Projektide raamatupidamise korraldamine

1. Projektide raamatupidamise korraldamine Riina Penu SA Innove Tööelu üksus vanemkoordinaator 20.juuni 2013

2. Käsitletavad teemad • Projektiga seotud dokumentatsiooni säilitamise nõuded • Projekti raamatupidamise korraldamine • Nõuded projekti kuludokumentatsioonile Abimaterjal: Raamatupidamise käsiraamat

3. Projektiga seotud dokumentatsiooni säilitamine (I) Säilitada kuni 2025. aasta 31. detsembrini. Säilitada tuleb originaaldokumente! Toetuse saaja peab nõutud tähtaja lõpuni alles hoidma järgmised dokumendid: • raamatupidamise dokumendid; • hankedokumentatsioon; • projektiga seotud kirjavahetus; • lepingud, toote päritolusertifikaadid, load ja kooskõlastused; • muu projektiga seotud dokumentatsioon.

4. Projektiga seotud dokumentatsiooni säilitamine (II) Sageli esinevad probleemid: • Dokumendid ei ole säilitatud nõutudtähtaja lõpuni • Säilitatakse dokumentide koopiad • Dokumendid on halvasti komplekteeritud • Vajalikud dokumendid on raskesti leitavad • Dokumentides on raske orienteeruda • Partnerid ei ole teadlikud EK nõuetest Oluline: Kogu projektiga seonduv dokumentatsioon peab andma projektiga mitte seotud inimesele kiire ettekujutuse sellest, mis projektis tehtud on. Dokumentides peab olema võimalik kiirelt orienteeruda ning vajalikud dokumendid peavad olema koheselt leitavad.

5. Projektiga seotud dokumentatsiooni säilitamine (III) Probleemide soovituslikud lahendused: • Kohe projekti alguses tulebkokku leppida ning ka organisatsiooni asjaajamiskorras või raamatupidamise sise-eeskirjades sätestada, kuidas arhiveeritakse, säilitatakse ning eristatakse projektidega seotud dokumentatsioon. • Juhul, kui projekti dokumentide originaale hoitakse koos teiste raamatupidamise originaaldokumentidega, mille säilitamisaeg on lühem kui projekti dokumentidel, siis tuleb projekti dokumentidele märkida nende säilitamise tähtaeg. • Kaustad võiksid olla arusaadavalt märgistatud(projektikood, periood, kaustade sisu, säilitamise tähtaeg). • Informeerida projektis osalevaid partnereid EK nõuetest.

6. PROJEKTI RAAMATUPIDAMISE KORRALDAMINE (I) Projekti raamatupidamisarvestust tuleb korraldada vastavalt raamatupidamise seadusele ning Raamatupidamise toimkonna juhenditele. Enne esimese väljamakse taotluse esitamist peab toetuse saaja rakendusüksusele esitama: 1) väljavõtte oma raamatupidamise sise-eeskirjast, milles on kirjeldatud projekti kulude, tulude ja tasumise eristamist raamatupidamises muudest toetuse saaja kuludest ja tuludest; 2) koopia asutuse riigihangete läbiviimise korrast, kui asutus on hankija riigihangete seaduse mõistes; 3) lühikirjelduse projekti rakendamisega seotud dokumentide algatamise, viseerimise ja kinnitamise kohta ning vajadusel allkirjaõigusliku isiku poolt edasivolitatud õiguste korral vastavad volikirjade koopiad Sise-eeskirjades: • Projekti kulude ja tasumise eristamise kirjeldus; • projektiga seotud majandustehingute kajastamine; • projekti üld-, personali- ja transpordikulude arvestamise metoodika; • põhivarade arvestus ja kajastamine; • sihtfinantseerimise kajastamine; • dokumentide säilitamise nõuded.

7. Projekti kulude eristamine organisatsiooni raamatupidamises (I) Vastavalt perioodi 2007-2013 struktuuritoetuse seaduse § 22 on toetuse saaja kohustatud eristama toetuse kasutamisega seotud kulud ja tulud oma raamatupidamises muudest kuludest/tuludest. STS peab siinjuures silmas abikõlblike kulude eristamise vajadust Eristamine: • Projektiga seotud dokumentatsioon peab olema eristatud muudest organisatsiooni dokumentidest projektikoodiga. • Projekti kulud/tulud peavad olema eristatud muudest kuludest/tuludest ka raamatupidamisprogrammis. • Peab olema võimalik lasta raamatupidamise programmist väljavõtte projekti kuludest/tuludest.

