Raamatupidamise ABC

1. Raamatupidamise ABC Autor: Sirle Truuts

2. Esineja visioon, missioon ja kogemus ... visioon on olla 2015 aastaks tunnustatud Eesti SME-sektori ettevõtluskonsultant; ... missioon on pakkuda igale alustavale ettevõtjale professionaalset, laiaulatuslikku ja kättesaadavat infot ettevõtte asutamise, arendamise ja võõrkapitali kaasamise kohta; ... kõrgharidust õigusteaduses, ettevõtluses ja finantsjuhtimises (omandamisel); ... ettevõtluskogemus haarab tootmist-, äriõigust-, pangandust-, raamatupidamist ja SME sektorile suunatud müügiosakonna juhtimist.

3. Täna räägime ... • Raamatupidamise olemus ja vajalikkus. • Praktilised näited.

4. Raamatupidamise olemus ja vajalikkus

5. Alateadlik raamatupidamine Meis kõigis peitub natuke raamatupidajat! Kuidas?

6. Raamatupidamise mõiste (1) Raamatupidamine (ingl.keeles accounting) on kitsamas tähenduses majandusüksuste tegevuste (majandustehingute) ja selle tulemuste kohta arvestuse- ehk raamatupidamisregistrite pidamise süsteem. Raamatupidamine laiemas mõttes on majandusüksuse majandustehingute tulemuste täieliku dokumenteeritud arvestuse süsteem, mille osad on vastastikuses sõltuvuses. Raamatupidamise süsteem hõlmab: • Audiitorkontrolli - seaduses ettenähtud kontroll ettevõtte raamatupidamise üle, mida viib läbi ettevõttega mittesoetud ja selleks kvalifitseeritud isik ehk audiitor.Audiitorkontroll on vajalik kui see tuleneb Audiitortegevuse seadusest § 91 & § 92; • Rahandusanalüüsi – finantsjuhtimine, mis sisaldab endas investeerimis-, finantseerimis- ja rahavoogude juhtimisega seotud otsuseid, hõlmates endas raha, riskide ja aja kontseptsioone; • Finantsplaanimine ehk eelarvestamist– ettevõtte eesmärkide saavutamiseks on oluline omada ülevaadet nii tekkivatest kuludest kui ka planeeritud tuludest. Eelarve on kavandatavate tegevuste (plaanide) ja oodatavate tulemuste esitus rahalises väljenduses;

7. Raamatupidamise mõiste (2) • Finantsraamatupidamine ehk- arvestust – nn traditsiooniline igapäevane raamatupidamine, mille raames koostatakse raamatupidamise õigusaktides toodud dokumendid (majandusaasta aruanne, jooksev bilanss, kasumiaruanne, rahavood jms). Aruandlus on suunatud ettevõttest väljapoole (nt Äriregister, Maksu- ja Tolliamet); • Juhtimisraamatupidamine ehk-arvestust – juhtimisotsuste tegemiseks vajalik majandusarvestus, kus kesksel kohal on vajaliku info kajastamine ettevõtte juhtkonnale juhtimisotsuste tegemiseks. Aruandlus on ettevõtte sissepoole suunatud (omanikud, nõukogu, juhatus, töötajad); • Kuluraamatupidamine ehk-arvestust – juhtimisarvestuse osa, milles on peamisteks teemadeks: kui suuri kulusid teha? Millele teha/tehti kulutusi? Mis eesmärgil tehti kulutusi? Kui otstarbekad on kulud?; • Maksuraamatupidamine ehk-arvestust – igal ettevõtte oluline pidada ka eraldi maksuarvestust – ainult Maksu- ja Tolliametisse TSD või KMD deklaratsioonide tegemine ei ole terviklik maksuraamatupidamine; • Sisekontrolli – riskijuhtimise praktiline osa, milles eesmärgikson kindlustada ettevõtte eesmärgipärane tegevus. Eelkõige teadlik ja struktureeritud sisekontrolli viiakse läbi suurettevõtetes.

