E-aineistot ja fuusio: case Metropolia

1. E-aineistot ja fuusio: case Metropolia 23.5.2008 Iris Tahvanainen, EVTEK

2. Metropolia Ammattikorkeakoulu • Toimilupapäätös 15.3.2007 ->valmistelu alkoi • Toiminta alkaa 1.8.2008 • n. 14500 opiskelijaa, n. 1100 työntekijää • 48 koulutusohjelmaa • Koulutusalat: tekniikka ja liikenne, sosiaali- ja terveysala, liiketalous, kulttuuri • 8 englanninkielistä koulutusohjelmaa • Lisäksi 13 ylemmän amk:n koulutusohjelmaa Iris Tahvanainen

3. Kirjastot • Kirjastoyksikköjä 11 • Henkilökuntaa 32 • Lisäksi palvelusopimukset, 3 kpl, ja AMKIT-pääkonttori v. 2009 loppuun • Yhteensä 41 FinELib-aineistoa (CCSC laskettu yhdeksi) • n. 27 aineistoa muilta toimittajilta • Muita toimittajia 20 kpl • n. 25 % aineistohankinnan arvosta e-aineistoihin; järjestyksessä: tekniikka, sote, liiketal., kulttuuri Iris Tahvanainen

4. Aluksi • FinELib-palvelusopimusten irtisanominen pitää tehdä ajoissa, EVTEKin ja Stadian piti irtisanoa 30.6.2007 mennessä • Sopimukset uudelle organisaatiolle pitää tehdä ajoissa ennen uuden organisaation aloittamista • Johdon oli vaikea sitoutua rahallisesti arvokkaaseen palvelusopimukseen, kun oli yli vuosi aikaa uuden organisaation aloittamiseen Iris Tahvanainen

5. Aluksi • Aineistojen budjetointi v. 2008 piti tehdä kesäkuussa 2007, jolloin ei ollut juuri mitään arviota v. 2008 aineistokustannuksista • Budjetointi tehtiin siten, että molemmat organisaatiot tekivät koko v. 2008 budjetit v. 2007 aineistojen pohjalta, vuosi 2008 jaetaan suhteessa 7 kk/5 kk • v. 2009 budjetti ja toimintasuunnitelma jätetään elokuussa 2008 Iris Tahvanainen

6. Mitä kysymyksiä oli? • Kesken vuoden liittyminen konsortioon selvitettiin aineisto kerrallaan; eli pitikö uuteen aineistoon liittyä jo vanhana organisaationa vuoden alussa? • Vastaus: ei tarvinnut • Esim. Ebrary, joka haluttiin koko Metropolialle • Tulevatko kaikki aineistot, joissa Stadia tai EVTEK on yksin mukana konsortiossa, automaattisesti koko Metropolialle 1.8. alkaen? • Selvitetty aineisto kerrallaan • Vastaus: ei automaattisesti, mutta tulivat, neuvottelujen jälkeen Iris Tahvanainen

7. Mikä on ollut ongelmallista? • Niukka resursointi ja hajautettu organisointi, ajateltiin hoituvan entisellä panostuksella • Pieni ad hoc –ryhmä ja kirjastoryhmien puheenjohtajien kokous • Viiveet valmistelussa; uutta IP-avaruutta ei ole tiedossa vieläkään • Laskutusosoitetta ei ole tiedossa vieläkään • FinELib pyysi laskut erikseen kesken vuotta uudelle organisaatiolle -> seurannan vaikeus Iris Tahvanainen

8. Erilaisia hinnoittelumalleja • FinELibin kustannustenjakomalli: (0,1 * organisaation opiskelijamäärä /  opiskelijamäärä + 0,3 * organisaation opettaja- ja tutkijamäärä /  opettaja- ja tutkijamäärä + 0,6 * organisaatiossa tulostettujen artikkeleiden määrä /  tulostetut artikkelit) * koko konsortion kokonaiskustannukset = organisaation maksuosuus Kaavassa suhdelukuina ( -merkillä varustetut luvut) on käytetty koko konsortion käyttäjä- ja käyttömääriä. Organisaatioiden saamat suhdeluvut on kerrottu koko konsortion kokonaiskustannuksilla. • Kokonaishinta kaikille tilaajille, kustannustenjakomalli, ABI, ACS, IEL, Emerald • Organisaatiokohtainen hinta, kj-malli, EBSCO ASE ja BSE Iris Tahvanainen

9. Erilaisia hinnoittelumalleja • Tilaajien lukumäärän mukainen hinnoittelu, Tenttu • 1+1=2, kaksinkertainen hinta yhdistyvälle organisaatiolle • FTE-lukukategoriat, Aleksi, Medic • Pelkkä FTE, Tilastollinen vuosikirja • Aiemmin tehty kustannustenjako tilaajien kesken • 1+1=2, CCSC • FTE, kokoelman laajuus, Knovel, IIPAFT, IIMPFT, Ebrary • Organisaatiokohtainen hinta perustuen FTE:hen, Edilex, Helecon Iris Tahvanainen

10. Erilaisia hinnoittelumalleja • Muu organisaatiokohtainen hinta, Ebsco CMMC ja Rilm • Opiskelija-FTE:hen perustuva hinta, OED, Grove Music • Yhtäaikaisten käyttäjien määrä (pooli), OVID Cinahl, Nursing Collection I • Yhtäaikaisten käyttäjien määrä ja points/slots, Safari Tech Books • Standardiryhmät ja FTE, SFS-standardit • Kokoelmakohtainen hinnoittelu, Source OECD Iris Tahvanainen

