Krajowy system kontroli wdrażania programów operacyjnych.

1. Krajowy system kontroli wdrażania programów operacyjnych. Instytucja Koordynująca NSRO Warszawa, lipiec 2007 r.

2. Stosowane skróty • IP - Instytucja Płatnicza • IZ - Instytucja Zarządzająca • IPośr. - Instytucja Pośrednicząca • IW/IP 2 - Instytucja Wdrażająca/Instytucja Pośrednicząca drugiego stopnia • P. Czł. - Państwo Członkowskie • PO - Program Operacyjny • BMS - Biuro Międzynarodowych Relacji Skarbowych • DC - Departament Certyfikacji i Poświadczeń Środków z UE • UKS - Urząd Kontroli Skarbowej

3. Okres programowania 2004-2006

4. Najważniejsze akty prawne • Rozporządzenie Rady (WE) nr 1260/1999 z 21 czerwca 1999 r. ustanawiające przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych. • Rozporządzenie Komisji (WE) nr 438/2001 z dnia 2 marca 2001 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady nr 1260/1999 w zakresie zarządzania i systemów kontroli pomocy udzielanej w ramach funduszy strukturalnych. • RozporządzenieRady (Euratom, WE) nr 2185/96 z dnia 11 listopada 1996 r. w sprawie kontroli na miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych przez Komisję w celu ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed nadużyciami i innymi nieprawidłowościami. • Ustawa o Narodowym Planie Rozwoju z dnia 20 kwietnia 2004 r.

5. Najważniejsze obowiązki Państw Członkowskich związane z kontrolą, wynikające z rozporządzenia 1260/1999 • P. Czł. jest w pierwszej kolejności odpowiedzialne za kontrolę finansową pomocy oraz za wykrywanie nieprawidłowości. • Przekazanie Komisji opisu systemów zarządzania i kontroli wdrażania Funduszy Strukturalnych. • Weryfikacja funkcjonowania tych systemów. • Poświadczanie wydatków przedstawianych Komisji do refundacji. • Sporządzenie deklaracji zamknięcia pomocy (tj. Programów Operacyjnych). • Zapobieganie nieprawidłowościom oraz ich wykrywanie.

6. Najważniejsze obowiązki Państw Członkowskich związane z kontrolą, wynikające z rozporządzenia 1260/1999 • Windykacja kwot utraconych w wyniku stwierdzenia nieprawidłowości. • Informowanie Komisji o działaniach podejmowanych w celu odzyskania kwot (o postępowaniu administracyjnym i sądowym). • Współpraca z Komisją w celu zapewnienia gospodarnego wykorzystania środków z Funduszy Strukturalnych.

7. PIERWSZY POZIOM KONTROLI Kontrola z art. 4 rozporządzenia 438/2001 Kontrole prowadzone na podstawie art. 4 rozporządzenia 438/2001 obejmują: • weryfikację wydatków obejmującą kontrolę dokumentacji związanej z realizacją projektu (np.: wnioski o płatność, dokumenty księgowe potwierdzające poniesione wydatki, dokumentacja techniczna projektu, sprawozdania z realizacji projektu) oraz kontrole projektów na miejscu ich realizacji - wykonywane przez Instytucje Wdrażające, Pośredniczące i/lub Zarządzające, w zależności od systemu przyjętego w danym Programie. Przeprowadzane są na próbie projektów. • kontrole w instytucjach uczestniczących w zarządzaniu i wdrażaniu danego Programu - kontrole w Instytucjach Pośredniczących i Wdrażających wykonuje Instytucja Zarządzająca.

8. PIERWSZY POZIOM KONTROLI Kontrola z art. 4 rozporządzenia 438/2001 Minimalny merytoryczny zakres kontroli projektów prowadzonych przez Państwo Członkowskie (tj. IZ, I Pośr., IW) obejmuje sprawdzenie: • czy towary i usługi współfinansowane ze środków danego Funduszu zostały dostarczone (tj. czy projekty zostały zrealizowane), • czy wydatki, o refundację których beneficjenci złożyli wnioski zostały rzeczywiście poniesione, • czy projekty są zgodne z Programem Operacyjnym (Uzupełnieniem Programu),

9. PIERWSZY POZIOM KONTROLI Kontrola z art. 4 rozporządzenia 438/2001 • czy wydatki w projektach są zgodne z przepisami krajowymi i wspólnotowymi w zakresie: • kwalifikowalności (rozporządzenie 448/2004; Uzupełnienie Programu, wytyczne IZ, wytyczne JMK), • zamówień publicznych (ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych), • pomocy publicznej, • równości szans, • ochrony środowiska.

