaseerde overgang • Gedurende een overzichtelijke periode beperkt gebruik van nieuwe functionaliteiten

20. Referenties

21. REFERENTIES EERDERE MIGRATIETRAJECTEN • Synthon • Oasen • Ecabo • Dela • SNS REAAL • Fortis • NWO

22. Bekende valkuilen, functionaliteiten, risico’s

23. BEKENDE VALKUILEN, RISICO’S • Office Business Applicaties • Geprogrammeerde functionaliteit • Sterk geïntegreerd in bedrijfsprocessen • Koppeling met externe of LOB applicaties • Analyse van beveiligde OBA’s • Algemeen • Bestandsformaat • Ribbon/Interface • Security model • Grafieken • VBA in doorgemigreerde (Office < 2000) OBA’s • Performance…

24. BEKENDE VALKUILEN, RISICO’S (VERVOLG) • Access • Data access pages • Toolbars • Open Level Security • Replication • Excel • Import procedures • Script Editor niet meer aanwezig • Naambereiken in formules • Draaitabellen • Data Retrieval Services • NaturalLanguageFormula’s

25. BEKENDE VALKUILEN, RISICO’S (VERVOLG) • Word • Mailmerge Bar codes • Send to Routing Recipient • Script Editor • PowerPoint • VBA objectenmodel niet compleet • Outlook • Act! en Schedule Plus imports • Project • Outlook taken niet meer zichtbaar in Project Web Access timesheet • VBA methodes voor aanpassen veld definities naar PSI

26. WAT KAN JSR VOOR U BETEKENEN? • Impact analyse • Samenstellen migratieplan • Ondersteuning bij migratie • Ondersteuning bij scholing medewerkers • Ondersteuning in Nazorg traject