8. Kassapõhine vs tekkepõhine Mis vahet on kassapõhisel ja tekkepõhisel raamatupidamisel? • Kassapõhine raamatupidamine kajastab tehinguid raha liikumisega ehk siis kui reaalselt toimuvad tehingud kas pangakontol või kassas (raha laekub, ostude eest tasutakse vms); • Tekkepõhine raamatupidamine kajastab tehinguid majandustehingu tekkimise hetkel. Üldjuhul nt kas lepingu sõlmimisega, arve väljastamisega, tellimuse kinnitamisega vms. Sellel hetkel on kohustus tehing raamatupidamises kajastada. Tehingu tekkepõhise kande tagajärjel tekib õigus/kohustus kas maksta raha või saada raha, mis omakorda kajastatakse raamatupidamises kas kassa, pangakonto või tasaarvelduse kandega.

9. Kontod ja raamatupidamiskirjend • Majandustehinguid kirjendatakse kahekordse kirjendamise põhimõttel debiteeritavatel ja krediteeritavatel kontodel (alus: raamatupidamise seadus). • Iga raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument. • Bilansi järgi eristatakse aktiva- ja passivakontosid. • Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid: 1) majandustehingu kuupäev; 2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber; 3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad; 4) majandustehingu lühikirjeldus; 5) algdokumendi (koonddokumendi) nimetus ja number.

10. Kontoplaan • Kontoplaan on kõigi ettevõttes kasutatavate raamatupidamise kontode nimetuste ja koodide täielik süstematiseeritud loetelu • Kuigi ettevõttel on võimalik hakkama saada viie kontoga: VARA, KOHUSTUSED, OMAKAPITAL, TULUD ja KULUD, on siiski oluline koostada detailsem kontoplaan. Seda on vaja, et eelkõige ettevõttega seotud isikud (nt omanikud) saaksid detailsemat infot ettevõtte käekäigus kohta. • Raamatupidamisprogrammides on olemas kontoplaanid, mida on võimalik soovi korral enda ettevõtte järgi kohandada.

11. Raamatupidamise seadus§ 7.  Algdokument  (1) Raamatupidamise algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav tõend, millel peavad olema järgmised andmed: 1) dokumendi nimetus ja number; 2) koostamise kuupäev; 3) tehingu majanduslik sisu; 4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa); 5) tehingu osapoolte nimed; 6) tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid; 7) majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri (allkirjad), mis kinnitab (kinnitavad) majandustehingu toimumist; 8) vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber. (2) Käesoleva paragrahvi lõike 1 punktides 6–8 sätestatud nõuet ei kohaldata algdokumentidele, kui nendes punktides nimetatud andmed on kajastatud vastavate algdokumentide alusel koostatud koonddokumendis. (3) Aruande koostamisel tehtavate reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamisõiend. Raamatupidamisõiendil asendab käesoleva paragrahvi lõike 1 punktides 5 ja 6 nõutavaid rekvisiite algdokumendi koostaja nimi. (4) Elektroonilisel kujul säilitatavaid algdokumente peab olema võimalik kirjalikult taasesitada.

12. Bilanss • Igakuiselt, kvartaalselt või poolaastas korra koostatav dokument, mis kajastab bilansipäeva seisuga ettevõtte varasid ja kohustusi. • Bilanss kajastab ettevõtte majanduslikku seisu. • Bilanss kujutab endast kahe poolega tabelit, mille vasakut poolt nimetatakse aktivaks ja paremat poolt passivaks. • Lihtsustatud kujul võib bilansi põhiosa kujutada järgmiselt (bilansil on kaks poolt):

13. Kasumiaruanne • Ettevõtte tulemi kujunemisest annab ülevaate kasumiaruanne. • Kasumiaruanne kajastab ettevõtte majandustegevuse tulemusi aruandeperioodi jooksul. • Kasumiaruande skeem nr 1 ja skeem nr 2. • Majandustegevuse lõpptulemus (tulude ja kulude vahe) kajastub bilansis aruandeaasta (perioodi) kasumi või kahjumina.