10. PIERWSZY POZIOM KONTROLI Podstawowe obowiązki beneficjenta w związku z realizacją projektu • realizacja projektu zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym • rzetelne dokumentowanie wydatków • występowanie o refundację wydatków rzeczywiście poniesionych, zgodnych z umową dofinansowania projektu, (oraz kwalifikujących się do współfinansowania w świetle przepisów rozporządzenia 448/2004, Uzupełnienia Programu i innych przepisów krajowych)

11. PIERWSZY POZIOM KONTROLI Podstawowe obowiązki beneficjenta w związku z realizacją projektu • składanie sprawozdań z realizacji projektu (zgodnie z umową dofinansowania projektu) • informowanie o zmianach w projekcie • audyt projektu (gdy wymagany) • promocja wkładu Funduszy Strukturalnych • archiwizowanie dokumentów

12. PIERWSZY POZIOM KONTROLI

13. DRUGI POZIOM KONTROLI Kontrola pogłębiona z art. 10 rozporządzenia 438/2001 • Państwa Członkowskie są zobowiązane do przeprowadzania wyrywkowych kontroli projektów w celu sprawdzenia skuteczności systemów zarządzania i kontroli oraz sprawdzenia deklaracji wydatków na różnych poziomach wdrażania pomocy. • Kontrole powinny być wykonane przed zamknięciem programu i powinny objąć minimum 5% całkowitych wydatków kwalifikowanych (w Funduszu Spójności 15%). • Kontrole te wykonywane są na próbie wydatków wybranej w oparciu o analizę ryzyka.

14. DRUGI POZIOM KONTROLI Struktura kontroli skarbowej Zwierzchnictwo oraz jednostki organizacyjne kontroli skarbowej Minister Finansów Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej Podsekretarz Stanu Departament Certyfikacji i Poświadczeń Środków z UE Dyrektorzy 16 Urzędów Kontroli Skarbowej Instytucja Płatnicza Urzędy Kontroli Skarbowej

15. DRUGI POZIOM KONTROLI Kontrola pogłębiona z art. 10 rozporządzenia 438/2001 Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej (MF) (podmiot odpowiedzialny) Departament Certyfikacji i Poświadczeń Środków z UE w MF (koordynuje) Urzędy Kontroli Skarbowej (wykonują)

16. DRUGI POZIOM KONTROLI Cele szczegółowe tzw. kontroli pogłębionej • sprawdzenie skuteczności systemu zarządzania i kontroli danego Programu; • sprawdzenie deklaracji wydatków na różnych poziomach wdrażania Programu; • sprawdzenie zgodności zapisów księgowych z dokumentami przechowywanymi przez Instytucje Pośredniczące, Instytucje Wdrażające i beneficjentów; • sprawdzenie istnienia odpowiedniej ścieżki audytu (tj. zgodnej z wymogami zawartymi w art. 7 rozporządzenia 438/2001);

17. DRUGI POZIOM KONTROLI Cele szczegółowe tzw. kontroli pogłębionej • sprawdzenie zgodności realizowanego celu projektu z celem zawartym we wniosku o dofinansowanie projektu, • czy w przypadku projektów generujących przychody, w tym w szczególności znaczące przychody netto, wkład Wspólnoty nie przekracza limitów wyznaczonych w art. 29 Rozporządzenia Rady nr 1260/1999, • czy środki pomocowe wypłacane są w należytej wysokości i bez zbędnej zwłoki, • czy zapewnione zostało współfinansowanie krajowe, • czy współfinansowane projekty zgodne są politykami wspólnotowymi.

18. TRZECI POZIOM KONTROLI Deklaracja zakończenia pomocy art. 38 lit. f rozporządzenia 1260/1999 oraz art. 15-17rozporządzenia 438/2001 • Państwo Członkowskie, po zakończeniu pomocy (PO) zobowiązane jest przedstawić Komisji deklarację zakończenia pomocy, • Deklarację powinien sporządzić podmiot niezależny od Instytucji Zarządzającej Programem oraz departamentu w Instytucji Płatniczej wydającego poświadczenia wydatków z art. 9 rozporządzenia 438/2001,

19. TRZECI POZIOM KONTROLI Deklaracja zakończenia pomocy art. 38 lit. f rozporządzenia 1260/1999 oraz art. 15-17rozporządzenia 438/2001 • Deklaracja powinna zawierać: • streszczenie wniosków z kontroli prowadzonych w poprzednich latach, • ocenę ważności wniosku o płatność salda końcowego, • ocenę legalności i prawidłowości transakcji objętych końcowym poświadczeniem wydatków.

