Projenin İzlenmesi ve Denetimi

1. Projenin İzlenmesi ve Denetimi

2. Giriş • İzleme- bilginin toplanması, kaydı ve rapor edilmesidir • Denetim -izleme bilgilerini kullanmakla gerçek başarımın plana uygunluğunun belirlenmesidir

3. Planlama-İzleme Denetim Döngüsü • Kapalı süreç döngüsü • Planlama-İzleme_Denetim çabası, «gerçek işlere» zaman ayırmak için en aza indirilmeye çalışılır

4. İzleme Sisteminin Tasarımı • Denetlenmesi gereken başarım, maliyet ve zamanın özel karakteristikleri tanımlanmalıdır • Başarım nitelikleri, projenin her bir ayrıntılı seviyesi için belirlenmelidir • Gerçek zaman verileri toplanmalı ve planla karşılaştırılmalıdır • Veri toplama mekanizması tasarlanmalıdır • Kolay toplanan verilere odaklanmadan kaçınılmalıdır

5. Veri Biçimleri • Tekrarlanan veriler-genelde olumsuz olayların oluşma sıklığını gösteriyor; örn.,proje raporu kaç gün gecikmiştir; programdaki hata sayısı, olaysız geçen günler… • Ham veriler kullanılan kaynakların miktarı, gereksinimler, zaman ,para • Genellikle, öznel değerlendirmeğe dayalı veriler–örn., kalite tahmini • Doğrudanölçülmesi çoğu zaman mümkün olmayan veriler-örn., başarım • Sözel ölçümler- yalnız sözel değerlendirile bilen parametreler, örn. , ekibin morali

6. Veri Analizi • Verilerin biraraya getirme yöntemleri-(Aggregation Techniques) • İstatistiksel Dağılım Yöntemleri • Grafik eğriler • Kalite Yönetim Yöntemleri

7. Deneme zamanlarında ortaya çıkmış program hataları Bu grafik hangi zaman dilimlerinde daha az (daha çok) hata bulunduğunu göstermektedir. Farklı zamanlarda kullanılan farklı deneme verileri ve yöntemlerinin etkililiği karşılaştırılabilir sıklık zaman

8. Raporlama • Raporlar • Proje Durumu Raporu • Zaman/Maliyet raporu • Tüm paydaşların aynı bilgiyi alması gerekmez • Periyodik raporlardan kaçınmalı • Proje bilgi sistemi ile kurumun genel bilgi sistemi arasında ilişki • Rapor Türleri: • Sıradan-Routine • İstisnai- Exception • Özel Analiz

9. Rapor Türleri • Sıradan -düzenli yapılan raporlar; üst yöneticiye periyodik olarak sunulan; Proje yöneticisine ise,örn.,projenin belirli aşamalarının bitmesi ile sunulan raporlar • İstisnai- karar oluşturulması veya projenin bir yetkilisinin oluşturmuş olduğu kararın diğerleri ile paylaştırılması için oluşturuluyor • Özel Analiz- projenin bir kısmı ile ilgili yapılan araştırmaların sonucu olarak, projede oluşan özel sorunlarla bağlı olarak oluşturuluyor

10. Toplantılar • Toplantılar grup kararlarının alınmasına hizmet etmelidir • Haftalık ilerleme raporlarının konuşulduğu raporlardan kaçınılmalı • Toplantının gündemini yazılı olarak önceden bildirmeli

11. Toplantılar-devamı • Herkesin toplantıya özenle hazırlanmasını sağlamalı • Toplantının başkanı az konuşmağa çaba göstermeli • Bireylerin konuşmaları kesilmemelidir • Aşırı formaliteden kaçınılmalı • Eğer toplantı özel bir kriz üzere düzenlenmişse, gündemi bu konu ile sınırlı tutmalı • Sanal toplantılar

