AREA DE EXPEDICION DE CERTIFICADOS D.S.E

1. AREA DE EXPEDICION DE CERTIFICADOS D.S.E

2. TEMAS • FUNCIONES DEL AREA • OBJETIVOS • PROCESO DE ELABORACION DE LOS PLANES DE ESTUDIO • PROCESO DE LA ELABORACION DE CERTIFICADOS, EMISION Y VALIDACION DEL MISMO • EMISION DE ACUERDOS • SERVICIOS CONJUNTOS

3. FUNCIONES DEL AREA NUESTRA PRINCIPAL FUNCION ES LA ELABORACION DE CERTIFICADOS, DESDE LA RECEPCION DE DOCUMENTOS HASTA LA ENTREGA DEL MISMO, ES UN PROCESO QUE SE CARACTERIZA POR EXPEDIR EL DOCUMENTO COMPROBATORIO DE LA CONCLUSION DE ESTUDIOS DEL ALUMNO.

4. OBJETIVOS DAR A CONOCER EL PROCESO DE LA ELABORACION DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS Y ACUERDO DE LICENCIATURA, O DE GRADO PARA PRESENTAR SU EXAMEN PROFESIONAL . TOMANDO EN CUENTA LA IMPORTANCIA QUE TIENEN LOS DEPARTAMENTOS ESCOLARES EN ESTE PROCESO, EN LA EXPEDICION CORRECTA DEL KARDEX (FECHAS Y CICLOS ESCOLARES)

5. INICIO SOLICITUD DE CERTIFICADOS ESCANEO REVISION CAPTURA CAPTURA CAPTURA IMPRESIÓNDECERTIFICADOS REVISARSUIMPRESIÓN COTEJA FIRMAS:JEFEDEDEPARTAMENTOESCOLARYSECRETARIOGENERAL PONER FOTOS, ENMICAR Y TROQUELAR (SEGURIDAD) ENTREGAAUSUARIO FIN DIAGRAMA DEL PROCESO PARA ELABORACION DE CERTIFICADOS

6. COMO SE ORGANIZAN LOS PLANES DE ESTUDIO Los planes de estudio se forman según la necesidad que existe dentro del Estado. En las Unidades los maestros se dan a la tarea de formar un Plan de Estudios, hacen propuestas de materias (según la Unidad ) se dan a conocer al Consejo Técnico de la Unidad una vez aceptado por dicho Consejo , se Presentan al Sr. Rector para que lo analice y a su vez de fe para que llegue a revisión del Cuerpo Académico que esta formado por Docentes. Se cita a reunión al Consejo Técnico de Unidad el cual tiene una Comisión Académica vuelven analizar el plan de estudios, así mismo también se le da información al Secretario General que en este caso viene siendo el Fedatario para seguir adelante con dicho plan . Cuando se aprueba el plan de estudios el Responsable de la Unidad envía dicho Plan al Jurídico para su conocimiento y a su vez solicita un FORMATO CANCELADO EN EL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ESCOLARES, cuando el responsable de la unidad obtiene el formato cancelado acude con el Jurídico para que se realice el tramite de Registro ante Profesiones en la Cd. De México. Posteriormente nos hacen llegar la enmienda del registro del plan de estudios avalado por el Jefe del Departamento de Instituciones Educativas.

7. REQUISITOS PARA LA ELABORACION DE UN FORMATO CANCELADO . Un oficio solicitando la elaboración del formato para llevar acabo el registro del plan de estudios según sea la Unidad. . La tira de materias que especifique: Nombre de la Materia, Hrs/Sem/Mes y Numero de Créditos Nombre de la materia: Nombre que se le asigna a cada materia basado en la formación del plan. Hrs: Tiempo en que se imparte la clase. Sem: Cuantas Horas a la Semana. Mes: Cuantas Horas al Mes. Num. De Créditos: Es el valor que le dan a la materia, a Nivel Nacional en profesiones se determino que debe contemplar la materia un Numero de Créditos como un requisito dentro del Sistema de Educación. . Vigencia de Plan: Especificar cuanto tiempo va a estar vigente y para cuantas generaciones

8. COMO ELABORAR UN FORMATO CANCELADO Tomando en cuenta que ya la unidad nos envió la tira de materias se da de alta en un formato que sistemas (SIIAF) diseño para la elaboración del mismo. Ya impreso se le da aviso al responsable del programa para que pase a recogerlo, y realice los tramites para su registro.