20. TRZECI POZIOM KONTROLI Deklaracja zakończenia pomocy • Deklaracje zakończenia pomocy wystawiane są na podstawie badania systemów zarządzania i kontroli, wyników wcześniej przeprowadzonych weryfikacji oraz - gdy jest to niezbędne - dalszych kontroli wyrywkowych transakcji. W Polsce deklarację zakończenia pomocy, z ramienia Głównego Inspektora Kontroli Skarbowej, sporządza DepartamentCertyfikacji i Poświadczeń Środków z UE w Ministerstwie Finansów.

21. TRZECI POZIOM KONTROLI Deklaracja zakończenia pomocy Audyty prowadzone przez DC będą miały na celu sprawdzenie czy: • przedstawione przez poszczególne instytucje wyciągi wydatków są prawdziwe • systemy zarządzania i kontroli funkcjonują skutecznie • kontrole UKS zostały przeprowadzone właściwie i mogą służyć DC jako podstawa do wystawienia deklaracji załączanej do wniosku o płatność końcową • współfinansowanie krajowe zostało zapewnione w odpowiedniej wysokości.

22. KONTROLA UE Kontrole prowadzone przez instytucje Unii Europejskiej.

23. KONTROLA UE Podstawa prawna • Rozporządzenie Rady (EWG) nr 4253/88 z dnia 19 grudnia 1988 r. ustanawiające przepisy dla stosowania Rozporządzenia (EWG) nr 2052/88 w sprawie koordynacji działań różnych funduszy strukturalnych pomiędzy nimi oraz z operacjami Europejskiego Banku Inwestycyjnego i innych instrumentów finansowych. (art.23) • Rozporządzenie Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 z dnia 11 listopada 1996 r. w sprawie kontroli na miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych przez Komisję w celu ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed nadużyciami i innymi nieprawidłowościami. (art. 2) • Rozporządzenie Rady (WE) nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r. ustanawiające przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych. (art. 38)

24. KONTROLA UE Audyty przeprowadzane przez Komisję Europejską • Komisja Europejska przeprowadza audyty Państw Członkowskich pod kątem systemów zarządzania i kontroli Funduszy Strukturalnych • Każdy Dyrektoriat Generalny odpowiedzialny za zarządzanie Funduszami Strukturalnymi posiada jednostkę ds. audytu

25. KONTROLA UE Audyty przeprowadzane przez Komisję Europejską- główne cele: • stwierdzanie, w jakim stopniu Państwa Członkowskie wdrożyły odpowiednie systemy zarządzania i kontroli oraz, w jakim stopniu systemy te dają satysfakcjonującą pewność w zakresie legalności i prawidłowości prowadzonych operacji; • sprawdzanie dokładności wydatków zadeklarowanych do współfinansowania ze środków wspólnotowych; • ustalanie poziomu wydatków niekwalifikowalnych, jeżeli systemy zarządzania i kontroli Państw Członkowskich uznane zostaną za nieadekwatne.

26. KONTROLA UE Audyty przeprowadzane przez Komisję Europejską • Jednostki ds. audytu Funduszy Strukturalnych mogą korzystać z pomocy zewnętrznych firm audytorskich w prowadzeniu audytów w Państwach Członkowskich • Ponadto, przewiduje się możliwość przeprowadzenia audytów na miejscu przez Służby Audytu Wewnętrznego Komisji oraz zaplecze audytu wewnętrznego służb Funduszy Strukturalnych, w ramach realizacji ich własnej funkcji audytu wewnętrznego

27. KONTROLA UE Kontrole Europejskiego Trybunału Audytorów (Obrachunkowego) • Na mocy art. 248 TWE, ETO uprawniony jest do kontrolowania dochodów i wydatków Wspólnoty w instytucjach wspólnotowych oraz w Państwach Członkowskich. • Trybunał: • bada rzetelność zapisów księgowych • weryfikuje legalność transakcji • sprawdza czy zasada racjonalnego zarządzania finansami Wspólnoty jest realizowana.

28. KONTROLA UE Kontrole Europejskiego Trybunału Audytorów (Obrachunkowego) Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską powierza Trybunałowi Obrachunkowemu (art. 246-248) główne zadanie kontroli właściwego wykonania budżetu Unii Europejskiej w celu zarówno poprawy zarządzania finansami, jak i rozliczenia z wykorzystania środków publicznych przez organy odpowiedzialne za zarządzanie nimi przed obywatelami Unii Europejskiej.

