Skipingsmøte ehandel

1. Skipingsmøte ehandel Førde, 3. oktober 2013

2. Dagsorden 10.00 Velkommen – v/Leiar i styringsgruppa , assisterande fylkesrådmann Bjørn Birger Bremer 10.10 Presentasjon av deltakarane v/deltakarene Vegen fram til nå Forventningar og ting som uroar 10.20Prosjektet i Sogn og Fjordane så langt v / Prosjektleiar Katrine Wilson Bakgrunn Definisjon ehandel Organisering Status Visma-kommunane 11.00Pause 11.15 Korleis ser ehandel ut i AGRESSO v /Bjarte Vikanes, Evry 12.15Lunsj www.sfj.no

3. 13.15 Alternativet til agresso: eOrder v/Prosjektleiar Katrine Wilson Vegen vidare for SYS og Vågsøy Forprosjekt – bestemme kva løysing kvar kommune ønskjer Forankre prosjektet i kommunen – skrive mandat 14.00 Pause 14.15 Kva rolle speler Difi Anskaffingar meir overordna Omfang av ehandel i Norge Prosjektvegvisaren og hjelp/støtte frå Difi 15.15 Avslutning v/Prosjektleiar Katrine Wilson www.sfj.no

4. Regjeringas plan med ehandel www.sfj.no

5. Regjeringas plan med ehandel • Alle statlege og kommunaleverksemder blir sterkt oppmode til å bruke ehandel • Difi har fått midlar frå regjeringa til støttande arbeid www.sfj.no

6. Kor langt har Noreg komme? www.sfj.no

7. Kor står Sogn og Fjordane • 2012: Søknad til Difi frå SFFI på vegne av alle kommunane i fylket • Midlar til innføring av ehandel • Oktober 2012: søknad innvilga • Ei prosjektleiarstilling to år • Dekking av 60 000 (tilknyttingsavgift) for kvar kommune som signerar i 2013 www.sfj.no

8. Kva er ehandel? efaktura Doffin Verktøy for konkurranse-gjennomføring www.sfj.no

9. Kva er ehandel? efaktura Doffin Verktøy for konkurranse-gjennomføring ehandel www.sfj.no

10. Ordinær kommunikasjon Telefon / e-post / oppmøte Virksomheten Leverandører Desentralisert innkjøp og kontroll

11. E-handelsbasert kommunikasjon Ehandel.no (EHP) Virksomheten Leverandører Desentralisert innkjøp og sentral kontroll

12. Avropsmetodar • Fritekstbestillingar: • Ordre sendt frå ordresystemet som e-post eller på papir • Må definere beløp • Katalogleverandør: • Vi importerer leverandørens varekatalog inn i ordresystemet • Vi vel varer på same måte som i ein vanleg nettbutikk • Punch-out: • Vårt ordresystem er integrert med leverandørens eigen nettbutikk www.sfj.no

13. Organisering Prosjekteigar kommune Prosjekteigar kommune Prosjekteigar SFjfk Prosjekteigar kommune Styringsgruppe Prosjektleiar: Katrine Wilson Prosjektgruppe Nordfjord/Flora Prosjektgruppe Indre Sogn Prosjektgruppe SYS Arbeidsgruppe kommune Arbeidsgruppe kommune Arbeidsgruppe kommune Prosjektleiar kommune Prosjektleiar kommune Prosjektleiar kommune Prosjektleiar kommune Prosjektleiar kommune Prosjektleiar kommune www.sfj.no

14. Styringsdokumentasjon • Prosjektplan godkjent av styringsgruppa • mål • framdrift • organisering, kommunikasjon, plan for overføring til linja • økonomi • risikoanalyse • Plan for å inkludere lokalt næringsliv • Tillegg til prosjektplan for kvar kommune • Eigen organisering, plan for overføring til linja • Økonomi • Utrullingsplan • Konkretisering av mål www.sfj.no

15. Rapportering • Prosjektleiaren i kvar kommune • til sin prosjekteigar • til overordna prosjektleiar • Overordna prosjektleiar • til Difi • til styringsgruppa www.sfj.no

16. Status Visma-kommunane www.sfj.no

17. Eit stort endringsprosjekt Mange (?) kjem til å få litt andre arbeidsoppgåver: • definere bestillarar og godkjennarar • fleire oppgåver til innkjøpsfunksjon • planleggje bestillingar • elektroniske bestillingar • oftare godkjenning • ordremottak • Rekneskap får frigjeve tid til meir kontroll www.sfj.no

18. www.sfj.no

19. Meir aktivt forhold til leverandørar • har vi rammeavtalar på dei varegruppane vi burde ha rammeavtale på? • reiskap til å følgje opp leverandørane: • riktig pris og produkt • finne i fellesskap mest effektive bestillings- og leveringsrutinar www.sfj.no

20. Leverandøraktivering SFFI-rammeavtalar Felles avgjersle Leverandørar aktivert på eHandels-plattformen Ansvar: SFFI-administrator Ansvar: Lokal administrator Kommunen avgjer Andre rammeavtalar/ leverandørar www.sfj.no

21. To moglegheiter • Integrert med agresso • eOrder • ikkje integrert med agresso www.sfj.no

22. Kva er eorder • http://www.youtube.com/watch?v=FSewYdFkrjw&context=C32002c0ADOEgsToPDskKnLlepFx9MT6R1opnBJfwb www.sfj.no

23. I staden for å logge på agresso, loggar på ehandelsplattformen og gjer bestillingar der • Vi bestemmer innhaldet (varesortimentet) • Må leggje inn alle brukarar og vedlikehalde dei på ehandelsplattformen www.sfj.no

24. Korleis skjer ehandel? www.sfj.no

25. Gevinstar eOrder Integrert løysing Definerte bestillarar – betre kompetanse – meir planlagde og rettare kjøp Enklare fakturahandtering - godkjenning ein gong Betre kontroll på leverandøranes prisar og varar • Betre kontroll på utgifter • fakturamatch • godkjenning på førehand Betre kontroll på kjøp i kommunen – oversikt, lojalitet og varemottak www.sfj.no