12. Denetimin amacı • Proje yöneticisi hem düzenlemede, hem de örgüt varlıklarına sahiplenmede aynı derecede dikkatli olmalıdır • Proje yöneticisi örgütün fiziki varlıklarını, insan kaynaklarını, mali kaynaklarını korumalıdır • Bu sebeplerden denetimin iki esas hedefi bulunmaktadır: • 1. faaliyetlerin değiştirilmesi yoluyla sonuçların düzenlenmesi • 2. örgütsel varlıkların (değerlerin) yönetimi Chapter 11-5

13. Proje Denetimi • Denetim, planlama-izleme-denetim döngüsünün son elementidir • Denetim ,projenin 3 unsuru üzerine odaklanmıştır • Başarım • Maliyet • Zaman Chapter 11-1

14. Başarımın Denetimini gerektiren nedenler • Projenin başarısını olumsuz etkileyen ve denetim gerektiren nedenler: • Beklenmedik teknik sorunların oluşması • Gerektiği zaman yeterli kaynağın bulunamaması • Aşılmaz teknik sorunların mevcutluğu • Kalite veya güvenilirlik sorunlarının oluşması • Müşterinin belirteçlerde değişiklikler istemesi • İşlevsel karmaşıklıkların ortaya çıkması • Teknoloji yeniliklerin projeye etkisi Chapter 11-2

15. Maliyetin Denetimini gerektiren nedenler • Proje maliyetini etkileyen ve denetim gerektiren nedenler: • Teknik zorlukların daha çok kaynak gerektirmesi • İşin kapsamının büyümesi • Başlangıç beklentilerin düşük olması • Raporların zayıf veya zamansız olması • Bütçenin yetersiz kalması • Düzeltici denetimin zamanında yapılmaması • Girdi fiyatlarında değişiklik olması Chapter 11-3

16. Zamanın Denetimini gerektiren nedenler • Proje takvimini etkileyen ve denetim gerektiren nedenler: • Teknik sorunların çözümünün planlandığından uzun sürmesi • İlk zaman değerlendirmelerinin çok iyimser olması • İşlerin sırasının düzgün olmayışı • Malzeme, personel ve teçhizatın gerektiği zamanda bulunamaması • Önceki görevlerin tamamlanmaması • Müşterinin değişen siparişlerine uygun olarak işlerde revizyona gidilmesi • Yasa ve Yönetmeliklerde Düzenlemeler Chapter 11-4

17. Denetimin amaçları: Fiziki Varlıkların Denetimi • Fiziki varlıkların kullanımının denetimi: • Önleyici veya düzenleyici biçimde varlıkların bakımı • Bakım ve değiştirmenin zamanlanması • Bakım kalitesi • Bakım programlaması öyle yapılmalıdır ki, müdahaleyi en aza indirmekle teçhizatın işlek durumda tutulması sağlanmış olsun • Fiziki envanterler (teçhizat veya malzeme ) denetime tabi tutulmalıdır Chapter 11-6

18. Denetimin amaçları: İnsan Kaynaklarının Denetimi • İnsan kaynaklarının yönetimi, personel artımının ve gelişiminin denetlenmesini gerektirir • Projeler insanların yetişmesi için verimli zemindir • Her bir proje özgü olduğundan ,projelerde çalışan insanların makul kısa bir süre içinde geniş yelpazede deneyim kazanmak imkanı bulunuyor Chapter 11-7

19. Denetimin amaçları: Mali Kaynakların Denetimi • Mali kaynakların sahiplik ve düzenleme denetimi yöntemleri bunlardır: • Mevcut varlıkların denetimi • Proje bütçelerinin denetimi • Sermaye yatırımının denetimi • Bu denetimler, bir dizi analizlerle ve muhasebe/denetleme işlevleri yapmakla gerçekleştirilir Chapter 11-8

20. Denetimin amaçları: Mali Kaynakların Denetimi-devamı • Proje ekibi üzerinde muhasebe/denetleme işlevlerinin yapılması zorunludur • Üst kurumlar, müşteriye ait veya onların hesabında olan kaynakların korunmasından ve doğru kullanımından sorumludur • Firmanın, proje yürütme yeteneği ile ilgili tüm olgular açılmalı, doğrulanmalı ve araştırılmalıdır Chapter 11-9

