Univerza na Primorskem TURISTICA Visoka šola za turizem, Portorož

1. Univerza na Primorskem TURISTICA Visoka šola za turizem, Portorož MANAGEMENT PRIREDITEV doc.dr.Tadeja Jere Lazanski E-pošta: tadeja.lazanski@turistica.edu

2. Človeški viri Delo z ljudmi v prireditvenem turizmu in managementu prireditev Predavanje 3

3. Uvod Načrtovanje človeških virov Ocena potreb Opis del Nabor in izbira Usposabljanje, nadzor in vrednotenje Zaključevanje Motivacije profesionalcev in prostovoljcev Management človeških virov

4. UVOD • Management človeških virov je proces organiziranja in učinkovitega zaposlovanja ljudi z namenom zasledovanja organizacijskih ciljev. 2. Management človeških virov v prireditvenem turizmu in managementu prireditev ima v veliki večini opravka s prostovoljci, ki pomenijo izziv za vsakega dobrega organizatorja prireditev.

5. Proces organiziranja prireditev Vhodi Izhodi Človeški viri Ideje Informacije Delo Prireditve dogodki transformiranje procesiranje idej,informacij.. Okolje managementa prireditev Management

6. UVOD • Splošne funkcije ČV (Stone&Meltz,1988) vključujejo: • Načrtovanje človeških virov • Analiza del • Izbira in zaposlovanje, usmeritev usposabljanje in razvoj delavcev,kompenzacija in koristi, disciplina in zaključevanje • Zdravje in varnost, delovni pogoji • Delovni odnosi • Svetovanje in pomoč • Organizacijske spremembe načrtov • Motiviranje, trening in gradnjo teama

7. IZZIVI ZA MANAGERJA PRIREDITVE • Prireditve so večinoma odvisne od prostovoljcev • Organizirane s strani prostovoljcev in neformalnih organizacij • Sezonsko delo • Profesionalci so “part-time” zaposleni in so zrasli iz vrst prostovoljcev • Dogaja se, da so zaposleni in prostovoljci del proizvoda (npr. Disney-igralci) • Odnosi z lokalno skupnostjo in delničarji so vitalnega pomena za nabor prostovoljcev • Manager večinoma neposredno komunicira in dela z zaposlenimi in ostalimi sodelovalnimi organizacijami • Vodstvo in nadzor sta izražena neposredno

8. Proces načrtovanja človeških virov za prireditve URESNIČEVANJE ZASTAVLJENIH CILJEV IN POSTOPKI STRATEGIJA ČLOVEŠKIH VIROV IN CILJI MISIJA ORGANIZACIJE, STRATEGIJA IN CILJI OCENA POTREB Analiza dela Opis del napovedi FUNKCIJE VZDRŽEVANJA Plačila in koristi Delovni pogoji Odnosi na delu NABOR Oglaševanje Pregledovanje Zaposlovanje orientacija USPOSABLJANJE IN PROFESIONALNI RAZVOJ NADZOR IN OCENJEVANJE Kriteriji predstavitve Nagrade in disciplina ZAKLJUČEVANJE IN PONOVNI NABOR OCENJEVANJE PROCESA IN DOSEŽKOV, REVIZIJE

9. Ocena potreb • Letni pregled fluktuacije prostovoljcev • Predvidevanje velikosti in sprememb v organizaciji, ki bo zahtevala različne tipe zaposlitev • Prepoznavanje vrzeli med tistim kar je potrebno in kaj se lahko pojavi

10. Ocena potreb • Razvoj programov, ki zagotavljajo da zaposlovanje zadosti potrebam • Ocenjevanje končnih rezultatov preko uporabe vnaprej definiranih kriterijev

11. Delo • Delo je razpoznavanje pozicije ali skupine pozicij s splošnimi nalogami ali dolžnostmi. (varnostna dela, nadzor parkirišč, različna managerska dela) • Zahteva: vsaka oseba mora popolnoma poznati svoje odgovornosti in višino avtoritete, če se želimo izogniti kaosu in stresu.

12. Kako se izvaja analiza dela Preko: • neposrednega opazovanja, • “kritičnih incidentov”, • intervjujev in samo-opisov ter preko • klasifikacije različnih tipov dela.

13. Uresničevanje zastavljenih ciljev in postopki Delovni odbor (npr. brez plačane delovne sile) odloča le o zadevah, ki se tičejo prostovoljstva. Delovni odbor Glavni odbor Manager prireditve Splošno politiko uresničevanja zastavljenih ciljev vodi glavni odbor, kjer sprejema odločitve o človeški virih. Koordinira komunikacijo in aktivnosti med obema odboroma

14. Opisi dela • Naziv • Odgovornosti in dolžnosti • Pristojnost • Naloge • Ključni rezultati, predstavitveni kriteriji in specifika dela • Osebne značilnosti • Potrebno znanje in spretnosti • Čas zaposlitve • Dostopni viri • Nagrade