11. Hinnoittelun nostamia kysymyksiä • 41 aineistoa ja 13 hinnoittelumallia • Paljon poikkeustapauksia 2008 loppuvuoden hinnoittelussa: vuoden 2009 budjetointi on vaikeaa hinnoittelumallien tulkinnan vuoksi sellaisissa aineistoissa, joissa sopimus on katkolla 2008/2009 • Jotkut aineistot nykyisillä hinnoilla loppuvuodeksi -> yhdistymisen vaikutus näkyy vasta seuraavalla sopimuskaudella • Metropolia saa käyttää loppuvuoden Stadian tai EVTEKin maksamalla hinnalla (esim. Springer Link, Ovid Nursing Collection I, Kauppalehti) • Miten pitkään uusi organisaatio joutuu maksamaan kahden organisaation maksua? • Muutos seuraavalle sopimuskaudelle? Iris Tahvanainen

12. Hinnoittelun nostamia kysymyksiä • On jouduttu perimmäisten kysymysten äärelle: • Kustantajat haluavat saada vähintään sen, minkä ovat aiemmin saaneet; ongelma, kun organisaatiot vähenevät • Onko sittenkin pakko suostua tietylle käyttäjäryhmälle rajattuihin aineistoihin? Ei ole varaa lisensioida koko organisaatiolle • Miten Kansalliskirjaston aineistoraha kohdistetaan eri organisaatioiden yhteiskirjastoissa, joissa kirjasto on yhteinen ja yhdessä budjetissa? Ja miten hinnoittelu menee tälläisissa tapauksissa? Iris Tahvanainen

13. Hinnoittelun nostamia kysymyksiä • Miten osoitamme yhdistymisistä odotettavat aineistosäästöt ylläpitäjille, jos säästöjä ei tule palveluita huonontamatta? • Haaste RAKE-hankkeessa • Käyttö/hinta –suhteen tarkempi huomioiminen -> aineistojen karsintaa • Hinnoittelumallien yksinkertaistaminen tarpeen, kun organisaatiot monimutkaistuvat • Yhtaikaisten käyttäjien lisenssit • Käyttöön perustuva hinnoittelu • Shibboleth-tunnistautuminen • Kustantajien kirjastotuntemuksen lisääminen Iris Tahvanainen

14. Omat aineistosopimukset • Monenlaisia sopimusehtoja, neuvoteltavissa joustavasti • Koulutusohjelmien omat sopimukset/ kirjaston sopimukset, miten jatketaan uudessa organisaatiossa, maksujärjestelyt? • Kohdattu tosi korkeita hintoja uuden organisaation tarjouksissa • Konekohtaiset lisenssit karsiutuvat nyt, ei sovi moniyksikköiseen organisaatioon • Salasanalliset lisenssit karsiutuvat nyt • Jotkut sopimukset hoituvat pelkällä yhteystietojen muutoksella Iris Tahvanainen

15. Plussia • FinELib-yksikön palvelut ovat näyttäneet arvonsa • joskin toiveissa lisää selkeyttä taulukoihin • Nelli: ostettiin uusi Metalib-instanssi, kummankaan Nellin käyttö ei rajoittunut uuden tekemisen ajaksi • Uusi Nelli tulee olemaan vanhojen parannettu painos, käyttökokemuksista on ollut hyötyä • Tehty paljon selvitystyötä, ennakkotapauksia -> saatu jatkossa sovellettavia periaatteita, joskin räätälöintiä sopimuksissa tullee olemaan jatkossakin • Saatu FinELibin wikiin ohjeet yhdistyville organisaatioille Iris Tahvanainen

16. Mitä muuta? Voyager-tietokantojen yhdistäminen • ExLibriksen ensimmäinen aikataulu tietokantojen yhdistämiseksi oli aivan mahdoton kirjastolle • Sitkeällä perustelulla ja ehkä kansallisella vaikuttamisella (kiitos!) asiat lähtivät sujumaan • Tarjouksen hinta muuttui perustelemattomasti, mutta alitti sen, mitä olimme ennakoineet • Hyvä varautua siihen, että on nopea valmius ryhtyä vastaamaan tulleisiin kysymyksiin -> asiat etenevät Iris Tahvanainen

17. Mitä muuta? Voyager-tietokantojen yhdistäminen • Ei kannata liittää yhdistämiseen ylimääräisiä muutoksia • Sopimus piti, amk:jen ylläpitohinta laski, kun organisaatioiden määrä väheni (ja vähenee) • Vuoden 2010 alkuun saattaa kasaantua liikaa yhdistettäviä tietokantoja • Kansalliskirjaston ohjeistus ja esimerkit tulevat tarpeeseen Iris Tahvanainen

18. E-aineistojen organisointi Metropoliassa • Kirjaston organisaatioon (matriisi) eri toimintojen osaamistiimit, joista yksi olisi e-aineistotiimi • Puheenjohtaja= e-aineistovastaava, lisäksi koulutusalakohtaiset e-aineistoasiantuntijat • Kirjasto- ja tietopalvelun prosessissa e-aineistoaliprosessi on kuvattu yksityiskohtaisesti Iris Tahvanainen

19. Lopuksi • FinELibin kysely toimintaympäristön muutoksista • Nostaa koko muutoskentän ”pöydälle” • Kansalliskirjaston aineistorahoitus turvattava uudet organisaatiokombinaatiot huomioiden • RAKE-hankkeesta paljon odotuksia • Metropoliassa: • Voidaan toistaiseksi nauttia aineistojen hyvästä valikoimasta, mm. T&K-toiminnassa • Yritetään varmistaa kirjaston rahoitus uudessa sisäisessä rahoitusmallissa Iris Tahvanainen

20. Lopuksi Kiitoksia mielenkiinnosta! Kiitos Päivi Jokitalolle ja FinELib-väelle! Kysymyksiä ja keskustelua! Iris Tahvanainen