Porada vedoucích THS LIBLICE

1. Porada vedoucích THSLIBLICE 14. 9. – 15. 9. 2009

2. OBSAH: • Spisová služba • Výběr auditora • Fond účelově určených prostředků • Programy mezinárodní spolupráce • Ochrana osobních údajů zaměstnanců - vyhledávač

3. Spisová služba • Zákonem č. 227/2009 Sb. (změna zákona 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě – ÚZ 309/2009 Sb. ze 7. 9. 2009) je uloženo AV ČR a jejím pracovištím vést elektronickou spisovou službu (ESSl) – od 1. 7. 2010 - § 63

4. Spisová služba • Výběr dodavatele ESSl- možnosti: • Každý ústav si vybere dodavatele ESSl sám • Bude provedeno jediné výběrové řízení na dodávku jednotné ESSl pro všechny ústavy • Ústavy využijí tzv. volný software (open source), bude-li vyhovovat zákonným podmínkám pro použití ve v.v.i.

5. Spisová služba I. Výběr dodavatele ESSl jednotlivými pracovišti • Dodržet kritéria pro zavedení elektronické spisové služby stanovená MÚA • MÚA zajistí metodickou pomoc • Požadavek na propojení s EIS • Pořízení ESSl hrazeno z prostředků ústavu

6. Spisová služba II. Centrální zadání výběru dodavatele • Zadavatelem výběrového řízení by bylo SSČ • Úhrada nákladů spojených s implementací jednotné ESSl – z dotace z Evropských fondů • Součástí veřejné zakázky bude i počáteční školení uživatelů

7. Spisová služba III. Volně dostupný software • Open-source spisová služba pro veřejnou správu bude obsahovat všechny funkce, které vyžaduje legislativa, aby úřad splnil zákonné povinnosti. • Používání aplikace ZDARMA. Může se libovolně upravovat dle vlastních potřeb nebo napojovat na stávající IT infrastrukturu.

8. Spisová služba • Open source je zcela v souladu s platnou legislativou a podporuje datové schránky. • Není dostatečně vyzkoušen. • Funkčnost a doporučení pro použití garantuje MV ČR. http://www.oss.cz/opensource-spisova-sluzba-pro-verejnou-spravu.

9. Spisová služba • HD na pracoviště - vyjádření ústavů k centrálnímu zadání veřejné zakázky • V kladném případě – • podepsat plnou moc pro SSČ • uzavřít smlouvu

10. Výběr auditora • Zákon č. 93/2009 Sb. o auditorech § 17: • Auditora k provedení povinného auditu má určit nejvyšší orgán účetní jednotky • Pokud nemá účetní jednotka nejvyšší orgán, určí auditora dozorčí orgán účetní jednotky

11. Výběr auditora • Ad 1 S ohledem na to, že v.v.i. mají zřizovatele, který má velmi silnou pozici, nelze žádný z jejich orgánů označit za nejvyšší (na rozdíl např. od akciové společnosti – nejvyšším orgánem je valná hromada § 184 OZ, družstvo - nejvyšším orgánem je členská schůze § 129 OZ)... • Ad 2. Auditora určuje dozorčí rada. Návrh na výběr auditora provede účetní jednotka, návrh předkládá dozorčí radě, ta určí auditora, poté může ředitel uzavřít smlouvu s takto určeným auditorem.

12. Fond účelově určených prostředků • Tvorba fondu účelově určených prostředků veřejnou výzkumnou institucí je upravena v § 26 zákona č. 341/2005 Sb. • Zákon č. 110/2009 Sb. náplň § 26 mění. • Zákon č. 110/2009 Sb. však zároveň v části první Článku II. obsahuje Přechodná ustanovení. • Bod 1. Přechodných ustanovení zní: „Na právní vztahy v oblasti výzkumu a vývoje vzniklé přede dnem nabytí účinnosti tohoto zákona se vztahují dosavadní právní předpisy.“

13. Fond účelově určených prostředků • V případě každého konkrétního výzkumného záměru jsou právní vztahy mezi poskytovatelem a příjemcem upraveny rozhodnutím o poskytnutí podpory. Dosavadními právními předpisy se míní právní předpisy ve znění účinném před dnem nabytí účinnosti zákona č. 110/2009 Sb., tj. před 1.7.2009. • Na všechny prostředky institucionální podpory poskytnuté na výzkumné záměry, k nimž bylo vydáno rozhodnutí o poskytnutí podpory před 1.7.2009, se vztahuje § 26 zákona o v.v.i. ve znění účinném do 30.6.2009 včetně.

14. Programy interní podpory mezinárodní spolupráce AV ČR • Průběžné a závěrečné zprávy – do konce ledna roku následujícího po skončení příslušného kalendářního roku řešení. • V případě dlouhodobých pobytů, což je druhá kategorie podporovaná v rámci tohoto programu, budou zpracovávány pouze zprávy závěrečné, a to vždy po skončení doby trvání příšlušného dlouhodobého pobytu. • O zpracování zpráv budou včas požádáni řešitelé jednotlivých projektů, v případě dlouhodobých pobytů pak příslušní ředitelé pracovišť AV ČR. • Součástí zpráv - výkaz o čerpání finančních prostředků v uplynulém kalendářním roce, a to ve stejném členění jako v žádostech o podporu.

15. Programy interní podpory mezinárodní spolupráce AV ČR • Program je financován z institucionálních prostředků určených na zajištění činnosti Akademie věd ČR, prostředky nevyčerpané v daném kalendářním roce není možné převést do fondu účelově určených prostředků (FÚUP) a použít je v dalším roce řešení. • Do konce října 2009 - sdělit poskytovateli, kolik prostředků nebude z přidělené podpory v letošním kalendářním roce vyčerpáno.

16. Programu interní podpory mezinárodní spolupráce AV ČR • Aktuální informace o programu http://interni.avcr.cz v části Informace pro pracoviště AV ČR/ Podpora mezinárodní dvoustranné spolupráce v AV ČR/ Program interní podpory projektů mezinárodní spolupráce AV ČR. • Tam jsou též dostupná Pravidla pro poskytování prostředků v rámci Programu, schválené Akademickou radou AV ČR.

17. Ochrana osobních údajů – internetový vyhledávač • 1. října 2008 – HD č. 15 • 19. ledna 2009 – HD č. 2 výzvy k doplňování aktuálních údajů do vyhledávače aplikací VERSO • Dosud pouze omezená funkčnost vyhledávače – neaktuální údaje, obsah, grafika • 19. srpna 2009 – dopis ředitelům – vyžádat souhlas zaměstnanců se zveřejňováním údajů

18. Ochrana osobních údajů – internetový vyhledávač • Zveřejněny budou pouze kontakty na ty zaměstnance, kteří souhlasí • Riziko – nekompletnost, neaktuálnost • Udržování aktuálních údajů – prostřednictvím najaté firmy

19. http://interni.avcr.cz/ • Manuál pro přípravu smluv • Informace ke zveřejňování osobních údajů • Informace k datovým schránkám • Hromadné dopisy • Ekonomický portál • Dokumenty z porad vedoucích THS