9. FORMATO CANCELADO QUE SE ENVIA A JURIDICOS PARA REGISTRO DEL PROGRAMA

10. COMO DAR DE ALTA UN PLAN DE ESTUDIOS Primero tenemos que estar seguros que ya Jurídicos nos envió el registro de enmienda. El departamento de Sistemas (SIIAF) diseño un programa en el cual podemos llevar a cabo la elaboración del plan de Estudios. Para dar de alta el Plan necesitamos primero darle una clave al Plan de Estudios según la unidad que sea, enseguida vamos a darles claves a las materias. Ejemplo: Clave para Plan 154MM1 Clave para Materias: Matemáticas I 54MAT1

11. Tira de materias que traen de la unidad para tramite del plan de Estudios. Aquí le anotamos las claves de la materia

12. Para la clave del plan tenemos seleccionadas las carreras por números un ejemplo: 101 corresponde a Secundaria 102 a Preparatoria 110 a Licenciatura en Contaduría y así sucesivamente tomando en cuenta Especialidades, Maestrías Y Doctorados. Cuando ya se tiene las claves de cada materia nos vamos al sistema a las aplicaciones descritas a continuación:

13. Teclear el nombre de usuario Teclear contraseña de usuario Elegir la opción deseada en este caso elegimos la opción “Control de planes de Estudio” Dar clic a continuar

14. Elegimos la opción materias y damos doble clic

15. Elegimos el programa en que vamos a dar de alta el plan y se le da doble clic

16. Teclear la clave de la materia Nombre de la materia Teclear la Clave de la materia Unidad que pertenece el plan Clave que maneja el sistema 3 4 2 5 Cierra la aplicación 7 Para insertar la materia Para grabar la materia que se dio de alta 1 6

17. 1 2 Dar clic en el boton “Ejecutar” Esta ventana nos permite acceder a la consola del sistema, en donde elegiremos la opción “Actualización de Catálogos”(1) y a continuación la opción “Altas de Planes de Estudio” (2) y dar en el botón Ejecutar.

18. Elegimos el programa en el que se esta trabajando

19. Elegimos si el Plan es tronco común o Normal Seleccionamos si el Plan es propedéutico en la Licenciatura Tecleamos la clave del plan Nombre del Programa Académico de la Unidad 1 6 2 4 Anotamos los años en que se cursa la carrera Elegimos si es por créditos o por materias 3 8 Seleccionamos el estatutos del plan Se selecciona si el examen a titulo es opcional o no 7 Definimos el idioma Se publica. si Se le da guardar y pasamos al siguente 5 Seleccionamos el tipo del plan 10 11 9

20. Después de darle guardar damos de alta los nombres de los semestres y nos aparece así en Mostrar Detalle

21. Para visualizar Planes ya dados de Alta aparecerá esta ventana

22. En esta ventana damos de alta la captura de semestres para poder elaborar una agrupación Se selecciona el programa en el que se esta trabajando Se selecciona el plan 2 3 1 Hay que dar doble clic, clic y enter para cada dato que se asigne 4

