Análise e Elaboração de Projetos

Análise e Elaboração de Projetos Prof. José Augusto Paes Deccache jdeccache@uol.com.br 2007

Referência bibliográfica : GESTÃO DE PROJETOS Autor: Luís César de Moura Menezes

O QUE É UM PROJETO • Assistimos a um universo enorme dessas “Terminologias” por vezes banalizadas no ambiente empresarial. São termos como: sistemas, organizações, líder, comunicação, que perdem sua força por estarem frequentemente presentes em situações indevidas. Isso também acontece com o termo projeto. Seguem algumas destas versões: Elaboração e Análise de Projetos

O QUE É UM PROJETO • Pessoas associam-no à atividade de pessoas que trabalham num escritório ou área que gere serviços e soluções “engenheiradas”; • Outros já o associam à elaboração de um documento que visa à obtenção de fundos que viabilizem a empreitada; é o “projeto econômico”; • Outros o associam a um desenho, seja ele arquitetônico, seja de engenharia, seja eletrônico, gerado numa prancheta; Elaboração e Análise de Projetos

O QUE É UM PROJETO • Outros falam de “projetos “ como qualquer iniciativa que se destaque em suas operações; • “Campanhas” são por vezes identificadas como projetos; • “Programas” do governo são tratados como projetos. Elaboração e Análise de Projetos

Afinal de contas, o que é um projeto? • Muitas são as definições que podemos encontrar na bibliografia de projetos. • Preferimos optar por um alinhamento à definição do PMI – Project Management Institute – organismo internacional que atua como orientador e normatizador nessa área do conhecimento. Elaboração e Análise de Projetos

Conceito de projetos • “Um empreendimento único que deve apresentar um início e um fim claramente definidos e que, conduzido por pessoas possa atingir seus objetivos respeitando os parâmetros de prazo, custo e qualidade “. Elaboração e Análise de Projetos

O que é Gerenciamento por projetos? • E o planejamento, programação e controle das atividades do projeto para atingir os objetivos do projeto”. • O controle e gerenciamento de um projeto se dá por três fatores básicos: Elaboração e Análise de Projetos

O que é Gerenciamento por projetos? Qualidade tempo Custo Recurso Elaboração e Análise de Projetos

Fatores que provocam projetos nas organizações Crise do Estado Parcerias Iniciativa privada Globalização Empresa Distribuição de renda Competitividade Preservaçao ambiental Desverticalização Elaboração e Análise de Projetos

Busca da competitividade ESTRUTURAL • Estabilidade monetária, juros • Infra-estrutura, burocracia • Tributos SETORIAL • Relação com fornecedores • Relação com clientes • Relação com concorrentes INTERNO • Fator técnico • Fator de recursos humanos • Fator organizacional Elaboração e Análise de Projetos

Vantagens competitivas • As empresas procuram estabelecer estratégias para manter-se no mercado e crescer. • atributos qualificadores • atributos “ganhadores de pedidos” (diferenciam o produto ou serviço) • A aquisição de vantagens competitivas é um fator-chave para o sucesso das organizações Elaboração e Análise de Projetos

Cinco vantagens competitivas • Qualidade - fazer as coisas certas, evitando perdas e retrabalho. • Velocidade - melhoria no processo para produzir mais rapidamente. • Confiabilidade - atender os pedidos pontualmente na data acordada. • Flexibilidade - mudar, alterar a produção e os produtos em tipo e quantidade, rápida e eficazmente. • Custo - capacidade de tornar as coisas mais baratas. Elaboração e Análise de Projetos

Atividades rotineiras e projetos • Rotineiras • ciclos curtos de duração • desenvolvidas apenas por um indivíduo • são bem conhecidas • não tem cronologia acentuada • as vezes mecanizadas • forte resistência a mudanças • são geridas através da administração da capacidade Elaboração e Análise de Projetos

Atividades rotineiras e projetos • Projetos • elevado conteúdo de inovação • tarefas pouco ou quase nada rotineiras • as pessoas e os sistemas devem ser adaptados a isso • procuram adaptar-se às mudanças que ocorrem ao meio • são geridas através do planejamento das atividades que são inovadoras Elaboração e Análise de Projetos

