Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

1. Weryfikacja dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki kwalifikowalne w siedzibie Beneficjenta realizowana przez Fundację „Fundusz Współpracy” Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

2. Fundacja „Fundusz współpracy”: powołana w 1990 r. przez Skarb Państwa m.in. w celu przyjmowania i dystrybucji środków pieniężnych i rzeczowych pochodzących z Unii Europejskiej, innych instytucji międzynarodowych oraz zagranicznych instytucji rządowych i prywatnych: Przykładowe programy: • Wsparcie MEN jako IP POKL, Wsparcie MRR w zakresie działań informacyjno-promocyjnych POKL • Programy Europejskiej Współpracy Terytorialnej na lata 2007-2013 • Krajowa Instytucja Wspomagająca POKL • Inicjatywa Wspólnotowa EQUAL w roli Krajowej Struktury Wsparcia • Fundusz dla Organizacji Pozarządowych • ReferNet, PHARE, InstitutionBuilding, TransitionFacility, CounterpartFunds, Europass, Agrolinnia, FAOW, Leonardo da Vinci, SIP/SME, Euro-Info,

3. Zasady weryfikacji: Regulamin wykonywania zadań (załącznik do umowy pomiędzy MNiSW/NCiBR a FFW): • terminy i obowiązki FFW • Zasady doboru próby do weryfikacji • Wzór raportu z weryfikacji

4. Zasady weryfikacji: • weryfikacja dokumentacji przez upoważnionych pracowników FFW • weryfikacja odbywa się nie częściej niż raz na kwartał (wyjątek: wniosek końcowy, zalecenie ponownej weryfikacji przez NCiBR) • informacja pisemna o terminie weryfikacji nie później niż na dwa dni robocze przed planowaną weryfikacją • weryfikacją ma zostać objęte minimum 10 % lub minimum 30 % dokumentacji finansowej w zależności od rodzaju kategorii

5. Zasady weryfikacji: • Beneficjent zapewnia pełen dostęp do dokumentów związanych z realizacją Projektu • Beneficjent udostępnia pomieszczenie, w którym będzie przeprowadzona weryfikacja • Beneficjent jest zobowiązany do współpracy z Fundacją w celu wyjaśnienia kwestii wymagających doprecyzowania • w przypadku stwierdzenia braków/błędów w dokumentach, które nie skutkują uznaniem wydatku za niekwalifikowalny, Fundacja zleca Beneficjentowi dokonywanie poprawek lub uzupełnień przez osobę do tego upoważnioną

8. Zasady weryfikacji: Zgodnie z Podręcznikiem kwalifikowania wydatków w ramach POIG (Roz. 4.3): • „Kwalifikowalność poniesionych wydatków oceniana jest poprzez weryfikację opłaconych faktur, innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej lub innych dowodów potwierdzających poniesienie wydatku, zaakceptowanych przez IZ, albo zestawienia faktur lub dokumentów, przedstawianych przez beneficjenta w celu otrzymania dofinansowania.” • „Wydatek faktycznie poniesiony powinien być udokumentowany fakturą lub dokumentem księgowym o równoważnej wartości dowodowej lub innym dowodem zapłaty zaakceptowanym przez IZ oraz wyciągiem z rachunku bankowego lub innym dokumentem równoważnym zaakceptowanym przez IZ, w szczególności informacją o dokonaniu płatności, jak również /o ile dotyczy/ dokumentami potwierdzającymi odbiór/wykonanie prac”.

9. Najczęstsze błędy w weryfikowanych wnioskach • błędy pisarskie w tabeli 11 • brak potwierdzenia zapłaty bezpośrednio na konto kontrahenta/odbiorcy/pracownika • brak oświadczeń do ZUS i US • opis dokumentu nie pozwalający na identyfikację kwoty kwalifikowalnej w projekcie

10. Pytania nadesłane przez Beneficjentów

11. Jakie dokumenty należy przygotować na potrzeby weryfikacji ?

12. Dokumenty ogólne • zgodne z polityką rachunkowości • umowa o dofinansowanie wraz z harmonogramem rzeczowo-finansowym • aktualne oświadczenia o kwalifikowalności VAT (także konsorcjantów) • Upoważnienie/a do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem (jeśli dotyczy).

13. Zakup towarów i usług • faktura, rachunek lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej • umowa zakupu towarów/usług (jeśli dotyczy) • protokół odbioru/zdawczo-odbiorczy (jeśli dotyczy) • dokument OT, przyjęcie środka trwałego (jeśli dotyczy) • potwierdzenie zapłaty (wyciąg bankowy, potwierdzenie przelewu, KW itp.) • dokumenty celne SAD, transportowe itp. (jeśli dotyczy)

14. Wynagrodzenia – umowy o pracę • regulamin wynagradzania, premiowania • umowy o pracę, aneksy, oddelegowania lub inne dokumenty potwierdzające wysokość wynagrodzenia oraz wykonywanie zadań w projekcie • listy płac • karty czasu pracy, indywidualne i zbiorcze(jeśli dotyczą) • metodologia wyliczenia kwoty kwalifikowalnej (jeśli dotyczy) • potwierdzenie zapłaty wynagrodzeń netto • potwierdzenie zapłaty składek ZUS i US. W przypadku zbiorczych przelewów wymagane jest oświadczenie o wysokości kwoty wydatków dotyczących projektu.