29. KONTROLA UE Kontrole Europejskiego Trybunału Audytorów (Obrachunkowego) • ETO kontroluje rozliczenia dochodów i wydatków Wspólnoty. Kontroluje on legalność i prawidłowość dochodów i wydatków i upewnia się co do należytego zarządzania finansami • ETO kontroluje także rozliczenia wszelkich dochodów i wydatków wszystkich organów ustanowionych przez Wspólnotę , o ile odpowiedni akt założycielski nie wyklucza takiej kontroli

30. KONTROLA UE Kontrole Europejskiego Trybunału Audytorów (Obrachunkowego) • ETO organizuje oraz przeprowadza swoje prace kontrolne niezależnie od innych instytucji UE oraz władz krajowych • ETO sam podejmuje decyzje co do swoich wybranych kontroli, ich tematów, podejścia kontrolnego oraz czasu i sposobu przedstawienia obserwacji oraz publikacji wniosków

31. KONTROLA UE Kontrole ETO Trybunał przeprowadza swoje audyty: • w oparciu o dokumenty • kontrole na miejscu w instytucjach Wspólnoty • kontrole na miejscu we wszystkich podmiotach zarządzających środkami wspólnotowymi w imieniu Wspólnoty i Państw Członkowskich, w tym w siedzibach osób fizycznych (i prawnych). W przypadku wykrycia nieprawidłowości lub zaistnienia podejrzenia o popełnienie oszustwa ETO powiadamia OLAF, który jest zobowiązany do podjęcia postępowania wyjaśniającego i zainicjowania postępowania sądowego w danym Państwie Członkowskim.

32. KONTROLA UE Kontrole ETO ETO posiada prawo dostępu do wszelkich informacji, które są mu niezbędne przy wykonywaniu zadań. Kontrole Trybunału mogą być przeprowadzone bezpośrednio (on-the-spot) w instytucji UE, w siedzibie i na terenie organów lub osób prawnych, które zarządzają funduszami w imieniu Unii Europejskiej oraz w państwach członkowskich i w państwach korzystających z pomocy UE, na wszystkich poziomach administracji, aż do końcowego odbiorcy funduszy UE.

33. KONTROLA UE Kontrole ETO Trybunał Obrachunkowy publikuje: • sprawozdanie roczne dotyczące wykonania budżetu Unii w danym roku obrachunkowym, zawierające poświadczenie wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw w danym roku obrachunkowym, • specjalne sprawozdania roczne dotyczące organów Unii Europejskiej, • sprawozdania specjalne dotyczące tematów stanowiących przedmiot szczególnego zainteresowania.

34. KONTROLA UE OLAF • European Anti-Fraud Office- Europejskie Biuro ds. Przeciwdziałania OszustwomFinansowym • Utworzone na mocy Decyzji Komisji nr 1999/52 z dnia 28 kwietnia 1999 r. • Prowadzi postępowania administracyjne w związku z oszustwami finansowymi (zewnętrzne i wewnętrzne) na mocy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Komisji nr 1073/1999 oraz Rozporządzenia Rady nr 1074/1999 z 25 maja 1999 r.

35. KONTROLA UE Postępowania OLAF • Postępowania wewnętrzne • Prowadzone w instytucjach i organach Wspólnoty • Dostęp do informacji i budynków instytucji UE, rachunków, możliwość uzyskania wyciągów z różnych dokumentów. • Postępowania zewnętrzne • Prowadzone w sprawie oszustw finansowych i innych nieprawidłowości w Państwach Członkowskich UE • Kontrole na miejscu (on the spot checks) i kontrole wyrywkowe (inspections) • Zgodnie z Rozporządzeniem 2185/96 może prowadzić kontrole na miejscu u przedsiębiorców w Państwach Członkowskich.

36. KONTROLA UE Niezależność OLAF • Niezależność w działaniach operacyjnych i dochodzeniowych (Preambuła 4, Rozp. 1073/1999) • W przypadku wszczęcia dochodzenia lub sporządzania raportów w sprawie, Dyrektor Generalny OLAF nie przyjmuje instrukcji od władz państw członkowskich ani instytucji wspólnotowych (Art 12.3 Rozp. 1073/1999) • Biuro może wszczynać dochodzenia zewnętrzne z własnej inicjatywy lub na wniosek zainteresowanych państw członkowskich • Może wszczynać dochodzenia wewnętrzne z własnej inicjatywy lub na wniosek instytucji, organu, urzędu lub agencji, w której takie dochodzenia ma być przeprowadzone.

37. Wytyczne w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Okres programowania 2007-2013

38. ZAKRES REGULACJI Wytyczne stanowią zarys systemu kontroli, za prowadzenie których odpowiedzialne są Instytucje Zarządzające programami operacyjnymi. W wytycznych przedstawiono najważniejsze procesy kontrolne i określono podstawowe obowiązki Instytucji Zarządzających w zakresie ich realizacji, w tym w zakresie opracowania procedur.