Conclusão Inúmeros são os fatores que nos impulsionam a criar, desenvolver e gerenciar os projetos. Alguns desses fatores podem ser perceptíveis a olho nu, dada a voracidade dos movimentos presentes no ambiente. Outros fatores são menos perceptíveis. Precisam da observação cuidadosa do gestor para perceber qual tipo de sistema produtivo ele tem em suas mãos, para que se faça uma escolha adequada da metodologia e das ferramentas a serem empregadas em sua gestão. Identificar a atividade inovadora, trabalhá-la adequadamente são atribuições que um gestor deve ter. Os projetos não se anunciam; eles dever ser identificados como tal e, assim, devem receber suas atenções específicas para que os resultados pretendidos possam ser, de fato obtidos. Elaboração e Análise de Projetos

A necessidade do projeto • Por que os projetos são tão importantes para as empresas? • Muitos fatores determinam o início de um projeto: • Melhoria em produto • Novo produto • Melhoria interna • Mudança organizacional • Produto único • Gestão estratégica da empresa • Trabalhando com prazo e recursos limitados • Compartilhamento de recursos escassos. Elaboração e Análise de Projetos

Identificando um projeto • Observar os processos produtivos da organização. • identificar se as soluções que queremos são: • soluções padrão • soluções inovadoras • Fatores por meio dos quais podemos observar os processos que nos envolve no dia-a-dia • atendimento (planejamento, programação e controle de produção) • procuramos encaixar o pedido do Cliente em determinado lote ou entre lotes; • tem-se que verificar questões como carga de máquina, balanceamento de linhas de produção ou prioridades; • soluções inovadoras prestam-se ao pronto atendimento, apesar de não ser imediatas; • pode-se dizer ao Cliente quando ele será atendido; Elaboração e Análise de Projetos

Identificando um projeto • estoques • são efetuados altos investimentos em estoques reguladores; • o balanço estoque - demanda (matéria prima, componentes, produtos acabados) é uma equação de difícil solução; • algumas vezes é necessário fazer um estoque de segurança; • como solução inovadora deve-se pensar na flexibilidade de estoque; • cada caso é atendido individualmente o que exige rapidez e acesso a fornecedores específicos. • tarefas • temos tarefas rotineiras, repetitivas e padronizadas; • que podem ser facilmente parametrizadas; • que permitem maior controle; • de fácil planejamento e execução; • solução inovadoras são mais complexas e são totalmente ao contrário do acima exposto. Elaboração e Análise de Projetos

Identificando um projeto • recursos humanos • recursos humanos envolvidos em atividades rotineiras não necessitam ser muito capacitados; • tarefas fragmentadas e repetitivas permitem instruções de menor complexidade; • tarefas inovadoras requerem soluções mais complexas; • exigem interdisciplinaridade • capacidade de relacionamento pessoal. • reserva e capacidade • soluções padronizadas trabalham com reserva de recursos (materiais e estoques intermediários e finais); • soluções inovadoras empregam estoque de capacidade, recursos de prontidão para serem empregados na elaboração dos produtos. Elaboração e Análise de Projetos

Identificando um projeto • processos • soluções padrões utilizam processos também padronizados, conhecidos e dominados; • com elevada capacidade de determinação de seus indicadores de desempenho. • soluções inovadoras exigem processo variados; • que atendam as especificidades desse tipo de atividade. • atendimento ao Cliente • a interferência do Cliente em produtos-padrão é praticamente nula; • as soluções inovadoras permitem e até planejam elevada “interface” com o Cliente no acompanhamento dos resultados Elaboração e Análise de Projetos

Identificação de processos e projetos de rotinas Solução-padrão Solução inovadora Características Atendimento Planejamento e programação Pronto atendimento Estoques Altos investimentos Flexibilidade Tarefas Padronizadas Não rotineiras Recursos humanos Pequena capacitação Capacitados Reserva/capacidade Materiais e produtos Capacidade estocada Processos Padronizados Variados Interferência do Cliente Pouca ou nenhuma Grande Elaboração e Análise de Projetos