23. Elegimos la Opción Materias por plan de Estudios

24. Tecleamos la clave del plan Tecleamos la clave de la materia Seleccionamos el programa con el que se esta trabando 2 1 3 Se selecciona el método de evaluación con el que van a calificar 4 Se selecciona el semestre en que se va a cursar la materia Si va seriada o no por ejemplo: Matemáticas I Matemáticas II 5 Cuantas horas de clase Para grabar la agrupación se da clic en actualizar 7 Numero de créditos es el valor de la materia 6 13 El tipo de materia si es teoría o practica 8 10 La materia debe ser aprobada para el siguiente periodo o semestre Si se imprime Opcional: si es obligatoria o es optativa 11 12 9

25. Elegimos la opción ordenación de materia por agrupación

26. Seleccionamos el programa 1 Se selecciona el semestre 2 Ordenamos las materias como aparecen en el formato cancelado 3

27. Elegimos la opción impresión de plan de estudios

28. Se selecciona el programa en el que se esta trabajando 1 Se elige el plan que se dio de Alta 2 Para visualizar planes ya dados de Alta nos aparecerán en esta ventana 3

31. CONVALIDACION Convalidación es el acto administrativo consistente en la ratificación que la Universidad otorga para fines académicos de reingreso, a los estudios realizados dentro de la misma Universidad en sus distintos programas académicos, o en las instituciones educativas incorporadas a su sistema, cuando se establezcan modificaciones en el curricular respectivo, o el estudiante pretenda cambiar o iniciar otro programa académico del mismo nivel.

32. EQUIVALENCIA La equivalencia de estudios se efectuara cuando el aspirante que haya realizado estudios parciales de un programa académico en otra institución de educación nacional o extranjera y solicite el ingreso o la estancia temporal en la Universidad

33. REVALIDACION La Revalidación de estudios es el acto administrativo a través del cual la autoridad educativa correspondiente otorga validez oficial a aquellos estudios realizados fuera del sistema educativo nacional, siempre y cuando sean equiparables con sus planes de estudio Cuando un aspirante a ingresar a la Universidad haya realizado estudios parciales o totales fuera de la Republica Mexicana, se le solicitará que tramite su revalidación ante las autoridades competentes.

34. PROCESO DE ELABORACION DEL CERTIFICADO Usuario.- Presenta documentación requerida para tramite de certificado de terminación o parcial. Capturista.- Verifica que la documentación presentada cumpla con los requisitos, de lo contrario regresa el tramite. Capturista.- Entrega formato al usuario para que realice el pago respectivo. Capturista.- Digitaliza Kardex de calificaciones y se verifica que su expediente este completo en sistema (SIIAF) Capturista.- Requisita solicitud de certificado y CURP en sistema, e imprime y entrega copia de la solicitud al usuario.

35. Responsable.- Verifica las constancias de calificaciones contra los planes registrados y se anota la clave del plan de estudios correspondiente, Se anotan los ciclos escolares, para la seguridad en la captura del certificado, en caso que la constancia no cumpla con fechas y ciclos escolares se regresa a la unidad correspondiente. Capturista .- Si cumple con fechas y ciclos escolares se procede a captura en sistema para emitir el certificado. Capturista. - Registra el trámite en el libro de certificados. Capturista.- Se imprimen los certificados solicitados. Capturista.- Se coteja que en el certificado estén bien capturados los siguientes datos: Nombre, matrícula, CURP, calificaciones, ciclos escolares y materias.

36. Capturista.- Si el certificado está bien elaborado pasa a firmas; en caso de no estar bien elaborado el certificado se regresa a reimpresión Capturista.- Al finalizar la jornada de trabajo se genera el registro de solicitud diario de certificados. Capturista.- Se recaban las firmas que validan el certificado (Coordinador de Control Escolar, Secretario General) Capturista.- Se Pegan las fotografías, se en mica y se troquela el sello, archivan los certificados para su entrega. Capturista.- Se envían al área de archivo la copia para integrar al expediente. Capturista.- Se entrega el certificado al usuario el cual firma de recibido, en el libro de certificados (si no es el interesado deberá presentar carta poder notariada)

37. Teclear nombre del usuario Teclear contraseña Elegir la opcion deseada en este caso elegimos “solicitud de certificados” Doble clic botón Continuar

