mkhorshd@idsc.eg . Web Site: ebi.eg

ملتقى ترشيد الهياكل التنظيمية فى الاجهزة الحكومية”ملتقى تحول المنظمات من استخدام الاساليب التقليدية الى استخدام تكنولوجيا المعلومات“1 اغسطس 2004 مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء

معتز خور شيدمدير معهد الاعمال الالكترونية ودعم القرارمركز معلومات مجلس الوزراءالقاهرة – يولية 2004 mkhorshd@idsc.net.eg . Web Site: http://www.ebi.org.eg مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء

المحتوى مقــدمـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــة..........................................15 قعرض تجربة الذاكرة المؤسسية لمركز معلومات مجلس الوزراء .................... ......................60قمناقشــــــــــــــــــــــة مفتوحـــــــة...........................................15ق مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء

تجربة المركز في تطبيق مفاهيم الادارة الالكترونية الحكوميةنظام الذاكرة المؤسسية eMIS” “ مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء

تطور الهيكل المؤسسى اليوم الامس الغد المؤسسة شبكية هرمية ذكية مشارك سلبى فعال الموظف مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء

الذكاء الجمعى النملة الواحدة لا تبدو ذكية أو قادرة على تحقيق شئ لكن خلية النمل – التى تعمل كفريق- تحقق نتائج تفوق بكثير المجموع الحسابى لما يمكن أن تحققه كل نملة. مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء

العوامل التى تؤثر فى تحقيق الذكاء الجمعى • القدرة على تخزين وترتيب الوثائق والبيانات والمعلومات والمعارف • القدرة على توصيل المعارف لمن يحتاجها. • القدرات التحليلية. • القدرة على تعظيم الثروة البشرية. • القدرة على توظيف الموارد المادية • الادارة \ القيادة مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء

التعريف بالنظام • أحد البرامج المتخصصة الرائدة فى الشرق الأوسط لإدارة موارد المؤسسات من خلال ما يتيحه من قدرات وإمكانيات على مستوى تقنى عالى • يساعد المؤسسة على تحويل ا لبيانات إلى معرفة والمعرفة إلى فعل من خلال تحليل البيانات واستخلاص النتائج بما يساعد فى التخطيط واتخاذ القرارات ورسم السياسات وتصحيح المسار. • يعتمد على بيئة الإنترنت لذا لا يحتاج المستخدم الى تحميل اى برامج مساعدة ... كل ما يحتاجه هو متصفح للإنترنت مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء

الإطار المنهجى للنظام ادارة العملاء CRM ادارة الموارد ERP eMIS الادارة العليا EIS ادارة البشر HRS مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء

فلسفة النظام البيانات المعلومات الذاكرة المؤسسية المعرفة اتخاذ القرار التعلم مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء

اهداف النظام • رفع كفاءة الإدارة العليا وزيادة فاعليتها. • الاستخدام الأمثل لموارد المؤسسة ورفع مستوى الكفاءة بها. • تطوير وتنمية الموارد البشرية وحسن اداراتها. • تطوير العلاقة مع كل الجهات المتعاملة (value chain) • إتاحة المعلومات الكاملة عن كل ما يخص المؤسسة والعاملين بها. • تكامل أعمال المؤسسة في التخطيط والتنفيذ والتقييم والمتابعة. • بناء مخزون المعرفه بالمؤسسة وتعظيم الاستفادة من البناء التراكمي للتحول الى المؤسسة المتعلمة مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء

وظائف النظام • التخطيط الاستراتيجي والخطط التنفيذية • التكليفات والأعمال الطارئة • توثيق الاعمال اليومية وتحديد الانجازات • متابعة التنفيذ ومدى التوافق مع المخطط • التواصل الفكري بين العاملين لتحقيق اهداف المؤسسة • الجمع بين مفاهيم وآليات إدارة الموارد ERP وإدارة العملاء CRM و ادارة الاعمال EIS وادارة الموارد البشرية HR فى نظام واحد. مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء

مميزات النظام • موائمة طبيعة العمل المعتادة من خلال المتابعة الآلية للعاملين وارسال تقارير المتابعة للإدارة العليا. • توفير عدد من الخدمات الإلكترونية للعاملين فيها بما يسمح لهم بالحوار والمناقشة والتعليم الذاتى والتراسل الإلكترونى. • الربط الإلكترونى بين فروع المؤسسة التى تقع فى أكثر من نطاق جغرافى. • إمكانية التوافق مع أى هيكل تنظيمى للمؤسسات. • التكامل مع عدد من النظم الفرعية مثل الحضور والانصراف وإدارة الموارد البشرية الارشيف الصحفي وادارة المكتبات والنظم المالية ونظم الارشفة الوثائقية والوسائط المتعددة. مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء

النتائج والعائد من الاستخدام • خفض نفقات الادارة الداخلية • رفع معدلات اداء الاعمال في الادارات المختلفة • ارتفاع مستوى جودة المخرجات (نسبة المخرجات المرفوضة) • ارتفاع درجة رضاء المتعاملين مع الجهات (استطلاعات الرأى) • ارتفاع مستوى رضاء العاملين ومشاركتهم • تقليل تكلفة تداول المستندات الورقية • تحقيق مبدأ شفافية التعاملات الداخلية • حفظ وتوثيق كافة الأنشطة والمخرجات والوثائق إلكترونيا. مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء

ارقام وحقائق من التطبيق • اكثر من 3 سنوات من التطبيق الكامل • اكثر من 30 جيجا بايت حجم الوثائق المستخدمة والمخزنة • ربط 6 مقار متباعدة جغرافيا • اكثر من 650 مستخدم فعلى • ادارة اكثر من 2000 تكليف من الادارة العليا مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء

مؤشرات تحسين الاداء • الموائمة مع قواعد العمل ( الاذن التلقائي – التنويهات – الخصم للتأخير ) • التوائم مع طبيعة الموظف ( الرسائل التنبيهية – الرسائل التحذيرية ) • التوافق مع طبيعة المؤسسة ( التخطيط - التجارب السابقة ) • تكامل دورة التوثيق والتكليف ( الصادر والوارد – توثيق الاجتماعات – التكليفات – توثيق المعوقات وإجراءات الحل) • ربط المشروعات بالأهداف (الرؤية – التخطيط الاستراتيجي – الاهداف – المشروعات – المخرجات – المتابعة – التقييم و القياس ) • ربط العمل بالأداء الفردي ( التميز – شخصية الشهر والعام ) • تنمية الاعمال والعملاء ( مؤسسات – نقاط اتصال – مشاركة – قياس راي) مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء

تجارب تحسين الاداء • بناء مؤشر قياس الاداء العام للمؤسسة : • كفاءة التخطيط ومعدلات التنفيذ ( الادارات الانتاجية ) • كفاءة اداء الخدمات الداخلية ( الادارات الخدمية ) • قيمة العائد المالي ( الادارات الاقتصادية ) • رضاء العملاء والمستفيدين ( اراء المستفيدين – معدلات الطلب ) • الانتشار الاعلامي ( الصحف – التلفزيون – البرامج ) • كفاءة استخدام ( ساعات العمل الانتاجية – المشاركة الجماعية ) مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء

تجارب تحسين الاداء الاستفادة من نظم العمل اليومية لبناء المعرفة • الحضور والانصراف • متابعة السيارات • الاستعارة من المكتبة • المستحقات المالية • الارشيف الالكتروني • شئون العاملين والموارد البشرية • الادارة المالية • متوسط ساعات الحضور – التوافق مع التخطيط ومعدلات التحميل • تكلفة ادارة الحملة والصيانة • المعرفة والتعليم الذاتي • متوسط التكلفة النهائية • فهرسة المحتوى • مخزون المهارات والانتقال الداخلي • تحليل الاستخدامات المالية – متابعة الشراء – الخدمة الطبية – مراكز التكلفة) مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء

علاماتالنجاح في التطبيق • اقبال العاملين غير الفنيين على تعلم استخدام الحاسب للبقاء في دائرة الاتصال الجديدة. • التحول من مجرد استخدام النظام الى الاعتماد عليه • انتشار مبدأ الشفافية في المعاملات بين المديرين والعاملين • ارتقاء مستوى تقديم الخدمات المالية والإدارية التقليدية • التحول الى المؤسسة المتعلمة learning Organization • التوثيق الكامل لأنشطة المؤسسة ومخرجاتها على مدار الاعوام وبناء ذاكرة مؤسسية معلوماتية حقيقية • ترشيد الانفاق العام وتوجية الانفاق لتحقيق الاهداف مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء

التأثير على هيكل المؤسسة • القدرة على اعادة تشكيل الهيكل التنظيمى بشكل اسرع وأدق (ادارة التغيير). • التحول لنمط فرق العمل بشكل اكثر فعالية (سهولة التواصل والوصول للمعلومات) • تفعيل دور بعض وحدات بشكل كبير (الارشيف/التخطيط والمتابعة/الشئون المالية والإدارية/الامن ). • انشاء وحدات جديدة تعتمد على التكنولوجياوالمعلومات (استطلاع الراى /الدراسات المستقبلية) مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء

المكونات الرئيسية • التخطيط الإستراتيجى وإدارة خطة العمل • ادارة ومتابعة التكليفات • إدارة الموارد البشرية (التنفيذ – التقييم – التعليم الذاتى) • إدارة المعرفة (المحتوى المعلوماتى – الدروس المستفادة والتجارب السابقة) • إدارة العملاء (الاتصالات الخارجية – آراء العملاء) • إدارة الوثائق • ادارة المراسلات الإلكترونية • إدارة الاجتماعات • إدارة الأنشطة (أجندة الأحداث) • الخدمات الإلكترونية للعاملين(النشرة الصحفية الإلكترونية – تبادل المناقشات – تداول الأفكار – الأجندة المكتبية – إستقصاءات الرأى) مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء

إدارة الموارد : • مستلزمات انتاج : • حاسبات وأجهزة • سيارات • استهلاكات مكتبية • كتب ومعارف • خدمات ادارية • محتوى ومنتجات : • محتوى معلوماتى • مخرجات وجودة • كتيبات الانجاز • قواعد بيانات • مواقع ونظم • أصول ثابتة : • مبانى • قاعات • الموارد البشرية : • بيانات الأفراد الأساسية • خطط وأعمال • تكلفة مالية • تطوير وتنمية المهارات • حضور وانصراف • عهد واستخدامات شخصية • الموارد المالية : • الموازنة • المستحقات الشهرية • الخدمة الطبية • المشتريات • القيود اليومية • العقود والصيانة مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء

الارشفة والتوثيق : • الوثائق الالكترونية المتداولة بين العاملين • الصادر والوارد والمراسلات الخارجية • الوسائط المتعددة والمرئية والاسطوانات • ادارة المحتوى • الارشيف المكتبي والوثائقي مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء

ادارة العمل : • المهام والقائمين عليها • تكامل الاعمال بين الادارات ( العقل الجمعي ) • ادارة الوقت لتحقيق الاهداف والإنجازات • اجندة الاحداث والأنشطة الاعلامية و المجتمعية • الدروس المستفادة والتعلم من التجارب مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء

موازنة الاداء : • ربط أهداف المؤسسة بما تقوم به من أعمال ومشروعات . • قياس أداء الأعمال . • قياس تكلفة الأعمال . • قياس أداء القائمين على أداء الأعمال . • الدروس المستفادة وتحديد الاخطاء • تصحيح المسار • التعلم المعرفى المتراكم . مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء

تنمية الموارد البشرية : • مهارات وقدرات وظيفية • القدرات الخاصة • مهارات الادارة و القيادة لفرق العمل والعاملين • تطوير وتنمية مستوى العاملين • الاستخدام الامثل للافراد وفرق العمل • التدرج الوظيفي • الولاء وتحسين مناخ و بيئة عمل مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء

التطبيق مصر • مركز معلومات مجلس الوزراء الهيئة العامة للمساحة • هيئة الاستشعار عن بعد ديوان محافظة بورسعيد • شركة نايل اون اين للاتصالات السعودية • الغرفة التجارية الصناعية ( تحت التنفيذ) سوريا • وزارة الصناعة ( تحت التعاقد ) مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء

mkhorshd@idsc.eg . Web Site: ebi.eg