21. Denetim sürecinin 3 Türü • Kararlar bunlarla ilgili olmalıdır: • Projenin hangi noktalarında denetim yapılacak • Ne denetlenecek • Denetim nasıl ölçülecek • Sapmalara ne derecede tahammül edilecek • Sapmalar oluşmadan önce onları nasıl belirlemek ve önlemek mümkündür Chapter 11-10

22. Denetim Sürecinin 3 Türü-devam • Projede denetimin hangi amaçla yapılmasına bağlı olmadan ,3 esas denetim mekanizması bulunmaktadır: • Sibernetik Denetim • Git/gitme denetimi (Go/no-go control) • Sonradan denetim (Post control) Chapter 11-11

23. Sibernetik denetim sistemi-şema Girişler süreç çıkışlar karşılaştırıcı Efektör ve karar oluşturucu algılayıcı standartlar Bu denetim sisteminde sistem yaklaşımı kullanılıyor. Çıkış değerleri standart (plan) değerleri ile karşılaştırılır. Sapma varsa uygun giriş verileri düzeltilir ve sisteme yeniden dahil edilir Figure 11-1

24. Git/Gitme denetimleri • Bu denetimler bazı özgü önkoşulların karşılandığını görmek için bir test biçiminde yapılmaktadır • Proje yöneticiliğinde çoğu denetimler bu türdendir • Bu denetim türü projenin hemen her yönü üzerinde kullanılabilir Chapter 11-12

25. Git/Gitme denetimi için bilgi gereksinimleri • Proje önerisi, şartname planları, çizelgelemeler ve bütçe , projede yap/yapma denetimini uygulamak için gereken bilgileri içerir • Kilometretaşları, denetim faaliyetlerine odaklanmak için önemli olaylardır • Kilometretaşları, aralık ve nihai ürün şeklinde proje aşamalarının sonuçlarını ifade eder Chapter 11-13

26. Git/gitme denetimleri • Git/gitme denetimlerine cevap yansız, ya da olumsuz olma eğilimindedir«Hemen hemen yeterince iyi" sonuçlar, "mükemmel" sonuçlar gibi kabul edilebilirSistem, kalite derecelendirmesi yapmadığı için çalışanın yüksek nitelikle işten gurur duyması zordur Chapter 11-27

27. İşlemlerden sonra denetim-Postcontrols • Postdenetimler olgudan sonra uygulanır • Gelecek projelerin amaçlarına ulaşma imkanlarını iyileştirmeye yöneliktir • Aşağıdaki bilgiler gerektirmektedir: • Proje hedefleri • Kilometretaşları, kontrol noktaları, bütçeler • Projenin nihai raporu • Başarıyı ve süreci iyileştirmek için tavsiyeler Chapter 11-14

28. Sonradan yapılan denetimler • Sonradan yapılan denetimlere, karne gibi bakılabilir • Onlar, ödüllendirme veya ceza vermek için temel olarak kullanılabilir, ama mevcut başarımı değiştirmek için çok geçtir • Sonradan yapılan denetimler, iletişim, işbirliği, proje yönetiminin kalitesi, müşteri ile etkileşim alanlarına uygulana bilir Chapter 11-28

29. Denetim sistemlerinin nitelikleri • İyi denetim sistemi: • Esnek olmalıdır • Etkin olmalıdır • Yararlı olmalıdır • Projenin gerçek ihtiyaçlarını karşılamalıdır • Zamanında işlemelidir • Mümkün oldukça basit olmalıdır • Bakımı kolay olmalıdır • Genişlene bilmelidir • Belgelendirmiş olmalıdır • Belgeler tam eğitim programını içermelidir • Algılayıcı ve gözlemciler yeterince doğru ve kesin işlem yapmalıdır • Denetimler , genellikle istenmeyen baskı olarak değil, yararlı araç olarak anlaşılmalıdır Chapter 11-15

