VSA-Arbeitstagung 22. November 2002 S. 1

1. VSA-Arbeitstagung 22. November 2002 S. 1

2. gegründet im Februar 2001 Verein schweizerischen Rechts • Andere scopeArchiv-Kunden (Stand Nov. 2002): • Schweiz: • GD SRG • StAARh • StAFR/AEF • StASG • Nestlé • UNO (Genf) • Eidgen. Archiv für Denkmalpflege • Hochbauamt des Kantons Zürich • CS Group • BIS • FL: Landesarchiv • Deutschland: Hauptstaatsarchiv Sachsen-Anhalt • Oesterreich: Uni-Archiv Wien • Niederlande: Stadtarchiv Amsterdam • Albanien: Nationalarchiv • Gründungsmitglieder: • Staatsarchiv Basel-Stadt • Staatsarchiv Thurgau • Schweizerisches Bundesarchiv • scope solutions AG • Mitglieder (Stand Nov. 2002): • Gründungsmitglieder • Schweiz. Nationalbank • Statistisches Amt Basel-Stadt VSA-Arbeitstagung 22. November 2002 S. 2

3. Ziele • Erfahrungs- und Informationsaustausch • Definition und Pflege des scAUG-Standards • Koordination und Mitgestaltung der Anwendung und Weiterentwicklung von scopeArchiv • Gemeinsame Finanzierung von Weiterentwicklungen • Förderung der Weiterverbreitung von scopeArchiv und damit Schaffung der Voraussetzungen für einen elektronischen Verbund von Archivsystemen zu Recherchezwecken • Sicherstellung des Investitionsschutzes VSA-Arbeitstagung 22. November 2002 S. 3

4. Produkt Das vom Staatsarchiv Basel-Stadt und seither der scAUG mitgestaltete Produkt scopeArchiv wird von der scope solutions AG, einer auf Archiv- und Unterlagenmanagement spezialisierten Firma, weiterentwickelt und vertrieben. VSA-Arbeitstagung 22. November 2002 S. 4

5. Arbeitsweise • Strategisches Programm • Konkrete Jahresziele • projektbezogene Arbeitsgruppen • Weiterbildung VSA-Arbeitstagung 22. November 2002 S. 5

6. Herausforderungen • Internationalisierung der User Group: • rechtliche Fragen ungeklärt • organisatorische Gestaltung noch offen • Überzeugungsarbeit, dass Mitgliederbeiträge sinnvoll und letztlich notwendig sind VSA-Arbeitstagung 22. November 2002 S. 6

7. Aktivitäten Übernahmemodul • Modul zur Übernahme digitaler Unterlagen • erster Schritt zur Schaffung eines elektronischen Langzeitarchivs • schrittweises Vorgehen, um Erfahrungen sammeln und Kompetenzen der Archive aufbauen zu können VSA-Arbeitstagung 22. November 2002 S. 7

8. Übernahmeszenarien • Dossierverzeichnisse • 2.Dossierverzeichnisse und Primärdateien • 3.strukturierte Datenbank-Inhalte • 4.Metadaten und Dokumente (Primärdateien) aus Aktenführungssystemen VSA-Arbeitstagung 22. November 2002 S. 8

9. Dateiformate • Primärdateien als TIFF- und PDF-Dateien • Dateien im XML-Format in der Ausbauphase VSA-Arbeitstagung 22. November 2002 S. 9

10. Pilotprojekte • GEVER-Schnittstelle (Bund) • Übernahme von Metadaten aus Grossrats-, Regierungs- und Departementsgeschäften (Basel-Stadt) • 3.Übernahme von Metadaten aus beliebigen Geschäftsverwaltungs- und Aktenführungssystemen gemäss einer standardisierten Übergabeschnittstelle • 4.Übernahme von Daten aus einer Datenbank-Fachapplikation (Landwirtschaftliches Betriebsinformationssystem; Kanton Thurgau) VSA-Arbeitstagung 22. November 2002 S. 10

11. Archivierung von Unterlagen aus Datenbanken • nicht Archivierung ganzer Datenbanken im Vordergrund • sondern • Bewertung im Rahmen der Systemanalyse • Definition archivrelevanter Daten(tabellen) • Übernahme alternativ als • Verzeichnungseinheiten (Flat Files) direkt in scopeArchiv • verknüpfte Reports bzw. Dateien (auf File Server oder in DMS) applikationsfreie Archivierung mit Konversion und Migration (vgl. Strategiestudie, S. 26) VSA-Arbeitstagung 22. November 2002 S. 11

12. Konkretes Beispiel Übernahme von Daten aus einem Landwirtschaftlichen Betriebs-Informationssystem: • Zweck der Anwendung: Verwaltung der Daten landwirtschaftlicher Betriebe zur Betriebskontrolle und Verwaltung von Direktzahlungen • Ergebnis der Analyse: • Zentrales Geschäftsobjekt = Betrieb • Daten werden jährlich aktualisiert. • Erfasst werden neben Kerndaten auch spezifische produktionsbezogene Angaben. • Unterlagen betreffend Sanktionen werden in Dossiers als elektronische Dokumente abgelegt. VSA-Arbeitstagung 22. November 2002 S. 12

13. Konkretes Beispiel Übernahme von Daten aus einem Landwirtschaftlichen Betriebs-Informationssystem (2): • Bewertungsentscheid: • Kerndaten und jährliche Aktualisierungen werden übernommen. • Dokumente werden ebenfalls übernommen. • Daten insgesamt nur in Auswahl übernommen. • Form der Übernahme und Verzeichnungsstruktur im Archivsystem: • Betrieb mit Kerndaten = Verzeichnungseinheit: wird aus flat files generiert. • Jährliche Aktualisierungen = 1. Verzeichnungseinheit Stufe Zugang oder 2. verknüpfte Reports • Dokumente und teilweise Reports = verknüpfte Dateien VSA-Arbeitstagung 22. November 2002 S. 13

14. Technische Konzeption des Übernahmemoduls • erfüllt die ISO Norm 14721: 2002 (OAIS- Referenzmodell) • Dateiformat für die Übergabeschnittstelle ist eine XML-Struktur sowie tab-delimited ASCII-Format OAIS -Übernahmeprozess OAIS-Referenzmodell Verzeichnungsdaten Primär-Informationen VSA-Arbeitstagung 22. November 2002 S. 14

15. Umsetzung der Strategiestudie zur Archivierung elektronischer Unterlagen scopeDossier User Group Produkt • In scopeArchiv sind die wesentlichen Basiselemente der empfohlenen Massnahmen (Teilbereich Technik) bereits heute realisiert. • Im Rahmen der scAUG-Weiterentwicklungsstrategie werden bis ca. 2005 weitere Empfehlungen umgesetzt. VSA-Arbeitstagung 22. November 2002 S. 15

16. Dank gemeinsamem Vorgehen mehr Kompetenz und Sicherheit Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit VSA-Arbeitstagung 22. November 2002 S. 16