tetrada.co.yu info @ tetrada . co.yu

1. Kako pristupiti reinženjeringu poslovnih procesa Duško Stevanović http://www.tetrada.co.yu info@tetrada.co.yu

2. Scenario • o cilju i kako ga dostići • o problematici • o upravljanju procesima • o reinženjeringu • o sistemima podrške • o izradi dokumenata kvaliteta • o ključnm delovima procesa • o povezivanju sa PIS • rezime

3. Cilj projekta i mogućnosti Cilj: Uz najmanje troškove postići maksimalne rezultate u radu sa dokumentima! • Dostupnost dokumenata u potrebnom vremenskom roku • Sigurna, pregledna i lako pretraživa arhiva • Početak obrade dokumenata prilagodjen tekućim zahtevima bez obzira na lokaciju • Transparentan proces obrade Aktuelno: • Dokument vidimo tek kad nam dodje na sto • Rizično čuvanje i otežano pretraživanje • Komplikovan i rizičan proces distribucije usporava početak obrade dokumenta • Potrebna je dodatna komunikacija za utvrdjivanje lokacije i statusa dokumenta

4. Karakteristike organizacije bez procesa • Unikatni i kompleksni procesi - svojstveni pojedinacnom preduzecu • Intenzivna ljudska komponenta • Zahtev za intenzivnom komunikacijom i saradnjom

5. Uslovi za uspešan projekat? • Detaljan popis postojećeg stanja • Procesni ciljevi • Podrška vodjstva • Stimulisani zaposleni

6. Problematika br. 1 • Vreme • Fizički prenos dokumenta • Ručno upisivanje informacija • Prepisivanje informacija u PIS • Traženje dokumenata u arhivi

7. Problematika br. 2 • Sledljivost • Nadzor nad lokacijom dokumenta • Vremenski nadzor nad procesom odobrenja • Status dokumenta

8. Problematika br. 3 • Troškovi • Umnožavanje dokumenata • Prostor za arhiviranje • Fizičko prenošenje dokumenata

9. Problematika br. 4 • Efikasnost • Posredovanje treće osobe u procesu • Nema logičke kontrole analize troškova • Dodatni poslovi stručnog osoblja

10. Vaši poslovni procesi... • ...su ono što povezuje vaš poslovni sistem • ...moraju funkcionisati tako da poboljšaju produktivnost i konkurentnost • ...se mogu integrisati sa nasledenim sistemima • ...automatizuju manuelni rad čime se postiže smanjenje grešaka i garantuje konzistentnost procesa • ...poboljšavaju rešavanja izuzetaka da bi se minimizovala uska grla i neefikasnost • ...pružaju uvid u najniži nivo poslovanja za bolje upravljanje rizicima

11. Upravljanje životnim ciklusom procesa • Modeliranje procesa (grafičkim alatima) • Integracija nepovezanih sistema u celovit proces • Automatizacija procesa • Saradnja, upravljanje i monitoring procesa • Izveštaji i analize – identifikacija teškoća / podrucja za poboljšanja • Poboljšanja - Izvodenje simulacija i procesnih promena preko modeliranja koje se bazira na realnimm procesnim podacima

12. Suština upravljanja procesima • V – Vidljivost • K – Kontrola • A - Agilnost

14. Cilj:Standardizovane i automatizovane radne procedure Zadatak: Menjanje poslovnih procesa na način da snižava troškove i omogućava dalji rast! Radno mesto: da li je potrebno, može li se eliminisati? da li stvara novu vrednost? da li se može pojednostaviti? Komunikacija i koordinacija: Da li su korisnici obavešteni e-mail porukom o pristiglom procesu? Da li postoji “on line” pomoć savetnika? Da li je sprečeno kašnjenje postavljanjem alarma u sistemu? Mogućnosti prilagodjavanja novim procesima Reinženjering poslovnihprocesa

15. Strategija

16. Celina

17. Pravci delovanja 1. ISPLATIVOST 2. KVALITET 3. KONTROLA 1. TROŠKOVI 2. WORKFLOW ELEKTRONSKA ARHIVA 3. SISTEMSKI IZVEŠTAJI NADZOR NAD ZADACIMA LANAC ODGOVORNOSTI NAŠE REŠENJE ZAHTEVI RAZVOJ

18. DMS i sistemi podrške • KPIP – Knjiga primljene i poslate pošte • Workflow sistem • Mail-keeper • E-arhiv

21. KPIP • Klasifikacija dokumenata i automatska dodela dokumenta primaocu ili grupi • Definisana odgovornost ulaza i izlaza dokumenata • Podrška dislociranim ulazima/izlazima u centralizovanom sistemu • Mogućnost uvođenja standarda – template- za određene vrste dokumenata

24. Workflow Podnošenje zahteva Obrada zahteva Menadžer: odobrenje Konačno odobrenje

25. Workflow • Standardizovane i automatizovane radne procedure • Definisan je lanac odgovrnosti, nadzor i istorija procesa • E-mail obaveštavanje, on-line savetovanje i alarmi u sistemu

26. E-arhiv Bezbedna, pregledna, lako pretraživa elektronska arhiva Aktivnim korisnicima uštedi od 30% do 40% vremena Korisnici će 3 puta više pristupati arhivu

27. Mail keeper • Samostalna odluka o tome šta ide u arhiv • Pristup do elektronske pošte sa bilo koje lokacije • Različiti kriterijumi pretraživanja

28. “Pregled igre” • Broj otvorenih poslova i rokovi za njihovo zaključenje? • U kojoj je fazi posao i ko je organizator? • Da li postoje aktivnosti koje kasne? U kojem su odeljenju i u kojoj poslovnici? • Ko je sve bio učesnik u izradi dokumenta i sa kojom ulogom? • Da li vam je poznata istorija aktivnosti na zaključenom poslu? ...potrebno je definisati svaki korak!

29. Ciklus izrade dokumenata kvaliteta Zaposleni Menadžer kvaliteta Organizator Pregledavatelj (i) Odobravatelj (i) Podnošenje Zahteva za Izradu dokumenta Odredjivanje organizatora da Prihvatanje? ne Primedba Izrada dokumenta Pregled da Odobravanje dokumenta Ok? ne Primedba da Prijem obaveštenja o izradi dokumenta Ok? ne Potvrda prijema Izrada distribucione liste Primedba

30. Ključni delovi procesa (likvidacija ulaznih računa) • Ulazne informacije (račun, e-pošta,..) – prvi unos • Utvrdjivanje toka procesa • Primaoci procesa i dostava dokumenta do primaoca • Aktivnosti u procesu • Veze medju aktivnostima • Komunikacija osoba unutar procesa • Prenos informacija u PIS 3. november 2014

31. Povezivanje podataka • Neposredna veza na šifarski sistem • Partnera • Konta, mesta troška… • Povezivanje i prijem podataka • Knjiga primnjenih računa • Povezivanje i predaja obradjenih podataka • Priprema i zapis podataka u bazu za dalju obradu u PIS

32. Rezime • U svakom trenutku dostupna dokumenta • Pretraga dokumenata po različitim atributima • Eliminisani su stres i briga oko bezbednosti • Kontroliše se i beleži svaki pristup • Verziranje dokumenata sa celom istorijom • Eliminisani su nepotrebni troškovi • Standardizovani i automatizovani procesi

33. Primer rešenja: KPIP Workflow - Likvidacija ulaznih računa Elektronska arhiva

34. Hvala na pažnji! Pitanja? dstevanovic@comtech.si