Tobias Scheer juin 2012

1. Formation Endnote Tobias Scheer juin 2012

2. Prélude Principes de citation académique

3. Principes de citation académique • but du jeu • définir des Types de Références • faire en sorte que pour chacun des Types de Référence, la notice bibliographique en fin de document soit RIGOUREUSEMENT IDENTIQUE. • faire en sorte qu’aucune citation faite dans le corps du texte ne soit oubliée dans la section des références en fin de document.

4. Principes de citation académique ce qu’on ne veut PAS voir Dehaene, Stanislas, Ghislaine Dehaene-Lambertz & Laurent Cohen 2001. On Language, Biology and Reductionism. Language, Brain and Cognitive Development. Essays in Honor of Jacques Mehler, edited by Emmanuel Dupoux, 397-401. Cambridge, Mass.: MIT Press. Hirschfeld, Lawrence, and Susan Gelman (1994). Toward a topography of mind: an introduction to domain specificity. In Mapping the mind: Domain specificity in cognition and culture, Lawrence Hirschfeld and Susan Gelman (eds.), 3-35. Cambridge: CUP. ce qu’on VEUT voir: cf. démonstration sous Word.

5. Ce que Endnote peut faire pour vous • automatiser la génération de la liste des références citées en fin de document. • ==> fini le copier-coller depuis des fichiers .doc où on stocke les références qu’on cite souvent. • garantir que toutes les références en fin de volume soient strictement identique dans leur structure. • ==> finies les listes de références qui mélangent plusieurs formats.

6. Ce que Endnote peut faire pour vous • à partir d’un fichier bibliographique unique et invariable (fichier Endnote), adapter ses références à n’importe quelle feuille de style exigée par la lubie de telle ou telle revue, de tel ou tel éditeur, selon comment ils sont lunés. • ==> finies les heures passées à mettre vos références au style exigé une à une, avec des erreurs et de la non-uniformité à la clef. • ==> Mais attention, cet avantage n’arrive pas par la baguette magique sous Endnote, il faut aussi travailler pour ça (Output Styles).

7. Chapitre 1 Installation du logiciel Endnote & Word

8. Libraries & Reference Types • test installation: Endnote et Word doivent se parler: lorsque Word est ouvert, • il faut qu’il y ait une barre d’outils « EndNote X5 » • il faut qu’il y ait une rubrique « Endnote X5 » dans le menu « Outils » (Word 2003), ou un tab « Endnote X5 » (Word 2007, 2010). • File / New ==> crée • 1 dossier .Data et • 1 fichier .enl

9. Chapitre 2 bibliothèques: fichier .enl Reference Types

10. Libraries & Reference Types • File / New ==> crée 1 dossier .Data et 1 fichier .enl • Edit / Preferences • Libraries: Open the specified Libr., Add Open Libraries • Reference types: 5 ==> importer fichier « Endnote Reference Type Table – formation Endnote Tobias.xml » • Journal Article • Book • Book Section • Conference Presentation • Manuscript of Thesis

11. Display Fields • Edit / Preferences • Display Fields (identifiés par le *Generic* des Reference Types) • col.1: Record Number • col.2: File Attachments • col.3: Author • col.4: Year • col.5: Number (c’est notre « abc ») • col.6: Title • col.7: URL • col.8: Custom 1 (c’est notre « commentaire »)

12. Chapitre 3 créer une bibliothèque (.enl): saisir des notices affichage

13. saisir des notices • saisir une nouvelle notice: CTRL + N • menu déroulant Reference Type: affiche les 5 types de références que nous venons de définir. Choisir le type que vous voulez saisir. • nous allons saisir une référence de chaque type = 5. • ==> fichier « références bibl. à recopier - formation Endnote Tobias » • saisir manuellement 2 références: • Dehaene et al. 2001 • Curtiss 1981 • pas besoin d’enregistrer, Endnote fait ça automatiquement dès la fermeture de la fenêtre de saisie. Ainsi vous pouvez quitter Endnote quand vous voulez sans devoir penser à enregistrer.