15. Wynagrodzenia – umowy cywilnoprawne • umowa o dzieło lub zlecenie • rachunek • protokół odbioru pracy (jeśli nie ma na rachunku) • lista płac wraz z wyszczególnionymi składnikami wynagrodzeń (jeśli nie zostało wyszczególnione na rachunku) • potwierdzenie zapłaty wynagrodzeń netto (wyciągi bankowe, potwierdzenie przelewu, KP) • potwierdzenie zapłaty składek ZUS i US. W przypadku zbiorczych przelewów wymagane jest oświadczenie o wysokości kwoty wydatków dotyczących projektu..

16. UWAGA Przedstawione dokumenty powinny zawierać wszystkie informacje niezbędne do identyfikacji poszczególnych składników wynagrodzeń wraz z metodologią ich wyliczenia.

17. Amortyzacja • plan amortyzacji • karty amortyzacji • dowód przeksięgowania kosztów amortyzacji do projektu • oświadczenie, że wydatki poniesione na zakup amortyzowanych środków trwałych nie zostały zgłoszone jako wydatki kwalifikowalne, ani też nie były współfinansowane z publicznych środków krajowych ani wspólnotowych w ciągu 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu

18. Koszty ogólne • faktura, rachunek, rozliczenie delegacji i innedokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej • metodologia przyporządkowania kosztów ogólnych do projektu (jeśli dotyczy) • potwierdzenie zapłaty

19. Beneficjent ma obowiązek przechowywania i udostępniana podczas weryfikacji, dodatkowej dokumentacji uzupełniającej poniesione wydatki np. sprawozdanie z podróży służbowej, lista obecności na konferencji, certyfikat ukończenia szkolenia, artykuł prasowy, opinia audytora, umowa zabezpieczenia itp. UWAGA

20. Czy wymagane są protokoły obioru (umowy cywilno-prawne lub zakupy)? • Odpowiedź: Instytucja Pośrednicząca uznaje stosowanie form odbioru wykonanego dzieła / zlecenia, zgodnie z przepisami prawa tj. protokołu odbioru lub potwierdzenia na rachunku. W przypadku zakupów środków trwałych (pow. 3.5 tys. zł netto) wymagane jest potwierdzenie odbioru w jednej z ww. form, chyba że umowa z wykonawcą przewiduje określony tryb dokonania odbioru.

21. Czy wnioski o płatność, które zostały już zweryfikowane przez Fundację można jeszcze skorygować jeśli okazało się, że występują w nich nieścisłości? • Odpowiedź: W przypadku gdy wykryte uchybienia i błędy dotyczą również dokumentów, które nie zostały zweryfikowane na próbie przez FFW, Beneficjent jest zobowiązany do dokonania stosownych korekt bądź uzupełnień i pisemne poinformowanie o tym NCiBR – tylko pozycje tab. 11 nie odnoszące się do kwoty wyd. kwalifikowalnych.

22. Czy wszystkie wnioski o płatność zostaną sprawdzone przez Fundusz Współpracy ? • Odpowiedź: Tak, Fundacja „Fundusz Współpracy” ma obowiązek weryfikacji dokumentacji potwierdzających poniesione wydatki kwalifikowane, rozliczone w zaakceptowanych przez IP wnioskach o płatność.

23. Czy możliwe jest ustalenie terminów przeprowadzania weryfikacji z beneficjentami ? Terminy powiadamiania o weryfikacjach? • Odpowiedź: TAK ale… Nie częściej niż raz na kwartałale nie rzadziej niż raz na pół roku (wyjątek: wniosek końcowy, zalecenie ponownej weryfikacji przez NCiBR, pismo uzasadniające beneficjenta np. inna kontrola, choroby). Terminy można ustalać telefonicznie.

24. Czy Fundacja może weryfikować dokumenty, które były poddane wcześniejszej kontroli ? • Odpowiedź: Tak. Fundacja dokonuje weryfikacji dokumentacji księgowej w miejscu u beneficjenta w zaakceptowanych przez IP wniosków o płatność. Fundacja ma obowiązek sprawdzenia wykonania przez beneficjenta zaleceń IP wynikających z poprzedniej weryfikacji.

25. Czy istnieje i jak wygląda algorytm określania próby (także poza wielkością procentową próby)? Duże, partnerskie projekty generują weryfikację kilkuset dokumentów ? Czy nie można zwiększyć próby ? • Odpowiedź: Od 10 % lub 30 % danej kategorii - do 100 %. W pierwszej kolejności weryfikowane są najwyższe wartości wydatków w danej kategorii. W przypadku nieprawidłowości Fundacja sama zwiększa próbę lub na prośbę beneficjanta na etapie „umawiania terminu weryfikacji” jest możliwe zwiększenie próby.

26. Czy odręczne poprawki w tab. 11 wniosku nie będą wymagały złożenia wniosku poprawionego? Istnieje ryzyko braku spójności dokumentacji ? • Odpowiedź: Tak. Nie wymagają. Odręczne korekty nie mogą dotyczyć kolumny kwota wydatków kwalifikowalnych. Wszystkie korekty naniesione w czasie weryfikacji są raportowane do NCiBR w celach informacyjnych.

27. Czy istnieje i jak wygląda algorytm określania próby pozycji do weryfikacji. Przy dużych projektach realizowanych w konsorcjum, mamy wrażenie że weryfikowana jest zbyt duża próba – ok. 30 % pozycji, co przy kilku wnioskach stanowi kilkaset pozycji x kilka dokumentów związanych = kilka tysięcy dokumentów? Czy w związku z przejęciem przez NCBiR funkcji Instytucji Pośredniczącej będą przeprowadzane weryfikacje przez Fundację „Fundusz Współpracy”?

28. www.cofund.org.pl „Wsparcie MNiSW we wdrażaniu PO IG” „Dokumenty” „Zespół DWiP – Kontakt”

29. Dziękujemy za uwagę www.cofund.org.pl