8. Projekti kulude eristamine organisatsiooni raamatupidamises (II) Raamatupidamise programmis eristamine: Võib avada igale projektile eraldi kulukonto(d) VÕI lisada projektiga seotud raamatupidamise tehingutele objektitunnus, mis on iga projekti puhul erinev. Soovitatav on eraldi tunnuste lisamine toetusest makstud kuludele, omafinantseeringust makstud kuludele ja projektiga seotud mitteabikõlblikele kuludele. Kui rakendusüksus tunnistab projekti jooksul või pärast projekti toetuse saaja poolt abikõlblikuna deklareeritud kulud mitteabikõlblikuks, siis tuleb ka toetuse saaja (või partneri) raamatupidamise programmis teha vastav parandus. Koos esimese väljamaksetaotlusega küsime väljavõtet projekti kuludest. Samuti tuleb esitada koopia raamatupidamise sise-eeskirjadest projekti raamatupidamise korraldamise kohta. Viimase väljamaksetaotlusega tuleb esitada raamatupidamise programmist väljavõte kogu projektis tehtud abikõlblikke kulude kohta

9. Projekti kulude eristamine organisatsiooni raamatupidamises (III) • OLULINE: • et rakendusüksusele esitatavad dokumendid oleksid identsed nendega, mis säilitatakse toetuse saaja raamatupidamises • väljamaksetaotlustes esitatud andmed ühtiksid toetuse saaja raamatupidamise andmetega. • Projektipõhises väljavõttes raamatupidamise programmist peab olema kajastatud vaid projektiga seotud kulud/tulud. • Enne raamatupidamise väljavõtte esitamist tuleb kontrollida, kas väljavõttes kajastatud andmed lähevad kokku meile esitatud väljamaksetaotlustega/aruannetega. • Võrrelda projekti raamatupidamises kajastatud andmed väljamaksetaotlustega ka jooksvalt.

10. Nõuded projekti dokumentatsioonile (I) Projekti kuludokumendid peavad vastama raamatupidamise algdokumendile esitatud nõuetele (Raamatupidamise seaduse § 7). Lisaks peab kuludokumentidel olema märgitud: informatsioon projekti kuludesse arvestatud summade kohta(juhul, kui kuludokumendil kajastatud summa ei ole 100% projektiga seotud). Viide projektile (projektikood või nimi). Raamatupidamiskirjendi number Erisoodustuste pealt arvestatud maksude kuludokumendiks saab esitada: Raamatupidamise õiend Väljavõte raamatupidamise programmist Arvestamise aluseks olnud arve numbrit erisoodustusemaksude kuludokumendiks näidata ei tohi.

11. Nõuded projekti dokumentatsioonile (II) Tasumist saab tõendada: Maksekorraldusega Panga väljavõttega e-riigikassa infosüsteemi konto väljavõttega Kassa väljamineku orderiga Kuludokument peab olema tasutud kogusummas (sh ka mitteabikõlblik osa). Maksekorraldustel ja pangaväljavõtetel peab olema panga arhiveerimistunnus. Palgakulude tasumisel ühe koondsummana terve asutuse lõikes käsitletakse tasumist tõendava dokumendina väljavõtet raamatupidamise arvestusest, millel on rakendusüksuse nõudmisel toodud projektiga seotud isikute töötasude ja maksude ülekannete kuupäevad ning vastavad summad. Kui ei soovi maksekorraldusel projekti osa välja tuua siis: Palgalehel peavad olema ära toodud projektiga seotud summad ja ülekannete kuupäevad. Või tuleb esitada väljavõte raamatupidamise kontost  “pank”/”kassa” projekti kulude tasumise kohta,  millel on toodud projektiga seotud isikute töötasude ja maksude ülekannete kuupäevad

12. Kõik raamatupidamise korraldamise nõuded, dokumentide säilitamise nõuded ja kulude abikõlblikkuse kriteeriumid kehtivad nii toetuse saajale kui ka projektis finantspanusega osalevale isikule (partneritele). Partneri eest vastutab toetuse saaja. AITÄH KUULAMAST!