14. affichage et le Reference Number • ouvrir le fichier « bibliotheque - formation Endnote Tobias.enl » • [attention, il faut d’abord copier le .enl ET le dossier .Data dans le MEME dossier, sinon il ne trouvera pas ses petits. • toute la bibliothèque est gérée par le Reference Number: un numéro courant, mais unique et à vie. Si vous effacez une référence, le numéro est perdu (et non pas repris par la référence suivante). ==> faire le test. • c’est ce numéro qui servira à identifier la référence dans Word. • affichage: File attachments. Copier-coller un pdf dans une notice à la cette rubrique.

15. importer une notice depuis Scholar Google • Scholar Google: http://scholar.google.fr/ • en haut à droite de l’écran: cliquer sur « paramètres » • rubrique « gestionnaire des bibliographies »: • choisir « Afficher les liens permettant d’importer des citations dans… » • sélectionner « Endnote » dans le menu déroulant. • cliquer sur « enregistrer »

16. importer une notice depuis Scholar Google • sous chaque entrée de Scholar Google, il y a maintenant un lien « Importer dans EndNote » • cliquer dessus • choisir « open with » Endnote • la notice est importée dans la bibliothèque Endnote actuellement ouverte. D’abord dans une fenêtre seule. CTRL+M pour afficher toutes les notices. • ATTENTION, ne croyez pas que le tour est joué par la magie d‘Internet et Scholar Google. Les Reference Types de la notice importée ne seront jamais identiques à ceux que VOUS avez définis. Donc il faut aller dans la notice et déplacer les bonnes informations dans les bonnes rubriques.

17. Display Fields • Edit / Preferences • Display Fields (identifiés par le *Generic* des Reference Types) • col.1: Record Number • col.2: File Attachments • col.3: Author • col.4: Year • col.5: Number (c’est notre « abc ») • col.6: Title • col.7: URL • col.8: Custom 1 (c’est notre « commentaire »)

18. Chapitre 4 Output Styles #1 généralités

19. Output style - général • les données brutes contenues dans les notices doivent être mises en forme. • il y a une kyrielle de façons dont les différents types de références sont mis en forme: chaque revue, chaque maison d’édition etc. a sa propre feuille de style, et tout ça est parfaitement imprévisible et arbitraire. • la mise en forme est gérée dans Endnote par des Output Styles. • Endnote en propose une très grand nombre, pour les revues principales etc. • mais il est indispensable de savoir exactement comment on obtient sur l’écran ce qu’on veut. • le output style est choisi dans le menu déroulant en haut à gauche • le résultat est visible en bas de l’écran, onglet « Preview »

20. Output styles: comment les gérer et choisir • le output style est choisi dans le menu déroulant en haut à gauche • le résultat est visible en bas de l’écran, onglet « Preview » • stratégie: trouver un style prédéfini qui est proche de ce qu’on veut obtenir, puis le modifier. • les styles Endnote sont des fichiers indépendants, .ens, dont il est utile de savoir où ils se trouvent: • C: / Program Files / Endnote X5 / Styles • pour gérer les styles: • - menu déroulant qui choisit le style: « Select Another Style » • - Edit / Output Styles / Open Style Manager

21. Output style: modifier • mais attention, il ne suffit pas de choisir un style prédéfini si on veut respecter le cahier des charges de la revue en question, ce serait trop facile. Ca ne marchera que si les rubriques des types de références que vous avez définies personnellement coïncident exactement avec les choix de celui qui a fait le style. Et ça…. • le style se définit / modifie: • Edit / Output Styles / Edit « XXX » où XXX est le style actuellement en vigueur. • ou par le Style Manager, bouton en bas à droite: « Edit » • pour les besoins de l’exercice, nous créons un nouveau Output Style, basé sur le style existant « Author-Date » • sélectionner Author-Date, aller l’éditer, et lorsque l’écran édition est actif: File / Save As, puis l’appeler « Author-Date Nice »

22. Output style: dans trois endroits • le menu édition des output style est grand. Nous nous intéressons prioritairement à • Citations / Templates: définit le style dans le texte • Bibliography / Templates: définit le style dans la section des références en fin de texte • un réglage important avant de commencer: Footnotes / Templates. Menu déroulant « Format citations in footnotes »: choisir « same as citations ». Sinon vous allez avoir de mauvaises surprises (l’insertion d’une référence dans une note et bas de page va générer DANS la note la référence complète).