30. Denetim Sistemlerinin tasarımı • Tüm denetim sistemlerinde geriye dönüşüm , denetim süreci olarak kullanılmaktadır • Başarım, maliyet ve zamanın denetimi farklı girilş verileri gerektirir: • Başarım-tasarım değişiklikleri bildirimleri, test sonuçları, kalite kontrol, yeniden işleme sonuçları • Maliyet - fiili nakit akımları hesabı, satın alma siparişleri, devamsızlık, gelir raporları, işçilik /saat ücretleri • Çizelgeleme – kıyaslama raporları, durum raporları, PERT/CPM ağları, Gantt diyagramları, WBS, ve eylem planları Chapter 11-17

31. Denetim Araçları • Proje yöneticisinin denetim için kullanabileceği mühim araçlar varyans analizi ve eğilim izdüşümüdür • Bütçe planı veya belirli bir görev için beklenen zaman veya maliyet artışı eğrisi • Gerçekten tamamlanmış görevlerin gerçek değerleri kesikli çizgilerle gösterilir • Her bir zaman anı için gerçek değerler yeni bir tahminler için kullanılır Chapter 11-18

32. Denetim Araçları • Eğilim izdüşümü Chapter 11-19

33. Denetim diyagramlarında kritik oran • Kritik oran iki kısımdan oluşuyor: • gerçek sürecin planlanan sürece oranı x • Bütçe maliyetinin gerçek maliyete oranı • Kritik oran, projenin genel değerlendirilmesi için iyi ölçümdür • Bu iki oranı birleştirmekle, “kötü” oranın “iyi” oranla karşılaştırılması mümkündür Chapter 11-20

34. Kritik oran Mesele numarası Gerçek ilerleme Planlanan ilerleme Bütçe maliyeti Kritik oran Gerçek maliyet 1 (2 / 3) X (6 / 4) = 1.0 2 (2 / 3) X (6 / 6) = .67 3 (3 / 3) X (4 / 6) = .67 4 (3 / 2) X (6 / 6) = 1.5 5 (3 / 3) X (6 / 4) = 1.5 Chapter 11-21

35. Kritik oran • Kritik oran denetimi diyagramı Hemen araştırmalı Zaman buldukca araştırmalı Gözardı etmek Kritik oran (x etkeni için) Dikkatle izlemeli. Proje mühendisinin araştırması gerekiyor Hemen araştırmalı Şirketin yöneticisini bilgilendirmeli Chapter 11-22

36. Maliyet/zaman diyagramı Figure 11-7

37. Benchmarking-kıyaslama Kıyaslama- bir kuruluşun, kendi sektöründen yada dışından başarılı bir kuruluşu referans alarak performansını mümkün olan tüm şekillerde karşılaştırıp mevcut olan durumdan daha iyisini oluşturmaya çalışmak için geliştirme ve iyileştirme sürecidir ve güçlü bir yönetim aracıdır. • Kıyaslama, kurumlar arasında “sınıfının en iyisi” karşılaştırmalarını yapar • Bazı başarılı kurumlar kendilerinin en iyi uygulamaları ve projelerinde önemli başarı etkenleri üzerinde “kıyaslama” oluşturmuşlar Chapter 11-23

38. İyi uygulamalar için başarı anahtarları • projelere yardım için 4 başlıca yöntem bulunmaktadır: • Proje yöneticiliğinin yararlı olduğunu teşvik etme • İkramiye, hisse senetleri, diğer teşviklerle yüksek riskli projeler ve proje yönetimi becerileri için personel ödemeleri • Metodoloji- PY yöntemlerinin standartlaştırılması,geliştirilmesi • Proje Yöneticiliği sonuçları- proje başarımını projenin kuruma etkisini ölçmeli; projeden alınan değeri ölçmeli Chapter 11-24

39. Denetim, bir yöneticilik fonksiyonudur • Denetlemenin amacı projenin mevcut iş-zaman çizelgelemelerinin, bütçesinin ve çıkış ürününün uygun plan verilerine yakın olmasını sağlamaktır • Proje yöneticisinin görevi öyle denetim sistemi oluşturmaktır ki, bu sistemde proje için yararlı davranışlar teşvik edilmiş, yararsız olanlar ise önlenmiş olsun Chapter 11-25