Diferenciando um projetode uma atividade rotineira • Vamos assumir que situações inovadoras são projetos • não basta ser inovador para ser projeto. • alguns outros fatores têm que estar presentes: • Fatores importantes para diferenciar projetos de atividades rotineiras: • Objetivos • atividades rotineiras sempre que atingem determinado objetivo, assumem outro objetivo e continuam seu trabalho (redução de refugos, quantidade produzida, etc) • um projeto termina quando seu objetivo é atingido. Elaboração e Análise de Projetos

Diferenciando um projetode uma atividade rotineira • Horizonte temporal • atividades rotineiras continuam para sempre sem interrupções • sofrem pequenas alterações de forma, ferramenta, etc. • o horizonte temporal num projeto é limitado. • o projeto tem um prazo para ser realizado. • tem uma data de término que deve ser cumprida. • Recursos humanos • atividades rotineira têm segurança de permanência nos postos de trabalho. • nos projetos isso inexiste. Os recursos são alocados para o período de vigência do projeto. • alguns recursos nem chegam ao final do projeto, tem uma participação limitada. Elaboração e Análise de Projetos

Diferenciando um projetode uma atividade rotineira • Cronologia • atividades rotineira são contínuas, acontecem no dia-a-dia e se repetem. • nos projetos as atividades têm data início e término bem “amarradas”. • cada dia mais essas datas figuram em contratos. • Conhecimento prévio do trabalho • atividades rotineiras são conhecidas e dominadas • seus processos podem ser administrados por serem conhecidos. • permitem maior previsibilidade • o trabalho nos projetos é bastante inovador. • exigem estudos específicos a cada projeto. • os trabalhos têm um certo grau de incerteza Elaboração e Análise de Projetos

Diferenciando um projetode uma atividade rotineira • Abrangência • atividades rotineiras têm uma abrangência singular. • poucas variáveis e pequenas variações. • ferramentas e dispositivos específicos • os projetos têm uma abrangência muito maior • a multidisciplinaridade é um fator importante. • várias áreas de conhecimento acorrem e trabalho de natureza distintas devem ser executados. Elaboração e Análise de Projetos

Diferenciando um projetode uma atividade rotineira • Prazos • as atividades rotineiras admitem certa flexibilidade nos âmbito dos prazos. • podem ceder lugar para outras atividades rotineiras mais prementes. • podem ser executadas mais tarde ou mesmo ser interrompidas. • os projetos devem seguir uma seqüência e prazos rígidos. • Orçamentos • atividades rotineiras apresentam o mesmo tipo de orçamento e ritmo de gastos uniformes. • os projetos apresentam tipos e ritmo de gastos muito variáveis. Elaboração e Análise de Projetos

Diferenciando um projetode uma atividade rotineira • Controle de qualidade • uma atividade rotineira pode ter controle estatístico da qualidade, dada a sua repetitividade. • nos projetos as atividades devem ter o controle de qualidade decidido caso a caso. O que provoca inúmeros conflitos na organização é a necessidade de compartilhar recursos em atividades de naturezas tão distintas: rotineiras e inovadoras. Elaboração e Análise de Projetos

Administrando incertezas • Existem muitas incertezas no desenvolvimento dos projeto: • indefinição dos próprios objetivos do projeto; • meios e formas que serão empregados para atingir os objetivos dos projetos. • Inicia-se um projeto com muitas indefinições que se originam: • o Cliente sente um sintoma de problema, mas não sabe qual é a sua necessidade, dificultando a definição do objetivo Elaboração e Análise de Projetos

Administrando incertezas • o Cliente sabe o que quer porém não toma uma decisão (inseguridade) adiando-a. • indecisões econômico-finançeiro: disponibilidade de recursos financeiros, viabilidade do projeto (ou parte dele), avaliação do custo-benefício, indecisão do patrocinador. • o escopo - abrangência e limites do projeto pouco ou mal definido (o que fazer durante seu desenvolvimento). • falta de decisão sobre método executivo, recursos humanos, materiais e equipamentos. Elaboração e Análise de Projetos