15. Nabor in izbira

16. Usposabljanje in profesionalni razvoj

17. Nadzor in ocenjevanje • V večini neformalnih organizacij je malo nadzora, ki poraja zaupanje • Večja kot je prireditev, večji nadzor zahteva • Reševanje problemov: zanikanje, izogibanje, neformalne rešitve, formalne rešitve (poslušanje, arbitraža,presojanje)

18. Ocenjevanje celotnega dela 1. nagrade za redno zaposlene • plačila, bonusi, • napredovanje, posebne ugodnosti, • lastniški delež • nagrade za prostovoljce • brezplačne vstopnice, • hrana, pijača, spominki, družabni dogodki, • zahvale, potrdila o sodelovanju, • javno priznanje preko medijev, osebne zahvale managerjev

19. Disciplina • opozorila nadzornikov, • pritisk, • primer, • prestavitev, • zadrževanje nagrad, • spraševanje dotične osebe glede možnih rešitev

20. Zaključevanje • Pregledovanje pogodb (začasne, redne) • Pravilno reagiranje pri odstavljanju delavcev • Pomoč pri iskanju novega dela • Vzdrževanje stikov • Vabila na družabna srečanja

21. Ponovni nabor delavcev • Pošiljanje obvestil vsem prejšnjim prostovoljcem • Ponudbe za ponovne prijave na delo • Pomoč in svetovanje • Razvoj podatkovne baze ( naslovi, ujemanje nalog in prostovoljcev)

22. Prijavnice Kratke biografije Priporočila Pogodbe Letna priporočila Časovni plani;dopust Plače in koristi Zdravje in varnost Analiza naloge Opis dela Incidenti Ocena predstavitve Zavarovanje Administrativne podporne funkcije - registri, ki se morajo hraniti v administrativnih službah

23. Motivacija • zadovoljitev osnovnih potreb po Maslowu • okrepitve (kako z nagrado in kaznijo lahko spreminjamo človekovo vedenje) • plače kot priložnosti za motiviranja (sodijo med psihološke stimulatorje za delo) • napredovanje in urejanje karier (ko se zaposleni poskušajo pripraviti na prihodnje aktivnosti, gre za kariero) • Teoriji X in Y po McGregorju • Vidik tistega, ki zaposluje: • učinkovitost • plačilo • zadovoljstvo z delom

24. Manager prireditev po Maslowu • Hierarhija potreb: fiziološke, varnostne, po ljubezni, samozavest in samouresničenje • Je topel, prijazen in simpatičen • Prepoznava vse negativne informacije in občutke • Kaže zaupanje, odprtost in iskrenost • Ne dosega cilje z močjo, izdajo ali manipulacijo • Ne projicira lastnih občutkov in ne vali krivde na drugega • Ima neomejeno obzorje-uporablja in razvija telo, um in čute • Ni racionalističen in zna razmišljati na naraven način • Se ne podreja – vedenje regulira iz sebe.

25. Pomen Maslowove teorije za managerja prireditev • je nad fizičnimi in varnostnimi potrebami • izpolnjena potreba ga ne motivira • učinkovit manager prireditev lahko predvidi potrebe zaposlenih in jih brez težav zapolni • stopnja zadovoljnosti z delom in priznanje ga motivirata za še boljše delo

26. Herzbergova dvofaktorska teorija • Teorija zasnovana na zadovoljstvu z delom. • Zadovoljen manager je notranje motiviran, da boljše dela. • Nezadovoljnež nima samo-motivacije. • Zaključek: okrepitve pri delu so ključ k samo-motivaciji. • Dejavniki nezadovoljstva: povezani z delovnim okoljem • Dejavniki zadovoljstva: povezani z naravo dela.

27. Pomen Herzbergove teorije za managerje prireditev • Zadovoljstvo ni nasprotje nezadovoljstva. • Potreba po dobrem razmisleku o tem, kaj motivira managerja prireditve. • Pomembno, zanimivo in izzivov polno delo je potrebno za zadovoljstvo in motivacijo ter samo-motivacijo managerja. • Težave s Herzbergovo teorijo • Domneva, da je delo opravljeno z zadovoljstvo manj cenjeno in podprto. • Dejavnik nezadovoljstva je za enega managerja lahko za drugega dejavnik zadovoljstva. (npr. delo v tećkih pogojih).

28. Pet ključnih dimenzij dela • Raznolikost spretnosti:potrebnih za delo • Identifikacija nalog:dovršitev celote. • Pomembnost nalog:kako pomembno je delo za druga področja življenja • Avtonomija:svoboda, neodvisnost, in preudarnost, ki ga ima nekdo, da zaključi delo. • Povratna informacija:hitrost povratne informacije.

29. Kako manager prireditev motivira svoj team • Management sodelovanja • Proces pooblaščanja zaposlenih, da prevzemajo večji nadzor nad delovnim mestom • Postavljajo cilje • odločajo • Rešujejo probleme • Oblikujejo in izvršujejo organizacijske in druge spremembe potrebne za realizacijo uspešne prireditve • Dva pristopa k sodelovanju • management odprte knjige(zaupanje, pripadnost, potrpežljivost) • samoupravljavski teami

30. Motivacija preko sodelovanja zaposlenih • Management odprte knjige (MOK) • Sodelujejo pri odločanju o časovne im stroškovnem poteku organiziranja prireditve ter pri nadaljnjem ali vzporednem usposabljanju, ki jim omogoča vpogled v uspešnost organizatorja prireditve in lastnega doprinosa k temu. • Bonitete MOK: • Prikaže visoko stopnjo zaupanja. • Ustvarja predanost zaposlenih k usposabljanju. • Uči potrpežljivost medtem, ko čakajo na rezultate.

