Arkivet och den nya redovisningen

1. Arkivet och den nya redovisningen Andreas Ljung Arkivchef Premiepensionsmyndigheten (PPM) Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

2. Svårt koppla handlingar till schemat… Handling Typ: x Riktning: y Process: z Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

3. …och det abstrakta och fysiska blandas ihop • Objektet ”serie” (SS 628010) är både fysiskt och abstrakt… • Följd av handlingar som ”hör samman avseende ämne, funktion eller motsvarande” eller • Följd av (fysiska) volymer med databärare • …men det fysiska har företräde • handlingar som hör samman abstrakt men inte fysiskt registreras vanligen inte samlat Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

4. OSEK-betänkandet (SOU 2002:97) • Förslag till ny lag om hantering av allmänna handlingar • Ersätter arkivlagen och 15 kap. sekretesslagen • God offentlighetsstruktur • Bl.a. krav på att handlingar i ärenden/processer hålls ihop och kan presenteras samlat • Beskrivning av allmänna handlingar • Ersätter arkivbeskrivning och beskrivning av upptagningar för automatisk behandling enligt SekrL • Register över handlingsslag • Ersätter arkivförteckning • Handlingsslag: ”Handlingar som genom sin anknytning till viss typ av process, objekt eller funktion hör samman” • Registrering av handlingar (”Diarieföring”) Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

5. Riksarkivets arbete efter OSEK (1) • Syftar till nya bestämmelser om arkivredovisning • Arkivredovisningen skall (huvudkrav): • Ha verksamhetsnära struktur • Samordnas med arkivbildarens egna system för registrering och dokumenthantering • Kunna användas för IT-system (läs skilja på abstrakt och fysisk redovisning) • Inte göras i efterhand • Nya föreskrifter träder i kraft 1 januari 2008 Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

6. Riksarkivets arbete efter OSEK (2) • Arkivredovisningen skall bestå av • Beskrivning • Registreringsstruktur/Registreringsplan • Registrering av handlingsslag • Registrering av fysiska enheter • Registreringsplanen skall utgå från ett processperspektiv på verksamheten • Försöksverksamhet pågår, bl.a. hos PPM Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

7. PPM är en …. ung myndighet (inte 10 år fyllda) ..... processorienterad myndighet …. digitaliserad myndighet – mer än 95 % av ärendevolymen genererar inga papper till PPM:s arkiv ..... av myndigheterna i RA:s försöksverksamhet …. myndighet som fått dispens från det allmänna arkivschemat Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

8. PPM:s dispens • Omfattning • 6 kap. 7 § i RA-FS 1991:1, dvs. huvudavdelningarna i allmänna arkivschemat • Hela PPM:s arkiv fr.o.m. 1 juli 1998 • Innehåll • Sex huvudprocesser/verksamhetsområden • Krav på presentation • Registreringsplanen skall…. • …presenteras i form av en förteckning • …kunna presenteras grafiskt Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

9. Hur tänker vi redovisa arkivet? Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

10. Registreringsplanen - struktureringen • Trenivåschema baserad på objektet process: • Process ≈ en grupp aktiviteter som syftar till samma typ av slutprestation/tjänst, motsvaras av ett handlingsslag • Processgrupp ≈ en grupp processer som hör samman med avseende på ändamål/innehåll • Processområde ≈ en grupp processgrupper med samband vad gäller ändamål/innehåll (jfr. ”business function”) • Tid och resurser sätter gränser för ”flerdimensionalitet” (jfr relationsdatabaser) och djup • Exempel: redovisning efter handlingstyper eller uppgiftstyper Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

11. Registreringsplanen (forts.) • Hierarkisk analys (”top-down”) • Definiera processområden och processgrupper, t.ex. med hjälp av • Författningar, regleringsbrev, verksamhetsplaner • Processbeskrivningar • Organisationsplan, kontoplan, ärendeplan • Identifiera processer och delprocesser • Iterera • Sekventiell analys • Identifiera aktiviteter i processerna och tillhörande handlingstyper/handlingsgrupper • Kontrollera mot dokumenthanteringsplanen Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

12. PPM:s processområden Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

13. Ett processområde Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

14. Reflexioner • Att tänka på (1): Processer som överlappar/ingår i andra processer • Exempel: uppgifter till process x i diariet + diarieföring + hantering av diarieförda handlingar + diarieföringssystemet som del av systemförvaltningen • Befintliga processbeskrivningar motsvarar inte sällan delprocess eller flera processer i planen • Att tänka på (2): Behov av överskådlighet vs. behov av detaljrikedom • Hur hantera behov av övergripande kategorier och restkategorier? (Exempel: ”X-Allmänt”, ”Övriga x”) Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

15. Identitet (i reg.plan) Namn Tidsomfattning Processtyp Processbeskrivning Processgraf (ev.) Innehåll Handlingsgrupper Handlingstyper Uppgiftstyper Systemdokumentation Åtkomst Organisation och/eller registrering Gallring Tillämplig registerförfattning Sekretess Poster i dokumenthanterings-/arkivbildningsplan Anmärkningar Inventariemängder (arbetsnamn för handlingstyper inom ett handlingsslag som hör till samma fysiska grupp av databärare) Registrering av handlingsslag Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

16. Handlingsslag och fysiska objekt Handlingsslag Redovisas i handlings- slagsregistret Inventariemängd Redovisas i ”inventariet” Fysisk enhet/grupp Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

17. Inventariemängder – exempel fondplaceringar Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

18. Inventarieuppgifterna är främst ett arkivadministrativt instrument Om varje fysisk enhet/grupp registreras t.ex. ID (ev. helt utan semantik) och namn Ingående inventariemängd(-er) – koppling till handlingsslagsregistret (ev. bara till de inventariemängder som utgör hela fysiska enheter/grupper?) Mediespecifika uppgifter Förvaringsenheter – volym och platsintervall ”Expanderad lista” med uppgifter om respektive förvaringsenhet Exempel: Volym-ID, plats, särskiljande innehåll Registrering av fysiska enheter/grupper Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

19. PPM:s logga Premiepensionsmyndigheten (i klartext) Handlingsslagets och/eller inventariemängdens namn (t.ex. ”Trycksaker och kampanjmaterial”) Vid behov särskiljande ID/ID-intervall (t.ex. Dnr 02-99 – 02-118, DokID AAD100045 – 1000110) Särskiljande text – t.ex. ”Anbud A-G” Tid (period/datum) ID för fysisk enhet/grupp + löpnummer Vad kommer det att stå på etiketterna? Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

20. PPM:s fortsatta arbete • Fastställa processgrupper och processer • Utveckla inventarieredovisningen • Styra efter registreringsplanen • Utveckla/anskaffa systemstöd för arkivredovisning • Temporärt XML-verktyg • (Dokumenthanteringssystem och) E-arkiv Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

21. Internationella inspirationskällor • SS-ISO 15489 (se t.ex. del 2, 4.2.2) • Standards Australia AS 5090: Work process analysis • ISAD (G), ISAD (FA) • EAD • Moreq, DoD 5015.2, OAIS, Interpares-modellerna • BASCS Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten

22. Tack för visat intresse! Min e-postadress: andreas.ljung@ppm.nu PPM:s hemsida: www.ppm.nu Arkivet och den nya redovisningen Sundsvall 20060518, Andreas Ljung, Premiepensionsmyndigheten