Avaliando os risco • Com base nas informações deve-se avaliar os riscos e decidir pela continuidade ou não do projeto. • Mesmo com muitas incertezas inicia-se o projeto. • Estrutura-se o projeto para tomada de decisão futura quando as definições forem maiores. • Reavalia-se o projeto, constantemente, a fim de obter informações melhores e mais precisas. Elaboração e Análise de Projetos

Avaliando os risco • É comum no ambiente empresarial termos poucas informações para que possamos efetuar uma tomada de decisões. • Quanto maior certeza queremos da informação, maiores serão os custos para sua obtenção. Elaboração e Análise de Projetos

Desdobramento de um projeto • Mesmo com muitas incertezas um projeto pode ser bem desenvolvido. • Instrumento para trabalhar as incertezas: • divisão em fases - dividir em elementos menores que podem ser mais bem visualizados e permitem tomada de decisões parciais; • entendimento entre as partes - compreender o projeto por meio de seus elementos constitutivos, tomar decisões isoladas para iniciar o projeto. • minimização de incertezas - aplicação da técnica de análise de riscos potenciais existentes no projeto. Avaliar suas probabilidades de ocorrência e gravidade.Visualizar melhor o que deve ocorrer e priorizar as ações para início dos trabalhos. Elaboração e Análise de Projetos

Desdobramento de um projeto • natureza diferente das fases - identificar as diferentes fases de um projeto (criação, desenvolvimento, construção,teste, etc.), isto permite tomada de decisões e estabelecer tolls-gates. • produtos distintos em cada fase - identificar claro e precisamente os resultados que deverão ser obtidos em cada instante importante do projeto para tomar decisões sobre o futuro. • melhoria do controle de incertezas - estabelecer indicadores de desempenho intermediários e sua avaliação conjunta com os riscos associados. • ligação com operações da empresa - associação do desenvolvimento do projeto ao cumprimento de determinados marcos associados às atividades rotineira, com as operações da empresa. Elaboração e Análise de Projetos

O que é um projeto • Algumas terminologias por vezes são banalizadas. Ex.: sistemas, organização, líder, comunicação, etc. • Algumas versões de projetos: • pessoas associam-no a atividades de pessoas que trabalham num escritório ou área que gere serviços e soluções “engenheiradas”; • um documento que visa a obtenção de fundos (projeto econômico); • um desenho qualquer de engenharia, eletrônico, CAD, CAE, etc. • qualquer iniciativa que se destaque em suas operações; • campanhas; • programa de governo; Elaboração e Análise de Projetos

Projeto “Projeto é um empreendimento único que deve apresentar um início e fim claramente definidos e que, conduzido por pessoas possa atingir seus objetivos respeitando parâmetros de prazo, custo e qualidade” PMI - Project Management Institute Elaboração e Análise de Projetos

Projeto • empreendimento: • envolve uma série de movimentos e ações; • alguém deve ser responsável por empreendê-lo (Gerente do Projeto); • ele é sempre único, com suas particularidades; • tem seu início bem definido: • para que as organizações possam reservar recursos • sinalização de seu fim: • para marcar a liberação de recursos; • outros funçoes (veremos posteriormente) Elaboração e Análise de Projetos

Projeto • definição clara de seu objetivo fundamental: • todos os participantes “olhar para o mesmo norte”; • que todos tenham a mesma referência; • somar esforços numa única direção e sentido. • especificação: • serve como guia permanente durante o desenvolvimento do projeto (prazo, custo e qualidade); • deve ser atendida (tarefa árdua para o gestor do projeto e outros especialistas que dele participam); Elaboração e Análise de Projetos

Conclusão Inúmeros desafios estão reservados na gestão das organizações. Inúmeras atividades compartilham ao mesmo tempo, os recursos, interesses das pessoas nessas organizações, mas duas são especialmente importantes, pois definem sistemas e metodologias específicas. Elas são atividades rotineiras e as atividades inovadoras, que passamos a denominar de projetos neste livro. Sabemos que teremos que conhecer ferramentas e mecanismos que nos permitam agir nesse ambiente. Isolá-lo é impossível, porém podemos articular melhor os elementos presentes nesse ambiente por meio de projetos. Elaboração e Análise de Projetos

