Tilgjengeliggjøring av elektroniske registre – idéer og problemstillinger

1. Tilgjengeliggjøring av elektroniske registre – idéer og problemstillinger • Seminar om tilgængeliggørelse afelektroniske arkivalier,Skógar, Island, 25.04.2006 • Lars Nygaard,rådgiver i Avdeling for elektronisk arkiv, Riksarkivet i Norge

2. Ulike former for tilgjengeliggjøring • Utlegging på Internett (web) for allmennheten eller avgrensede brukergrupper (navigering, søking og fremvisning) • Brukertjenester på interne systemer på arkivinstitu-sjonenes "medielesesaler" (navigering, søking og fremvisning) • Tjeneste for nedlasting av filer/databaser for videre bearbeiding/anvendelse på brukerens datamaskin.For forskere og andre med bearbeidingsbehov. (alternativ: distribusjon på CD-R eller DVD-R) • Svar på publikumshenvendelser til arkivinstitusjonen, basert på elektronisk arkivmateriale (saksbehandling)

3. Utfordringer for tilgjengeliggjøring • Juridiske utfordringer: • Avklaring av tilgangsregler for elektronisk materiale(basert på innhold, alder og form) • Policy hos arkivinstitusjonene • Teknologiske utfordringer: • Generelle og samtidig brukervennlige verktøy • Forholdet til internasjonale standarder, f.eks. OAIS • Samarbeid om metode- og verktøyutvikling • Pedagogiske utfordringer: • Formidling av informasjon og dokumentasjon til brukerne • Brukernes IT-kompetanse

4. Mulig løsning? • Jeg vil i det følgende skissere en brukertjeneste som er: • Generell (dvs. ikke skreddersydd for data fra Noark-systemer eller andre bestemte registre/fagsystemer) • Internettbasert (krever kun web-browser hos brukeren) • Åpen for alle (men kan begrenses til bestemte brukere eller deler av et materiale v.hj.a. brukernavn/passord) • Teknisk relativt enkel • Fleksibel og slagkraftig • Brukervennlig???

5. Forutsetninger • De bevaringsverdige dataene fra det aktuelle registeret (fagsystemet) må være avlevert som et uttrekk av tekstfiler i et godkjent format (fast, ”kommaseparert” eller XML). • Uttrekkets struktur må være beskrevet i detalj i vårt standardiserte språk for dette, ADDML (helst ved hjelp av verktøyet Arkadukt). • Dersom uttrekket ikke har relasjonell struktur på forhånd, må det konverteres over til dette (og helst ”kommaseparerte” filer) v.hj.a. Arkade e.a. verktøy. • Uttrekket må lagres ”online” i et lagringsnettverk. • Uttrekket må følges av system- og bruks-dokumentasjon (kontekst- og innholdsinformasjon, datamodell etc.) som kan forstås av nye brukere.

6. Forberedelser • Med utgangspunkt i ADDML-beskrivelsen av uttrekket produserer Arkadukt ved hjelp av XSL transformations (XSL-T) en relasjonell databasestruktur for uttrekket (CREATE TABLE-setninger i SQL). • Den tomme databasestrukturen opprettes f.eks. i MySQL på en webserver. • Tabellene fylles med data fra uttrekket ved hjelp av LOAD-setninger (SQL) mot ”kommaseparerte” filer. • System- og bruksdokumentasjonen for uttrekket må gjøres lett tilgjengelig for brukerne som elektroniske dokumenter.

7. Bruk • Brukeren søker fram og velger det elektroniske arkivet  ”serien” (fagsystemet/registeret)  uttrekket han/hun vil arbeide med i Felleskatalogen for Arkivverket, som er Internett-grensesnittet mot arkivdatabasen Asta. • Tilhørende system- og bruksdokumentasjon for uttrekket gjøres der tilgjengelig via hyperlenker på skjermen. • Ved å oppgi passord og klikke på ”Opprett database” e.l. får brukeren automatisk utført de tre første punktene (forberedelsene) på forrige side, dersom disse ikke er gjennomført på forhånd.

8. Bruk (forts.) • Ved hjelp av et generelt, web-basert databasegrense-snitt som phpMyAdmin e.a. mot MySQL kan brukeren utføre f.eks. koblinger, søk og opptellinger i databasen og få resultatene fremvist på skjermen eller lagret på fil. Avanserte operasjoner mot databasen krever at brukeren behersker SQL, enkle søk kan spesifiseres uten kjennskap til SQL. • I trefflisten fra søkene vil det på skjermen være hyper-linker til eventuelle tilknyttede elektroniske dokumenter (tekst, bilder, lydopptak osv.). • [Enkle uttrekk fra registre med én tabell eller to tabeller (1:M-relasjon) kan alternativt tilgjengeliggjøres ved hjelp av Digitalarkivets ordinære søkegrensesnitt utviklet for digitalisert (transkribert) materiale.]

9. Forhåndsevaluering • Den skisserte løsningen krever at det aktuelle data-uttrekket ikke er for stort (mange Gigabyte) eller har for komplisert struktur (mange tabeller). • Løsningen krever at brukeren forstår datamodeller og andre tekniske databasebeskrivelser. • Løsningen krever også at brukeren behersker spørrespråket SQL for relasjonsdatabaser for å kunne utnytte materialet på avansert måte. • Er dette akseptabelt ??