Charte de gestion des collaborateurs en attente d’affectation

1. Charte de gestion des collaborateurs en attente d’affectation PROJET

2. Objectifs • La charte a pour objet de rappeler : • Les meilleures pratiques en matière de gestion des personnes en attente d’affectation. • L’harmonisation et la diffusion de ces bonnes pratiques pour garantir l’efficience de cette période de transition. • Les responsabilités de Steria. • Les responsabilités du collaborateur. Elle est applicable sur l’ensemble des Secteurs du périmètre France et sonapplication est sous la responsabilité du Directeur de Secteur.

3. Préambule • L’inter-contrat se définit comme une période de latence entre 2 contrats. Ces périodes sont intrinsèques au métier de service. • Définition : Les collaborateurs productifs en attente d’affectation (inter-contrat) sont les collaborateurs qui imputent dans la rubrique «attente d’affectation».Le collaborateur qui intervient sur une activité, dans le cadre d’une aide temporaire, est considéré en Intervention. Il continue d’imputer dans la rubrique «attente d’affectation». Lorsqu’il est en Mission, le Collaborateur impute sur un contrat. La mission est prioritaire par rapport à l’Intervention. • Tout collaborateur peut être en attente d’affectation à un moment de son parcours professionnel. Cette période est un moment de transition faisant partie du métier en SSII.

4. Préambule • La Charte inter-contrat explicite la responsabilité de chacun dans le process de gestion des attentes d’affectation. Elle s’attache notamment à : • Expliquer la mobilisation de Steria et du Collaborateur dans l’anticipation des sorties de mission. • Préciser les bonnes pratiques en matière de désignation et de définition du rôle du référent. • Indiquer le cadre d’attente d’affectation et les Interventions dans les locaux de Steria. • Définir le processus de dérogation exceptionnelle de dispense de présence dans les locaux de Steria. • Fixer la priorité de l’affectation en mission par rapport aux formations engagées.

5. Responsabilités de Steria • Steria se focalise sur l’affectation en mission du collaborateur en fonction de ses compétences et y porte une attention particulière. • A cette fin le directeur de département du collaborateur anticipe la sortie de mission. Au plus tard 2 semaines avant la fin supposée de la mission, une personne référente est nommée par le directeur de département. • Le référent* s’identifie auprès du collaborateur et l’accompagne dans la recherche de la nouvelle mission. Il est garant du plan d’action, issu du compte rendu de réunion avec le collaborateur. En effet, un entretien est effectué entre le collaborateur et le référent, pour définir les types de missions ciblées. Un plan d’action opérationnel est établi à l’issue de l’entretien. Il intègre les souhaits exprimés par les deux parties. • Tous les interlocuteurs (ex : directeur de département, directeur de secteur, ingénieur commercial, assistance manager) intervenant dans la gestion de la demande client doivent être informés par le référent, via l’outil de gestion des disponibilités (Steria Compétences), de la sortie de mission du collaborateur, afin de se mobiliser pour préparer, accueillir et informer le collaborateur des opportunités de missions en accord avec les compétences du collaborateur. • * Le référent est la personne, désignée par le directeur de département, comme responsable de la coordination des moyens mis en œuvre pour trouver une nouvelle affectation au collaborateur dans le respect des procédures et directives qu’il est chargé de faire mettre en œuvre. • * L’assistance Manager est la personne qui est chargée de suivre la mission qui se termine. Il peut être le référent.

6. Responsabilités de Steria • L’affectation d’un collaborateur sur une mission est un acte de management. • Dans le cadre de la gestion des attentes d’affectation, Steria prévoit, au niveau de chaque Département ou Secteur, des bureaux et matériels partagés permettant la présence hebdomadaire totale ou partielle des collaborateurs en attente d’affectation* ; Cette présence permet la rencontre des personnes intervenant dans les processus de gestion des demandes clients, la préparation des collaborateurs à leur future mission (ex : présentation, formation…). Durant la présence du collaborateur dans les locaux, celui-ci utilise le poste de travail de façon individuelle. • Steria doit offrir à ses clients des compétences en phase avec leurs exigences. Steria fournit à ses collaborateurs les moyens de les atteindre et veille à leur employabilité. *Si exceptionnellement le collaborateur est dispensé de présence physique dans les locaux de Steria, un accord dérogatoire écrit fixant les modalités est établi et signé conjointement entre le collaborateur et son manager.

7. Responsabilités de Steria • L’affectation sur une mission et son démarrage est prioritaire sur : • les Interventions, • les modules de formation commencés, d’une durée supérieure à 5 jours ouvrés consécutifs. Toutefois, les modules de période de professionnalisation bloqués sur plusieurs semaines consécutives qui ont débuté, vont à leur terme. Si entre 2 modules de formation non consécutifs, le collaborateur est affecté en mission, il peut demander le report de la formation pour les modules engagés non réalisés. Le RRH est garant de la prise en compte de cette demande par la hiérarchie. • Si Durant la formation suivie par le collaborateur, celui-ci doit se présenter en clientèle, un créneau horaire est fixé de façon à perturber le moins possible le déroulement de la formation.