23. Chapitre 5 Output Styles #2 dans le texte courant

24. Output style: dans le texte • Citations / Templates • multiple citation separator: ce qui sépare plusieurs citations lorsqu’elles sont adjacentes. • lorsque 2 citations sont adjacentes, Endnote • les place en ordre alphabétique des auteurs • les sépare par le séparateur choisi • ==> il ne vous laisse pas le choix, je déconseille d’utiliser cette option, inclue dans cite-as-you-write.

25. 5.1. contraintes académiques imposent de désactiver cite-as-you-write 2. de définir le output style (texte courant) à minima

26. Cite-as-you-write et sa désactivation • comment désactiver Cite-as-you-write • bouton « cites while you write Preferences » • décocher « enable instant formatting » • attention, pour que ça prenne effet, il faut fermer et redémarrer Word. • au lieu d’un formatage instantané, vous verrez alors les codes réels qu’Endnote insère dans Word. Et vous pourrez les modifier, ce qui n’est pas le cas si tout est formaté par la machine de suite. • pour formater vos citations, bouton « Format Bibliography » • vous pouvez aussi déformater (i.e. retransformer une citation mise en forme en code), ce qui est parfois très utile: bouton « Unformat Citation(s) »

27. Output style: dans le texte • Citations / Templates • le format d’une citation peut être choisi, mais il est UNIQUE et non-modifiable en fonction des besoins. • comparez • Il est bien connu que Chomsky (2000) a dit que… • Il est bien connu que Chomsky (2000a,b) a dit que… • La culture n’influe d’aucune manière sur la grammaire (Chomsky 2000). • ==> les citations ont trois formats distincts, et cela ne peut être géré par Endnote. • Endnote a un système de gestion des 2000a,b etc., mais celui-ci ne fonctionne qu’en section de références. Le format de la citation dans le texte « 2000a,b » ne peut pas être produit.

28. Output style: dans le texte • Citations / Templates • Endnote a un système de gestion des 2000a,b etc., mais celui-ci ne fonctionne qu’en section de références. Le format de la citation dans le texte « 2000a,b » ne peut pas être produit. • pour toutes ces raisons (mais c’est vous qui choisirez), je recommande de réduire le format de citation à sa plus simple expression (et donc à celle qui vous donne le plus d’influence): • « Author »

29. Chapitre 6 Output Styles #3 dans la section des références

30. 6.1. installation 4 règles de base

31. Output style: dans la section des références • Bibliography / Templates • ajouter ceux de nos 5 reference types qui ne figurent pas dans la liste: bouton « Reference Types ». • vider les reference types superflus (ils ne disparaissent que lorsque le style est enregistré, fermé et réouvert). • modifier les templates (format) des reference types en • ajoutant des rubriques: en haut à droite: bouton « Insert Field ». Seules les rubriques prédéfinies par le reference type sont disponibles. • supprimant des rubriques • ajoutant du texte « en dur » (i.e. invariable) • mettant en forme tout texte, i.e. rubriques comme texte en dur: barre d’outils en haut (police, taille, gras, italiques etc.)

32. Output style: les 4 règles de base règle #1 tout caractère qui n’est pas séparé d’une rubrique par un ESPACE est dépendant de cette rubrique. ==> si la rubrique est vide, il n’apparaît pas. test: Author (Year) supprimer l’année dans une notice.

33. Output style: les 4 règles de base • règle #2 • tout caractère de ponctuation qui sépare deux rubriques (i.e. sans espace) est dépendant de la rubrique à gauche. • ==> si la rubrique à gauche est vide, il n’apparaît pas. Si elle est pleine, mais la suivante est vide, il apparaît. • test (Journal Article): modifier le template afin que ceci y soit spécifié: • Volume:Pages • Supprimer la pagination dans une notice, puis la rétablir et supprimer le no de volume. Observer le output graphique en bas de l’écran.

