280 likes | 433 Views
‘Tien tips voor een geslaagde communicatie en minder hinder’ Roeland Kortleven. Uitdaging. Grondige vernieuwing van het volledige centrumgebied (2002 – 2006) Centrale parking Woonstraten Stationsplein Uitgaanscentrum Belangrijkste winkelas. Uitdaging.
E N D
‘Tien tips voor een geslaagde communicatie en minder hinder’Roeland Kortleven
Uitdaging Grondige vernieuwing van het volledige centrumgebied (2002 – 2006) • Centrale parking • Woonstraten • Stationsplein • Uitgaanscentrum • Belangrijkste winkelas
Uitdaging • Hoe dit werk aanpakken zonder jarenlange‘onleefbare’ situatie te creëren? • Oplossing: uitgebreide communicatie, overleg & ‘minder-hinder’-maatregelen
Tip 1: Alles begint en eindigt met het bestek • Leg gedetailleerd de zaken vast waarmee een aannemer rekening moet houden. • Middel om bij uitvoering ‘Minder hinder’-maatregelen af te dwingen • Bereikbaarheid woningen en handelszaken • Vragen van buurtbewoners? • Aanwezigheid op informatievergaderingen • Open communicatie en intens overleg blijft belangrijk
Tip 2: Voorzie budget voor communicatie en minder hinder • ‘Minder hinder’ drijft prijs op • Persen van riolering onder kruispunt i.p.v. open sleuf • Tijdelijk werfweggetje • Ook communicatie is niet gratis • Flyers, brochures, affiches, informatieborden, toekomstsimulaties,…
Tip 3: onderling intern overleg is sleutel tot succes • Multidisciplinaire aanpak is nodig • Alle interne partners hebben noodzakelijke inbreng en rekening houden met elkaar • Ingenieurs • Mobiliteitsspecialisten • Communicatiespecialisten • Loslaten van ‘enge’ technische blik • Complex verhaal (wegomleidingen, communicatie, toegankelijke werfzone, uitgekiende uitvoering van de werken,…)
Tip 4: kijk naar de werken door de ogen van betrokkenen • Communiceer vanuit de bekommernissen van verschillende doelgroepen • Voorbereiding informatievergadering • Handelaars (leveringen,…), buurtbewoners (ophalen huisvuil,…), toevallige bezoekers (bereikbaarheid met de auto,…) • Deze communicatiebehoeften zijn leidraad voor opmaak communicatieplan
Tip 5: communiceer project vanuit een toekomstbeeld • Werken gebeuren niet zomaar • Bijvoorbeeld: creëren winkelcentrum waar het aangenaam wonen, winkelen, wandelen en fietsen • Gebruik toekomstbeeld in communicatie • Tip: 3D-toekomstsimulaties
Tip 6: zet alle beschikbare kanalen in • Niet enkel persbericht of informatievergadering • Meer mogelijkheden, maar… • Bepaal welke kernboodschap gericht is op welke doelgroep • Voorbeelden van ‘Mol Werkt’: bierkaartjes, evenement, postkaarten, flyers, brochures, website, elektronische nieuwsbrieven, bewonersbrieven, gemeentemagazines, informatieborden langs de weg, tentoonstelling, stratenplannen, persbriefings, videoreportages, …
Tip 7: hou alles in een positieve sfeer • Werken zijn niet leuk, maar verzuring vergroot de problemen • Negatieve krantenartikels houden klanten weg • Daarom… alles in positieve sfeer plaatsen • Mogelijkheden: spaaractie, evenement, vergroot kleine zaken, rol de rode loper uit, ‘sorry’-postkaartjes, verspreid cartoons over de werken,…
Tip 8: wees origineel • Voorbeelden ‘Mol Werkt’ • Startevemement ‘Bob De Bouwer’ voor kinderen (verdienen van werfhelm) • Aankondigingsborden ‘Mol werkt, maar blijft bereikbaar’ • Cartoons op bierkaartjes • Sorry-postkaartjes verdelen via de handelaars • Werken afsluiten met groot volksfeest: traktatie van het gemeentebestuur
Tip 9: betrek moeilijke klanten • Analyseer vooraf wie ‘moeilijke’ klanten zijn • Voorzitter Unizo, secretaris van middenstandsvereniging,… • Maak van hen ‘bevoorrechte’ getuigen (uitnodigen op voorbereidende vergaderingen) • Begrip opbouwen voor moeilijke beslissingen • Samen zoeken naar oplossingen • Grote invloed op achterban • Mol Werkt: aanspreekpunten bij handelaars en buurtbewoners • Worden verdedigers in plaats van criticasters
Tip 10: blijf communiceren, ook het negatieve • Vermijd effect ‘opgeblazen souflé’: niet stoppen na aankondiging werken • Elke belangrijke mijlpaal is onderwerp van communicatieactie • Ga negatieve zaken (vertragingen,…) niet uit de weg voor behoud geloofwaardigheid. Leg deze uit. • Volgehouden inspanning
Cadeau van handelaars aan aannemer Uitgebreid communiceren: pers, site,…
Traktatie worstenbroodjes van uitbater lokale supermarkt aan de arbeiders Uitgebreid communiceren: pers, site,…