8. Responsabilités de Steria Anticipation et préparation : Dès la connaissance de la fin de mission ou bien au plus tard 2 semaines avant la date inscrite dans l’ordre de mission, le responsable du collaborateur en mission, effectue un bilan de mission, permettant : Dès la connaissance de la fin de mission ou bien au plus tard 2 semaines avant la date inscrite dans l’ordre de mission, le responsable du collaborateur en mission, effectue un bilan de mission, permettant :  D’informer le RRH, des fins de mission, pour les personnes n’ayant pas de réaffectation signée, deux semaines avant la fin de mission prévisible, pour traiter de formations éventuelles exprimées lors de l’EPDI et exercer son rôle de contrôle (Epdi, plan d’action).  D’identifier les nouvelles compétences acquises et de vérifier la mise à jour du CV .  De mettre le collaborateur en relation avec le référent, pour, entre autre, l’aider à valoriser les compétences actuelles du collaborateur en adéquation avec les besoins du marché. Par compétences, il est entendu tant les compétences techniques exercées récemment que les compétences transversales attendues dans ses familles métier.  De prévoir une mise à niveau complémentaire si nécessaire (présentiel, e:learning, période de professionnalisation, transfert de compétences, formations croisées, coaching.) en accord avec l’affectation sur une mission.

9. Responsabilités de Steria • L’entreprise gère globalement les demandes et les compétences, afin de maximiser les perspectives d’affectation de ces collaborateurs. • Steria France met en place, pour les intervenants du processus de gestion des demandes clients, un système permettant de connaitre à chaque instant les compétences disponibles et leurs contraintes (Steria Compétences). D’autre part des mécanismes d’information sont mis en œuvre pour la diffusion des demandes. Les responsables d’entité échangent sur leurs offres de compétences respectives. Le collaborateur peut consulter les demandes avec son référent dans le cadre du plan d’action défini. • L’entité hiérarchique du collaborateur, assure une animation hebdomadaire de la gestion des attentes d’affectation, incluant outre le collaborateur concerné, toutes les personnes intervenant dans le processus. • Dans le cas où il n’y a pas de mission au sein du département d’origine, les mécanismes de facilitation de mobilité entre centres de profit, sont activés pour aider à l’affectation du collaborateur au delà de son département et collaborer à une gestion de carrière efficace.

10. Période d’attente d’affectation • Suite à l’entretien avec le référent, le plan d’action peut établir la nécessité d’une mise à niveau, compte tenu des besoins de l’entreprise, des compétences du collaborateur et de ses souhaits exprimés en EPDI. • La période d’attente d’affectation est utilisée, dans certains cas et en toute bonne intelligence entre le collaborateur et sa hiérarchie, comme période de formation, récupération (JRTTe), dans le strict respect des dispositions légales et de la convention collective

11. Responsabilités du collaborateur • Le collaborateur facilite, en relation avec le référent , son affectation rapide sur une mission (anticipation de mise à jour de cv, savoir être en adéquation avec les compétences transversales attendues dans le cadre de la famille métier et emploi le concernant). • En fonction de ses compétences, il pourra participer au fonctionnement collectif de son entité. • Il fait profiter son entité des expériences acquises, aide à la capitalisation (outils, méthodes, documents de retour d’expérience) et améliorer la performance collective. • En collaboration avec son référent, Il est acteur de son parcours professionnel , pour améliorer son employabilité : formation(e:learning…), transfert de compétences ou auto-formation (qualité, marché, technologie), recherche individuelle dans son domaine de compétence. • Dans le cadre d’une activité dans les locaux, il respecte les horaires de l’établissement dans le cadre de sa modalité de travail, sauf dérogation écrite.

12. Responsabilités du collaborateur • Le collaborateur réalise les actions définies dans le plan d’action individuel et qui sont de sa responsabilité : • Il améliore son CV en mettant en exergue ses compétences techniques et transversales. • Il rencontre, en coordination avec le référent, les acteurs pertinents en fonction de son profil (ex : commerciaux, directeur de propositions, responsable de mission, directeur de projets…). • Il répond aux sollicitations des acteurs du processus de gestion des attentes d’affectation. • Il prépare les entretiens et s’entraîne à la présentation en clientèle. • Il répond aux sollicitations des acteurs du processus de gestion des attentes d’affectation. • En fonction de ses compétences, il peut participer aux réponses aux Appels d’offres, en particulier ceux liés aux missions sur lesquelles il est présenté.