39. ZASADY OGÓLNE

40. ZASADY OGÓLNE Kontrola w ramach NSRO podzielona jest na dwa niezależne od siebie procesy: a) Kontrolę wykonywaną przez IZ b) Kontrolę i audyt wykonywany przez IA

41. ZASADY OGÓLNE Wykonywanie audytu przez IA jest wymogiem postawionym przez art. 62 rozporządzenia ogólnego. Audyt prowadzony jest w celu weryfikacji skutecznego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli PO oraz kontroli projektów na podstawie stosownej próby w celu weryfikacji zadeklarowanych wydatków. W Polsce rolę IA pełni Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej w MF.

42. ZASADY OGÓLNE Uwaga: Ze względu na wyraźny podział zadań wytyczne nie dotyczą zagadnień audytu. Założenia prowadzenia audytów będą przedmiotem strategii audytu sporządzonej na podstawie art. 62 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 opracowanego przez MF.

43. ZASADY OGÓLNE Instytucja Zarządzająca zapewnia realizację dwóch typów kontroli w systemie wdrażania programów operacyjnych: • kontrola systemowa • weryfikacja wydatków

44. ZASADY OGÓLNE Kontrola systemowa przeprowadzana przez IZ, dotyczy weryfikacji zadań IP, a kontrola systemowa przeprowadzana przez IP dotyczy weryfikacji realizacji zadań w IP2(IW). Kontrolę systemową przeprowadza bezpośrednio IZ lub - jeśli w system wdrażania zaangażowane są również podmioty, którym IP powierzyły realizację części swoich zadań - kontrolę w imieniu IZ może również wykonywać IP. Kontrola systemowa obejmuje kontrolę dokumentacji oraz kontrolę na miejscu. Zasady kontroli systemowej określa IZ uwzględniając istniejące wytyczne w tym zakresie.

45. ZASADY OGÓLNE Weryfikacja wydatków (weryfikacja) polega na sprawdzeniu dostarczenia towarów i usług współfinansowanych w ramach projektów, faktyczności poniesienia wydatków oraz ich zgodności z zasadami wspólnotowymi i krajowymi. W polskim systemie, ze względu na dużą liczbę instytucji uczestniczących we wdrażaniu programów, weryfikacja wydatków delegowana jest z reguły na niższe poziomy zarządzania. W takiej sytuacji IZ określa zasady prowadzenia weryfikacji wydatków oraz podział obowiązków w ramach systemu zarządzania i kontroli PO/RPO.

46. ZASADY OGÓLNE Uwaga: Instytucja, która stwierdzi w trakcie prowadzenia czynności kontrolnych nieprawidłowość,jest zobowiązana do jej zgłoszenia zgodnie z wytycznymi do systemu informowania o nieprawidłowościach finansowych w wykorzystaniu środków pochodzących z funduszy strukturalnych oraz z Funduszu Spójności.

47. KONTROLA SYSTEMOWA

48. KONTROLA SYSTEMOWA Obszary kontroli: • zgodność wybieranych projektów z kryteriami mającymi zastosowanie do danego programu operacyjnego; • zgodność realizowanych projektów z odpowiednimi zasadami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego przez cały okres ich realizacji; • istnienie informatycznego systemu rejestracji i przechowywania zapisów księgowych dla każdego projektu oraz gromadzenie danych na temat wdrażania, niezbędnych do celów zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny;

49. KONTROLA SYSTEMOWA Obszary kontroli: • istnienie odpowiedniej ścieżki audytu tj. zgodnej z art. 15 rozporządzenia implementacyjnego; • istnienie procedur zapewniających, że wszystkie dokumenty dotyczące wydatków i audytów, wymagane do zapewnienia właściwej ścieżki audytu są przechowywane zgodnie z art. 90 rozporządzenia ogólnego, a proces weryfikacji wydatków przebiega poprawnie; • prawidłowe funkcjonowanie Komitetu Monitorującego PO/RPO; • przestrzeganie wymogów w zakresie informacji i promocji ustanowionych w art. 69 rozporządzenia ogólnego;

50. KONTROLA SYSTEMOWA Uwaga: W przypadku, gdy IZ deleguje część swoich funkcji określonych w art. 60 rozporządzenia ogólnego innym podmiotom, będzie zobowiązana do prowadzenia kontroli systemowej w celu zapewnienia, że wszystkie funkcje określone w art. 60 są realizowane w odpowiedni sposób, a system zarządzania i kontroli PO/RPO funkcjonuje prawidłowo, efektywnie i zgodnie z prawem.