38. Nos aparecen los nombres de los programas a los que esta inscrito el alumno y se selecciona según el certificado que este tramitando con doble clic Se teclea la matricula y se le da enter 2 3 Esta curp se lee mediante el lector óptico 4 Esta Curp nos aparece ya en el sistema debido a que desde inscripciones la dieron de alta Nos aparecen los datos del alumno después de insertar la curp 5 6 7 Dar en el botón impresión Al finalizar el día se hace un corte de solicitudes recibidas Se le da clic al botón y tecleamos la fecha de entrega del certificado 8 1

39. KARDEX DE CALIFICACIONES

40. Formato de solicitud para tramite de Certificado

41. Para la elaboración del certificado elegimos la opción impresión de certificados y le damos doble clic

42. Se teclea la matricula del alumno Se verifica que el nombre este correcto Se verifica que la curp este correcta 1 2 4 Se selecciona el nombre de la carrera que esta solicitando el certificado se le da doble clic 5 Se selecciona un formato y se da doble clic 6 Se selecciona completar calificaciones 7 Se verifica que la calificación, ciclo escolar, numero de materias y promedio estén correctos 8

43. Nos aparece esta ventanilla después de darle clic en completar calificaciones . Aquí se verifica que los datos que aparecen en su kardex sean iguales: calificación, tipo de examen, tipo de materia, fechas en que presento examen y ciclo escolar, se le da se le da clic actualizar datos y regresar

44. Cuando ya se verificaron los datos pasa a impresión del certificado se da clic en el botón de imprimir

45. CERTIFICADO

46. ERROR MAS COMUNES EN KARDEX 10 Diez APROBADA 10/08/2005 2004-2005 CONV

47. CICLOS ESCOLARES 08 09 CICLO 2008-2009 AÑO ESCOLAR 2008 - 2009 AGOSTO- JULIO CICLOS ESCOLARES 1° NON 2 ° PAR AGOSTO - DICIEMBRE ENERO - JUNIO 0809 SNON 0809SPAR CICLOS SEMIESCOLARIZADO A PARTIR DE AGOSTO, SEPTIEMBRE Y OCTUBRE COMIENZA EL SIGUIENTE CICLO ESCOLAR, MANEJANDOSE EN EL SISTEMA COMO CICLO ESCOLAR AGOSTO-DICIEMBRE NOTA LOS DIAS DE: INICIO,VACACIONES Y EXAMENES SON DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD QUIEN SE ENCARGA DE LA PROGRAMACION DE FECHAS ES PLANEACION

48. TRAMITE DE ACUERDO • Al recibir la documentación para la elaboración del acuerdo el usuario debe cumplir con: Que los oficios estén dirigidos al jefe del Departamento escolar (administración actual). Que en el oficio especifique la modalidad por la que se están titulando. La elaboración de tesis es una de las modalidades: • TESIS, ENVIAR2OFICIOS: 1.-EL QUE FIRMA EL ASESOR DE TESIS 2.-QUE INDICA QUE SE ESTA TITULANDO POR TESIS

49. CENEVAL • OFICIO DE CENEVAL EXPEDIDO POR LA ESCUELA QUE ESPECIFIQUE LA PUNTUACION ALCANZADA DEL MISMO. • OFICIO DE TESTIMONIO SATISFACTORIO EXPEDIDO POR EDUCACION SUPERIOR • CONSTANCIA DEL INDICE CENEVAL GLOBA EXISTEN MAS FORMAS DE TITULACION EN LAS CUALES NADAMAS SE LES PIDE OFICIO QUE EXPLIQUE LA MODALIDAD EN QUE SE VA A TITULAR. NOTA: En el Tríptico vienen especificados los requisitos completos para la elaboración del ACUERDO

50. Para la elaboración del acuerdo teclear el nombre de usuario, contraseña y captura calificaciones certificado Dar clic en continuar