Per Anders Johansen Politisk avdeling per.anders.johansen@aftenposten.no

1. Per Anders JohansenPolitisk avdelingper.anders.johansen@aftenposten.no

2. På dette seminaret skal dere lære..... 1) Hovedtrekkene i offentlighetsloven, bl.a. de vanligste paragrafene som benyttes overfor journalister (par. 5a, 5.1/5.2/5.3 og 6.1. 2) Innholdet i en postjournal – og hva du kan lese ut av en postjournal. 3) Hvordan søke om innsyn i elektronisk postjournal. 4) Hvordan skrive klagesak – dersom du ikke får innsyn. 5) Hvordan finne mulige ideer til nyhetssaker – basert på elektronisk postjournal- og grunnleggende dokumentanalyse. 6) Enkle råd om grunnleggende intervju-teknikk i møte med byråkrater, arkivfolk og informasjonsmedarbeidere

3. Hvorfor bruke denne metoden? • Et av våre viktigste verktøy for å få ideer og innspill om hva som foregår i den offentlige forvaltningen • Er et ”prøveprosjekt” – som har pågått i ca. 15 år. • Blir forandret fra sommeren – med innføring av ny off.lov • Ca 120 redaksjoner har tilgang – og det bestilles årlig ca 50 000 dokumenter. • Største bruker: NRK, som i 2007 ba om ca 14000 dokumenter, deretter Aftenposten og VG. • De meste aktive redaksjonene i NRK er -Dagsnytt (2700) -Distriktskontoret NRK Finnmark og Troms (3800) -Dagsrevyen (1200) -NRK Fakta (Puls, FBI, Brennpunkt) 1200

4. Da jeg forlot statsrådskontoret slo forvaltningen tilbake som............ ...........................................................en krokodille! • Rapporter, høringsforslag, uttalelser. • Statistikk, fakta • interessante meninger/utspill – enten fra forvaltningen selv eller fra kilder utenfra. • revisjoner, regnskapsrapporter. • ideer/problemstillinger – hva bør vi – og våre lyttere være opptatt av i dag? Hva er viktig for Norge i dag? • Staten og regjeringen er satt til å løse viktige oppgaver – og da må vi følge med på dette…. • En av hovedoppgavene for oss journalister er å fortelle leserne, lytterne og seerne noe de ikke vet. • Vise frem beslutningsprosesser – og helst før beslutningen er fattet. • Bringe frem saker som ellers ikke ville kommet frem – og som noen kanskje ønsker å holde tilbake.

5. Hvordan logge seg inn.. • Gå inn på følgende område (som du deretter legger på ditt bokmerkeområde): • www.interpost.no/journal/sisok.html • sinrp98 • slu67ks • http://www2.interpost.no/journal/

6. Problemer vi møter 1) For mye unntas offentlighet – og ofte skjer det automatisk…. • Av og til resulterer det i at vi lager sak på dette 2) For mange ”innholdsløse” titler – mange brev formuleres så anonymt at selv ikke en gang arkivene klarer å finne frem til dem igjen…. 3) Vedleggene – må gå mange ekstrarunder. 4) Bomskuddene – noen reportere sliter med at de bestiller for mange saker som viser seg å være noe annet enn de trodde. 5) Tidsbruk – risikerer å bruke for mye tid på feil saker.

7. Hovedmetoder: Du kan i utgangspunktet søke etter journalposter på to måter: 1) Søke etter spesielle stikkord/temaer -da må du angi hvilke departementer du vil søke i, for hvilken søke periode du vil søke, og hvilket søkeord du vil benytte. -bra når du vil følge temaer – og når du vet hva du leter etter. 2) Bla kronologisk gjennom de siste journalførte sakene til de enkelte etatene (se nederst på søkesiden) -fungerer best når det leter mer åpent sinn.

8. Søketips...... • 1) Søk etter konkrete stikkord, dvs. saker hvor det ligger fakta! Eksempler: Rapport Evaulering Forslag Statistikk Tiltak, klage, vedtak, utredning, innspill, notat, revisjon, misligheter, kritikk. Oppgave: Søk på ordet ”mislig* ” for alle år . Bruk * Eksempel 1: ”mislig” - Da søker du på alle journalposter som har ordet ”misligheter” i journalføringen. Husk at søket ikke omfatter hele dokumentet, men bare det som står i journalen, dvs. tittel, avsender, og en kort linje med oppsummering av dokumentinnholdet.) 2) Se etter nye dokumentmapper, dvs. brev med dokumentnummer 001. (DOKNR) Det betyr at dette er det første dokumentet i mappen - og dermed trolig en ny sak.