31. Motivacija preko sodelovanja zaposlenih • Koraki za dosego MOK • Korak 1: Pregled nad stroški in časovnim trakom. • Korak 2: Usposabljanje zaposlenih • Korak 3: Omogočanje zaposlenim, da odločajo. • Korak 4: Udeležbe pri dobičkih, bonusi, priznanja

32. Motivacija preko sodelovanja zaposlenih • Samoupravljavski teami • Teami od 5 do 50 zaposlenih (pridruženi v “članstvu”) ki prevzemajo nase klasične managerske dolžnosti kot je samostojni izbor zunanjih asistentov in načrtovanja kot normalnega delovne rutine. • Poznani so kot avtonomne delovne skupine in visoko storilnostni teami. • Delujejo pod minimalnim nadzorom, pospešujejo svojo ustvarjalnost, motivacijo in produktivnost preko navzkrižnih usposabljanj.

33. Motivacija preko programov kvalitetnega delovnega okolja • Prilagodljiv delovni čas • Svoboden urnik s popolnoma opravljenimi delovnimi obveznostmi in občutkom za 24 urno delovno zaposlitev. • Bonitete • Dober odnos med managerjem prireditev in zaposlenimi. • Zmanjšane odsotnosti z dela. • Selektivni pozitivni učinek na opravljeno delo (izboljša produktivnost za nekatera dela, a ne za vsa).

34. Motivacija preko programov kvalitetnega delovnega okolja • Sprostitveni programi za zaposlene • zmanjšanje stresa, zdravo prehranjevanje, vadbeni pripomočki, programi za odvajanje kajenja, joga, meditacija • Prosti dnevi • Zaposlenim za nedoločen čas pripadajo prosti dnevi kot podpora njihovi zvestobi in motivaciji.

35. Cilji motivirajo z: • Direktno pozornostjo • Ohrabrujočim naporom • Ohrabrujočo vztrajnostjo • vključevanjem strategij za • doseganje cilja in plani akcij Izboljšano delo in izvršena prireditev • Cilji morajo biti: • Specifični • Težki • delni Povratna informacija na izvršeno delo in prireditev Kako lahko motivirajo delni cilji

36. Kako lahko motivirajo delni cilji • “Osebno lastništvo” nad težkimi cilj • Značilnosti učinkovitih ciljev: • Specifičnost ustvarja merljive cilje. • Kompleksnost predstavlja cilje kot izzive. • Sodelovanje daje osebno lastništvo nad ciljem. • Kako cilji dejansko motivirajo? • Cilji so vaje v selektivnem zaznavanju • Cilji spodbujajo napore za dosego nečesa posebnega. • Cilji spodbujajo vztrajnost. • Cilji pospešujejo ustvarjenje strategij in akcijskih planov.

37. Motiviranje in upravljanje prostovoljcev • so entuziastični do prireditve same, manj do same organizacije in odgovornosti zanjo • navadno potrebujejo usposabljanje • želijo se zabavati • imajo raje kratkoročne odgovornosti • večina jih je umetniško ustvarjalnih in manj tehnično usmerjenih

38. Osebna motivacija prostovoljcev • da prispevajo k prireditvi • da so pohvaljeni • da so spoštovani • da so obveščeni o dogajanju • da imajo pomembno in zanimivo delo

39. Načini motiviranja • sledenje napredovanju projekta in pohvale ob etapnih ciljih(dobra informiranost managerja prireditve) • izkazovanje podpore in časti, ko si to zaslužijo • zagotavljanje raznovrstnosti, če je možno, usposabljanje • pogovor in vprašanja prostovoljcem

40. “piškotek“ plačilo priložnost, da delajo dobro delo s profesionalci dobro za okolje izpolnjujoče delo priznanje sodelavcev projektno delo delo v skupini zanimivost dela možnosti na “terenu” Motivatorji prostovoljcev na prireditvah

41. De-motivatorji • Delovno okolje • Spolzek teren – težke odločitve • Varnostni vzroki • Zmanjševanje bonitet • Prevelika birokracija

42. Deset najboljših motivatorjev:zaposlenih in prostovoljcev • osebna zahvala, pogosta in iskrena • redno srečevanje in poslušanje zaposlenih in prostovoljcev • zagotovitev povratne informacije • spodbujanje novih idej in pobud • prikaz ujemanja dela zaposlenega s organizacijo prireditve • vključevanje zaposlenih v odločanje • zagotavljanje kompetenc na delovnem mestu • priznavanje nagrad in napredovanj zasnovanih na prizadevnosti • usposabljanje • mala praznovanja uspešno doseženih etapnih ciljev