14. Rahavoogude aruanne • Rahavoogude aruanne on raamatupidamisaruanne, mis kajastab raamatupidamiskohustuslase aruandeperioodi rahavoogusid (raha ja raha ekvivalentide laekumisi ning väljamakseid). • Rahavoogude aruandes kajastatakse raamatupidamiskohustuslase aruandeperioodi laekumisi ja väljamakseid rühmitatuna vastavalt nende eesmärgile äritegevuse, investeerimistegevuse ja finantseerimistegevuse rahavoogudeks. • Praktikas on aruanne vähese tähtsusega, kuna väljatöötatud standardvormid ei anna piisavalt infot (neid kellel on vaja rahavoogude aruannet küsida, soovivad seda detailsemalt saada) ning lisaks on rohkem levinud tulemuste jälgimine kasumiaruande põhiselt.

15. Majandusaasta aruanne • Majandusaasta algus ja lõpp sätestatakse ettevõtte põhikirjas ning pikkus Eestis on reeglina 12 kuud, maksimaalselt 18 kuud (näiteks ettevõtte asutamisel, lõpetamisel, majandusaasta alguskuupäeva muutmisel). • Majandusaasta aruanne koosneb raamatupidamise aastaaruandest ja tegevusaruandest. • Raamatupidamise aastaaruanne koosneb põhiaruannetest (bilanss, kasumiaruanne, rahavoogude aruanne ja omakapitali muutuste aruanne) ning selgitavatest lisadest. • Majandusaasta aruanne esitatakse Äriregistrisse Ettevõtjaportaali vahendusel 6 kuu möödudes majandusaasta lõpust ehk 30. juuniks kõigile ettevõtjatele ühtsel vormil (esmakordsel esitamisel keeruline). Aadress: http://www.rik.ee/et/ettevotjaportaal

16. Olulised kuupäevad raamatupidamises Üldiselt on levinud sellised kuupäevad (sõltumata tegevusvaldkonnast): • Iga kuu 10. kuupäev – TSD deklaratsiooni esitamine Maksu- ja Tolliametile; • Iga kuu 20. kuupäev – KMD deklaratsiooni esitamine Maksu- ja Tolliametile; • Iga aasta 15. aprill – isikliku sõiduauto kasutamise kompensatsiooni aruande esitamine Maksu- ja Tolliametile eelneva aasta kohta; • Iga aasta 30. juuni – majandusaasta aruande esitamine Äriregistrile.

17. FIE raamatupidamine • Füüsilisest isikust ettevõtja peab enne tegevuse alustamist esitama avalduse enda kandmiseks äriregistrisse. • FIE võib olla tööandjaks teistele isikutele ning tööandjana on ta kohustatud lähtuma Töölepingu seadusest. • FIE peab pidama oma tegevuse kohta raamatupidamisarvestust ning tal on lubatud kasutada kassapõhist arvestusprintsiipi (osaühingul tekkepõhine). FIE on kohustatud maksma tulumaksu ja sotsiaalmaksu ning teisi vastavaid makse juhul, kui ta on käibemaksukohuslane või tööandja. • Võrreldes äriühingutega on FIE-na alustamine lihtsam ja odavam. Puudub põhikapitali nõue, kuigi ka hetkel on OÜ asutamine osakapitali sissemakseta. • FIE-l on suur otsustamisvabadus ning juhtimine on lihtne. Puuduseks on suurem maksukoormus ja risk, kuna äri ebaõnnestumise korral vastutab FIE kogu oma isikliku varaga.

18. Praktilised näited

19. Millest alustada? Mis on kõige olulisem, mida alustav ettevõtja peaks teadma raamatupidamise ABC-st? 1. Isiklik ja ettevõtja rahakott on eraldi! 2. Iga kulu, mis ettevõtja poolt tehakse, PEAB olema dokumentaalselt tõendatud! 3. Loo süsteem ja käitu sellele vastavalt järjepidevalt! 4. Ära usu kuulujutte raamatupidamisest kui luksuskaubast, mida kõik ei saa endale lubada!

20. Soovitus!!! Võta aega ja osale raamatupidamise/maksundusealgkursusel ja seejärel – telli teenus sisse,keskendudes ise oma põhitegevusele! Miks? Tekib oskus näha seoseid (numbrid, seadused) ja lugeda numbreid, mis on üliolulised juhtimisotsuste tegemiseks kui ka ettevõtte pikaajaliste eesmärkide saavutamiseks.