9. Søketips..... 3) Se etter «fremmede objekter», dvs. avsendere/mottagere som skiller seg ut fra den vanlige strømmen av brev. 4) Se etter «spesielle» saksbehandlere, ved å søke på deres initialer. Oppgave: Søk på saksbehandler-initialene ”SEL” i KRD – alle år. Hvilken saksbehandler er dette? 5) Søk på spesielle seksjoner eller arkivkoder, som jobber med saker du er interessert i. Oppgave: finn hvilken avdeling som mest med asylsøker-spørsmål i departementene 6) Skaff deg vedleggene. Det er ofte der sakens realiteter egentlig kommer frem. Jo mindre lystne forvaltningen er på å gi deg vedleggene, jo større er sjansen for at du er på rett spor. • Mange av dokumentene du søker om innsyn i, vil ofte vise seg å være oversendelsesbrev hvor det mest spennende oversendes som vedlegg. Forlang at arkivet sender over vedlegget.

10. Søketips..... 7) Skaff deg oversikt over alle dokumentene i saksmappen, inkludert de dokumentene du ikke får innsyn i. Opplysninger om bl.a. avsender/mottager kan gi deg verdifulle tips til andre kilder du kan gå til. 8) Finn ”speilbildet” i andre journaler. Dvs. sammenlign journalføringen på samme dokument i andre organer. 9) Søk etter unntakshjemlene. Ha offentlighetslovens viktigste unntaksparagrafer i hodet (5, 5a, 6.1., 6.2 og 6.7). Mange av de mest spennende sakene ligger ofte i offentlighetslovens grenseland. Bestill saken, selv om den er stemplet «unntatt offentlighet». Ikke la deg skremme vekk av paragrafer. Oppgave: søk på 6.5 i alle departementer – alle år.

11. Søketips..... • 9) Se etter det du ikke kan forstå, for eksempel påfallende innholdsløse brevtitler. Byråkratene vet at vi kan se journalen, og derfor prøver de ofte å gjøre titlene på brevene ekstra kjedelige for at ingen skal be om innsyn.… • * JD * Elektronisk postjournal for Justisdepartementet – Lovavdelingen • Journalnr.: 036666/97 Dato : 1997.08.22 J-dato :Saknr : 1997/08353 Doknr: 001Mottaker : • NOTAT: Fra: Lovavdelingen Til: Ledelsen • Innhold (Dok): Temaer • Gradert:Vedlegg:Arkivkode: EHjemmel:Kontor : LOA/E Behandler: KHR • 10) Forstå byråkratenes språk. • 11) Spesialiser deg, og følg de samme journalene regelmessig. • 12) Bestilling rutinemessig alle saker du mener er sladdet for mye i journalen.

12. 13) Husk at journalbestillingen bare er første del av jobben. Velg din egen vinkel, ikke byråkratens. 14) Gå rett på saksbehandleren, via arkivet, særlig hvis det er sak som haster. Ring 22249090, og be om å bli satt over til arkivet i den aktuelle etaten/avdeling. (for eks. arkivet i politiavdelingen i Justisdepartementet, arkivet i FAD eller arkivet i Helse- og omsorgsdepartementet). Vis til saksnummeret i journalen, og be om å få bli satt over til saksbehandleren. Det er en god ide å gjøre noe med saken med en gang, mens du fortsatt er tent og nysgjerrig – de fleste av oss går lei altfor fort. To dager senere kan det være for sent.

13. Søketips.... • 15) Klag hvis du får nei. Ha ditt eget ferdigskrevne klageark inne på data, slik at det går raskere. Hvis til offentlighetslovens par. 2 (om meroffentlighetsprinsippet, som pålegger embedsverket å vurdere å gi innsyn, selv om dokumentet kan unntas offentliget) og par 9. (som sier at klager skal behandles uten ugrunnet opphold). Husk at en klage skaper mye mer arbeid for byråkraten enn for deg. Sett det i respekt, men på en hyggelig og korrekt måte….. • http://www.nj.no/offentlighet/ • 16). Følg opp klagen umiddelbart med en telefon til saksbehandler. Gjør det klart at byråkraten kan se bort av klagen hvis du får innsyn. • 17) Behold troen! Som journalist er du ekspert på å se om noe er en sak, i motsetning til de fleste av våre kilder. Regn med at de fleste du snakker med, særlig i forvaltningen, vil si at dette ikke er noen sak.