34. Output style: les 4 règles de base • règle #3 • le premier espace après une rubrique (même si séparée d’autres caractères) est dépendant de cette rubrique. • ==> si la rubrique est vide, il n’apparaît pas. • test (Journal Article): modifier le template afin que ceci y soit spécifié (sans les « - »): • Author-.-ESPACE-Title • l’espace n’apparaîtra pas dans une référence anonyme (i.e. si Author est vide). • Author-.-ESPACE-ESPACE-Title • ici un espace apparaîtra, même si Author est vide.

35. Output style: les 4 règles de base • règle #4 • les caractères indépendants apparaissent toujours. • ==> si la rubrique est vide, il n’apparaît pas. • test (Book Section): modifier le template afin que ceci y soit spécifié (sans les « - »): • edited by • ce texte sera toujours présent, qu’il y ait un éditeur ou non.

36. 6.2. caractères fonctionnels

37. Output style, astuces: forcer une séparation • forcer une séparation = casser une dépendance (barre verticale) • en haut à droite: bouton « Insert Field », choisir Forced Separation. • exemple • résultat escompté: Volume: Pages. • le deux-points dépend de Volume (règle #2), et le point de Pages (règle #2), et si Pages est vide, le résultat est • Volume: -- mauvais • solution • Volume-Forced Separation-: Pages-Forced Separation-. • la dépendance des deux points de Volume est cassée: ils dépendent désormais de Pages. • la dépendance du point de Pages est cassée: il dépend désormais de personne, i.e. est absolu = toujours affiché.

38. Output style, astuces: créer une dépendance • Link Adjacent Text = créer une dépendance (diamant) • [opération inverse de la précédente] • en haut à droite: bouton « Insert Field », choisir Link Adjacent Text. • typiquement utilisé pour rendre une ponctuation suivie d’un espace dépendante de la rubrique SUIVANTE (plutôt que précédente, ce qui est le réglage d’usine, cf. règle #2). • exemple (Journal Article) • résultat escompté: Volume: pp. Pages. • « pp. » est indépendant (puisque séparé des rubriques précédente et suivante par un espace. Donc il apparaîtra même si Pages est vide. • solution: insérer un Link Adjacent Text (diamant) entre le pp. et Pages, ce qui rend le premier dépendant du second. Pp. n’apparaîtra pas si Pages est vide. Faire le test.

39. Output style, astuces: sg-pl automatique • gestion automatique du singulier / pluriel • Endnote reconnaît • s’il y a une ou plusieurs personnes dans les rubriques qui hébergent des personnes: Author, Secondary Author, Subsidiary Author (attention, ces appellations sont celles du GENERIC Reference Type, pas de *vos* Reference Types). • s’il y a une ou plusieurs pages dans les rubriques qui hébergent les pages: Page, Cited Pages (idem: il s’agit du GENERIC).

40. Output style, astuces: caractères fonctionnels #3 • application pour une personne: Editor (qui dans le GENERIC remplit la case « Secondary Author ») • symbole « ^ », en haut à droite: bouton « Insert Field », choisir Singular/Plural. • résultat escompté: • In XXX, Paul (ed.) • In XXX, Paul et Pierre (eds.) • solution • In Title, Editor-Link Adj. Text-ed.^eds. • donne ce résultat automatiquement • ATTENTION: il faut que le texte séparé par ^ soient liés à une rubrique (précédente ou suivante) par le caractère fonctionnel Link Adjacent Text. Sinon ça ne marchera pas.

41. Output style, astuces: caractères fonctionnels #3 • application pour une page • symbole « ^ », en haut à droite: bouton « Insert Field », choisir Singular/Plural. • résultat escompté: • Volume 10: p. 12. • Volume 10: pp. 12-20. • solution • Volume: p.^pp.-Link Adj. Text-Pages. • donne ce résultat automatiquement • ATTENTION: il faut que le texte séparé par ^ soient liés à une rubrique (précédente ou suivante) par le caractère fonctionnel Link Adjacent Text. Sinon ça ne marchera pas.