13. Attente d’affectation à domicile • Suite à des contraintes ponctuelles de l’entreprise (Ex: poste de travail non disponible, inactivité temporaire…), il peut être convenu entre les parties, à titre exceptionnel et dérogatoire de dispenser le collaborateur de présence physique dans les locaux de Steria. • Cette dispense de présence est encadrée. • Le collaborateur doit : • être joignable pendant les heures de travail à un numéro défini en commun. • pouvoir présenter ses compétences en clientèle selon les modalités fixés dans la lettre dérogatoire fournit par le service RH. (dans la ½ journée qui suit l’appel téléphonique) et après préparation du rendez vous avec la personne l’accompagnant (ex: commercial). • être présent au moins 1 jour par semaine (réunion inter-contrats, rencontre des ingénieurs commerciaux, des RH (formation), amélioration du CV, entraînement à la présentation client, échanges avec la hiérarchie sur les actions de recherche de mission).

14. AnnexeLes avantages du e:learning IT l'e-learning IT c’est : - un catalogue à la fois large (SkillSoft : + de 3000 cours IS et MS : Oracle, Windows, Linux, Java, .NET, ITIL...), - un catalogue qui est aussi profond donc adaptable aux besoins et aux temps de chacun : des cours modulaires de complexité croissante mais indépendants, - une souplesse d'utilisation bien adaptée aux contraintes de l'intercontrat : disponible du jour au lendemain, de n'importe quel site, - un support en ligne (tutorat, chat...) SkillSoft pour que le collaborateur ne soit pas seul dans son apprentissage, - la possibilité de préparer des certifications, - un investissement très faible : moins de 200 € pour une licence individuelle, quel que soit le temps passé par le collaborateur, - pas de nécessité de faire utiliser le DIF : on peut attribuer à un collaborateur autant de stages que l'on souhaite (seule l'option "illimitée" implique l'utilisation du DIF).

15. Annexe • M________ (Nom et prénom) • (Adresse) • A _________, le _______ • Référence : ___________ • M______ • Vous vous trouvez actuellement en attente d’affectation. • C’est pourquoi, il a été convenu à titre dérogatoire et jusqu’à nouvel ordre de notre part, de vous dispenser de présence dans nos locaux situées : ………. • Hormis cette autorisation de dispense de présence liée à votre période d’inter contrat et des particularités exposées ci-après, nous vous confirmons que cette modalité d’exécution de votre contrat de travail donne lieu au maintien de votre rémunération et que le temps passé en dehors de nos locaux est assimilé à du temps de travail effectif et ce même en l’absence de toute prestation de travail réalisée dans ce cadre. • L’objectif étant de vous repositionner sur une nouvelle mission, vous devrez vous conformer aux directives société qui sont susceptibles de vous être données durant cette période. • Afin de pouvoir vous contacter durant cette période, il vous est demandé : • - d’être joignable du lundi au vendredi de 9 heures à 12 heures et de 13h 30 à 16heures, au numéro de téléphone suivant : (fixe ou portable) • - Par accord entre les parties il est convenu que vous serez également joignable par mail : Oui r • à l’adresse suivante : • Non r • Si les coordonnées ci-dessus venaient à changer, nous vous remercions de bien vouloir nous le faire savoir. • En cas d’appel de notre part avant 12h00, vous devrez pouvoir vous présenter dans nos locaux ou tout endroit désigné par votre responsable opérationnel dans le délai fixé en tenant compte des impératifs société et de la distance que vous aurez à parcourir. En cas d’appel dans l’après midi vous ne serez attendu qu’à partir du jour ouvré suivant. • Dans l’attente d’une nouvelle mission, nous vous informons que vous devez profiter de cette période d’inter contrat pour notamment mettre à jour votre CV, consulter le serveur des besoins (décrivant toutes les missions de votre Secteur et de Steria), rencontrer des commerciaux ou des acteurs commerciaux, faire de l’auto formation. Steria pourra également être amené à vous demander de renforcer éventuellement des équipes avant-ventes. Pour cela, nos locaux restent bien évidemment à votre disposition. • Pendant cette période d’inter contrat, nous restons à votre disposition pour échanger avec vous durant cette période et faire un point régulier. • Option • A cet effet, nous vous informons qu’une réunion se déroule tous les xxx à ………………….. dans nos locaux ………… vous permettant de rencontrer différents interlocuteurs de STERIA. Nous vous demandons d’y participer. • Nous tenons à vous assurer de notre entière mobilisation afin de vous trouver dans les meilleurs délais une nouvelle mission. • Pour la bonne forme, nous vous remercions de bien vouloir nous confirmer votre acceptation, sans réserve, sur les conditions exposées ci-dessus, en nous retournant un double du présent courrier, revêtu de votre signature et de la mention manuscrite « lu et approuvé ». (Directeur de Département ou de Secteur)

16. Annexes • Notes mutations et règles internes