GESTÃO DO CONHECIMENTO E DA INFORMAÇÃO

1. GESTÃO DO CONHECIMENTO E DA INFORMAÇÃO Tania Rodrigues Mendes – ATL – DPL/DC Coordenadora do Comitê Executivo do Portal da ALESP Instituto do Legislativo Paulista Curso de Administração Legislativa

2. OBJETIVOS DA AULA • Apresentar o referencial conceitual básico • Indicar ferramentas e processos • Iluminar • O lugar da gestão do conhecimento e da informação nas organizações públicas • Contexto histórico, social e político (ambiente) • Principais atores • Condições de aplicação • Refletir sobre a importância estratégica da informação e do conhecimento no Legislativo paulista.

3. O QUE É CONHECIMENTO? • VISÃO DA FILOSOFIA/TEORIA DO CONHECIMENTO • Apropriação do objeto/realidade pelo pensamento, independente da forma como ocorre essa apropriação, seja como definição, como percepção clara, apreensão completa ou análise, seja como reflexão consciente. • Exclusivamente humano, pressupõe sujeitos pensantes. • Embora concreto, é intangível.

4. O QUE É CONHECIMENTO? • PARA A TEORIA DAS ORGANIZAÇÕES • É uma informação que muda algo ou alguém (Drucker) • Reside na pessoa, porém não é simples absorção de dados, implica elaboração mental e reflexão transformadora – Pressupõe inteligência. • Reside no usuário e não nas coleções de dados, sistemas de informações ou documentos. • Mistura de experiência, valores, informação contextual e insight que proporciona uma base para avaliação de novas experiências e informações e a tomada de decisões e ações.

5. TIPOS DE CONHECIMENTO • TÁCITO • EXPLÍCITO • INTELIGÊNCIA

6. PRODUZINDO CONHECIMENTO • DADOS • DOCUMENTO • INFORMAÇÃO • SISTEMAS DE INFORMAÇÃO • CONHECIMENTO/INTELIGÊNCIA

7. CONHECIMENTO DERIVA DE INFORMAÇÃO • ESSA TRANSFORMAÇÃO IMPLICA QUE A MENTE DA PESSOA REALIZE • Comparação • Conclusão • Relacionamento com o já conhecido • Conversação/compartilhamento

8. COMPONENTES BÁSICOS - TO • Experiência • Complexidade • Discernimento • Normas práticas • Intuições • Valores e Crenças • O que importa é como o sujeito reage às informações e coleções de dados

9. GESTÃO DO CONHECIMENTO • Processo que busca a organização da expertise coletiva da instituição, em qualquer lugar em que se encontre, e sua distribuição para onde houver maior retorno. (Hibbard, 1997) • Processo sistemático, articulado e institucional, apoiado na identificação, geração, compartilhamento e aplicação do conhecimento organizacional, com o objetivo de maximizar a eficiência e o retorno sobre os ativos de conhecimento da organização. (Tarapanoff, 2001)

10. MODELOS E PROCESSOS DE GESTÃO • HÁ VÁRIOS, MAS EM GERAL IMPLICAM AÇOES DE: • ELABORAÇÃO DE UM PROJETO GLOBAL • Identificação das necessidades • Mapeamento (fontes, competências, saber da organização) • Captura – desenvolvimento de softwares tradutores e registradores • Seleção e Validação • Organização e Armazenagem • Compartilhamento: acesso e distribuição – redes e comunidades • Aplicação • Criação de conhecimento novo

11. ESTRATÉGIAS • MELHORES PRÁTICAS • Captura de conhecimento tácito – sistemas próprios • Redes de intercâmbio • FOCALIZAR NO CLIENTE, FORNECEDORES E CONCORRENTES • Perfil de clientes • Informações sobre o ambiente externo • Dúvidas e demandas • GESTÃO DE ATIVOS INTELECTUAIS • Patentes • Marcas • Preservar o conhecimento próprio

12. ESTRATÉGIAS - CONTINUAÇÃO • INOVAÇÃO E CRIAÇÃO DE CONHECIMENTO • Manter pessoas com conhecimento-chave • Inovações, pesquisa e treinamento • Agregar o conhecimento das pessoas nos produtos e serviços da organização – P&D • COMO ESTRATÉGIA DE NEGÓCIOS • Utiliza o conhecimento como produto (consultorias, cursos) • A SITUAÇÃO IDEAL É COMBINAR TODAS AS ESTRATÉGIAS • AS TIC DERIVAM DA ESTRATÉGIA ESCOLHIDA

13. ESTRATÉGIAS DE USO DA TIC • CODIFICAÇÃO E REÚSO • Centrada nos computadores – conhecimento codificado e armazenado em bases de dados, não exige o contato com as pessoas que detém o conhecimento (Ex. agendas de trabalho, dados de melhores práticas, materiais de treinamento) • Centrada na pessoa que detém o conhecimento – computador como elemento de conexão interpessoal (Ex. videoconferência, correio eletrônico, redes de saber, fóruns virtuais)