Gestão de alternativas e análise de decisão Será que vamos desenvolver o projeto correto? • Essa é uma das dúvidas que nos assola no início de um projeto. • Precisamos identificar as reais necessidades de nosso Cliente e, • qual o fator gerador do projeto. • Em geral a busca de soluções para problema complexos, também é complexa. Elaboração e Análise de Projetos

Gestão de alternativas e análise de decisão • Muitas situações na vida pessoal e profissional são inovadoras. • São portadoras de incertezas. • Lidar com essa incertezas é o objetivo da gestão de projetos. • Alguns passos precisam ser dados para que o projeto seja iniciado. • Vamos estudar técnicas para: • formular soluções • ter uma visão cooperada de outras especialidades. Elaboração e Análise de Projetos

Gestão de alternativas e análise de decisão • Quando trabalhamos com vários especialistas, as vezes, o número de soluções é elevado. • Qual caminho devemos adotar? • Precisamos conhecer técnicas que nos permitam decidir. Elaboração e Análise de Projetos

Dinâmica de ações ao longo do ciclo de vida de um projeto Necessidade Seleção Planejamento Implementação Controle de projeto Avaliação Avaliação Avaliação Conclusão Elaboração e Análise de Projetos

Necessidades do Cliente xseleção do projeto • O ambiente do projeto auxilia a definição das necessidades do cliente. • Os ambientes internos e externos ao projeto trazem informações sobre o: • Mercado fornecedor; • Fornecedores; • Governo; • Concorrentes. • Essa informações auxiliam na conformação das pressões para a condução do projeto. Elaboração e Análise de Projetos

Necessidades do Cliente xseleção do projeto • Essas informações condicionam as pressões internas dos objetivos da organização: • Alta administração; • Chefias; • Limitação de recursos; • Usuários internos. • Conflitos de hardware x software. • Demandas de longo x curto prazo. • Progresso incremental x grande mudança. • Riscos altos e baixos. • Tecnologia dominada ou não. Elaboração e Análise de Projetos

Identificação das necessidades Articular requisitos técnicos Estabelecer requisidos funcionais Articular a necessidade Reconhecer a necessidade Emergência da necessidade Elaboração e Análise de Projetos

Técnica para a seleção de alternativas • Fatores que interferem na seleção do projeto: • Fatores de produção; • Fatores mercadológicos; • Fatores financeiros; • Fatores humanos • Fatores administrativos. Elaboração e Análise de Projetos

Mecanismos para a seleção de projetos • Fórmulas para a Seleção • Onde são construídas fórmulas que espelhem os benefícios e os fatores que determinem; são consideradas probabilidades de sucesso e insucesso das solução. 2. Análise de custo - benefícios • Pode ser utilizada para comparar os projetos por meio de um ranking; apresenta vantagens como: não-indicação dos valores absolutos, foco em elementos mensuráveis e importantes; considera a variável “tempo”. Emprega a visão de terceiros e a intuição. Elaboração e Análise de Projetos

Mecanismos para a seleção de projetos 3. Tabela de pontuação amostral do projeto • Emprega fatores técnicos, de mercado, financeiros, e outros que auxiliem a escolha do projeto. 4. Custo de oportunidade • Avalia o custo de não aproveitar a oportunidade, de não tomar nenhuma ação. 5. Análise do valor presente • É a técnica que considera o valor atual de todo o investimento que for feito no projeto, durante o todo o seu desenvolvimento. É como se trouxéssemos o fluxo de caixa de todo o projeto par a data de hoje. Elaboração e Análise de Projetos

Mecanismos para a seleção de projetos 6. Análise de fluxo de caixa descontado • Considera a dispersão do fluxo de caixa pelo tempo em que o capital deve ser empregado. 7. Taxa interna de retorno • Considera que, embora o projeto tenha despesas (desnecaixe financeiro), ele pode antecipar benefícios (entraa de capital). Assim, a taxa interna de retorno é uma taxa de desconto que considera o valor presente líquido da saída de caixa igual ao valor presente das entradas. Ele é na verdade uma medida de retorno sobre o investimento ou lucratividade. Elaboração e Análise de Projetos

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