21. Enamlevinud vead praktikast Alljärgnevalt toon välja enamlevinud vead/küsimused, mis alustavatel ettevõtjatel tekivad seoses raamatupidamisega: • Kui maksan firma pangakaardiga, siis kas peaksin tšeki võtma või piisab pangakonto infost? Vastus: EI PIISA PANGAKONTOST, kuna pangakonto kanne ei vasta alusdokumendi tingimustele. • Alusdokumendid ei vasta nõuetele – puudub alusdokument, arvel puudub arve number või on selgitus ebapiisav, käibemaks valesti arvutatud või üldse puudub (nt kui arve on Excelis tehtud). • Äriühingu raamatupidamine kajastatakse kassapõhiselt, mitte tekkepõhiselt; • Ununeb töötajate andmete edastamine Haigekassasse; • Tšekkidest ei tehta koopiaid, mistõttu need tuhmuvad ca 1 aasta jooksul (või kiiremini), millega ei peeta kinni arhiveerimise nõuetest. • Tšekkidele ei lisata juurde infot ettevõtluskulude kohta (nt esinduskulud, ei ole toodud infot kliendi nime ja kohtumise teema kohta); • Pangakontol tehingute (ülekannete) selgitused ebaselged ja juriidilist riski kaasatoovad (nt kassast panka selgitus on “raha sissemakse”, mis raamatupidamislikult tähendab osakapitali suurendamist ja tooks endaga kaasa kohustust äriregistris kapitali suurendada); • Ettevõte annab seotud isikutele laenu (intressita), mis läheb vastuollu äriseadustikuga.

22. Kas teha excelis või programmis? Levinud on küsimus – kas teha raamatupidamist excelis võispetsiaalses raamatupidamise programmis? Soovitus: Olen ise läbi teinud nii excelis raamatupidamise kogemuse kui ka raamatupidamisprogrammis. Exceli kasuks rääkis see, et algaja raamatupidajana tekkis oskus näha seoseid erinevate kontode ja tehingute vahel, raamatupidamisprogrammis see võimalus puudub (mittevajalik on ära peidetud ja näha vaid programmeerijatele). Programmis raamatupidamine on lihtsam ja turvalisem – inimlikke ja oskamatusest tekkivaid vigu tekib vähem ja mis kõige toredam – bilanss alati klapib  p.s. Vabandan, aga konkreetsete programmide soovitusi ebaõiglase reklaami tegemisega ei tohi anda. Lisaks on tõsiasi, et igale ettevõtjale/raamatupidajale sobib erinev lahendus! Mina nt alustasin Exceliga, seejärel hakkasin kasutama üht lihtsat raamatupidamisprogrammi (rendin igakuiselt), ja nüüd on vajadus see välja muuta keerukamaks programmiks, mis hõlmab lisaks tehnilisele raamatupidamisele ka finantsplaneerimist ja –analüüsi.

23. Raamatupidamise alustamise 1-2-3 Samm 1. Kaardista ära oma vajadused ja töömaht raamatupidamise osas. Samm 2. Teata oma tutvusringkonnale, et otsid raamatupidajat – alati on hea leida keegi tuttav või soovituse kaudu see usaldusisik, kellele nö oma rahakoti saladused avada – vähemalt algusfaasis, kuna tuttav/väike firma pakub personaalsemat teenust (mitte vaid tehnilist raamatupidamist, kus iga minut maksab). Samm 3. Pea kinni raamatupidajaga sõlmitud kokkulepetest – andmete esitamise tähtajad. Samm 4. Ära alahinda raamatupidaja panust – kuna tegu on ühelt poolt väga tehnilise ja ajamahuka teenusega, kuid samas vajab professionaalset ettevalmistust (õigusaktide tundmine nii äri-, maksu- kui ka võlaõigusseadusest).

24. Soovitatud lingid Maksu- ja Tolliamet: www.emta.ee Maksu- ja Tolliameti maksukalender: http://www.emta.ee/?id=14291 Riigi Teataja (kehtivad seadused): www.riigiteataja.ee Praktiline raamatupidamise foorum: www.rmp.ee

25. Tänan!