Gerência de Projetos A Organização

Gerência de ProjetosA Organização Walter de Abreu Cybis Setembro, 2003 Laboratório de Utilizabilidade da Informática Departamento de Informática e Estatística Universidade Federal de Santa Catarina

Organização • Entidade que tem funções e estrutura administrativa próprias, uma finalidade bem definida e objetivos a alcançar. • Estrutura • Administração • Departamentos • Sessões • Funcionamento • Atribuições • Responsabilidades

Direção Assessorias Admn. & Serviços Gerais Compras Produção Vendas Formas de Organização • Organização Funcional (departamental) • por tipo de produto, por clientela, por processo, por região geográfica, por propósito, por disciplina Característica : Equipes especializadas em cada departamento Problema : coordenar projetos multidisciplinares

Formas de Organização • Organização Funcional (departamental) • Responsabilidade dos Gerentes Funcionais • Assegurar a qualidade dos serviços prestados pelos departamentos • Capacitação: elevação do potencial da empresa • admissão de pessoal • treinamento • intercâmbio • aquisição de equipamento

Direção Assessorias SERVIÇOSComprasFinanças ... Projeto AGerenteEquipe Projeto BGerenteEquipe Projeto CGerenteEquipe Formas de Organização • Organização por projetos • profissionais deixam seus departamentos de origem para se dedicarem inteiramente a um projeto, sob a chefia de um gerente de projeto e durante toda sua duração. Característica : Equipes multidisciplinares em cada departamento Problema – sub-utilização e desatualização do pessoal

Formas de Organização • Organização por projetos • Responsabilidade dos Gerentes de Projeto • Alcançar seus objetivos em projetos • Desempenho em projetos, fazendo uso racional e criterioso da capacidade da organização. • planejamento • execução • controle de projetos

Direção Assessorias Admn. Compras Produção Vendas Proj. A Proj. B Proj. C Formas de Organização • Organização Matricial • profissionais deixam seus departamentos de origem para se dedicarem a vários projetos, temporariamente. Problema – duplo “chapéu” ... duas chefias ao mesmo tempo

Formas de Organização • Organização Matricial • Responsabilidade do Administração superior • Planejar para evitar conflitos devido a dupla ação dos gerentes sobre os mesmos recursos e serviços da organização • Gerente de Projetos: Desempenho • Gerente Departamental: Capacitação

Formas de Organização • Espectro da Organização • Funcional • Funcional por projetos • abaixo dos gerentes funcionais há gerentes de projeto que coordenam equipes de especialistas • Matricial funcional • abaixo dos gerentes funcionais há gerentes de projeto que solicitam serviços de especialistas de outras áreas • Matricial • Matricial por projetos • Gerente de projeto acima do gerente funcional • Por projetos funcional • Existem gerentes funcionais dentro da equipe de grandes projetos • Por projetos

Formas de Organização • Evoluções recentes • Terceirização de serviços • Desmobilizar o que não seja finalidade (tarefas de apoio e serviços auxiliares) • Terceirização de partes do produto (Subcomponentização de produtos) • Atribuir a terceiros a montagem e integrações de várias partes dos produtos

Interação Projeto X Organização • Organização deve ... • Hospedar os projetos • Supervisionar • Compatibilizar as necessidades dos projetos • Priorizar estas necessidades • Fornecer insumos • Recursos • Serviços • Obs: os projetos não têm personalidade jurídica...

ORGANIZAÇÃO Estrutura (B) Funcionamento Mercado (D) Recursos Proposta de Projeto Serviços (D) Planej. Preliminar (A) Projeto Detalhado (C) Execução (E) Conclusão (F) PROJETO (G) (G) PRODUTO PATRIM. PROFISSIONAL DOCUMENTAÇÃO Interação Projeto / Organização Resultados

Interação Projeto X Organização • Projetos devem ... • A - Planejar e elaborar uma proposta de desenvolvimento (planejamento preliminar) • B - Negociar a proposta • Se aprovada a proposta, o projeto deve ... • C - Realizar um planejamento detalhado • D – Obter os recursos • E - Executar o projeto • F - Concluir o projeto • G - Apresentar os resultados obtidos

Interação Projeto X Organização • Muitos Projetos x Organização • Sistema Instável • Desvios nos planejamentos • Disputa por recursos que se quer Just-in-Time • Deficiência no fornecimento... (verticalização?) • Problemas de organização • Combate-se com: • Comprometimento • Planejamento e controle disciplinado • Metodologia e Padronização dos procedimentos

Interação Projeto X Organização • Padronização de procedimentos • Terminologia (sem dialetos...) • Rotinas de prestação de serviços • Padronizadas, racionais, atualizadas • Métodos padronizados • Planejamento, execução e controle • Gestões padronizadas • Qualidade, Configuração, Documentação, Alterações • Funções claras e inequívocas

Interação Projeto X Organização • Delegação : Centralização x Descentralização • Envolve: • Autoridade • direito ou o poder de se fazer obedecer, tomar decisões, agir ... • Responsabilidade • dever ou obrigação de obedecer, acatar decisões, agir ... • Centralização • Autoridade concentrada no alto nível hierárquico • Descentralização • Autoridade distribuída ao longo da hierarquia

Interação Projeto X Organização • Descentralização • Institucional • Permanente, prevista nos estatutos das instituições • Delegada • Provisória e parcial • Pessoal (identificando delegante e delegado) • OBS: delegação de autoridade não é abdicação de responsabilidade....

Interação Projeto X Organização • Descentralização • Vantagens • Os tomadores de decisão estão mais próximos dos problemas • Maior rapidez • Motivação • Oportunidades de treinamento de futuros gerentes • Desvantagens • Falta de uma visão global da empresa • Desconsidera impactos sobre outros departamentos • Não empregar os melhores recursos disponíveis na empresa • Tendência a maximizar os resultados de um setor ou departamento • Despadronização de procedimentos

Gerência de Projetos A Organização