14. INSTRUMENTOS • O MODELO TECNOLÓGICO PODE ENVOLVER: • Portais na internet e intranet • Mapas do conhecimento • E-mail, fóruns, grupos de discussão, redes de saber, videoconferências, matriz de responsabilidade, workflow • Universidades corporativas • Bases de dados, sistemas de informação • Data Warehouse - DW; Data Mining – DM • Agendas corporativas • Gestão eletrônica de documentos - GED

15. FACILITADORES • LIDERANÇA • CULTURA ORGANIZACIONAL • MEDIÇÃO E AVALIAÇÃO • TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E DA COMUNICAÇÃO

16. PAPEL DAS TIC • A GC E A GI NÃO SÃO PROJETOS DE INFORMÁTICA • EMBORA NÃO SEJA A ESSÊNCIA DA GC, ONDE AS PESSOAS REPRESENTAM O NÚCLEO VITAL E O PRINCÍPIO ATIVO, TEM PAPEL FUNDAMENTAL COMO INSTRUMENTO CONDICIONADOR DOS PROCESSOS E DAS RELAÇÕES, INCLUSIVE OS DE REFLEXÃO DOS SUJEITOS.

17. DIFICULTADORES • TOURNOVER • BUROCRATIZAÇÃO • AUSÊNCIA DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO • INEXISTÊNCIA DE POLÍTICA DE VALORIZAÇÃO DO CONHECIMENTO DOS EMPREGADOS (TÁCITO OU EXPLÍCITO) • TIC EXÓGENA E INADEQUADA

18. GESTÃO DA INFORMAÇÃO • Processo contínuo de tratamento de coleções de dados e documentos, que dá suporte à instituição, composto de seis etapas distintas e inter-relacionadas definidas como: • Identificação das necessidades • Aquisição • Armazenagem • Desenvolvimento de produtos e serviços • Distribuição • Uso efetivo • Disseminação coletiva e disseminação seletiva de informações.

19. VALOR DO CONHECIMENTO • CAPITAL INTELECTUAL • CAPITAL HUMANO – COMPETÊNCIA DAS PESSOAS • CAPITAL ESTRUTURAL – FERRAMENTAS QUE ALAVANCAM O CONHECIMENTO DAS PESSOAS • CAPITAL EXTERNO – RELACIONAMENTOS DA ORGANIZAÇÃO COM O AMBIENTE EXTERNO • ORGANIZAÇÕES APRENDIZES • Apta a transformar-se pela aquisição de novos conhecimentos • O LUGAR DA ESCOLARIDADE

20. NOVO CONCEITO DE ORGANIZAÇÕES • Agrupamento humano, planejado e organizado, que utiliza a tecnologia disponível no seu ambiente, para atingir um ou mais objetivos. • Voltada para o aprendizado é aquela apta a transformar-se pela aquisição de novos conhecimentos, onde a aprendizagem individual é contínua, o conhecimento é compartilhado e a cultura apóia essa aprendizagem. Os empregados são encorajados a pensar criticamente e a assumir riscos com novas idéias, sendo as suas contribuições devidamente valorizadas.

21. PROFISSIONAIS FACILITADORES • TÉCNICOS: • Responsáveis pela infra-estrutura tecnológica. Ex.– pessoal de informática • INTEGRADORES • Extraem conhecimento de quem o tem e estruturam a divulgação. Ex – bibliotecários, jornalistas • GERENTE DE PROJETO • Gestor de processo, com foco no conhecimento • DIRETOR DE CONHECIMENTO • Promove a cultura do conhecimento na organização, lidera o desenvolvimento de estratégias do conhecimento

22. CONTEXTO HISTÓRICO • SOCIEDADE INFORMACIONAL • GLOBALIZAÇÃO • DO TAYLORISMO AO TOYOTISMO • ORGANIZAÇÕES APRENDIZES • A MENTE HUMANA COMO ATIVO E CAPITAL

23. AMBIENTE LEGISLATIVO - ALESP PONTOS FRACOS • Cultura • Falta de política de informação – assimetria de informações com os demais Poderes, decisões comandadas pela demanda e pressão da mídia • Tournover alto • Falta de planejamento estratégico • Carência de reconhecimento e incentivo ao conhecimento tácito • PONTOS FORTES • Sistemas de informação e largo uso de TIC, ex: SPL • Política da Qualidade • Metabolismo político centrado em processo • Projeto Portal, moldado para servir à redes desconcentradas de saber, onde todos podem ser autores e usuários de conhecimento e informação (gestão compartilhada e alimentação distribuída), • ILP.

24. CONTATO • TANIA RODRIGUES MENDES • trodrigues@al.sp.gov.br • Agente Técnico Legislativo da Divisão de Proposição Legislativas, do Departamento de Comissões – DPL/DC – tel.: 3006-6373 • Coordenadora do Comitê do Portal – Ato nº 05/2005, da Mesa