42. 6.3. gestion des noms d’auteurs

43. Output style, nom - prénom • la gestion des NOMS des personnes se fait à 3 endroits: 1) dans les citations, 2) dans les références et 3) dans les notes en bas de page. On oublie ces dernières ici. Le fonctionnement est identique partout. • gestion de l’affichage des noms et prénoms des auteurs • Edit / Output Styles / Edit XXX, puis Citations / Author Name • on peut spécifier: • 1er auteur cité: « Pierre Dupont » ou « Dupont, Pierre » ou « Dupont Pierre » • idem pour les auteurs suivants • l’affichage en majuscules / minuscules • l’affichage des initiales, si elles sont souhaitées: P.D. pour Pierre Dupont

44. Output style, auteurs multiples • Edit / Output Styles / Edit XXX, puis Citations / Author Lists • on peut spécifier: • le texte qui apparaît entre plusieurs auteurs, p.ex. « and », « , » etc. • si ce texte doit être différent à partir de 3 auteurs: p.ex. • X, Y et Z • que la liste se termine par « et al. ». Dans ce cas, on spécifie combien d’auteurs sont cités avant « et al. »

45. Chapitre 7 comment Endnote et Word se parlent

46. insérer une référence Endnote dans Word • pour insérer une référence Endnote dans un texte Word, appuyer sur le bouton « Insert Selected Citation(s) » • Endnote insère alors à l’endroit du curseur la ou les notice(s) que vous avez choisie(s) préalablement dans Endnote (en la ou les mettant en surbrillance) • si Cite-while-you-write est activé, le document est formaté instantanément, et le formatage a lieu automatiquement toutes les X minutes (X est réglable). • ==> comme indiqué précédemment, je recommande de mettre cette fonctionnalité en OFF (bouton « Cite-while-you-write Preferences » • doublons • si vous insérez la même notice plusieurs fois, c’est pas grave, Endnote reconnaît les doublons et ne les mentionne qu’une seule fois dans la liste des références en fin de document.

47. Commande « Format Bibliography » • Endnote insère des codes dans le texte courant de Word en tant que texte accessible et manipulable par l’utilisateur. • formater votre document Word • commande Endnote « Format Bibliography » (barre des outils ou menu déroulant Outils / Endnote X5)

48. Commande « Format Bibliography » • la commande Endnote « formater » fait deux choses: • dans le texte, elle transforme les codes Endnote en citations, selon les spécifications du output style (pour le texte, i.e. « Citations »). C’est pour ça que Endnote appelle ce code Temporary Citation: il ne dure qu’un temps. {Dehaene, 2001 #3}  Dehaene, Dehaene-Lambertz et al. • à la fin du document, elle crée la liste des références complètes, par ordre alphabétique des auteurs, et selon les spécifications du output style (pour la bibliographie, i.e. « Bibliography »)

49. Gérer les codes Endnote dans Word • attention, lorsque vous formatez, il faut absolument que, sous Endnote, il n’y ait qu’une seule bibliothèque ouverte. Sinon Endnote ne sait pas dans quelle bibliothèque prendre les informations, et se prend les pieds dans le tapis. • vous pouvez aussi déformater (i.e. retransformer une citation mise en forme en code), ce qui est parfois très utile: bouton « Unformat Citation(s) »

50. Délimitateurs des champs Endnote dans Word • afin que Endnote sache où commence et où se termine son code, il faut deux caractères qui les délimitent. • Edit / Preferences / Temporary Citation • d’usine c’est { }, mais on peut choisir d’autres symboles • ATTENTION, ce choix est lourd de conséquences, parce qu’il condamne les symboles: vous ne pouvez plus les utiliser dans votre texte normal, sinon Endnote va croire que c’est le début ou la fin d’un de ses codes. • personnellement, j’ai besoin de { }, et aussi de [ ] (en tant que phonologue), donc j’ai choisi « $ » (début) et « £ » (fin). Mais si vous êtes en économie, j’imagine que ça ne va pas le faire. • ==> à vous de bien bien choisir les symboles délimitateurs.